Os departamentos de Compras passaram por muitas transformações nos últimos anos, e uma delas foi a aplicação do conceito de compras estratégicas. Trata-se de um modelo de práticas, apoiado pelo uso da tecnologia na maior parte dos casos, que faz do trabalho do procurement um recurso poderoso para ampliar a resiliência e a competitividade da empresa.
Ao longo deste artigo, você vai aprender como funciona o paradigma das compras estratégicas e como aplicá-las no dia a dia da sua equipe com eficácia.
O que são compras estratégicas?
De acordo com os professores Lincoln Neves e Silvio Hamacher, da PUC-Rio, no artigo O processo de compras e a logística integrada, o conceito de compras estratégicas trata do processo que envolve “a identificação sistemática das potenciais fontes de fornecimento de itens necessários ao funcionamento das empresas (produtos ou serviços), da avaliação, negociação e contratação de fornecedores com um contínuo gerenciamento dessa relação, sempre com o objetivo de aumentar a competitividade das empresas”.
Portanto, as compras estratégicas estão ligadas à precisão e à eficiência, à redução de custos e à ampliação da competitividade da empresa. Tudo isso pode parecer óbvio, mas não é. Até os anos 80, o setor de compras era só um braço operacional das empresas.
Só a partir dos anos 90, com a globalização e a busca por competitividade a visão de fornecedores começou a mudar e o procurement passou a ter valor estratégico. Ao mesmo tempo em que ganharam importância com o aumento das terceirizações, passaram progressivamente a ser vistos como parceiros, e não como adversários que devem ser “batidos”.
Assim, o departamento de Compras passou a ser visto como uma fonte de benefícios para a empresa e como passível de investimentos em tecnologia de ponta e inovação.
Aqui no Brasil, o termo compras estratégicas é bastante usado como sinônimo do termo em inglês strategic sourcing. Em resumo, podemos dizer que compras estratégicas são as práticas de aquisição focadas na melhoria contínua de todos os elos da cadeia de suprimento, otimizando os resultados tanto da equipe quanto da empresa.
Qual é a importância e os benefícios das compras estratégicas?
A grande importância das compras estratégicas para uma empresa é aumentar a vantagem competitiva da empresa, reduzindo custos de compras e aumentando o desempenho de toda a cadeia produtiva, com melhoria da qualidade e da agilidade dos processos de compra. Vale lembrar que uma das tendências de procurement para 2024 é se tornar cada vez mais estratégico.
Isso traz benefícios como:
- Menores custos: A gestão estratégica visa reduzir despesas, mas não de qualquer jeito. Outros aspectos são avaliados além do preço nominal da mercadoria, como o transporte, a qualidade do produto, o histórico do fornecedor etc. A ideia é baratear os custos totais levando em conta todo o processo de aquisição e entrega, e mesmo a qualidade do produto após a entrega.
- Visibilidade e facilidade de gestão: a gestão estratégica pressupõe processos organizados e transparentes. Com isso, aumenta-se não só a colaboração com clientes internos como a habilidade de gestores de identificar problemas rápido e tomar as melhores decisões.
- Melhor relação com os fornecedores: a abordagem estratégica para as compras ajuda as empresas a identificarem os melhores fornecedores, nos aspectos preço, qualidade, regularidade, robustez e muito mais. Um processo estruturado e automatizado de compras evita atrasos de pagamento ou problemas nos contratos, melhora a comunicação com os fornecedores e a própria reputação da empresa enquanto compradora.
- Melhora dos processos: a ideia é que os processos nunca parem de ser otimizados, sempre se ajustando às demandas internas da empresa e às condições de mercado para atingir os objetivos definidos.
Como aplicar as compras estratégicas na sua empresa
Há uma série de caminhos para tornar estratégico o seu time de procurement. Toda essa mudança depende da estruturação de processos e workflows mais eficientes, que promovam mais visibilidade para os gestores e também para os clientes internos da empresa. Veja algumas práticas que podem te ajudar nessa empreitada:
1. Tenha uma estratégia, política e planejamento de compras bem estruturados
Antes de partir para qualquer aspecto ligado à execução, é preciso estabelecer metas e entender como os objetivos do setor de Compras se alinham com os da empresa. A partir desse norte, traçar uma estratégia de compras, um planejamento de como desdobrar essa estratégia, e criar uma política de compras para facilitar o cumprimento do planejamento.
A estratégia de compras é um plano que uma empresa desenvolve para a aquisição de bens e serviços Ela ajuda essa empresa a obter o maior valor possível desses processos, de forma que contribuam para seu objetivo enquanto negócio. Já a política de compras é a série de diretrizes criada e aplicada para que essa estratégia possa ser cumprida com sucesso.
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2. Defina um orçamento para compras
O orçamento de compras é o plano detalhado que uma empresa monta para gerenciar suas aquisições de bens e serviços durante um período específico – que normalmente é de um ano fiscal. Ele é parte integrante do orçamento geral da empresa, e está diretamente relacionado a outros orçamentos, como o de vendas, produção e caixa.
