À medida que as empresas expandem, cuidar dos pagamentos de fornecedores, do reembolso de funcionários e de outras transações se torna complicado. Para que os CFOs e as equipes de Contas a Pagar (CP) possam enfrentar esses desafios, precisam buscar soluções para otimizar seus processos. Nesse sentido, a automação de contas a pagar é uma ótima estratégia.
Trata-se de algo que empresas bem-sucedidas costumam fazer, agilizando seus processos de negócio de forma proativa, implementando inovações que aumentem a eficiência e melhorando a gestão de recursos. De acordo com um estudo de 2018, conduzido pela McKinsey, 57% das atividades financeiras podem ser totalmente automatizadas.
Ainda segundo a Deloitte, os departamentos financeiros podem se beneficiar significativamente do aumento de controle sobre seus processos e do acesso a melhores ferramentas de comunicação. Há um potencial considerável a ser melhorado, em particular, nos fluxos de trabalho de contas a pagar (CP).
O que é o processo de contas a pagar?
Contas a pagar é o processo que trata de notas fiscais que prestadores de serviços ou fornecedores emitiram à empresa em troca dos produtos ou serviços que forneceram. Ele aparece nos balanços da empresa sob passivo circulante, e poderíamos considerá-los empréstimos de curto prazo que precisam ser pagos, geralmente dentro de 15 a 45 dias.
As equipes de CP são responsáveis por ordens de compra (OC), gestão de relacionamento com fornecedores (SRM), reembolso de funcionários e pagamento de faturas em dia. A equipe precisa ter certeza de que o serviço ou produto foi entregue corretamente para efetuar o pagamento.
Geralmente, isso é feito usando uma correspondência de três vias. Essa correspondência inclui verificar a ordem de compra, o relatório de recebimento, e a fatura do fornecedor. Se os dados dos três documentos baterem, o pagamento pode ser feito.
Um processo de contas a pagar eficiente deve gerenciar o fluxo de dinheiro dentro e fora do orçamento operacional da empresa, e controlar seu fluxo de caixa. No passado, a única forma de gerenciar o ciclo de CP era por meio de tarefas contábeis manuais. Hoje, recursos como a automação estão disponíveis para facilitar esse trabalho.
O que é a automação de contas a pagar?
A automação das contas a pagar é uma iniciativa que visa otimizar esse processo. Ao ser realizada, essa automação aumenta a eficiência do processo de CP, libera tempo da equipe e traz uma série de benefícios para a empresa.
Implementar essas automações, porém, é apenas um passo num processo maior. Primeiro, é necessário mapear e compreender bem o seu processo atual de contas a pagar. Só então será possível identificar as melhores oportunidades de automação, implementá-las e mensurar o desempenho do processo automatizado.
Qual é a rotina do departamento de contas a pagar?
Como citado acima, o primeiro passo para automatizar o processo de contas a pagar é mapear e compreender bem o processo atual. Para auxiliar nessa etapa, vamos descrever a seguir uma versão generalizada desse o processo. Em seguida, mostraremos como ele pode funcionar melhor com automações.
Processo manual
Os departamentos de contas a pagar possuem singularidades em cada empresa. Mas a maioria segue as mesmas etapas destinadas a realizar os pagamentos corretamente e manter o fluxo de negócios.
Em geral, o ciclo completo de contas a pagar segue os seguintes passos:
- Prestadores de serviços ou fornecedores enviam faturas para o departamento contábil.
- O departamento de contabilidade verifica cada fatura, comparando-as com dados de estoque de produtos, histórico de pedidos ou outros dados armazenados.
- Se necessário, a equipe contábil envia faturas aos chefes de departamento para aprovação.
- Um funcionário de CP insere manualmente as informações de pagamento no sistema ERP ou plataforma contábil e pode precisar salvar uma cópia física para atender aos requisitos de auditoria.
- Os cheques são impressos em casa ou por terceiros e depois enviados ao beneficiário (em papel ou eletronicamente) por um funcionário. Cada beneficiário pode solicitar um tipo diferente de pagamento, e o colaborador de contas a pagar deve se atentar ao pagamento solicitado em cada caso.
Tenha em mente que esta é uma visão simplificada dos deveres do time de contas a pagar. Na realidade, muitas equipes seguem 15 ou mais etapas para concluir cada processo de pagamento.
