5 erros mais comuns em contas a receber (e como evitá-los)

Gustavo Sumares

Embora o processo de contas a receber seja um ponto vital para todos os negócios, ele nem sempre é gerenciado da melhor forma possível. Isso pode representar uma fragilidade na saúde financeira das empresas que a pandemia da COVID-19 pode exacerbar. A consultoria empresarial McKinsey identificou uma série de problemas comuns nas contas a receber das empresas que foram agravados pela pandemia, tais como atrasos em pagamentos e endividamento. 

Por isso, fortalecer esse processo é essencial para evitar esses contratempos. Neste artigo, vamos falar sobre 5 dos erros mais comuns em processos de contas a receber. 

Sobre o processo de contas a receber

De maneira geral, as contas a receber são todas as receitas que uma empresa tem com vendas e/ou serviços. O processo de contas a receber envolve, portanto, o conjunto de tarefas e fluxos que precisam ser realizados para que essas contas cheguem até o caixa da empresa. 

Alguns dos benefícios de ter um processo de contas a receber bem-estruturado incluem:

  • Visibilidade sobre o fluxo de caixa;
  • Menor chance de endividamento;
  • Agilidade no recebimento de valores devidos;
  • Facilidade em processos de auditoria ou compliance;
  • Mais eficiência no trabalho do time Financeiro.

O Sebrae também oferece uma série de informações sobre a organização das contas a receber. Otimizar essa série de tarefas é interessante para negócios de todos os portes, de qualquer setor. Nós já falamos bastante sobre a importância do processo de contas a receber em outro texto. Agora, vamos citar alguns dos erros mais comuns que aparecem na maneira como empresas gerenciam esse processo. 

Erros comuns no processo de contas a receber

1 – Não organizar o processo

Toda empresa que gera receita com venda de produtos ou serviços tem contas a receber — se não, nunca receberia nenhum valor. Mas nem toda empresa organiza seu processo, e esse é o principal erro que muitas cometem em relação às contas a receber. 

“Organizar” o processo significa entender quais etapas são obrigatórias para que ele seja concluído, quem é responsável por cada uma delas, quais informações são necessárias em cada etapa e qual é o prazo para que cada uma seja concluída. Essa organização aumenta a visibilidade sobre as contas e torna o processo mais eficiente. 

Usar um software de gerenciamento de processos de negócio (ou BPM, na sigla em inglês) é uma excelente maneira de otimizar suas contas a receber. Mas não são apenas atividades ligadas diretamente ao faturamento que se beneficiam dessa organização: qualquer processo de qualquer empresa se torna mais ágil e eficaz com uma modelagem adequada. Se quiser saber mais sobre modelagem de processos, confira este link.

2 – Deixar prazos passarem

Ao organizar seu processo de contas a receber, a empresa também ganha mais visibilidade sobre os prazos de cada conta. Isso permite acompanhar de perto as datas de cobrança e recebimento dos valores devidos, o que é essencial para a saúde financeira do negócio. 

Atrasos no recebimento de contas podem acontecer por motivos externos. Mesmo assim, monitorar os prazos e realizar cobranças é essencial para garantir que o caixa da empresa terá fundos para cobrir as despesas no momento de seu vencimento.

A solução para esse problema, novamente, é o acompanhamento do processo por meio de ferramentas que centralizem e organizem informações, como softwares de BPM. Algumas soluções, como o Pipefy, podem ser configuradas para enviar avisos automaticamente caso o prazo de vencimento das contas esteja chegando, ajudando a agir na hora certa.  

3 – Informações faltantes

O processo de contas a receber depende de uma série de documentos e informações. Sem elas, os profissionais do time Financeiro terão mais trabalho para garantir o recebimento dos valores. Mesmo que o pagamento seja feito dentro do prazo, o controle do processo ficará prejudicado, e a auditoria das contas será mais difícil. 

Por isso, é importante garantir que cada conta chegue à equipe com todas as informações e documentos necessários para que ela seja cobrada, confirmada e arquivada. Isso pode ser feito por meio do uso de softwares capazes de coletar esses dados e documentos por meio de formulários. Usar uma solução desse tipo também ajuda a padronizar as informações para verificação posterior. 

4 – Ignorar valores pequenos

No balanço geral das contas de um negócio, pode parecer que contas de menor valor não têm um grande impacto. Mas não é verdade: mesmo que a receita da empresa venha quase totalmente de um número pequeno de contas, os valores pequenos ainda são fundamentais para o controle das contas a receber. Ignorá-los prejudica a visão da empresa sobre suas finanças e pode levar a problemas de fluxo de caixa. 

Para evitar esse problema, o ideal é controlar seu processo de contas a receber com um software que lhe dê visibilidade sobre seus dados. Relatórios que mostrem o valor total a ser recebido, as datas de recebimento e a fatia de cada cliente na receita total da empresa são excelentes para manter o controle sobre o seu fluxo de caixa. 

5 – Depender de planilhas

Ainda que sejam uma ferramenta comum, planilhas não são um recurso ideal para controlar seu processo de contas a receber. Embora elas permitam centralizar informações, precisam ser alimentadas manualmente com dados. Esse input manual não apenas se torna uma fonte de erros, como também acaba virando um trabalho monótono e repetitivo, que desgasta os colaboradores e consome seu tempo. 

Por isso, não é raro que as planilhas fiquem desatualizadas ou contenham dados errados. Esses erros, por sua vez, prejudicam a visibilidade sobre o processo de contas a receber, o que pode gerar problemas maiores para o seu negócio.

Usar um sistema capaz de extrair informações de documentos, atualizar o status de cada nota automaticamente e notificar os usuários resolve esses problemas. Ele garante mais precisão aos dados do processo e, ao mesmo tempo, economiza tempo da equipe. Também permite entender onde estão os “gargalos” e como está a produtividade de cada membro do time.

Evite esses erros no processo de contas a receber com Pipefy

O Pipefy é uma plataforma low-code / no-code de gestão de processos de negócios. Com ela, é possível organizar e ter visibilidade total sobre seu processo de contas a receber. Ela permite criar um formulário inicial, com todas as informações de que sua equipe precisa para realizar seu trabalho. E sua interface simples permite que qualquer profissional customize as fases do processo, mesmo sem saber programar. 

A plataforma ainda permite gerenciar emails com uma caixa de entrada compartilhada, delegar tarefas a membros da equipe e solicitar mais informações em qualquer etapa do processo — mesmo de clientes externos que não sejam usuários do Pipefy. É  possível ainda automatizar tarefas repetitivas, integrar seus workflows com Google Sheets, Quickbooks e outros softwares populares e extrair relatórios com todas as informações sobre seu processo.

Experimente o Pipefy de graça ou solicite uma demonstração para otimizar seu processo de contas a receber.

Escrito por
Gustavo Sumares
Former tech reporter, current Senior Writer at Pipefy. Constantly looking for ways to save time at work in all areas and activities, and sharing the most interesting finds.

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