Como criar um formulário de contas a pagar no Pipefy

Carina Bacelar

No relatório Estratégias para Otimizar suas Contas a Pagar, a consultoria Deloitte lista entre os riscos mais comuns desse processo “confiar demais em processos manuais suscetíveis a erros para aprovar solicitações, verificar invoices dos fornecedores e emitir pagamentos”. Para eliminar justamente esse problema, os Formulários Online do Pipefy conectam solicitações internas ou externas diretamente ao workflow de Contas a Pagar

Essa conexão evita erros e imprecisões, e também mitiga atrasos e o retrabalho da sua equipe. Mas afinal, como criar um formulário de contas a pagar no Pipefy? É simples, como vamos mostrar ao longo deste artigo. O mais importante é que você tenha um amplo entendimento sobre as necessidades do seu processo, e conecte-o à interface intuitiva e de navegação simples do Pipefy.

Como funciona um formulário de contas a pagar?

Se outros times da sua empresa não usam Pipefy, não se preocupe. Para preencher um formulário com uma solicitação de contas a pagar, não é preciso ter um usuário na plataforma. Ele é acessível a partir de um link, que pode ser compartilhado com qualquer pessoa de dentro ou de fora da empresa. 

O formulário de contas a pagar deve conter campos com informações básicas para que um determinado pagamento seja processado ao respectivo fornecedor. Uma vez preenchido, os dados desse formulário serão recebidos pelo time financeiro, diretamente em seu workflow digital de Contas a Pagar. 

Com o formulário do Pipefy, o solicitante recebe um email agradecendo pelas informações tão logo elas sejam recebidas. A partir daí, você pode configurar o workflow para que ele seja notificado constantemente conforme o processamento do card avança. Chamamos de card uma fichinha com a atividade referente a um determinado pagamento, que é criada a partir do preenchimento do formulário. 

Em seguida, o pedido de pagamento vai sendo deslocado entre as fases pré-definidas para esse processo, até que a transferência bancária seja feita. Algumas das etapas geralmente estabelecidas para um fluxo de trabalho de contas a pagar simples são:

  • Pagamentos solicitados;
  • Aprovação (onde um supervisor verifica os dados e aceita ou não o pagamento);
  • Aguardando pagamento (quando a transferência ainda precisa ser feita);
  • Pago (quando o dinheiro já foi enviado ao fornecedor).

Criando um formulário de contas para pagar no Pipefy

Criar um formulário de contas para pagar no Pipefy é bastante simples e intuitivo. Basta seguir o passo a passo abaixo para otimizar a rotina da sua equipe de Financeiro e eliminar gargalos do seu processo:

Defina quais informações são necessárias

Essa é uma fase fundamental, na qual você vai definir quais são as informações que seu time precisa ter para que efetivamente processe o pagamento. Ela deve ser pensada fora da plataforma, para que os campos necessários sejam incorporados ao formulário na sequência. Engaje seus gestores e a própria equipe nessa atividade, pois ter a visão de quem lida com a rotina de Contas a Pagar é fundamental. Algumas das informações requisitadas podem ser:

  • Nome do solicitante;
  • Email do solicitante;
  • Departamento (e/ou centro de custos);
  • Bens ou serviços adquiridos;
  • Preço devido;
  • Conta do fornecedor;
  • Nome do fornecedor;
  • Anexo da nota fiscal ou invoice.

Crie formulário dentro do seu Pipe

Com esses campos já pré-definidos, é hora de montar seu formulário do zero. Dentro do seu Pipe de Contas a Pagar, clique em “Formulário”, na barra superior da tela. Você vai passar a uma tela onde será possível ver um rascunho de formulário, e você deve clicar em “Editar”, do lado direito. A partir daí, basta arrastar os campos mais adequados para coletar a informação que você precisa.

Customize seu formulário

Montar o corpo do formulário é muito fácil: basta selecionar e arrastar as opções de campo que vão aparecer do lado esquerdo da tela. Cada campo é mais adequado para uma categoria de dado requisitado. 

Um campo de data, por exemplo, vem como ano, dia e mês. O de horário, com horas e minutos. Em “seleção de única opção”, só é possível marcar um círculo. Já em “texto longo”, uma caixa com espaço para um parágrafo ou mais é aberta. E assim por diante — escolha as opções que melhor se ajustam às suas necessidades.