É por isso que um processo manual de contas a pagar pode virar uma bola de neve. Além de lento, também é propenso a erros, fiscalizações de conformidade e informações desencontradas nos livros.
Por exemplo: se um erro ocorrer em qualquer uma dessas etapas, o processamento de pagamentos diminui significativamente. Como resultado, fornecedores (e colaboradores) podem ficar insatisfeitos, e a empresa pode incorrer em multas consideráveis.
Com o tempo, a demora nos pagamentos faz com que os fornecedores procurem novos parceiros, além de aumentar o turnover da equipe de CP. Um processo ineficiente de contas a pagar também pode gerar problemas de caixa e de compliance.
Processo automático
Se existe um processo que pode se beneficiar com a automação, com certeza é o de contas a pagar. Os sistemas de automação de contas a pagar aceleram drasticamente o fluxo de trabalho e ajudam a reduzir a ocorrência de problemas graves.
Automatizar o processo de contas a pagar resulta em um ciclo mais simples e rápido:
- Um funcionário envia faturas para uma plataforma de faturamento construída com um software de automação de contas a pagar. Como as faturas são enviadas por meio de um formulário padronizado, não há risco de perder informações que poderiam atrasar o processo.
- O processamento, a aprovação e a conferência de dados ocorrem dentro da plataforma.
- A equipe de CP envia automaticamente o pagamento ao fornecedor.
A automação não só aumenta a eficiência, mas reduz significativamente o risco de erros. Se eles ocorrerem, você é notificado e pode resolvê-los com mais rapidez para que os pagamentos ainda atendam às datas de vencimento.
Benefícios da automação de contas a pagar
Softwares de automação de contas a pagar, como o Pipefy, simplificam todo o ciclo de CP, minimizam o número de erros e trazem muitos outros benefícios para as empresas.
Em uma pesquisa realizada pela IDC e pela Document Strategy, em 2019, quando questionados sobre a percepção das principais vantagens da automação, os profissionais destacaram dois benefícios-chave:
- 67% mencionou que a automação de processos melhorou a precisão e/ou reduziu os erros;
- 64% mencionou que a automação aumentou a produtividade dos colaboradores.
As duas afirmações são verdadeiras. Agora, vamos dar uma olhada em todas as maneiras pelas quais você pode se beneficiar ao automatizar o seu fluxo de contas a pagar.
Agilização do processo de CP
A automação de processos financeiros simplifica sistemas complexos de compras e pagamentos. Isso beneficia todos os envolvidos, especialmente a equipe de CP.
Com frequência, colaboradores dos departamentos financeiros desperdiçam tempo pesquisando detalhes sobre pagamentos, cruzando informações armazenadas de maneira desconectada ou trabalhando com sistemas incompatíveis.
A automação contorna etapas desnecessárias, facilita a entrada de dados, padroniza tarefas rotineiras por meio de softwares e permite que os funcionários se concentrem na realização de atividades estratégicas em vez de repetitivas.
Quando os colaboradores conseguem criar uma ordem de compra, processar um pagamento ou resolver um problema com apenas algumas teclas de atalho, empresas economizam tempo e reduzem o nível de experiência necessário para lidar com os deveres típicos de manipulação de pagamentos.
A automação também ajuda as empresas a trabalhar de maneira mais eficiente. Afinal, o tempo economizado com a automação de tarefas manuais repetitivas libera a equipe para se dedicar a trabalhos que agregam mais valor.
Otimização do processamento e gerenciamento de faturas
As notas fiscais de papel são itens do passado. Hoje, as equipes mais eficientes trabalham com faturamento eletrônico. Com um sistema de CP padronizando as informações de entrada, organizando a execução e mantendo os documentos em um único lugar, a gestão de faturas fica muito mais fácil.
Ao usar um software de automação low-code como o Pipefy, você pode facilmente armazenar, encontrar e compartilhar faturas. Também pode automatizar a fase de triagem, criando regras e configurando responsabilidades, com base no tipo, quantidade ou departamento que solicitou a compra.
O software ainda permite que você peça automaticamente a aprovação de faturas, envie mensagens para os aprovadores quando a ação deles for necessária e notifique prestadores de serviço, fornecedores ou colaboradores após a aprovação. Assim, você agiliza essa cadeia de ações e melhora a produtividade da sua equipe.
