5 erros mais comuns em contas a receber (e como evitá-los)

Gustavo Sumares

Embora o processo de contas a receber seja um ponto vital para todos os negócios, ele nem sempre é gerenciado da melhor forma possível. Isso pode representar uma fragilidade na saúde financeira das empresas que a pandemia da COVID-19 pode exacerbar. A consultoria empresarial McKinsey identificou uma série de problemas comuns nas contas a receber das empresas que foram agravados pela pandemia, tais como atrasos em pagamentos e endividamento. 

Por isso, fortalecer esse processo é essencial para evitar esses contratempos. Neste artigo, vamos falar sobre 5 dos erros mais comuns em processos de contas a receber. 

Sobre o processo de contas a receber

De maneira geral, as contas a receber são todas as receitas que uma empresa tem com vendas e/ou serviços. O processo de contas a receber envolve, portanto, o conjunto de tarefas e fluxos que precisam ser realizados para que essas contas cheguem até o caixa da empresa. 

Alguns dos benefícios de ter um processo de contas a receber bem-estruturado incluem:

  • Visibilidade sobre o fluxo de caixa;
  • Menor chance de endividamento;
  • Agilidade no recebimento de valores devidos;
  • Facilidade em processos de auditoria ou compliance;
  • Mais eficiência no trabalho do time Financeiro.

O Sebrae também oferece uma série de informações sobre a organização das contas a receber. Otimizar essa série de tarefas é interessante para negócios de todos os portes, de qualquer setor. Nós já falamos bastante sobre a importância do processo de contas a receber em outro texto. Agora, vamos citar alguns dos erros mais comuns que aparecem na maneira como empresas gerenciam esse processo. 

Erros comuns no processo de contas a receber

1 – Não organizar o processo

Toda empresa que gera receita com venda de produtos ou serviços tem contas a receber — se não, nunca receberia nenhum valor. Mas nem toda empresa organiza seu processo, e esse é o principal erro que muitas cometem em relação às contas a receber. 

“Organizar” o processo significa entender quais etapas são obrigatórias para que ele seja concluído, quem é responsável por cada uma delas, quais informações são necessárias em cada etapa e qual é o prazo para que cada uma seja concluída. Essa organização aumenta a visibilidade sobre as contas e torna o processo mais eficiente. 

Usar um software de gerenciamento de processos de negócio (ou BPM, na sigla em inglês) é uma excelente maneira de otimizar suas contas a receber. Mas não são apenas atividades ligadas diretamente ao faturamento que se beneficiam dessa organização: qualquer processo de qualquer empresa se torna mais ágil e eficaz com uma modelagem adequada. Se quiser saber mais sobre modelagem de processos, confira este link.

2 – Deixar prazos passarem

Ao organizar seu processo de contas a receber, a empresa também ganha mais visibilidade sobre os prazos de cada conta. Isso permite acompanhar de perto as datas de cobrança e recebimento dos valores devidos, o que é essencial para a saúde financeira do negócio. 

Atrasos no recebimento de contas podem acontecer por motivos externos. Mesmo assim, monitorar os prazos e realizar cobranças é essencial para garantir que o caixa da empresa terá fundos para cobrir as despesas no momento de seu vencimento.

A solução para esse problema, novamente, é o acompanhamento do processo por meio de ferramentas que centralizem e organizem informações, como softwares de BPM. Algumas soluções, como o Pipefy, podem ser configuradas para enviar avisos automaticamente caso o prazo de vencimento das contas esteja chegando, ajudando a agir na hora certa.  

3 – Informações faltantes

O processo de contas a receber depende de uma série de documentos e informações. Sem elas, os profissionais do time Financeiro terão mais trabalho para garantir o recebimento dos valores. Mesmo que o pagamento seja feito dentro do prazo, o controle do processo ficará prejudicado, e a auditoria das contas será mais difícil. 

Por isso, é importante garantir que cada conta chegue à equipe com todas as informações e documentos necessários para que ela seja cobrada, confirmada e arquivada. Isso pode ser feito por meio do uso de softwares capazes de coletar esses dados e documentos por meio de formulários. Usar uma solução desse tipo também ajuda a padronizar as informações para verificação posterior. 

4 – Ignorar valores pequenos

No balanço geral das contas de um negócio, pode parecer que contas de menor valor não têm um grande impacto. Mas não é verdade: mesmo que a receita da empresa venha quase totalmente de um número pequeno de contas, os valores pequenos ainda são fundamentais para o controle das contas a receber. Ignorá-los prejudica a visão da empresa sobre suas finanças e pode levar a problemas de fluxo de caixa. 

Para evitar esse problema, o ideal é controlar seu processo de contas a receber com um software que lhe dê visibilidade sobre seus dados. Relatórios que mostrem o valor total a ser recebido, as datas de recebimento e a fatia de cada cliente na receita total da empresa são excelentes para manter o controle sobre o seu fluxo de caixa. 

5 – Depender de planilhas

Ainda que sejam uma ferramenta comum, planilhas não são um recurso ideal para controlar seu processo de contas a receber. Embora elas permitam centralizar informações, precisam ser alimentadas manualmente com dados. Esse input manual não apenas se torna uma fonte de erros, como também acaba virando um trabalho monótono e repetitivo, que desgasta os colaboradores e consome seu tempo. 

Por isso, não é raro que as planilhas fiquem desatualizadas ou contenham dados errados. Esses erros, por sua vez, prejudicam a visibilidade sobre o processo de contas a receber, o que pode gerar problemas maiores para o seu negócio.

Usar um sistema capaz de extrair informações de documentos, atualizar o status de cada nota automaticamente e notificar os usuários resolve esses problemas. Ele garante mais precisão aos dados do processo e, ao mesmo tempo, economiza tempo da equipe. Também permite entender onde estão os “gargalos” e como está a produtividade de cada membro do time.

Evite esses erros no processo de contas a receber com Pipefy

O Pipefy é uma plataforma low-code / no-code de gestão de processos de negócios. Com ela, é possível organizar e ter visibilidade total sobre seu processo de contas a receber. Ela permite criar um formulário inicial, com todas as informações de que sua equipe precisa para realizar seu trabalho. E sua interface simples permite que qualquer profissional customize as fases do processo, mesmo sem saber programar. 

A plataforma ainda permite gerenciar emails com uma caixa de entrada compartilhada, delegar tarefas a membros da equipe e solicitar mais informações em qualquer etapa do processo — mesmo de clientes externos que não sejam usuários do Pipefy. É  possível ainda automatizar tarefas repetitivas, integrar seus workflows com Google Sheets, Quickbooks e outros softwares populares e extrair relatórios com todas as informações sobre seu processo.

Experimente o Pipefy de graça ou solicite uma demonstração para otimizar seu processo de contas a receber.

Escrito por
Gustavo Sumares

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