O que é Procurement? 10 passos para estruturar seu processo

Gustavo Sumares
Pessoa com as duas mãos sobre um caderno aberto. A mão direita aponta para um ponto da página enquanto a esquerda, com uma caneta, faz anotações.

De acordo com a pesquisa da Deloitte Global CPO [2019] , 61% dos diretores de produto (ou CPOs, sigla para Chief Product Officer), concordam que os riscos relacionados ao procurement e ao processo de compras têm aumentado no último ano.

Alguns dos principais riscos destacados no relatório incluem crise econômica, complexidade interna (nos níveis de produto e organização) e gerenciamento de riscos com fornecedores. Além disso, há uma grande chance de interrupção da cadeia de suprimentos.

Para minimizar esses riscos, as organizações precisam de um processo de procurement que funcione mesmo em cenários difíceis. Assim, as equipes conseguem manter a cadeia de fornecimento fluindo e garantem que os esforços de abastecimento não sejam interrompidos.

Neste artigo, vamos ajudar você a melhorar seus fluxos de trabalho de procurement atuais, olhando para:

  • fundamentos do processo de procurement;
  • passos necessários para um procurement bem sucedido;
  • melhores práticas do campo para te ajudar a atender às necessidades do seu negócio.

O que é procurement?

Procurement é o processo pelo qual as organizações obtêm (ou contratam) bens e serviços de fornecedores externos para atingir seus objetivos e atender às necessidades do seu negócio.

Por exemplo, as empresas de manufatura adquirem suas matérias-primas, peças e equipamentos de fornecedores externos, enquanto as empresas de TI podem obter licenças de software ou mão-de-obra adicional de terceiros. Muitas empresas hoje adquirem serviços como, por exemplo, gerenciamento de instalações de empresas externas.

Em cada um desses exemplos, um processo de procurement é necessário, porque a empresa não pode produzir os itens necessários por conta própria, ou porque é mais econômico terceirizá-los.

Como resultado, a maioria das empresas depende de uma rede de parceiros e fornecedores para fornecer os bens, serviços e utilidades necessários para manter seus negócios.

Essa relação entre uma empresa e seus parceiros tem muitos benefícios, mas também apresenta alguns riscos. Por exemplo, a empresa depende do parceiro para entregar bens ou serviços de qualidade dentro do prazo, mas não tem controle direto sobre a qualidade ou o prazo.

O que é um processo de procurement?

O processo de procurement refere-se a uma série de etapas ou atividades realizadas por uma organização como parte de seu ciclo procure-to-pay (p2p) — desde a identificação das necessidades de aquisição até o ponto de faturamento e pagamento.

Embora a maioria das empresas tenha etapas semelhantes como parte de seu processo de procurement, seu nível de engajamento em cada etapa pode ser diferente. Por exemplo, empresas que trabalham em projetos de infraestrutura podem passar meses nas etapas de seleção e negociação de fornecedores devido à natureza de longo prazo de seu trabalho.

Para que um processo de procurement seja efetivo, ele precisa fornecer eficiência, controle e fluxos de trabalho otimizados. Também deve responder bem a mudanças na dinâmica do setor e permitir uma tomada de decisão rápida. Por exemplo: uma nova regulamentação governamental pode justificar verificações adicionais de qualidade.

Nesse caso, o processo de procurement deve ser flexível o suficiente para permitir à empresa avaliar se seus fornecedores podem atender a esses regulamentos.

Para algumas empresas, investir em sistemas digitais para agilizar faturamento e pagamentos pode ser uma prioridade fundamental. Algumas organizações estão até encontrando maneiras de introduzir automação em seus processos de negócios para acelerar suas atividades de procurement.

Exemplo de processo de procurement

Dada a abrangência do processo de procurement e a maneira como ele pode variar entre empresas de diferentes setores, um exemplo único pode não ser suficiente para explicar o que ele é. Mas a imagem abaixo pode ajudar a entender os diversos subprocessos associados a ele.

Um amplo diagrama detalhando quatro subprocessos que acontecem dentro do processo maior de procurement: aprovar fornecedores, criar ordens de compra, receber mercadorias e pagar faturas.
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Dentre esses subprocessos, podemos mencionar o cadastro e aprovação de fornecedores, a geração de ordens de compra, o recebimento de mercadorias e o pagamento de faturas (esse último chamado também de contas a pagar).

Tipos de procurement

Empresas geralmente recorrem a dois tipos diferentes de procurement para manter o bom funcionamento de suas operações: procurement direto e procurement indireto.