Eliminação de erros custosos
A automação do processo de contas a pagar traz precisão aos relatórios financeiros, algo que os processos manuais não conseguem atingir. Ao automatizar a inserção de dados e a aprovação de solicitações, você verá uma diminuição nos erros causados por falha humana e nos custos de processamento.
Na era dos requisitos de conformidade regulatória, a manutenção de registros confiáveis é uma obrigação mais crítica do que nunca. Nesse cenário, erros implicam em despesas desnecessárias, pagamentos atrasados, e corrosão da confiança de parceiros essenciais.
Ao usar automações e bancos de dados, você verá que pagamentos duplicados e entradas errôneas aparecem com muito menos frequência. Isso reduz o risco de multas ou pagamentos duplicados. Com isso, o software de automação ajuda a reduzir custos e monitorar gargalos em seu departamento de CP.
Melhoria na colaboração
A automação centralizada facilita a colaboração ao manter um registro das tarefas e do progresso das equipes em um só lugar. Graças a isso, gestores podem facilmente rastrear projetos da empresa, priorizar atividades e agilizar a colaboração.
Essa centralização também ajuda a eliminar atribuições duplicadas e abre novas oportunidades. Por exemplo: é muito mais fácil identificar possíveis parcerias entre colaboradores que trabalham em tarefas complementares.
Além disso, centralizar as atividades e melhorar a comunicação, estruturando um fluxo de trabalho de CP, também enriquece as relações com os prestadores de serviços e fornecedores. Torna mais fácil para sua equipe acompanhar e enviar notificações de pedidos, enquanto acelera as respostas dos aprovadores.
Fim dos prazos vencidos
Com a automação das contas a pagar, prazos vencidos deixam de ser um problema. Isso porque é possível configurar notificações automáticas para saber sobre prazos futuros e atribuições prioritárias. Assim, entraves desse tipo praticamente desaparecem. Isso também beneficia o relacionamento com fornecedores e outros parceiros.
Ao prestar um serviço rápido e eficiente com um sistema automatizado de contas a pagar, a empresa vai construindo confiança com essas outras partes. Um bom relacionamento com fornecedores pode trazer diversas vantagens, como preços mais atraentes ou opções de pagamento mais flexíveis.
Proteção contra fraudes
Infelizmente, fraudes ainda são um problema muito comum na área de contas a pagar. E em muitos casos, elas acontecem (ou são facilitadas) por erros cometidos por funcionários.
A automação ajuda nesse ponto ao reduzir pontos de contato humano, adicionando visibilidade, aumentando a centralização e reforçando a segurança. Combinada com treinamentos de segurança para colaboradores, a automação reduz significativamente o risco de que sua empresa tenha esse problema.
A automação também padroniza seu processo de solicitação de pagamentos e ajuda a construir a reputação da sua empresa não apenas como um negócio que paga em dia, mas também como um parceiro seguro.
Como automatizar o contas a pagar de sua empresa?
Sempre é necessário algum preparo antes de automatizar qualquer processo manual. A automação de contas a pagar de uma organização não é diferente. A seguir, dividimos este passo-a-passo de como você pode automatizar suas contas a pagar, mesmo que atualmente elas ainda sejam conduzidas de maneira 100% manual.
1. Defina metas
Antes de começar a automatizar, é preciso definir o que se pretende atingir com essa mudança. Determine junto ao time quais são os objetivos da automação, quais problemas se pretende resolver, e quais métricas deverão ser acompanhadas para avaliar se a automação foi capaz de contorná-los.
É importante definir as metas antes de começar a automatizar seu processo de contas a pagar, porque esses objetivos vão nortear suas ações ao longo das próximas etapas.
2. Mapeie o processo
Uma vez estabelecidas as metas, o passo seguinte é fazer o mapeamento do processo de contas a pagar atual. Isso significa desenhar um fluxograma com todos os agentes, ações e informações usados no processo, na ordem em que eles aparecem.
Há várias maneiras de realizar esse mapeamento. Em todo caso, o mais indicado é começar identificando as extremidades. Por exemplo: o processo de contas a pagar começa quando chega uma ordem de compra e termina quando o fornecedor confirma o recebimento do pagamento.
