O setor de Compras garante que o abastecimento da empresa aconteça com a devida agilidade e qualidade necessárias. Além de eficiência no controle de despesas, o departamento busca evitar disrupções e deixar as equipes internas satisfeitas com os produtos e serviços recebidos.
Diante da importância dessa divisão da empresa, trazemos neste artigo todos os aspectos fundamentais do setor de Compras: o que faz, como é a sua rotina, de que forma você pode estruturá-lo segundo as melhores práticas de mercado – e muito mais.
O que faz o setor de Compras?
O setor de Compras, também conhecido como departamento de Compras ou Procurement, é responsável por gerenciar o processo de aquisição de bens e serviços necessários para o funcionamento eficiente e eficaz da empresa. Este setor é encarregado de diversas atividades, desde a identificação de fornecedores qualificados até a negociação de contratos e o monitoramento do desempenho desses fornecedores.
Uma das principais atribuições do setor de Compras é tomar decisões estratégicas relacionadas às aquisições, de modo a garantir que a empresa reúna os produtos ou serviços certos, na quantidade apropriada, com a qualidade desejada e a preços competitivos.
Isso envolve a análise constante das condições de mercado, a gestão do relacionamento com fornecedores e a implementação de boas práticas que aumentem a eficiência dos processos de compras e reduzam as despesas totais – sem comprometer a qualidade dos processos da empresa.
Com o avanço das tecnologias de automação, muitos setores de compras têm adotado soluções de BPA (Business Process Automation), IA generativa e RPA de forma a aprimorar a análise de dados, organizar informações e agilizar fluxos de compras.
Importância do setor de Compras
Infelizmente, o setor de Compras ainda é considerado como “apenas um setor de back-office” para muitas empresas. Trata-se de um raciocínio equivocado – ele é essencial tanto para a qualidade das operações da empresa quanto para a otimização de lucros e redução de desperdícios financeiros.
Por essa razão, a gestão do setor de compras precisa agir de forma estratégica, baseada em dados e em frameworks modernos. A automação de processos também é uma prática importante para manter despesas operacionais sob controle, não deixar que nada falte no estoque, evitar situações difíceis com fornecedores e aumentar a satisfação dos clientes internos que solicitam produtos e serviços.
Em resumo, a importância do setor de compras passa diretamente por:
- Garantir a precisão dos estoques;
- Eliminar desperdícios;
- Aumentar o saving de compras;
- Gerar dados para embasar decisões da empresa dentro e fora do setor;
- Melhorar a qualidade da produção/serviço dentro da empresa;
- Atender às necessidade de clientes internos;
- Selecionar os melhores fornecedores e evitar surpresas.
Rotinas do setor de Compras
As rotinas do setor de Compras vão muito além do fluxo de receber pedidos > aprovar > contactar fornecedor >comprar > encaminhar o pagamento. A seguir, vamos detalhar o que faz um setor de Compras moderno e estratégico para a empresa:
Estruturação de um processo de compras ágil e eficiente
A construção do processo de compras consiste na definição da série de atividades que garantem os bens e serviços de que a empresa necessita.
Essas compras estratégicas podem englobar desde alimentos a softwares, até trabalhos de freelancers para determinadas equipes da empresa, como serviços de tradução e limpeza. A rapidez e a qualidade desse processo são essenciais para garantir a saúde financeira e logística de qualquer empresa.
Estruturar um workflow para o processo de compras é uma primeira medida para organizar informações, aumentar a visibilidade sobre todas as atividades e criar uma cadeia clara de atribuições e etapas a cumprir – o que potencialmente eleva a qualidade das entregas.
Montar esse workflow em um software de procurement adequado, com IA generativa, permite que esse fluxo seja automatizado rapidamente, tornando o processo mais rápido e preciso, e eliminando erros que podem comprometer os savings e a própria relação com fornecedores. Saiba mais.
Definição de uma estratégia de compras
A estratégia de compras é o plano de longo prazo feito por uma empresa para adquirir os bens ou serviços de que precisa para executar seu trabalho com qualidade.