Além desses dois, há também o procurement de serviços, que costuma ser relacionado a demandas mais imediatas. Veja a seguir um pouco sobre cada um deles.

Procurement direto

O procurement direto é um processo de negócios essencial, por meio do qual a empresa adquire os materiais e beneficiamentos de que precisa para produzir valor para seus clientes. Esse processo, como o nome indica, impacta diretamente os resultados da empresa.

Características principais:

  • Reflete diretamente na receita e na experiência dos clientes
  • Apoia-se na construção de relacionamentos firmes e confiáveis com fornecedores

Procurement indireto

O procurement indireto é um processo de apoio. Por meio dele a empresa adquire bens ou contrata serviços que são essenciais para seu trabalho cotidiano, mas que não geram valor diretamente aos clientes, nem afetam a receita de modo imediato.

Características principais:

  • Afeta indiretamente o negócio apoiando as tarefas cotidianas da empresa
  • Prioriza a redução dos custos de aquisição dos materiais

Procurement de serviços

Como o nome indica, o procurement de serviços foca na aquisição de serviços específicos para fins específicos. Por exemplo, um palestrante para participar de um evento ou funcionários para executar reparos no escritório. Outros serviços também podem entrar nessa categoria contanto que tenham propósitos e escopos restritos e pontuais.

Características principais:

  • Usado para satisfazer necessidades imediatas pontuais ou de curto prazo
  • Costuma contratar pessoas prestadoras de serviço, mas pode incluir ferramentas como softwares ou plataformas digitais de negócios

O que é e-procurement

O e-procurement é essencialmente a aplicação das mais recentes tecnologias de informação e comunicação ao processo de procurement. O “e” dessa expressão deriva da palavra inglesa “electronic” (assim como acontece na palavra “e-mail”).

Um sistema de e-procurement é uma plataforma por meio da qual a empresa pode visualizar e entrar em contato com diversos fornecedores e prestadores de serviço de maneira rápida. A centralização dessas informações em uma plataforma pode trazer bastante agilidade ao processo. Um ERP é um exemplo de sistema que pode ser usado para e-procurement.

Além disso, a aplicação dessas tecnologias ao procurement permite otimizar o processo de outras formas. Uma delas é automatizando tarefas e comunicações dos diversos fluxos de trabalho dessa área. Com isso, é possível usar mensagens padronizadas para notificar solicitantes e fornecedores e facilitar o envio e arquivamento de ordens de compra, faturas e recibos, agilizando o processo.

Diferenças entre procurement e outros conceitos

Por causa de sua abrangência, o procurement frequentemente é confundido com outros processos empresariais. Dessa forma, vamos dedicar essa seção a esclarecer a diferença entre procurement e outros conceitos com que esse processo costuma ser trocado.

Procurement vs. processo de compras

Embora os termos procurement e processo de compras sejam frequentemente usados de forma intercambiável, eles não são os mesmos. Processo de Compras é o ato de comprar bens e serviços de um fornecedor. Procurement é um processo mais complexo.

Uma maneira de pensar na diferença entre processo de compras e procurement é olhar para os objetivos de cada função. O objetivo do processo de compras é obter bens ou serviços, ponto final.

Já com o procurement, as metas são mais amplas e normalmente têm impacto tanto nas operações quanto na estratégia, pois envolvem complexidade adicional (como gerenciar relacionamentos com fornecedores). Também podem impactar mais diretamente o resultado final, tanto em curto quanto em longo prazo.

Por exemplo, se uma organização está prometendo aos seus clientes 99,99% de controle de qualidade, também precisa fazer parcerias com fornecedores que estejam alinhados com esse objetivo. Nesse caso, montar um diagrama de Ishikawa também pode ajudar a resolver problemas.

Um esquema ilustrando os diversos fatores envolvidos em um processo de compras

Por sua vez, o processo de compras — a parte de compra real — é uma subfunção do guarda-chuva maior de procurement. Inclui funções como levantar uma ordem de compra a partir de pedidos de compra, gerar recibos e faturas e reemitir pagamentos.

Existem certas partes de compras que se encaixam no fluxo do processo de aquisição. A compra real é realmente apenas um segmento de sua estratégia global de procurement

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Procurement vs. sourcing

O sourcing é outro subprocesso que se encaixa dentro do guarda-chuva maior de procurement. Em essência, o sourcing é a tarefa de encontrar, examinar, cadastrar e contratar fornecedores, além de negociar com elesem busca das melhores condições.

O procurement pode incluir o planejamento de orçamentos atuais e futuros, a criação de diretrizes, o sourcing, a avaliação de soluções tecnológicas e a seleção de um conjunto certo de fornecedores que podem ajudar a empresa a cumprir suas metas.