Em seguida, é preciso identificar todas as etapas intermediárias, listando pontos de decisão e profissionais responsáveis por cada atividade. Por mais que o processo leve tempo, ele é essencial para que os ganhos de produtividade com automação sejam os maiores possíveis.
3. Identifique os gargalos
Assim que o mapeamento estiver concluído, você já deverá ser capaz de identificar os gargalos do seu processo atual. Procure por etapas do que estejam andando em velocidade menor que as demais e que, por isso, estejam impactando todo o processo de contas a pagar.
4. Identifique oportunidades de automação
Além dos gargalos, procure também por tarefas manuais repetitivas que são realizadas no processo. Veja também se há pontos no seu processo em que dados são trocados entre sistemas diferentes. Essas tarefas e pontos são os melhores candidatos para automação.
Isso porque tarefas manuais repetitivas podem ser facilmente realizadas por máquinas. Para automatizá-las, basta organizar os dados necessários para cumpri-las, identificar qual é o “gatilho” que faz cada tarefa ser realizada, e a ação que esse gatilho deve provocar.
Por exemplo: “se uma ordem de compra com valor menor a R$ 100 for recebida, ela deve ser aprovada automaticamente”. Nesse caso, os dados necessários são o valor da OC, o “gatilho” é o recebimento de uma OC com valor menor que R$100, e a ação é a aprovação automática.
5. Invista em um bom software de automação
Claro, é necessário dispor de uma plataforma capaz de realizar essas automações. É importante escolher uma solução que não exija conhecimento de programação para ser configurada — assim, as automações podem ser montadas sem que seja necessário acionar a equipe de TI.
Também é interessante optar por uma ferramenta que se integre a ERPs ou outros sistemas que sua empresa já usa no processo de contas a pagar. Outros recursos importantes são: bancos de dados para armazenar informações de fornecedores com facilidade, formulários padronizados para o recebimento de ordens de compra e permissões para que fornecedores acompanhem o status de suas contas a pagar.
O Pipefy oferece todos esses recursos e muitos outros que podem facilitar a automação das contas a pagar de sua empresa. Ele pode ser configurado com facilidade, e você pode até mesmo começar de graça a trabalhar com um template pronto de contas a pagar.
6. Automatize todas as etapas possíveis
Esse é o momento de implementar propriamente as automações. Procure pelos “gatilhos” que devem desencadear a automação, garanta que as tarefas chegam até esse gatilho com todos os dados necessários, e configure a ação que esse gatilho executará.
Cada processo terá suas próprias oportunidades de automação. Mas alguns exemplos comuns de automações no processo de contas a pagar são:
- Aprovações automáticas para valores menores;
- Notificação de aprovadores de acordo suas alçadas;
- Inserção de dados a partir de outras plataformas, documentos ou planilhas;
- Envio de dados para outras plataformas, documentos ou planilhas;
- Conferência de ordem de compras, fatura e relatório de recebimento;
- Atualização de status das compras para requisitantes.
7. Teste as automações
Antes de transicionar todo o seu processo de contas a pagar para essa versão automatizada, faça um pequeno teste. Utilize esse processo novo em uma pequena escala, com menos profissionais, e verifique se ele atende às suas necessidades.
Se tudo correr bem, é hora de implementar o processo novo para todo o setor. Mas se houver problemas, ao menos você os detectará antes de que eles afetem todas as suas contas a pagar. Nesse caso, será necessário rever as automações implementadas. Também pode ser preciso voltar ao processo mapeado e repensar algumas etapas.
8. Mensure os resultados
Aqui, voltamos ao primeiro ponto. Para descobrir se o processo automatizado atinge as metas estabelecidas lá no começo, é necessário mensurar suas métricas de performance. Dados como tempo de pagamento de cada conta e porcentagens de contas pagas dentro do prazo são alguns indicadores comumente avaliados.
O Pipefy facilita essa etapa ao permitir que você extraia relatórios e crie painéis com os dados de seu processo. Como todas as informações sobre seu processo já estão dentro da plataforma, é fácil ter clareza sobre elas. Dessa forma, você nunca perde seus KPIs de vista e ganha mais controle sobre o processo de contas a pagar.