Trata-se aqui de um guia geral para a gestão do processo de compras da empresa. Por isso, de alguma forma, ele deve sempre ser norteado pela estratégia e ajustado de forma a cumpri-la integralmente.
A estratégia de compras normalmente é estruturada pelas próprias lideranças da área, com o intuito de colaborar para o objetivo geral do negócio.
Construção de um planejamento de compras
O planejamento de compras busca definir uma espécie de cartilha para atingir os objetivos estratégicos de compras de uma empresa. Nesse planejamento, devem constar os objetivos da área e um manual que funcione como “caminho das pedras” para alcançá-los, bem como as métricas observadas e os prazos definidos para o atingimento de cada meta e o desenvolvimento de cada ação.
Uma das ambições do plano de compras é antecipar as condições ideais para realizar uma compra ou contratação de serviço, as melhores condições possíveis para a empresa. Assim, como a estratégia, ele deve ser montado para um determinado período, e ajustado conforme as necessidades da empresa e mudanças no mercado.
Um planejamento de compras normalmente resulta em redução de desperdícios, aquisições mais eficientes e rápidas, melhor relação com fornecedores, decisões baseadas em dados e melhor qualidade operacional da empresa.
Criação de uma política de compras
A política de compras é um conjunto de regras e parâmetros que servem de norte para o processo de compras. Ela é crítica para balizar normas internas da empresa e tornar os processos de procurement mais transparentes, eficientes e alinhados à estratégia corporativa.
Uma política de aquisições oferece uma série de instruções específicas para ajudar os outros times a entenderem e requisitarem produtos ou serviços de forma mais estratégica.
A finalidade dessa política é sempre evitar problemas nos processos, fraudes, desperdícios e solicitações abusivas.
Seleção e gestão de fornecedores
Outra atividade fundamental do setor de compras é a gestão de fornecedores. Ela envolve a seleção e avaliação para identificar as melhores empresas para se contratar, os tipos de fornecedores que se encaixam com as diretrizes da empresa contratante, a gestão de relacionamento com essas empresas e o controle do desempenho dos fornecedores contratados, entre outros.
Uma boa gestão trata os fornecedores como parceiros de negócios: eles agregam valor aos produtos ou serviços da sua empresa, influenciam no controle de custos, no monitoramento de encomendas e podem até oferecer melhorias logísticas para o seu negócio. Portanto, a seleção dos fornecedores em si é apenas uma fase inicial do cultivo desse relacionamento.
Em artigo para a Harvard Business Review, Rafael Ramírez, Ciaran McGinley e Steve Churchhouse defendem que as empresas hoje buscam, acima de tudo, resiliência para a cadeia de abastecimento, e defendem que a boa gestão de fornecedores no procurement é uma peça-chave para atingir esse objetivo.
Os pesquisadores citam os exemplos de algumas empresas, entre elas a IKEA. Nos anos 90, a empresa sueca de móveis e decoração “tratava os seus clientes como fornecedores e muitos dos seus fornecedores como clientes (dando conselhos, comprando deles a granel, instruindo-os sobre que equipamento deveriam utilizar e quais padrões atender)”.
Assim, na gestão da IKEA o valor era “coproduzido por muitos atores que interagem entre si ao mesmo tempo – uma forma muito mais eficaz e resiliente de gerar e manter valor”.
Definição e acompanhamento de indicadores de compras
Com a modernização dos processos de procurement ou compras e a maior acessibilidade de ferramentas digitais, identificar, medir e monitorar indicadores de compras tornou-se uma atividade-chave do departamento.
Um setor de Compras moderno e eficaz demanda acompanhamento de processos de ponta a ponta, para que haja mais visibilidade e controle sobre as despesas, a performance dos fornecedores, a qualidade dos produtos entregues, o cumprimento de prazos etc.
Os indicadores de compras mais importantes devem ser definidos de acordo com a estratégia empresarial e do setor, mas alguns costumam ser mais importantes, como taxa de cumprimento de contrato (pelos fornecedores), saving de compras, lead time do fornecedor, tempo de ciclo de pedido de compra e outros.
