Processo de Contas a Receber: o que é, qual a importância e como automatizar

Marina Mazetto

Em qualquer departamento financeiro, junto com contas a pagar, vêm o processo de Contas a receber. Parece óbvio que toda empresa deva saber quais são as diferentes formas de receitas ou quanto vai receber de cada cliente ou parceiro, mas isso nem sempre é verdade.

Uma boa organização desse processo pode trazer vários benefícios, como otimização do tempo, previsão de entrada de dinheiro e redução da inadimplência. Por isso, veja a seguir mais sobre esse processo e saiba como realizá-lo da melhor maneira.

O que são contas a receber?

As contas a receber são todas as receitas que uma empresa têm com vendas de produtos e/ou serviços. Ao realizar essas vendas, a empresa emite notas fiscais com valores que serão recebidos no futuro — num prazo estabelecido com o cliente. São elas a origem das contas a receber.

É por meio das contas a receber que a empresa gera receita. O valor vindo das vendas de produtos e serviços é essencial para que o negócio possa compensar os valores que deve — as contas a pagar— entre os quais estão a compra de insumos e o pagamento de colaboradores.

Exemplos de contas a receber

Alguns exemplos de documentos e valores que geralmente entram nas contas a receber são:

  • Vendas a prazo
  • Recebimento de fornecedores
  • Notas promissórias
  • Títulos de crédito para a empresa

De maneira resumida, qualquer entrada futura de dinheiro para a empresa pode entrar no controle de contas a receber.

Diferença entre contas a pagar e contas a receber

Se as contas a receber são os valores que entrarão no caixa da empresa, as contas a pagar são justamente os valores que sairão desse caixa. Contas a pagar representam dívidas que a empresa assume com pessoas ou organizações e que precisam ser quitadas.

Contas a pagar normalmente incluem notas fiscais de fornecedores, despesas fixas como água e luz, salários e contratações de serviços. Assim como as contas a receber, as contas a pagar devem ser cuidadosamente acompanhadas para evitar que a empresa atrase pagamentos, indisponha-se com fornecedores e incorra em multas.

O que é o processo de contas a receber?

O processo de contas a receber é a organização e acompanhamento dos valores devidos à empresa, a fim de garantir que eles serão recebidos de maneira exata e dentro do prazo. Evidentemente, é um dos processos-chave da gestão empresarial, e que indica o quanto de dinheiro entrará em um determinado período. Isso torna possível fazer um planejamento de compras e investimentos.

O controle desse processo deve ser feito de forma diária para garantir que a previsão de entrada feita no início do mês irá se efetivar. É normal que exista uma diferença entre o planejado e o executado. Alguns clientes podem atrasar o pagamento, por exemplo, mas com planejamento é possível adiantar recebimentos e manter um fluxo de caixa saudável.

Qual a importância de um processo de contas a receber organizado?

1. Processo de cobrança eficiente

O processo de cobrança é uma das partes mais desagradáveis do processo de contas a receber, porém é essencial para garantir o funcionamento da empresa. Na maioria das vezes os clientes deixam de pagar em dia não por falta de dinheiro, mas por que a empresa esquece de cobrar.

Um sistema que avisa automaticamente seus clientes sobre pagamentos que vão vencer naquela semana pode ajudar bastante nisso. Caso o pagamento realmente não tenha sido feito na data correta, o ideal é não demorar para cobrar o cliente — isso atrasa ainda mais o pagamento e atrapalha o seu fluxo de caixa.

Para melhorar ainda mais esse controle, é interessante perceber se existe a tendência de que algum cliente atrase os pagamentos com mais frequência. Assim é possível supervisioná-lo mais de perto para que isso não se torne um problema. 

2. Controle do risco de inadimplência

Com um processo estruturado, é possível obter dados sobre os índices de inadimplência da sua empresa e ter um planejamento mais assertivo. Por mais que existam estudos de mercado para cada setor, o mais recomendado é que você controle esses números e tendências da sua empresa em particular. O ideal é que o índice de inadimplência não ultrapasse os 5% para que a empresa mantenha sua saúde financeira.

