Como identificar gargalos em seus processos?

Identificar falhas nos processos da sua empresa não é um exercício fácil e você não pode realizá-lo se não dedicar tempo e esforço a ele. Muitas empresas parecem insistir em usar processos antigos e desatualizados, mesmo que não sejam mais tão eficazes quanto costumavam ser. Essa é uma das muitas razões pelas quais é tão importante dar um passo para trás e realmente olhar para seus processos e trabalhar para identificar gargalos e constrangimentos.

Gargalos, como vimos em um post anterior, são congestionamentos na estrada suave que devem ser seus processos — são barreiras entre você e as metas estabelecidas para a sua empresa. Aqui estão algumas ideias importantes que você deve considerar para identificar e gerenciar gargalos de processos.

Nós abordamos o assunto de mapeamento de seus processos — e quão importante ele é — mais de uma vez neste blog, então vamos manter isso curto. Mapear seus processos e observá-los de fora permite que você analise seu desempenho geral. Ele também permite identificar os gargalos existentes — são as etapas que, devido à falta de capacidade ou mesmo desempenho, restringem sua capacidade de produção.

Analisar minuciosamente seus processos também pode ser exatamente o que você precisa para encontrar essas oportunidades de melhoria inesperadas. Na dúvida sobre como mapear seus processos e superar as dificuldades, observe a sua concorrência: como são seus processos e como eles superam os congestionamentos na estrada? Isso não só lhe dará uma visão clara, mas também garantirá sua vantagem competitiva.

Uma vez que você mapeou seus processos e seus passos, é hora de listar esses problemas críticos, os responsáveis por diminuir a eficácia de seus processos e por criar gargalos de processos. É importante fazer disso um processo interativo, envolvendo todas as pessoas englobadas pelos processos, permitindo que elas encontre erros ou falhas que um observador externo não perceberia.

Alguns exemplos de problemas e causas que você pode encontrar:

• Atraso nas entregas finais causadas por um computador lento;
• Um funcionário está sobrecarregado com tarefas enquanto outro está vago;
• Informações espalhadas em diferentes canais, causando erros de execução e atrasos.

Agora que você já destacou os gargalos do processo, você é capaz de olhar para eles objetivamente e começar a procurar maneiras de resolver esses problemas. Esse é mais um passo em que a participação de todos os envolvidos é altamente incentivada — quanto mais, melhor! Trabalhar em equipe, com diferentes pontos de vista e ideias, pode ser exatamente o que você precisa para encontrar soluções criativas e eficazes.

Estimular a interação não só lhe proporcionará uma ampla gama de ideias, mas também manterá a equipe integrada e comprometida com as mudanças que podem se mostrar necessárias.

Não é preciso dizer que a equipe deve ser mantida no circuito de todas as etapas da implementação da melhoria, desde o mapeamento dos processos até a identificação de gargalos, desde a busca de soluções até a elaboração e implementação de um plano de ação.

É importante manter o processo de melhoria dinâmico e reavaliar constantemente os resultados — o mais provável é que a primeira ideia de uma solução não seja a resposta perfeita para o problema. Verificar e avaliar constantemente lhe dará as informações necessárias para fazer quaisquer ajustes — ou até mesmo começar a desenvolver um plano B.

Não desconsidere nenhuma alternativa apresentada enquanto procura soluções para seus problemas — todas as opções devem ser consideradas como plano B (ou C ou D) se a que você decidiu aplicar não ocorrer tão bem quanto o planejado.

Como dissemos, é essencial conhecer e monitorar seus processos regularmente para mantê-los atualizados e eficazes. Mesmo processos antigos e estabelecidos podem perder sua eficácia e precisam de uma atualização de tempos em tempos. Como acontece com as pessoas, os processos não podem ser escritos em pedra; eles devem ser flexíveis o suficiente para se adaptar aos tempos.

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Escrito por

Isabelle Wuilleumier Salemme

Head of Customer Support @Pipefy. She uses her extensive Pipefy knowledge to help users make the best of Pipefy via support and writing informative content pieces. Besides being in charge of support, she's an avid reader, a coffee lover, and a professional photographer.