5 Ferramentas de Contas a Pagar para acelerar seu processo

Renata Lapetina

De acordo com um estudo realizado pelo SEBRAE, algumas das principais causas de “mortalidade” de empresas no Brasil são:

  • Falta de um acompanhamento rigoroso de despesas e receitas;
  • Falta de planejamento; 
  • Falta de inovação na gestão.

Esses dados são reveladores pois demonstram a importância das boas práticas gerenciais e do departamento Financeiro para uma empresa. Este último não é apenas vital para sua sobrevivência e sucesso, como também pode atuar como um parceiro estratégico para a inovação e o crescimento do negócio. 

No entanto, fazer uma boa gestão financeira não é uma tarefa simples. Ela envolve diversas atividades como acompanhar entradas e saídas, prever recursos necessários para pagamentos futuros e encontrar gargalos e desperdícios. Para isso, torna-se cada vez mais importante buscar novas maneiras e ferramentas para atualizar o gerenciamento do departamento Financeiro.

Nos próximos parágrafos, vamos elencar algumas ferramentas de contas a pagar que podem ser fundamentais para a otimização desse processo na sua empresa. Além disso, mostraremos as vantagens e resultados que implementar um software de contas a pagar pode trazer para a sua equipe.

Por que usar ferramentas para otimizar o processo de Contas a Pagar? 

A dificuldade em acompanhar despesas e receitas em tempo real, além da defasagem no planejamento e na gestão citados pela pesquisa do SEBRAE, são catalisadores para diversos problemas em um processo de Contas a Pagar.

A seguir, listamos algumas das dificuldades mais comuns que podem ser sanadas com a adoção de um software de contas a pagar pelo seu departamento Financeiro.

Problema 1: Atrasos em pagamentos

Quando a equipe não tem visibilidade do processo, um dos maiores problemas que podem ocorrer é a perda de um prazo de pagamento. Além de prejudicar o fluxo de caixa da empresa, um atraso desse tipo também é ruim para a reputação com fornecedores, o que pode dificultar as compras seguintes. 

O caminho para solucionar essa dificuldade é centralizar as despesas em um único lugar e permitir que todos os membros da equipe tenham visibilidade do status de cada pagamento em tempo real, para que possam se organizar para pagá-las no prazo. Além disso, o agendamento de notificações automáticas também é um grande aliado para evitar o esquecimento. 


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Problema 2: Muita dependência de planilhas

Gerir seu processo de Contas a Pagar apenas em planilhas pode ser perigoso. Apesar da facilidade inicial e da familiaridade que elas trazem, as planilhas não são as ferramentas mais seguras para armazenar os dados da sua empresa. 

Com elas, a perda de informações é uma possibilidade real e acontece com muita frequência. Além disso, quanto maior o número de pessoas usando a mesma planilha, maior a chance de editarem algo ao mesmo tempo, compartilharem dados sensíveis ou simplesmente deletarem uma informação importante.

Ao implementar um software de contas a pagar nos processos do seu departamento Financeiro, você consegue a segurança e a facilidade para colaboração que as planilhas não oferecem.  


Saiba mais em:
“5 sinais de aviso que chegou a hora de substituir suas planilhas por workflows”

Problema 3: Dificuldade na digitalização do processo

Outro problema recorrente enfrentado pelas equipes financeiras é a dificuldade de modernizar o seus processos. Em geral, o Financeiro é um departamento que depende de uma grande quantidade de papéis para funcionar. São notas e documentações que precisam ser impressas, preenchidas manualmente e armazenadas para a realização de auditorias e outros processos burocráticos. 

Por esse motivo, muitas vezes, a adoção de outras formas de gestão fica difícil. Porém, mesmo que o papel não possa ser eliminado em Finanças, ainda existe muito espaço para digitalizar fluxos de trabalho e deixar o departamento menos dependente dele e de processos manuais sujeitos a erros humanos.  


