Toda empresa precisa controlar seu processo de contas a receber para garantir sua saúde financeira. E o Pipefy tem um modelo pronto de processo de contas a receber, com mais recursos do que qualquer planilha, que você pode usar de graça. A seguir, vamos te mostrar os primeiros passos para usá-lo com eficiência.
Antes disso, vamos explicar por que esse processo exige acompanhamento constante e por que planilhas raramente são uma ferramenta adequada para esse acompanhamento. Se você já conhece bem esse processo, sinta-se à vontade para pular para a parte seguinte.
Por que controlar o workflow de contas a receber com Pipefy
O processo de contas a receber é essencial para a saúde financeira de qualquer empresa. É ele que indica quanto dinheiro a empresa tem a receber nas próximas semanas ou meses. Essa informação é fundamental para que os líderes do negócio possam fazer um planejamento financeiro adequado.
Por tratar-se de um processo tão importante, é necessário fazer um acompanhamento diário dele. Infelizmente, porém, muitas empresas ainda usam planilhas para esse planejamento. Embora planilhas possam ser uma ferramenta adequada para negócios pequenos, elas rapidamente se tornam insuficientes para organizações maiores. Depender delas para o processo de contas a receber ainda é um erro comum, que pode gerar outros problemas, como retrabalho, perda de informações e falta de confiança nos dados.
O Pipefy ajuda a ter controle total desse processo. Entre outros recursos, o modelo pronto de Contas a Receber do Pipefy permite monitorar o andamento de cada tarefa, acompanhar prazos, avaliar a produtividade de cada membro da equipe, extrair relatórios, e receber avisos por email quando uma conta estiver próxima do vencimento.
Além disso, o Pipefy é uma plataforma no-code, o que significa que ela pode ser adaptada, customizada e integrada a outros softwares sem necessidade de conhecimentos específicos de programação. Nesse sentido, é também uma importante ferramenta de transformação digital: segundo a Gartner, mais de 80% das ferramentas tecnológicas serão criadas fora dos departamentos de TI até 2024, e o Pipefy pode te ajudar a embarcar nessa tendência.
Como usar o modelo pronto de Contas a Receber da Pipefy
A seguir, vamos explicar em poucos passos como você pode começar a usar o modelo pronto de Contas a Receber do Pipefy! Confira:
1 – Crie uma conta grátis e acesse o modelo
Para fazer isso, basta clicar neste link. Se você ainda não tiver cadastro no Pipefy, será necessário criar uma conta fornecendo algumas informações de identificação como seu nome, email e empresa para a qual trabalha. Depois disso, sua conta será criada e você poderá começar a usar gratuitamente. Se você já tiver uma conta, o modelo será automaticamente copiado para a sua organização.
2 – Explore os novos recursos
No seu primeiro acesso, você verá uma tela que vai te guiar pelos primeiros passos usando o modelo. Basta clicar no botão “Começar” no canto direito e ler as dicas que aparecem, clicando em “Próximo” sempre que quiser pular para a próxima.
Entre outros pontos, essa apresentação explicará o que são os cards do Pipefy, como ver o histórico de informações de cada um, o que são as fases do processo e como mover os cards entre fases. Se em qualquer momento você quiser encerrar a apresentação, basta clicar em “Pular” no canto inferior direito da tela.
3 – Customize cada fase do processo
O modelo de Contas a Receber do Pipefy tem cinco fases: “Backlog”, “Cobrança”, “Confirmação”, “Recebido” e “Cancelado”. Na visualização padrão, cada fase é representada por uma coluna, com seu título no topo. Elas já têm campos que precisam ser preenchidos para o card chega nelas, mas você também pode customizá-las para inserir novos campos que sejam necessários para sua organização (ou remover os que não forem essenciais).
Isso pode ser feito de duas maneiras. A primeira delas é clicando no ícone de três pontinhos que fica ao lado direito do título de cada fase e selecionando a opção “Editar fase”. Ao fazer isso, você verá o editor de formulários do Pipefy, onde é possível arrastar campos do lado esquerdo para o direito para incluí-los no formulário daquela fase.
Alternativamente, você pode clicar em um card que está na fase que deseja editar e clicar na barra “+ para customizar os campos desta fase”. Neste caso, você verá uma lista de campos que pode escolher para inserir naquela fase. Se deixar o mouse em cima de cada um desses campos, você verá uma breve descrição do tipo de informação que ele coleta.
4 – Adicione sua equipe
Você precisará adicionar membros da sua equipe ao Pipe para que eles possam colaborar com você por lá. Para fazer isso, clique no ícone de engrenagem no canto superior direito da tela do Pipe. Na página que se abrirá, escolha a aba “Membros” e então clique em “Convidar membro do time”.
Você então poderá inserir os membros de sua equipe digitando seus emails. Vários convites podem ser enviados ao mesmo tempo. Você também pode escrever uma mensagem, que será enviada por email junto com o convite que seus colaboradores receberão quando você clicar em “Convidar” no canto inferior direito da janela.
5 – Envie o formulário inicial
Neste modelo, cada conta a receber é representada por um card no Pipe. Para criar novos cards, você deve clicar no botão “+ Enviar nova cobrança” que fica sob a fase “Backlog” do Pipe. Ao fazer isso, você deverá preencher um formulário, cujas informações serão então registradas no novo card. Você também pode gerar um link por meio do qual qualquer pessoa pode criar novos cards no seu Pipe, mesmo que ela não use o Pipefy.
Para fazer isso, clique no botão “+ Enviar nova cobrança” sob a fase “Backlog”. Isso abrirá o formulário inicial, que você pode usar para criar um novo card. Mas, em vez de preencher o formulário, clique em “Compartilhar formulário” no topo da janela, do lado esquerdo.
Na nova janela, você verá um link que pode enviar a quem quiser. Também terá a opção de embedar seu formulário em uma página da web, e de customizar seus aspectos visuais. Há uma série de outras opções também, como combinar o formulário a um email comercial ou adicioná-lo a um portal.
Otimize seu processo de contas a receber com Pipefy
Agora que você já sabe como começar a usar o modelo pronto de workflow de Contas a Receber do Pipefy, o próximo passo é aprender com o tempo e deixá-lo cada vez mais adequado às suas necessidades. Se quiser ver mais dicas de como fazer isso e conferir mais recursos que você pode aproveitar, confira a nossa página de “Ajuda”.
Conforme você utilizar o Pipefy, perceberá melhorias que pode fazer no seu processo para que ele funcione melhor. Nosso objetivo é te dar as ferramentas para implementar todas essas mudanças e tornar a vida de sua equipe de Contas a Receber cada vez mais fácil.