Com esse controle, também é possível oferecer alguns benefícios para os bons pagadores, incentivando-os com descontos ou dando a eles prioridade para continuar com as contas em dia.

3. Planejamento saudável de fluxo de caixa

Com todos os dados sobre os valores das suas contas a receber, datas e taxa de inadimplência, é possível calcular com precisão quanto de dinheiro deverá entrar a cada mês mês.

Isso é essencial para definir o quanto poderá ser gasto e investido. Esse controle também é importante para a sua empresa poder negociar prazo de pagamentos com seus fornecedores. Além disso, também permite mensurar recebimentos atrasados de meses anteriores e possíveis juros que a sua empresa pode aplicar.

4. Antecipação de crise

Como a pandemia da COVID-19 deixou claro, incidentes globais de grande escala podem causar enormes reviravoltas no mercado. E em casos como esse, um bom planejamento financeiro pode ser justamente o fator que impede que uma empresa precise fechar as portas.

No caso de um aumento súbito na inadimplência, empresas com as contas a receber organizadas conseguem perceber com antecedência a situação e agir rapidamente para mitigar possíveis problemas que possam surgir. Também conseguem cobrar e reestabelecer o controle de seu caixa de maneira mais ágil.

Além disso, processos organizados de contas a receber dão à organização mais visibilidade sobre suas fontes de receita, sobre as chances de inadimplência e o panorama financeiro de seus parceiros. Assim, em momentos excepcionais, fica mais fácil montar um plano de ação para evitar as consequências mais trágicas das crises.

Como fazer o controle das contas a receber

De maneira resumida, o controle das contas a receber precisa ser um processo diário e organizado. Diário porque o monitoramento sobre prazos e valores deve ser constante; organizado porque todas as informações que constam nas contas a receber devem ser registradas com precisão ser facilmente visíveis pelos responsáveis.

Uma dica importante é centralizar os dados das contas a pagar em um só local. Assim, toda a equipe consegue acessá-los com facilidade. Se esse local permitir fácil edição, melhor: desse modo, é possível garantir que as informações disponíveis lá são confiáveis. E se esse local for uma plataforma capaz de integrar-se com outros sistemas de cobrança e pagamento que você já usa, melhor ainda.

Outro ponto importante é monitorar o vencimento das contas. Nesse caso, o ideal é ter uma plataforma capaz de notificar quando algo está para vencer. É importante que essa notificação permita fácil acesso a dados como o email do responsável pelo pagamento; assim, fica mais fácil realizar a cobrança. Há diversas ferramentas que podem ajudar com isso.

Um dado importante: planilhas são ferramentas úteis, mas usá-las para realizar esse controle é um dos erros mais comuns em processos de contas a receber. A inserção manual de dados não apenas é um trabalho repetitivo como também torna-a menos confiáveis, o que pode gerar problemas. Automatizar essa atualização de dados é a melhor resposta para esse problema.

Fluxograma de contas a receber

Para cada empresa, o processo de contas a pagar pode ser gerenciado de uma maneira. No geral, porém, ele costuma começar com um documento que implica uma cobrança. Na data do vencimento, um profissional da equipe deve confirmar se o valor foi compensado ou não. Se sim, a conta está recebida.

Se não, o profissional deve realizar uma cobrança para estabelecer um novo prazo (e possivelmente calcular uma multa). Nesse caso, é necessário conferir novamente ao fim desse prazo novo. Se o pagamento dessa vez aconteceu, o processo se encerra; se não, o ciclo de cobrar, estabelecer novos prazos (e cobrar multas) se repete até que a conta seja paga.

O processo também se encerra se a cobrança for cancelada — nesse caso, o profissional deve deixar claro o motivo do cancelamento. Na visualização Kanban do Pipefy, um processo de contas a pagar pode ser montado da seguinte maneira:

O Pipefy oferece um modelo pronto de fluxo de contas a receber que você pode começar a usar de graça agora mesmo. Se precisar de ajuda, confira aqui algumas dicas para começar a usar esse modelo e organizar rapidamente as atividades financeiras do seu negócio.

Escrito por
Marina Mazetto
Customer Success Manager at Pipefy. Graduated in Business Administration and specialized in Process Management and Continuous Improvement.

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