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5 ferramentas de contas a pagar para otimizar o trabalho da sua equipe financeira

Agora que passamos pelos problemas e dificuldades que você pode estar enfrentando para entregar melhores resultados, chegou a hora de falar das soluções. 

Muitos dos problemas recorrentes no departamento Financeiro podem ser contornados com a utilização de ferramentas de contas a pagar, como os softwares já mencionados. Essas ferramentas são úteis quando auxiliam na centralização, visibilidade e automação do processo, que facilitam as atividades da equipe.

Muitos departamentos Financeiros trabalham com base em um ERP, como o SAP. Mas é possível ir além e otimizar o fluxo de trabalho ainda mais com outras ferramentas. A ideia é eliminar ao máximo rotinas manuais, que deixam seu processo suscetível a erros e esquecimentos.

Aqui você encontra uma lista com alguns dos melhores softwares para otimizar o processo de contas a pagar.

1 – DocuSign: assinatura de documentos online

O DocuSign é um software para assinatura eletrônica que pode ajudar na digitalização das atividades da sua equipe. Com ele, é possível preparar, enviar, gerenciar e assinar documentos digitalmente, com segurança e seguindo todas as determinações legais. 

Utilizar um software para assinatura eletrônica ajuda a sua equipe a lidar com o onboarding de fornecedores, por exemplo, reduzindo a burocracia e a quantidade de papéis a serem armazenados. Além disso, a logística para assinatura de contratos e termos de confidencialidade fica muito mais fácil, e sua empresa economiza recursos com motoboys para transporte de documentos, papel, tinta para impressão e taxas de cartório.

Outra vantagem é a aceleração do processo de contratação e pagamento de fornecedores, pois os contratos podem ser criados, enviados e assinados com muito mais rapidez, de forma segura e até automática.

2 – Dropbox: digitalização de recibos e documentação

Ainda no intuito de facilitar a digitalização do processo, o Dropbox é outro software que pode ajudar. Com um serviço de hospedagem de arquivos na nuvem, você tem a possibilidade de armazenar automaticamente todos os recibos e documentos necessários para o funcionamento do seu departamento Financeiro. 

O Dropbox permite que você faça upload de notas fiscais e facilita o envio e organização de documentos para a contabilidade. Isso evita a perda de informações importantes e deixa seus documentos muito mais seguros contra roubos ou acidentes como incêndios e alagamentos.

3 – Slack: comunicação e alertas automáticos

O Slack é um dos softwares mais usados no mundo corporativo, uma plataforma para troca de mensagens que centraliza toda a comunicação dos funcionários de uma empresa, principalmente se todos ou alguns deles trabalham remotamente.

Ao conectar o Slack ao seu processo de contas a pagar usando um software de gestão de processos, você pode:

  • Notificar o responsável pelo pagamento quando uma fatura estiver prestes a vencer;
  • Criar um fluxo automático de aprovação para compras e fornecedores;
  • Enviar mensagens automáticas aos gerentes dos departamentos com o status das suas solicitações;
  • Conseguir descontos por pagamentos antecipados, ao aprimorar a comunicação da equipe e o monitoramento de prazos.

Mensagens automáticas pelo Slack podem ser a forma de manter o processo em andamento sem a necessidade de supervisão direta, liberando tempo da sua equipe e acelerando o fluxo de trabalho.

4 – Shared Inbox: gerenciamento de emails 

Existem alguns softwares que possibilitam que sua equipe tenha uma caixa de email compartilhada, que centraliza a gestão de contas de email que não pertencem a apenas uma pessoa, como [email protected]

Uma caixa compartilhada ajuda seu time a centralizar os pedidos de compra ou de reembolso em um mesmo endereço de email e permite que várias pessoas diferentes colaborem com facilidade para atender às solicitações. Com isso, seu departamento ganha visibilidade e o gestor pode acompanhar o que está sendo atendido e o que ainda precisa ser feito.

