Identificar falhas nos processos da sua empresa não é um exercício fácil e você não pode realizá-lo se não dedicar tempo e esforço a ele. Muitas empresas parecem insistir em usar processos antigos e desatualizados, mesmo que não sejam mais tão eficazes quanto costumavam ser. Essa é uma das muitas razões pelas quais é tão importante dar um passo para trás e realmente olhar para seus processos e trabalhar para identificar gargalos e constrangimentos.
Gargalos, como vimos em um post anterior, são congestionamentos na estrada suave que devem ser seus processos — são barreiras entre você e as metas estabelecidas para a sua empresa. Aqui estão algumas ideias importantes que você deve considerar para identificar e gerenciar gargalos de processos.
Nós abordamos o assunto de mapeamento de seus processos — e quão importante ele é — mais de uma vez neste blog, então vamos manter isso curto. Mapear seus processos e observá-los de fora permite que você analise seu desempenho geral. Ele também permite identificar os gargalos existentes — são as etapas que, devido à falta de capacidade ou mesmo desempenho, restringem sua capacidade de produção.
Analisar minuciosamente seus processos também pode ser exatamente o que você precisa para encontrar essas oportunidades de melhoria inesperadas. Na dúvida sobre como mapear seus processos e superar as dificuldades, observe a sua concorrência: como são seus processos e como eles superam os congestionamentos na estrada? Isso não só lhe dará uma visão clara, mas também garantirá sua vantagem competitiva.
Uma vez que você mapeou seus processos e seus passos, é hora de listar esses problemas críticos, os responsáveis por diminuir a eficácia de seus processos e por criar gargalos de processos. É importante fazer disso um processo interativo, envolvendo todas as pessoas englobadas pelos processos, permitindo que elas encontre erros ou falhas que um observador externo não perceberia.
Alguns exemplos de problemas e causas que você pode encontrar:
- Atraso nas entregas finais causadas por um computador lento;
- Um funcionário está sobrecarregado com tarefas enquanto outro está vago;
- Informações espalhadas em diferentes canais, causando erros de execução e atrasos.
Agora que você já destacou os gargalos do processo, você é capaz de olhar para eles objetivamente e começar a procurar maneiras de resolver esses problemas. Esse é mais um passo em que a participação de todos os envolvidos é altamente incentivada — quanto mais, melhor! Trabalhar em equipe, com diferentes pontos de vista e ideias, pode ser exatamente o que você precisa para encontrar soluções criativas e eficazes.
Estimular a interação não só lhe proporcionará uma ampla gama de ideias, mas também manterá a equipe integrada e comprometida com as mudanças que podem se mostrar necessárias.
Não é preciso dizer que a equipe deve ser mantida no circuito de todas as etapas da implementação da melhoria, desde o mapeamento dos processos até a identificação de gargalos, desde a busca de soluções até a elaboração e implementação de um plano de ação.
É importante manter o processo de melhoria dinâmico e reavaliar constantemente os resultados — o mais provável é que a primeira ideia de uma solução não seja a resposta perfeita para o problema. Verificar e avaliar constantemente lhe dará as informações necessárias para fazer quaisquer ajustes — ou até mesmo começar a desenvolver um plano B.
Não desconsidere nenhuma alternativa apresentada enquanto procura soluções para seus problemas — todas as opções devem ser consideradas como plano B (ou C ou D) se a que você decidiu aplicar não ocorrer tão bem quanto o planejado.
Como dissemos, é essencial conhecer e monitorar seus processos regularmente para mantê-los atualizados e eficazes. Mesmo processos antigos e estabelecidos podem perder sua eficácia e precisam de uma atualização de tempos em tempos. Como acontece com as pessoas, os processos não podem ser escritos em pedra; eles devem ser flexíveis o suficiente para se adaptar aos tempos.
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