Ainda há um longo caminho quando falamos em atitudes data-driven em procurement. De acordo com a consultoria McKinsey, mais de 86% dos CPOs diziam em 2022 ainda não ter à mão sistemas necessários para processar dados em tempo real, e menos de 20% dos dados do setor eram usados para a tomada de decisão.
Por isso, largar na frente dessa corrida – apostando em um software de automação de processos de procurement no-code, por exemplo – pode dar à sua empresa ampla vantagem competitiva.
Avaliações de requisições de compras
Esse talvez seja o trabalho mais conhecido e reconhecido pelos clientes internos de um setor de Compras.
A requisição de compras é a solicitação que inicia um processo para adquirir serviços ou produtos necessários para uma empresa. Avaliar requisições de compras é essencial para fazer valer tanto a política de compras quanto o planejamento de compras, e assim cumprir a estratégia de compras desenhada para o setor. Por isso, o ideal é que esse fluxo seja pensado e executado dentro de um processo estruturado, com a possibilidade de extrair métricas e garantir visibilidade para os gestores e maior colaboração entre os profissionais da equipe de Compras.
Emissão de pedidos de compras
O pedido de compra ou ordem de compra (OC) é um documento emitido ao fornecedor, depois que a solicitação interna de compras foi aprovada dentro de um processo. Esse documento ajuda as empresas a entender e contabilizar todos os bens ou serviços que foram solicitados.
A ordem de compra ajuda na gestão do setor, ao manter a previsibilidade e o controle interno sobre informações relevantes para a aquisição, como quantidade, instruções de entrega, custo, termos e data de entrega solicitada, e dar mais clareza aos fornecedores.
Negociações de contratos
Uma atividade central do setor de compras é negociar condições dos contratos com os fornecedores, buscando sempre a redução de custos. As chances aumentam quando a sua empresa precisa aumentar o volume de pedidos, por exemplo, ou mantém um histórico de pagamentos em dia.
A negociação de contratos está diretamente ligada a uma gestão de fornecedores estratégica e organizada. Afinal, as chances aumentam quando as empresas nutrem um bom relacionamento com quem compram.
Gestão de contratos
A gestão de contratos envolve não só a elaboração desses termos como a aprovação e supervisão das entregas previstas. Essa atividade envolve o monitoramento de aspectos como qualidade, atendimento aos prazos, os prestadores de serviços envolvidos, o pagamento de encargos fiscais, o cumprimento de normas e parâmetros e muito mais.
Uma boa gestão de contratos é também um aspecto-chave para gerar e observar métricas importantes, bem como avaliar os fornecedores que já prestaram serviços para a empresa.
Quais tipos de compras este setor gerencia?
O setor de Compras normalmente precisa lidar com vários tipos de aquisição – toda empresa precisa de compras mais urgentes e compras mais regulares para funcionar. Vamos detalhar um pouco mais cada um desses tipos de demanda abaixo.
Compras com contrato de longo prazo
As compras com contrato de longo prazo normalmente são fruto de uma licitação ou uma oferta de compra junto a fornecedores. Trata-se de uma aquisição previsível de produtos e serviços que a empresa recorrentemente vai precisar para se manter funcionando a médio e longo prazo.
Quando falamos de um hospital, por exemplo, temos os serviços de limpeza efetuada por terceirizados, ou de fornecimento de alimentos ou materiais como luvas, chapas de Raio-X, seringas etc. Em uma indústria automotiva, temos os lubrificantes para os equipamentos da linha de montagem, vidros dos automóveis, revestimentos de bancos etc.
O contrato de longo prazo estabelece o fornecimento desses produtos ou serviços por um período longo e pré-determinado. Ele geralmente consegue baratear custos para o comprador, e tornar a dinâmica de entregas e de auxílio de assistência técnica (quando necessária) mais fluida e previsível.
Compras spot
Já as compras spot são aquelas que não foram planejadas, e atendem a necessidades urgentes e pontuais da empresa compradora. É comum que compras do tipo spot aconteçam fora do processo formal de Pedido de Proposta (RFP), de forma a tornar mais rápida a execução da compra.