O objetivo aqui é que a empresa possa prever a quantidade de recursos necessária para operar de forma eficiente, ao mesmo tempo em que não deixa essas despesas sem controle. Alguns elementos que são levados em conta para a elaboração do orçamento de compras são:
- Previsão de demanda: baseia-se nas projeções de vendas e na demanda esperada por produtos ou serviços.
- Estoque planejado: prevê o estoque mínimo para atender às demandas, evitando excessos ou escassez.
- Prazos de entrega: leva em conta os prazos de entrega dos fornecedores para garantir a disponibilidade dos produtos e serviços comprados.
- Fornecedores e negociações: inclui a escolha de fornecedores, negociações de preços, prazos de pagamento e outros aspectos.
- Controle de custos: pretende reduzir os custos de aquisição, considerando eficiência logística, descontos por volume e outros fatores.
3. Use frameworks para nortear a gestão de compras
Seu time de Compras pode lançar mão de conhecimentos e metodologias para otimizar a gestão, como a Matriz de Kraljic. Ela é uma metodologia que prega a classificação do portfólio de uma empresa com base em duas variáveis principais: a importância estratégica do produto e a complexidade ou risco associado à sua cadeia de abastecimento.
Assim, a metodologia pretende analisar os itens para compras ao longo desses eixos e categorizá-los em quatro quadrantes distintos. Conforme a categoria à qual pertencem, cada tipo de item deve ser gerenciado de uma forma particular.
As categorias definidas na matriz são:
- Itens não críticos (baixa importância e complexidade);
- Itens de alavancagem (alta importância, baixa complexidade);
- Itens de gargalo (baixa importância, alta complexidade);
- Itens estratégicos (alta importância e complexidade).
Essa divisão consegue otimizar a gestão de recursos de forma alinhada às prioridades do negócio, fortalecendo o posicionamento da empresa no seu ecossistema. Além disso, o exercício de elaborar a matriz proporciona ao time a clareza necessária para identificar áreas que precisam ser aprimoradas.
4. Faça uma seleção e qualificação criteriosa de fornecedores
A partir de alguns critérios estabelecidos para a cadeia de suprimentos (como prazos de entrega, descontos oferecidos, reputação no mercado etc), relacione os fornecedores que melhor atendem às necessidades da empresa.
Feita essa lista, entre em contato para entender a capacidade de cada fornecedor. Peça orçamentos, analise as propostas e compare o custo-benefício que cada um oferece. Mas atenção: um procurement estratégico leva vários aspectos em conta na hora de escolher um fornecedor. Não vale, por exemplo, escolher quem oferece o menor preço, mas prazos de entrega que vão causar problemas da própria empresa compradora junto a seus clientes.
5. Negocie os contratos
Na hora de negociar contratos, não leve em consideração apenas os preços, mas também condições de pagamento, possibilidades de parcelamento, prazos de entrega, assistência técnica e outros serviços agregados. Peça condições melhores para compras maiores ou pagamentos adiantados, por exemplo.
Não deixe de assinar contratos formais, que devem trazer todos os direitos e deveres dos compradores e fornecedores de forma detalhada, com prazos e valores. Assim, você consegue garantir segurança para a sua empresa caso haja algum problema.
6. Monitore os indicadores de compras de perto
Os indicadores de compras são métricas que ajudam a aferir vários aspectos da sua operação. Escolha sempre os mais coerentes com a estratégia e o planejamento de procurement em curso. Fica mais fácil monitorá-las também quando você roda seu processo em um software de criação e gestão de workflows de compras, como o Pipefy.
No Pipefy, você pode pedir dados e relatórios completos à inteligência artificial da plataforma, com uma mensagem simples no chat. A ferramenta também conta com painéis personalizados, onde você pode ver graficamente as informações dos processos.
7. Determine um período de reavaliação dos fornecedores
Uma das atividades estratégicas da gestão de suprimentos é a avaliação da qualidade dos produtos e da satisfação com o serviço dos fornecedores após as entregas.
Essa experiência concreta pode determinar quem fica prestando serviços e quem precisa ser substituído, seja por falhas, problemas ou oportunidades melhores oferecidas pela concorrência.
Gerencie suas compras estratégicas com Pipefy
A transformação do setor de Compras não apenas maximiza a capacidade de uma equipe de fazer o melhor com o que tem, mas também maximiza a competitividade, a agilidade dos negócios e a resiliência do processo de compras. Ou seja: permite que ele tenha um papel estratégico para a empresa.
Uma parte fundamental desse novo paradigma é a implementação de novas tecnologias e a otimização da tech stack de compras. Um software de automação de workflows de procurement como Pipefy consegue eliminar tarefas manuais e conectar e orquestrar processos, eliminando erros e desperdícios de tempo e recursos.
Por ser no-code, ele ainda dá autonomia para que profissionais sem conhecimentos técnicos consigam criar e automatizar seus fluxos de trabalho sem precisar criar múltiplas requisições ao time de TI.
Assim, Pipefy torna mais fácil aplicar requisitos de conformidade do fornecedor, simplificar relatórios de KPIs, melhorar o monitoramento e a previsão de processos, reduzir erros e atrasos, ampliar o poder de apps e sistemas já usados, eliminar silos de processos e criar melhores fluxos de comunicação com fornecedores, clientes internos e equipes ou departamentos conectados.