O sourcing, por sua vez, foca apenas a comunicação com fornecedores, a negociação de preços e condições de pagamento e entrega, e a análise de desempenho dos parceiros da empresa. Se quiser, confira neste link mais diferenças entre procurement e sourcing.

Procurement vs. supply chain

Supply chain é normalmente traduzido por “cadeia de suprimentos”. A gestão de cadeia de suprimentos é a administração da rede de materiais, serviços e parceiros necessários para a produção dos bens que a empresa comercializa, desde sua aquisição até o transporte dos produtos ao consumidor final.

Tanto procurement quanto supply chain são processos transversais da empresa, mas há pontos de contato entre ambos. A interação com fornecedores pode ser uma tarefa desses dois processos. Via de regra, o procurement busca, cadastra e negocia com fornecedores, ao passo que o supply chain interage com eles na entrega dos produtos e cumprimento das obrigações contratadas.

Além disso, o procurement costuma ser um processo mais focado na empresa: ele visa a aquisição de materiais e beneficiamentos necessários para a produção. Já a supply chain tem como foco o consumidor final, e analisa tanto o recebimento dos materiais e beneficiamentos já citados quanto as questões logísticas de sua transformação em produto, e a entrega desse produto aos clientes do negócio.

Benefícios de um processo de procurement eficaz

A empresa que consegue estruturar e manter um processo eficaz de procurement colhe uma série de benefícios relacionado à melhoria do processo. As vantagens que um procurement eficiente podem trazer a uma empresa incluem:

Maior eficiência

Um processo de procurement com fluxos de trabalho otimizados, execução padronizada e tarefas automatizadas onde possível será muito mais eficiente do que um processo desorganizado. Com isso, a empresa consegue realizar mais investindo menos, e se torna mais rentável.

Decisões mais rápidas e assertivas

Se a empresa consegue colher e analisar dados gerados pelo seu processo de procurement, conseguirá tomar decisões estratégicas melhor e em menos tempo. Para isso, no entanto, é indispensável que o processo seja bem estruturado.

Economia de custos

Os dados de procurement deixam claro quais são as melhores opções de fornecedores em cada caso, economizando tempo. Também alimentam o setor de compras com dados sobre o desempenho de cada parceiro, que podem ser muito úteis em negociações e ajudar a empresa a conseguir melhores preços ou condições.

Parcerias de longo prazo com fornecedores

Um processo de procurement confiável também facilita a SRM (gestão de relacionamento com fornecedores) da empresa. Com o tempo, permite que os fornecedores passem a atuar como parceiros estratégicos da organização (e vice-versa), gerando ainda mais economia e outras vantagens.

Rápida adaptação a mudanças

Eficiência no procurement se traduz em mais resiliência. Por exemplo: caso pessoas importantes deixem a empresa inesperadamente, o processo sofrerá menos volatilidade por já ser bem estruturado. Além disso, a empresa também consegue criar planos de contingência para se antecipar (ou se adaptar) à indisponibilidade súbita de um fornecedor importante.

Produto ou serviço de melhor qualidade

Ao contratar os parceiros certos, manter controle de suas atividades e ter visibilidade sobre prazos e possíveis atrasos, a empresa consegue prestar um serviço melhor (ou oferecer produtos melhores). Seus clientes, por consequência, também colhem esses benefícios, e terão maior probabilidade de voltar a fazer negócios, ou de recomentar a empresa a conhecidos.

Um resumo das diversas etapas dentro de um processo de compras.

O grande benefício, no entanto, é tornar possível que as empresas negociem de forma verdadeiramente aberta e globalizada, aproveitando outros negócios para facilitar seus objetivos. Assim, um processo de procurement perfeito simplifica todas as partes modificáveis neste objetivo elevado.

Pilares de um processo de procurement eficiente

A melhor maneira de implementar um processo eficaz de procurement é focar nos três elementos importantes, também chamados de 3 Ps: Processo, Pessoas e Papel.

Processo

Processo refere-se aos principais fluxos de trabalho e ao conjunto de atividades realizadas para aquisição de bens e serviços. Há um escopo enorme para agilizar os fluxos de trabalho para alcançar a produção máxima, e muitos engenheiros de procurement gastam horas ajustando variáveis para entender como melhorar seus processos fundamentais.

Pessoas

O número de clientes externos e internos envolvidos em um processo típico de procurement é muitas vezes alto demais para contar. Inclui os principais tomadores de decisão, as pessoas que realmente executam projetos e os que serão impactados pelas decisões e pelos processos.

