Entre os principais objetivos estratégicos do setor de compras, está reduzir custos e aumentar a lucratividade. Uma forma de atingir isso é com o cost avoidance, um indicador de desempenho que revela quais custos foram ou podem ser evitados.
Nesse artigo, vamos explicar o que é cost avoidance, como ele se diferencia de saving de compra e ganho financeiro, e daremos 4 dicas para você aplicá-lo no seu processo de compras.
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O que é cost avoidance?
Em tradução livre, cost avoidance significa custo evitado. Ou seja, cost avoidance é um indicador de desempenho do setor de compras que mostra custos que podem ser evitados. Ele se refere a ações proativas tomadas por uma empresa para reduzir ou eliminar futuras despesas.
De forma geral, o cost avoidance é usado em acordos ou renegociação de contrato, tomando medidas de precaução para diminuir reajustes e eliminar novos gastos.
Embora os números de cost avoid nem sempre sejam incluídos nos relatórios financeiros, a prática é muito importante. Evitar custos garante que você possa mitigar riscos e gerenciar despesas crescentes.
Para quantificar o cost avoidance, estime o custo projetado (sem nenhuma iniciativa para reduzi-lo). Em seguida, subtraia o custo com a negociação proativa. O resultado é o valor economizado pelo cost avoidance. Entenda como fazer o cálculo:
| Cost avoidance em valor Custo projetado (sem iniciativa) – custo depois da negociação proativa = valor do cost avoidance Cost avoidance em porcentagem Custo evitado (valor) / custo projetado = % de cost avoidance |
Veja um exemplo: O valor de mercado de tintas está aumentando. Os mesmos materiais que você negociou por R$8.000 por ano agora são vendidos por R$12.000. Você está satisfeito com o fornecedor atual e sabe que uma troca reduzirá a eficiência e tornará os processos mais lentos.
Então, antes do vencimento do contrato, você proativamente propõe um novo contrato de três anos com um preço de R$9.000 e o fornecedor concorda. Mesmo gastando mais do que antes, você ainda está pagando abaixo do valor de mercado.
Nesse exemplo de cost avoidance, você economizou para sua empresa 25% nos próximos três anos. Além disso, você economizou custos de mão de obra e tempo de inatividade que resultariam da implementação de um novo fornecedor.
Hard costs x soft costs
Hard costs são custos diretos de materiais físicos. Por exemplo, o estoque da empresa, a compra de equipamentos, produtos como tinta, ou de uma sala para servir como escritório. O hard cost é um número fácil de estimar e é ao que se refere quando falamos de saving de compras.
Por outro lado, quando falamos de cost avoidance, nos referimos aos soft costs de uma empresa. Estes são custos intangíveis e indiretos, como os custos bancários, contábeis ou legais. O soft cost é mais difícil de calcular por sua natureza imprevisível e por vezes inquantificável.
Diferenças entre cost avoidance e saving de compras
O cost avoidance e o saving de compras são indicadores similares e causam muita confusão entre si, mas é importante notar que são dois conceitos distintos. O saving de compras trata de ganho financeiro, enquanto o cost avoidance evita custos.
Diferente do saving, o cost avoidance não representa um impacto nos balanços financeiros da empresa a curto prazo. O cost avoidance também é um indicador mais complexo de metrificar, uma vez que trata de números projetados, enquanto o saving é um número exato que se refere a quanto foi economizado.
Se uma embalagem custa R$ 20,00 e foi comprada por R$ 14,00, o saving foi de R$ 6,00. Por outro lado, se um fornecedor informa que vai fazer um reajuste de preços de 8% no próximo mês e, por meio de negociação, você reduz esse reajuste para 5%, você tem um cost avoidance de 3%.
Em resumo:
| Saving de compras | Cost avoidance |
| Reativo | Proativo |
| Reduz custos atuais | Evita despesas futuras |
| Fácil de metrificar | Metrificação complexa por se basear em previsões |
| Sempre aparece nos relatórios de procurement | Frequentemente não está nos relatórios |
Diferenças entre cost avoidance e ganho financeiro
O cost avoidance significa eliminar custos no setor de compras, e não o ganho financeiro para a empresa. Ele implica em reduzir gastos futuros e não aumentar os lucros. Tenha em mente que o cost avoidance é mais utilizado em grandes negociações e não envolve custos diretos.
Como aplicar o cost avoidance no processo de compras
Aplicar o cost avoidance no seu processo de compras exige pensamento estratégico, atenção para as tendências do mercado e organização interna, com planejamento, orçamento, indicadores e avaliações. Confira 4 dicas que vão te ajudar nessa missão:
Construa um planejamento de compras
O planejamento de compras consiste em montar uma estratégia com foco em suprir as necessidades de aquisições de uma empresa. Esse planejamento deve conter objetivos, o caminho para alcançá-los, como serão metrificados, responsáveis, datas e prazos.
Um dos principais objetivos do plano de compras é antecipar as condições ideais para realizar uma compra ou contratação de serviço, garantindo o melhor valor nas aquisições. Portanto, construí-lo é o primeiro passo para aplicar o cost avoid no seu processo de compras.
Defina um orçamento para compras
Definir um orçamento para compras é importante para que a equipe de procurement saiba exatamente até onde pode ir e o que deve ser negociado com seus fornecedores. Se atente para estabelecer um orçamento mensal que atenda todas as necessidades da empresa.
Implemente esforços para que esse orçamento seja respeitado. Inclusive, qualquer gasto além do determinado deve ser registrado e usado como um indicador de desempenho do setor de compras.
Monitore de perto os indicadores de compras
Indicadores de compras são elementos essenciais da gestão de processos dentro da área de procure-to-pay (P2P). Eles garantem a previsibilidade dos resultados, o monitoramento da produtividade e a rápida identificação de disrupções no trabalho dos times.
Os indicadores de compras medem continuamente o progresso de todas as atividades relacionadas à aquisição de bens e serviços necessários para a operação de um negócio. Acompanhar indicadores deve ser uma etapa obrigatória e recorrente.
Alguns dos indicadores que você deve se atentar são:
- Giro de estoque;
- ROI de compras;
- Número e diversidade de fornecedores;
- Cumprimento de prazos de entrega e contratos;
- Taxa de produtos com defeitos;
- Lead time;
- Preços;
- Tempo do ciclo de pedido de compra;
- Taxa de compras spot;
- Taxa de compras dentro e fora do orçamento;
- Custo por nota fiscal.
Determine um período para reavalição dos fornecedores
A negociação com fornecedores é um dos pontos mais cruciais do cost avoidance. Por isso é importante que você tenha uma boa relação com os mesmos e conte sempre com o melhor quadro de fornecedores possível. Lembre-se que nem sempre isso significa apenas os fornecedores mais baratos.
O mercado muda e os preços variam com o tempo, então você deve determinar um período para reavaliação dos fornecedores. Esse momento serve para rever as necessidades da sua empresa, se o fornecedor está sanando-as e o seu desempenho geral junto à sua companhia.
A reavaliação pode ser feita anualmente ou ao fim de cada semestre e deve levar em conta custo-benefício, cumprimento de prazos e contratos, tempo de resposta e qualidade das entregas.
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