O que é um Gargalo em Gerenciamento de Processos?

Se você tem algum conhecimento sobre gerenciamento de processos (ou se leu nosso artigo sobre o que é o método Kanban), provavelmente já ouviu falar um pouco sobre o que é um gargalo.

No contexto de gerenciamento de processos, o gargalo é um ponto determinado em que o fluxo de tarefas fica prejudicado ou chega a parar completamente.

Os gargalos acontecem quando não há capacidade suficiente para lidar com o volume de tarefas e informações. Por capacidade, quero dizer potencial para processar dados, a capacidade de um software, o tempo e know how de colaboradores, etc.

A palavra gargalo está relacionada ao formato de uma garrafa e como ela é moldada para que o “pescoço” seja sua parte mais estreita. Assim, ela se transforma no recipiente ideal para acumular líquidos, porque cria uma espécie de congestionamento, diminuindo o fluxo de líquido que sai do recipiente.

O que é gargalo em gereciamento de processos?

Do significado literal à aplicação prática no gerenciamento de processos, o termo é usado para descrever pontos de congestionamento em todos os tipos de processos, desde uma linha de montagem em uma indústria até o processamento de dados em softwares ou redes de computadores.

Os possíveis resultados de se ter um gargalo em seu processo são:

• Paralisação da produção;
• Aumento do tempo ocioso dos recursos (humanos ou materiais);
• Pressão dos clientes por resultados;
• Pouca motivação no ambiente de trabalho.

Existem gargalos de curto e de longo prazo. Os de curto prazo normalmente são temporários e não tendem a ser um grande problema. Eles têm a ver com um colaborador de folga, de férias ou uma máquina temporariamente indisponível. Já os de longo prazo acontecem o tempo todo e podem diminuir a produção ao longo do tempo. Por exemplo, quando uma máquina não está funcionando, causando uma fila na produção.

Diferença entre Restrições e Gargalos

Um gargalo, provocado por um recurso mais lento, ou uma restrição irão determinar os impactos em uma tarefa ou operação. Para conseguir identificar qual dos dois é o responsável, primeiro é preciso entender as diferenças:

• Restrição: é uma operação que limita o seu processo. Pode ser uma restrição física – equipamento, pessoal, falta de informações ou materiais – ou gerencial – políticas ou procedimentos padrão. Todo processo tem restrições. 
• Gargalo: é uma restrição que afeta os resultados do processo a ponto de não ser possível atingir as metas e objetivos finais. Por exemplo, uma restrição poderia limitar sua produção a “x” unidades por dia. Caso sua média de vendas estivesse abaixo de “x”, isso não criaria um gargalo. Por outro lado, caso a restrição não te permita entregar o que foi vendido, aí sim você está enfrentando um gargalo.

Para potencializar o desempenho geral de todo o sistema, você precisa ter algumas coisas em mente:

• Um gargalo afeta negativamente o resultado de todo o processo (não importa o quanto seus processos funcionem bem sem ele – se ele existir, vai  limitar a operação como um todo);
• Tempo perdido por causa de um gargalo é tempo perdido para toda a operação do seu negócio;
• O tempo economizado em processos que não estejam comprometidos pelo gargalo não vai melhorar o seu resultado final (pode ser que beneficie sua empresa em outras frentes e até ajude a reduzir custos, mas, ainda assim, será inútil se sua atenção não estiver no gargalo).

Por isso, dedicar-se para identificar, gerenciar e solucionar gargalos é crucial para o seu negócio. Se fôssemos abordar todas essas questões, teríamos um artigo muito longo. Em vez disso, optamos por dividir algumas dicas sobre como administrar os gargalos nos seus processos.

Quando o gargalo acontece?

Um gargalo surge quando um recurso necessário para que o processo flua atinge sua capacidade total e não consegue processar nenhuma demanda adicional. Por recurso você pode entender: um departamento da sua empresa, uma instalação ou uma máquina, por exemplo.

Por isso, é crucial identificar gargalos para resolver seu problema de recurso o mais rápido possível. Outro esforço importante é analisar constantemente os processos, para prever os possíveis próximos gargalos e não deixar que atrapalhem a produção.