Com a caixa compartilhada, você também pode centralizar o recebimento de avisos de vencimento e dar acesso a essas notificações para todos da equipe. Fazendo isso, você diminui as chances de perder um prazo de pagamento. Desta forma, sua equipe ganha mais visibilidade e controle para gerir os pedidos externos e internos que chegarem por email.

5 – Formulários online: gestão de solicitações 

Sabemos que o Financeiro recebe solicitações de diferentes equipes da empresa a todo momento. São pedidos de reembolso, pagamentos de solicitações de compra ou mesmo a inclusão de um novo fornecedor. Por isso, para otimizar ainda mais o atendimento desses pedidos, você também pode usar um software para criação de formulários online

Existem soluções gratuitas, como o Google Forms. Outras ferramentas, como os formulários do Pipefy, vão além da criação do formulário e auxiliam na gestão dos pedidos recebidos. Tudo que você precisa saber para o realizar seu trabalho estará lá, sem perda de tempo com emails e outras formas de comunicação. Mas além disso, você ainda terá um workflow digital para executar e monitorar o andamento do pedido.


Confira o template gratuito de Contas a Pagar do Pipefy, um workflow para centralizar, automatizar e integrar seu ERP a outras ferramentas que aceleram seu processo.

O poder da automação

O que todas as ferramentas citadas têm em comum é que atuam para digitalizar e automatizar contas a pagar ao máximo. Essas medidas ajudam muito no aumento da eficiência do processo. Sem contar o aumento da satisfação da sua equipe, que vai preencher menos planilhas e realizar menos tarefas repetitivas.

A configuração das regras de automação ocorre dentro de um software de contas a pagar que, conectado ao seu ERP, trabalha para coordenar todos os fluxos de trabalho e ferramentas necessários para fazer o processo acontecer. Softwares no-code, como o Pipefy, são uma excelente opção porque permitem fazer toda a configuração e implementação sem precisar programar ou com pouca ajuda da sua equipe de TI. 

Considere automatizar contas a pagar na sua empresa e alcance resultados como:

  • Aprovações de fatura mais rápidas;
  • Pagamentos sempre no prazo;
  • Maior visibilidade para fornecedores, que podem acompanhar o status dos pagamentos;
  • Melhor comunicação da equipe com o time interno e outros departamentos da empresa.

Integre ferramentas para um processo de contas a pagar otimizado com Pipefy

Centralização, digitalização e automação de tarefas repetitivas são a base para você inovar na gestão do seu processo, otimizando e acelerando os resultados. Assim, sobra mais tempo para sua equipe focar em planejamento e em atividades que exigem tomada de decisão e criatividade, tornando o departamento Financeiro da sua empresa cada vez mais estratégico para o negócio. 

Neste contexto, o Pipefy é a plataforma que vai te ajudar a criar e gerir um workflow digital, enquanto integra e coordena as outras ferramentas de contas a pagar, como ERPs, Docusign, Dropbox, notificações por Slack, formulários e a caixa de entrada compartilhada. Tudo isso em um único lugar, com fácil implementação, segurança e níveis de permissões e acessos para sua equipe. 

Revolucione seu departamento com um software grátis de contas a pagar que:

  • É adaptável e totalmente customizável para o negócio, ou seja, pode incorporar as regras que você precisa;
  • Integra-se ao software de ERP ou de BPM que você já tem, complementando a solução;
  • Tem rastreabilidade e é auditável;
  • Possibilita a configuração de regras de automação com facilidade, tornando o processo à prova de erros;
  • Aumenta a eficiência e produtividade da sua equipe;
  • Auxilia no gerenciamento de solicitações e comunicação com stakeholders.

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Escrito por
Renata Lapetina
Writer and Marketing Analyst @ Pipefy. Writing, researching, and sharing content are my passion. Currently writing about digital transformation, business process management, and how technology can improve the way we work.

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