Não esqueça da parte visual. Você pode inserir o logotipo da sua empresa clicando em “modo público” e carregar uma imagem em “adicionar um logotipo”. Pode ainda criar um título e uma descrição, e escolher uma cor de background ou foto para o fundo de tela. É nessa área que você também encontrará o link para compartilhar o formulário.

Experimente automações e condicionais

Agora que você já tem os campos para preenchimento de dados e a parte visual, é a hora de facilitar o seu trabalho com a lógica condicional e as automações. A lógica condicional pode mostrar ou ocultar campos no formulário a partir de informações preenchidas em outros campos do card. 

Por exemplo: ao selecionar uma caixinha com a opção “adicionar mais um item”, novos campos aparecem para que o solicitante detalhe as despesas com uma segunda aquisição. O princípio é que “se” algo acontece, “então” uma ação vai ser desencadeada. 

Para otimizar ainda mais seu tempo e seus recursos, você pode configurar regras de automação para concluir algumas das tarefas decorrentes do seu formulário automaticamente. Basta clicar em “automações” e “criar automação”. A partir dali, você seleciona um evento dentre as opções e a ação que ele vai desencadear. 

Por exemplo: se o valor preenchido no formulário for maior que R$ 5.000, então o card será assinalado como responsabilidade de um supervisor, com autoridade para aprovar compras maiores. É possível, inclusive, enviar uma notificação automática para que ele fique ciente dessa nova demanda.

O princípio por trás das automações é reduzir o número de tarefas manuais e os erros que elas podem trazer para o seu processo. Ainda nesse exemplo, ninguém da equipe precisará fazer uma triagem manual e enviar a compra para o supervisor. Se essa tarefa precisasse ser executada por uma pessoa, ela poderia simplesmente esquecer de direcionar esse card para o responsável competente, gerando atrasos desnecessários no pagamento e até multas. 

Formulário online x planilha de contas a pagar

Se o seu time usa planilhas de contas a pagar, é provável que você tenha um nível de controle básico sobre essa operação. Mas esse recurso é extremamente arriscado. Pense na possibilidade de dados serem apagados por acidente, enquanto alguém mexe na planilha. Ou então de duas pessoas da equipe editarem a mesma informação simultaneamente. 

As planilhas trabalham com a inserção manual de dados no documento e, além de isso ser perigoso, é também mais trabalhoso. A visibilidade é limitada — só aqueles com acesso à planilha podem ver os dados — e nem sempre é simples extrair métricas e insights a partir desse arquivo. 

Um formulário online do Pipefy, por outro lado, se conecta diretamente com um workflow digital de contas a pagar. Esse workflow fica hospedado na nuvem e pode ser acessado por qualquer integrante da equipe. Os dados inseridos não são perdidos, e o próprio trânsito de contas pelo fluxo de trabalho gera relatórios e gráficos que você pode personalizar e acessar com alguns cliques. 

O grande diferencial do combo formulário + workflow em relação às planilhas é que o Pipefy permite que você automatize processos, como já mencionamos. Ao configurar gatilhos e as ações que esses gatilhos vão desencadear, você poupa a sua equipe de tarefas maçantes e permite que os funcionários priorizem atribuições que exigem capacidade de raciocínio e criatividade. 

Quais as vantagens dos formulários do Pipefy para o controle de contas a pagar?

Em resumo: os Formulários Online do Pipefy trazem uma série de benefícios para o seu processo de contas a pagar. Eles permitem que você organize e otimize esse processo a partir da coleta padronizada de informações e de automações. Os formulários também garantem:

  • Solicitações que já chegam com informações completas, evitando trocas de email intermináveis.
  • Notificação automática para os solicitantes em cada etapa de processamento dos pedidos.  
  • Mais visibilidade para gestores, com dados completos e fáceis de extrair sobre a operação.
  • Automações que não exigem conhecimento de programação para serem configuradas.
  • Mais tempo para sua equipe de Contas a Pagar trabalhar em projetos complexos.
  • Alívio para seu time de TI, já que o Pipefy não exige conhecimentos técnicos de programação para modelar processos e criar formulários de entrada.

Se você quer garantir todas essas facilidades e revolucionar os resultados da sua equipe, comece já a usar os Formulários Online do Pipefy!

Escrito por
Carina Bacelar

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