Normalmente, são aquisições únicas (feitas de uma vez) e de valores menores, que servem para situações que demandam solução imediata. Digamos, por exemplo, que uma firma de construção passe por uma crise aguda e precisa emergencialmente de consultores de comunicação para acalmar os ânimos dos stakeholders. Essa seria uma aquisição spot. Ou então que uma empresa precise comprar materiais que não existem no estoque para um evento pontual e planejado a curto prazo em sua sede.
Como deve ser estruturado o setor de compras?
Uma forma básica de estruturar um setor de Compras de maneira eficiente na sua empresa é montar uma equipe especializada, que normalmente é composta por profissionais com as seguintes funções:
- Gerente de Suprimentos: deve desenvolver a política de compras, planejar estrategicamente o setor e definir indicadores essenciais para serem monitorados, de modo alinhado à estratégia geral da empresa.
- Comprador: profissional responsável por avaliar pedidos de compras, gerenciar cadastros, avaliações de fornecedores, negociações e fechamentos de contratos.
- Auxiliar de Compras: são colaboradores especializados em pequenas compras, emissão de relatórios e atualização do sistema com informações gerenciais.
Para garantir a eficiência desse setor, é fundamental que a liderança dessa equipe defina, em conjunto com profissionais do setor e as lideranças de outras áreas, os seguintes pontos:
- A estratégia de compras, da qual falamos no início deste artigo;
- O planejamento de compras, que será o “caminho das pedras” para atingir os objetivos estratégicos do setor;
- As métricas relevantes para aferir se o planejamento está sendo cumprido.
Tendo tudo isso em vista, é preciso ainda:
- Estruturar os processos de compras, com etapas bem definidas e atribuições claras para cada função;
- Treinar os colaboradores para que saibam executar o processo conforme o esperado;
- Acompanhar as métricas propostas e colher feedbacks dos profissionais diretamente envolvidos com a rotina da divisão de compras, a fim de identificar oportunidades de otimização dos processos e para resolver problemas de forma mais rápida.
Qual perfil deve ter um profissional de compras?
Um bom profissional de compras deve ter múltiplas habilidades. Acima de tudo, muito espírito de equipe e organização, mas também um desejo de desenvolvimento permanente e disponibilidade para adaptação a mudanças, já que as empresas recorrem cada vez mais a tecnologias como a inteligência artificial e a automação inteligente para se manterem competitivas no setor.
Veja alguns atributos de quem tem um perfil ideal para atuar na área de Compras segundo os principais portais de empregabilidade e recrutamento:
- Proatividade: o departamento de Compras pode parecer um local burocrático e sem espaço para as boas ideias brilharem, mas isso não é verdade. A proatividade é essencial para que o profissional se antecipe aos problemas, aumente a colaboração com outros times e tome atitudes baseadas em dados que podem fazer a diferença para toda a empresa.
- Capacidade de resolver problemas rápido: bastante relacionada ao tópico anterior, essa característica diz respeito ao desenvolvimento de soluções criativas e práticas – sempre lastreadas em fatos – para os gargalos dos processos de procurement.
- Habilidade de negociação: a aptidão e interesse para a argumentação e um grande conhecimento do mercado geralmente são notáveis nesses profissionais, que têm a (valorizada) capacidade de contribuir para a eliminação de desperdícios e para a qualidade e rapidez das entregas.
- Visão sistêmica: um setor de Compras moderno não trabalha de forma desconectada do resto da empresa. O profissional que tem essa visão holística e entende que também é responsável pelo atingimento de metas empresariais já larga na frente.
O que fazer para melhorar o setor de compras
É sempre importante ter talentos com as características acima nas equipes de Compras, mas isso não basta. Vale a pena pensar e implementar boas práticas para colher resultados positivos com mais segurança para a empresa. A seguir, vamos falar sobre algumas delas:
Tenha um processo transparente
Um processo transparente é executado com mais qualidade pelos colaboradores e pode ser mais facilmente ajustado pelos gestores, porque se torna mais fácil identificar problemas e responsabilidades e evitar fraudes e desperdícios.
Uma forma fácil de aumentar a transparência dos processos e ainda reduzir o volume de tarefas manuais neles é recorrer a workflows digitais. Os melhores softwares de automação de processos de procurement oferecem esse tipo de solução, reduzindo erros e facilitando as condições de auditoria antifraude, por exemplo.
