Pare agora seu processo de contas a pagar se estiver cometendo estes 7 erros

Gustavo Sumares
Homem negro trabalhando sorrindo em frente a um notebook

O processo de contas a pagar é extremamente importante para qualquer organização. É nele que as despesas decorrentes das operações do negócio são pagas. Mesmo assim, ainda é relativamente comum que algumas empresas cometam erros críticos em seus processos de contas a pagar

Esses erros podem gerar despesas adicionais, atrasos em projetos e, em alguns casos, endividamento. Mas eles também contribuem indiretamente para outros problemas, como queda de produtividade, desmotivação da equipe e até mesmo aumento da rotatividade.

No entanto, são gargalos relativamente simples de se resolver, e que, se eliminados, podem ampliar o potencial de entrega do seu time financeiro. Por isso, vamos falar a seguir sobre sete dos principais erros que podem prejudicar um processo de contas a receber, e de possíveis soluções para cada um.

1 – Receber contas sem informações suficientes

Para que o processo de contas a pagar seja realizado com eficiência, é essencial que cada despesa chegue à equipe com todos os dados necessários para que o pagamento possa ser realizado. Se isso não acontecer, seu time terá o trabalho adicional de “caçar” essas informações, o que pode atrasar os pagamentos. 

A melhor maneira de solucionar esse problema é usar um formulário padronizado para as contas a pagar. Isso garante que a equipe começará a trabalhar apenas quando todas as informações estiverem disponíveis. Ao mesmo tempo, ter esse formulário reduz os erros humanos que acontecem ao copiar dados de um lugar para outro. Veja abaixo um exemplo:

Formulário para Nova Solicitação de contas a pagar

2 – Deixar vencer os prazos de pagamento

Prazos vencidos costumam gerar multas — um tipo de despesa que, na maioria das vezes, poderia ser evitada. No entanto, ainda é relativamente comum que organizações tenham esses gastos não por incapacidade de honrar os pagamentos, mas por falta de organização. Sem ter visibilidade das contas, elas vencem sem que ninguém perceba.

Um software que consiga acompanhar os prazos de cada boleto e enviar notificações à equipe quando o vencimento estiver próximo representa uma maneira simples de resolver esse problema. Ter um sistema realizando esse acompanhamento também deixa a equipe mais tranquila e com mais tempo para cuidar de outras tarefas

3 – Pagamentos duplicados

Assim como multas decorrentes de atrasos, pagamentos duplicados são outra despesa desnecessária. E da mesma maneira, a causa do problema está na falta de controle e visibilidade sobre o processo de contas a pagar. Por mais que seja possível reverter o prejuízo, isso custa tempo à equipe.

Ter um sistema de registro de todas as contas já quitadas evita que pagamentos duplicados aconteçam. Qualquer sistema funciona, mas o ideal é que seja uma solução capaz de atualizar automaticamente o status das contas quando elas são pagas. Isso exclui a possibilidade de erros humanos no processo, tornando-o mais confiável. 

4 – Não atribuir responsabilidades

Saber quem é o responsável por cada conta é essencial para garantir que o processo de contas a pagar seja confiável. Esse tipo de controle dá mais segurança aos membros da equipe, que sabem quais tarefas devem priorizar, e ajuda a dar visibilidade sobre o andamento de cada conta. Assim, se um funcionário tirar férias ou faltar, seus colegas sabem imediatamente quais tarefas devem assumir. 

Essa atribuição deve ficar clara para toda a equipe. Ou seja: o melhor é usar um software que consiga se integrar a sistemas de e-mail e outros aplicativos de mensagem. Assim qualquer profissional saberá imediatamente quais tarefas foram atribuídas a ele. Alguns sistemas também permitem filtrar contas abertas por responsável, o que pode ser um fator de avaliação de desempenho.

5 – Ignorar despesas pequenas

Ainda que despesas pequenas não tenham o mesmo impacto que valores maiores, isso não significa que elas podem ser ignoradas. Mesmo em negócios maiores, é essencial ter controle sobre cada boleto. Isso ajuda a manter as finanças da empresa em ordem e a evitar “sustos” na hora do balanço. 

Um software capaz de extrair relatórios também pode ajudar na hora de considerar essas despesas. Dependendo da ferramenta, é possível até mesmo solicitar automaticamente a aprovação de gestores para pagamentos que excedam um determinado limite. Com isso, a empresa mantém a agilidade dos pagamentos sem sacrificar visibilidade sobre sua liquidez.

6 – Acompanhamento irregular

Acompanhar o processo de contas a pagar de maneira rotineira é fundamental. Esse monitoramento ajuda a ter uma visão sempre atualizada do fluxo de caixa da empresa, evita atrasos e contribui para manter o negócio com boa saúde fiscal. 

Para ajudar nessa tarefa, há soluções que permitem extrair regularmente relatórios sobre suas contas a pagar. Esses dados são fundamentais para tomadas de decisões estratégicas que impactem o resultado final dos negócios. Outras ferramentas permitem que clientes externos acompanhem o andamento dos processos, mesmo sem uma conta vinculada à empresa, o que traz mais tranquilidade a eles. 

Painéis, ou dashboards, relacionado ao processo de contas a pagar

7 – Usar planilhas para controle

Embora ainda sejam muito empregadas para essa finalidade, as planilhas não são adequadas para controlar o processo de contas a pagar. Elas dependem de atualizações manuais, oferecem pouca visibilidade e têm capacidade de automação relativamente baixa. Depender delas pode causar problemas graves de comunicação, especialmente em empresas maiores e em períodos de maior movimentação financeira. 

Substituí-las por uma plataforma especializada pode ser um bom primeiro passo para tornar o processo de contas a pagar mais eficiente. Algumas ferramentas permitem realizar um período de teste gratuito, o que pode ser interessante para negócios que tenham uma cultura profundamente enraizada no uso de planilhas. Nesse caso, o período de teste pode ajudar o departamento a perceber o valor da solução e fazer a transição.

Use Pipefy e evite erros no seu processo de contas a pagar

A Pipefy é um software de gestão de processos de negócios que consegue resolver todos esses problemas em processos de contas a pagar. Trata-se de uma plataforma no-code baseada na nuvem, que pode ser implementada e customizada sem a necessidade de qualquer conhecimento sobre programação, e que oferece visibilidade e controle total sobre os  processos da sua equipe. 

A Pipefy permite criar um processo de contas a pagar personalizado para o seu negócio. Ele se integra a diversas ferramentas, como Google Sheets, Quickbooks e Coupa, e permite que seus clientes acompanhem o status de suas transações mesmo sem uma conta na plataforma da empresa. Com a Pipefy, também é possível delegar contas a membros da equipe, programar avisos de vencimento, automatizar tarefas e agendar o envio de emails padronizados para notificar sobre prazos ou solicitar aprovações. 

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Escrito por
Gustavo Sumares

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