Garantir uma boa comunicação entre todos as partes envolvidas — de gerentes de compras a CPOs — e alinhar suas expectativas é importante para a execução bem-sucedida dos projetos. Além disso, as pessoas envolvidas não estão apenas na organização, mas também fora dela. Por isso é preciso considerar também o relacionamento com fornecedores e outros stakeholders.

Papel

O que chamamos aqui de papel se refere tanto aos arquivos físicos como digitais de documentos. Inclui contratos, detalhes de negociação, recibos, taxas, orçamentos e outros registros que pertencem ao mundo do procurement.

Investir em sistemas tecnológicos, que ajudam a afastar o rastreamento de dados em planilhas, pode tornar isso mais eficiente e preciso, além de ajudar com os propósitos de auditoria. Afinal, ter seus termos de contrato em mãos às vezes pode ser tão importante quanto o processo de negociação em si. 

10 etapas de um processo de procurement bem-sucedido

As necessidades de procurement de cada organização são únicas. Variam de acordo com o tamanho da empresa, a indústria, os produtos, a sensibilidade do cliente, os riscos, a presença digital, as prioridades e outros fatores. Algumas organizações chegam até a usar processos diferentes para produtos ou clientes específicos.

Mas há um projeto básico para o processo de procurement que pode ser adaptado às circunstâncias e necessidades particulares de cada empresa. Veja a seguir.

1. Identificação das necessidades

Em um nível fundamental, antes de pesquisar e conversar com fornecedores, uma empresa precisa identificar requisitos e avaliar sua validade. Fazer perguntas como: “isso é uma necessidade genuína?”, “quando o produto/serviço precisa ser originado?”, “quais critérios deve atender ou qual tipo de recurso precisa ter?” é algo que ajuda a empresa a ganhar clareza e evitar possíveis bloqueios em um estágio posterior. 

2. Revisão e autorização para requisição de compra

Após a análise estratégica da necessidade do serviço de procurement, o aspecto operacional é iniciado com esta etapa. A equipe solicitante dentro de uma empresa envia seus requisitos para a equipe de procurement, que então faz uma revisão minuciosa da solicitação. Os pedidos aprovados são assinados e empurrados para a próxima etapa no fluxo de trabalho.

3. Aprovação do orçamento

As requisições de compra aprovadas são encaminhadas à equipe contábil para avaliação contra o orçamento. Com base em compromissos passados com fornecedores, ou dados do setor, uma certa estimativa de custo é checada e esse orçamento é então aprovado e alocado para esta compra específica.

Nesta etapa, a empresa confirma a necessidade do produto, bem como destina uma certa quantia para obtê-lo. É importante trabalhar em estreita colaboração com a equipe financeira durante esta etapa. Tenha em mente que às vezes o melhor preço não é o preço mais baixo, mas a melhor combinação do que você paga com o que recebe. 

4. Revisão dos fornecedores

A maioria das empresas tem uma lista aprovada de fornecedores com quem desenvolveram relacionamentos anteriores. Os sistemas de procurement carregam esses dados facilitando a seleção de um fornecedor para essa transação.

No entanto, pode haver ambiguidade na lista de fornecedores. É o que acontece, por exemplo, se um produto em particular nunca foi comprado e agora está sendo solicitado, ou se compromissos anteriores não foram muito bem-sucedidos. Nessas situações, pesquisas exaustivas são necessárias para identificar as melhores escolhas.

5. Seleção do fornecedor

Normalmente, as empresas avaliam dois ou três fornecedores antes de selecionar um. Em seguida, entram em contato com cada um deles para expressar seu interesse e solicitar cotações e outros detalhes, como o período de expiração da garantia e o nível de suporte fornecido em caso de problemas. Esses dados ajudam a empresa a eleger um fornecedor para prosseguir.

6. Negociação e contratação do fornecedor

Nesta etapa, a empresa já está satisfeita com o fornecedor escolhido. Então começa a negociar o preço e os termos do contrato com o fornecedor. Após algumas discussões, os termos são acordados e ambas as partes assinam o contrato e uma ordem de compra (OC) é levantada.

Para os fornecedores pré-aprovados, esse pode ser um processo simples, visto que o preço já foi acordado. É apenas uma questão de implementar um contrato e dar início à nova OC. Ao praticar uma boa gestão de contratos, pode tornar os compromissos futuros com os fornecedores mais simplificados.

Uma janela de chat na qual dois colaboradores do departamento financeiro conversam sobre a aprovação de um contrato, ilustrando o recurso do Pipefy que permite negociar com fornecedores em tempo real.