Os gargalos surgem quando a carga de trabalho recebida é maior do que o recurso pode suportar, prejudicando a continuidade, o rendimento e o resultado final de todo o processo. Ter um gargalo cria uma fila de demandas e atrasa a entrega. Por isso, é importante lidar com todos os gargalos para ter um fluxo de trabalho otimizado.

O Kanban é um dos métodos que permite gerenciar seu processo estrategicamente. Com ele, fica fácil identificar os gargalos e otimizar recursos para evitar as consequências de um processo que atinge sua capacidade máxima.

O que acontece quando um gargalo é ignorado?

A decisão de ignorar um gargalo após descobrir que ele existe nunca é boa para o andamento de um processo e para os objetivos do negócio.

Entre as consequências dessa decisão, estão:

• Contratar sem necessidade: às vezes a sua equipe está completa e tem plena capacidade para dar conta das etapas do processo, no entanto, por conta do gargalo que não foi resolvido, você acha que precisa de mais uma pessoa no time. A princípio, a contratação parece ser a decisão certa, mas logo fica claro que tem uma pessoa sobrando no grupo.
• Prejudica a produtividade: é comum os gargalos atrasarem o andamento das tarefas, então, em um momento alguém acaba sobrecarregado por causa da demanda e em outro há poucas atividades para serem executadas, causando um desequilíbrio na rotina das pessoas, o que impacta diretamente a produtividade do time.
• Trabalho acumulado: se a demanda é afetada por causa de um fluxo que não flui como deveria, o acúmulo de trabalho será inevitável, fazendo com que o tempo para finalizar determinadas tarefas seja maior do que o esperado.
• Atraso na entrega de projetos: com baixa produtividade e trabalho acumulado, não é surpresa nenhuma imaginar que haverá atraso nas entregas dos projetos. E atraso significa cliente insatisfeito, receita abaixo do esperado, retrabalho para a equipe, enfim, inúmeras situações que vão atrapalhar o desempenho do seu negócio.
• Metas não alcançadas: se os prazos para as entregas dos projetos não são cumpridos, consequentemente, as metas não serão alcançadas, já que você precisará investir mais dinheiro e tempo para concluir o projeto que, provavelmente, estará atrasado.
• Inconsistência nos indicadores: outro problema muito grande que um gargalo pode trazer para um negócio é a inconsistência nos indicadores. Em um mês parece que está tudo certo, os objetivos foram alcançados, mas no outro os números caem e nada do que foi previsto foi atingido causando um grande estresse nas pessoas que trabalham na empresa.

Os problemas que um gargalo ignorado pode causar são muito grandes e as consequências podem demorar para serem revertidas, então, fique de olho nos fluxos de trabalho da sua empresa e seja ágil na tomada de decisões que vão resolver esse gargalo.

Como gerenciar e resolver um gargalo de processo?

Qualquer ação tomada que afete diretamente o gargalo, vai impactar positivamente todo o sistema, já que é ele a limitação no momento. Por isso, investir tempo e energia para melhorar seus métodos de trabalho e processos ligados ao gargalo, vai aperfeiçoar a produção em geral e melhorar o sistema como um todo.

Assim que identificar o gargalo, especifique uma margem de segurança para que ele possa ficar sob controle. Fique atento para garantir que o processo que gerou o gargalo tenha todos os recursos necessários para fluir melhor. Além disso, garanta que esses recursos sejam sempre de alta qualidade e treine sua equipe, impedindo que  fiquem ociosos por alguma ausência ou equipamento quebrado.

Se ainda não souber como melhorar o processo, você pode ao menos fazer o possível para impedir que ele piore. Vigie o gargalo de perto e evite erros que possam reduzir ainda mais a produção.

Garanta que o trabalho recebido na etapa do gargalo tenha a maior qualidade possível. Se você permitir que ocorram erros antes do gargalo e que o trabalho chegue até ele com menos qualidade do que o esperado, vai criar mais problemas e afetar mais ainda a velocidade das entregas.

É essencial observar atentamente o gargalo e monitorar as variáveis de desempenho para determinar o impacto de cada ação executada. Assim, você continua se movendo na direção certa.

Colocar em prática uma ou mais dessas técnicas vai te ajudar a aumentar a produção e melhorar os resultados nos gargalos dos seus processos. Por consequência, vai afetar positivamente os resultados da empresa em geral. Inclusive melhorando os resultados financeiros do negócio. Por isso, vale a pena ficar de olho nesses gargalos.

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