Invista em tecnologia
O uso de um software para automatizar o processo de compras garante melhor acesso a dados de execução e mais agilidade. Mas não só: o software certo é capaz de transformar a área em um setor de fato estratégico para os resultados da empresa, alavancando a eficiência e a economia de despesas.
Se você quiser criar e automatizar workflows de procurement, não deixe de observar os seguintes aspectos na hora de escolher uma ferramenta:
- Flexibilidade: escolha um software altamente customizável, que permita automatizar workflows de serviços de ponta a ponta, incluindo os formulários de solicitação de compras, mas também que possa criar facilmente sub-processos digitais e até mesmo conectar os processos do setor de Compras a outras áreas da empresa.
- No-code: soluções in-house e softwares que requerem muito trabalho de programação para personalizar processos não são boas alternativas. A tecnologia no-code é mais barata porque poupa recursos de TI, enquanto as próprias equipes de Compras podem criar e ajustar seus processos em alguns cliques.
- IA: a inteligência artificial não só acelera a obtenção de insights sobre a execução dos processos que podem melhorá-los e facilitar a tomada de decisões. Ela ajuda a equipe a criar processos imediatamente. Com a Pipefy IA, por exemplo, basta descrever como você quer seu workflow no chat, em mensagens curtas e objetivas. Em segundos, ele estará pronto para uso.
- Métricas e relatórios: não deixe de escolher um software que forneça dados sobre processos rapidamente. Acompanhar os indicadores sem precisar gastar tempo extraindo-os e formatando-os em tabelas manualmente é crítico para implementar melhorias e resolver problemas em menos tempo.
- Integrações: sabemos que times de procurement frequentemente usam apps e ferramentas em seu dia a dia para além do software de automação e gestão de workflows, como SAP, Quickbooks, NetSuite e outros. Daí a importância de escolher um sistema que se conecte facilmente com qualquer outra solução que seu time use, eliminando falhas na transferência de dados e centralizando o fluxo de gestão.
Mantenha um bom relacionamento e comunicação com setor financeiro
As equipes do setor Financeiro são muito importantes para a área de Procurement. Isso porque, entre as atribuições dos times de Financeiro estão o gerenciamento de fluxo de caixa da empresa, a elaboração e controle de orçamento, a gestão de riscos financeiros e a elaboração de relatórios.
Nesse sentido, o próprio balizamento da atuação do departamento de Compras está em grande medida baseado nas ações do time Financeiro. Se é preciso cortar gastos com aquisições, por exemplo, o time responsável vai precisar rever prioridades, políticas e processos.
Ter não só uma interlocução mas uma gestão de fato integrada certamente ajuda os dois departamentos a alcançarem objetivos de negócios mais facilmente.
Determine uma frequência para mapear e analisar todo o processo de compras
A construção de um processo de compras digitalizado e automatizado não é uma ação definitiva. Esse processo vai precisar ser ajustado e otimizado conforme as condições internas e externas ao time mudem. Como, por exemplo, aumento do volume de compras pelo crescimento da empresa, disrupções no mercado, surgimento de novos fornecedores, mudança no perfil dos produtos e muito mais.
Nesse sentido, rever e otimizar os processos do setor de Compras serão práticas permanentes e periódicas, mas devem ocorrer cada vez que um problema ou oportunidade de melhoria for identificado pela equipe.
Leve seu setor de Compras a outro patamar com Pipefy
O Pipefy ajuda o setor de Compras a otimizar, automatizar e escalar todos os seus processos e fluxos de trabalho. Uma interface de usuário fácil de navegar e extremamente intuitiva oferece às equipes de compras acesso fácil aos recursos e personalizações necessárias para permanecerem ágeis.
Isso sem falar na IA do Pipefy, que é capaz de montar processos inteiros e oferecer insights sobre processos para tornar suas decisões precisas em segundos.
Assim, as equipes de TI se beneficiam de uma estrutura no-code que mantém seu backlog sob controle. E as equipes de Procurement/Compras automatizam e otimizam seus próprios processos, em questão de alguns cliques.