7. Recebimento dos bens e/ou serviços

Nesta fase, o fornecedor despacha a mercadoria ou presta os serviços para os quais foi contratado. Ao receber uma remessa, a empresa garante que a qualidade e a quantidade atendam às expectativas acordadas e se comunica em caso de qualquer preocupação.

Nos casos em que um serviço é adquirido (por exemplo, um serviço de barraca de comida no refeitório da sua empresa), é provável que essa seja uma transação contínua. Logo, uma avaliação contínua é necessária para garantir que as necessidades da empresa estejam sendo atendidas.

8. Verificação em três etapas

A verificação em três etapas é uma verificação entre a ordem de compra, a fatura do fornecedor e o relatório de confirmação de entrega do produto (também referido como recibo de embalagem ou documento de recebimento).

Trata-se de um processo contábil que é feito para contabilizar os produtos encomendados, despachados e recebidos. Isso ajuda a evitar erros como pagamentos antecipados ou atrasados, pagamentos não autorizados e incompatibilidades de quantidade.

9. Aprovação do pagamento da fatura do fornecedor

Depois de uma verificação em três etapas bem sucedida, é hora de liberar o pagamento ao fornecedor. Trata-se de um passo no qual a equipe contábil aprova o pagamento de acordo com as condições do contrato (por exemplo, no prazo de 30 dias após o recebimento da remessa).

10. Atualização e manutenção dos registros de negócios

A manutenção de arquivos é um passo importante no procurement. Embora vista como um passo final, é uma parte contínua de todo o processo no qual toda transação financeira e comercial precisa ser rastreável.

Isso não é apenas essencial do ponto de vista da auditoria, mas, também, útil para realizar “autópsias” que ajudam a entender a eficácia do processo de procurement ou decidir se devem continuar o relacionamento com um fornecedor ou não.

Melhores práticas de gestão de processos de procurement

Se a maioria das organizações está seguindo etapas semelhantes em seu processo de procurement, por que os resultados são diferentes para cada organização? Por que algumas organizações são capazes de aproveitar melhor sua função de procurement, enquanto outras lutam com suas complexidades?

Desafios na execução e as diferentes prioridades das organizações muitas vezes levam a resultados diferentes. Leia os pontos abaixo e confirme se você está seguindo algumas dessas práticas recomendadas em sua organização.

Processos transparentes

Como os fluxos de trabalho abrangem vários processos, como procurement, contabilidade, projeto e operações, juntamente com os do fornecedor, é importante que todos estejam sempre na mesma página. Isso só pode acontecer quando houver transparência suficiente.

Avaliações periódicas

Você pode ter um relacionamento de 10 anos com um fornecedor, mas deve sempre questionar: essa parceria ainda é relevante e lhe dá os resultados esperados? As avaliações regulares dão uma noção do que precisa continuar e do que precisa ser mudado para o sucesso contínuo.

Parcerias colaborativas

A ideia é respeitar seus parceiros, estabelecer relacionamentos colaborativos e olhar para vitórias mútuas em vez de compromissos unilaterais. Isso serve como receita para associações de longo prazo com fornecedores de perfil semelhante.

Ciclo p2p ágil

Desde quando você começa a selecionar fornecedores até enviar pagamentos, seu objetivo deve ser fazer as coisas mais rapidamente e da maneira mais econômica, sem comprometer a qualidade. A melhor maneira de conseguir isso é substituir seu trabalho manual por processos automatizados.

Utilize uma ferramenta de automação de processos que pode lidar com suas cotações, recibos de entrega, ordens de compra, seleção de fornecedores, ciclo de vida do contrato, faturamento e ainda acelera seu ciclo de procurement. Isso ajudará a desfrutar de resultados consistentemente bons.

Construa um processo de procurement eficaz e eficiente

Os processos de procurement mais eficazes e eficientes são construídos com controle e visibilidade em mente. Tarefas repetitivas são automatizadas, a responsabilidade é estabelecida em cada ponto de contato no fluxo de trabalho e as informações relevantes estão disponíveis para todas as partes interessadas.

Pipefy ajuda você a construir o processo ideal de procurement para o seu negócio. Reduza o desperdício, melhore a comunicação e facilite a vida da sua equipe. Seu fluxo de trabalho de procurement, de ponta a ponta, pode ajudá-lo a gerenciar fornecedores, negociações e contratações, compras e quaisquer outros elementos de procurement que você deseja dominar.

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Escrito por
Gustavo Sumares
Former tech reporter, and current content writer @ Pipefy. Interested in all the ways technology can help us achieve more!

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