5 melhores integrações de Pipefy para Contas a Pagar

Carina Bacelar

Em um estudo publicado em julho de 2021 sobre aplicativos para o processo de contas a pagar, a consultoria Gartner considera que “o mercado de automação de faturas de contas a pagar está evoluindo rapidamente à medida que as regulamentações governamentais pressionam as organizações a digitalizar”. 

De fato, a precisão e rapidez nas contas a pagar tornam a transformação digital quase obrigatória em um mercado cada vez mais exigente e competitivo. Por isso, muitas empresas têm recorrido a ERPs (sistemas de gestão de recursos empresariais na sigla em inglês) e aplicativos diversos para acelerar seus processos. No entanto, a descoordenação entre todos eles pode representar outro problema, comprometendo a qualidade do trabalho da sua equipe. 

Para atacar esse gargalo, o Pipefy permite que você integre diversas plataformas com workflows à prova de erros, que vão centralizar as ações e informações do seu processo. Essa conexão é automatizada, liberando sua equipe de tarefas repetitivas e manuais. Neste artigo, apresentamos as 5 melhores integrações de Pipefy para Contas a Pagar, e como funcionam.

O processo de contas a pagar

O processo de contas a pagar existe para garantir organização dos pagamentos previstos aos fornecedores. Isso significa que eles não serão remunerados antecipadamente, mas durante ou depois da prestação do serviço (ou da aquisição do produto). 

O trabalho do time de Contas a Pagar influencia diretamente as projeções e as demonstrações financeiras de uma empresa, e pode até afetar seu lucro. Pagamentos atrasados, por exemplo, geram multas e prejudicam a classificação de crédito, o que é perigoso para qualquer negócio.

Por outro lado, atrasos também comprometem a relação da empresa com seus fornecedores, que podem passar a cobrar mais caro preventivamente. Já eventuais pagamentos feitos de forma duplicada minam recursos silenciosamente. Essas duas falhas fazem com que a precisão e a padronização de ações sejam muito importantes em um processo de contas a pagar. 

Abaixo, listamos as principais etapas de um workflow de contas a pagar:

  1. Preparar e distribuir ordens de compra.
  2. Emitir um relatório de recebimento, com as mercadorias recebidas e sua quantidade
  3. Checagem da fatura enviada pelo fornecedor.
  4. Verificação em três etapas, onde é feita a conferência dos dados da ordem de compra, da fatura e do relatório de recebimento das mercadorias. Se os dados das três baterem, o pagamento é autorizado.
  5. Processamento dos pagamentos, seja na data ou mesmo antes do vencimento, conforme combinado entre a empresa e seu fornecedor.
  6. Atualização dos registros de contas a pagar, com documentos e comprovantes anexados. 

Como melhorar o controle de contas a pagar

Para melhorar o controle de contas a pagar e ter menos erros em seus processos, cada vez mais empresas estão aposentando planilhas e documentos impressos e migrando para softwares de gestão de processos de negócio, como o Pipefy. 

No Pipefy, você consegue montar seu workflow de contas a pagar do zero, definindo regras e etapas em um ambiente de navegação muito fácil, onde você não precisa entender nada de código. Você pode também aproveitar o modelo pronto de workflow de contas a pagar, construído com base nas melhores práticas do mercado.

Independentemente do caminho escolhido, conte com Pipefy para automatizar seu processo de contas a pagar, incluindo o uso de ERPs e softwares externos. Muitas equipes já usam programas para notificar aprovações ou emitir Ordens de Compra, e você pode continuar a contar com eles, mas agora a partir de um processo organizado, centralizado e automatizado. 

O princípio dessas integrações é o seguinte: um evento dentro do Pipefy, quando configurado, vai gerar uma ação no aplicativo externo, e vice-versa. Com isso, você consegue ampliar o alcance de suas automações, deixando seus processos cada vez mais rápidos e menos submetidos a falhas humanas. Além disso, você consegue abrir espaço para que sua equipe foque seu tempo em gestão e em projetos, e não em ações repetitivas. 

A seguir, vamos mostrar como funcionam 5 das melhores integrações possíveis com o Pipefy, que facilitam seu processo de contas a pagar.

As melhores integrações para contas a pagar no Pipefy

Você provavelmente já deve ter esbarrado em programas como o Sage, NetSuite, QuickBooks, Slack ou Twillio, certo? Esses são alguns exemplos de softwares que auxiliam times de Contas a Pagar a gerir suas rotinas. Vamos mostrar a seguir como eles se contectam ao Pipefy e como você pode aproveitar essas integrações.

NetSuite

O Oracle NetSuite é um ERP que oferece soluções financeiras unificadas para empresas de todos os tamanhos. Dentro da plataforma, é possível administrar seu inventário e realizar gestão de pedidos, de compras e de contas a pagar, além de obter relatórios financeiros e fazer planejamentos com base nas contas da empresa. 

Você pode gerenciar seu processo de contas a pagar no Pipefy e manter os dados de controle financeiro e gestão da cadeia de suprimentos no NetSuite. É possível criar uma integração onde, ao selecionar um botão dentro do seu card no Pipefy, você emita uma ordem de compra no Netsuite. O mesmo pode ser feito se você mudar um card no Pipefy de fase, por exemplo. De modo reverso, o NetSuite pode informar o número da ordem de compra ao card do Pipefy. 

Sage

O Sage é uma outra alternativa robusta quando falamos em plataformas de gestão financeira. Dentro dele, é possível automatizar tarefas relacionadas às suas contas a pagar e todos os outros processos financeiros, e ainda obter análises e gráficos em tempo real sobre a sua situação de caixa. 

Conectando o Sage ao Pipefy, você consegue também registrar fluxos financeiros de uma plataforma na outra, emitindo ordens de compra no Sage a partir de ações no seu card e atualizando situações de pagamento no Sage a partir do Pipefy. 

QuickBooks

Outro software de contabilidade, o QuickBooks é focado em empresas médias e pequenas. Com ele, é possível emitir boletos, acompanhar o status de pagamentos e gerar notas fiscais e ordens de compra com dados cadastrados no sistema. Alguns bancos também permitem a conexão automática de suas contas com o programa. Em outros, é possível importar transações. 

Muitos comerciantes e empresários usam o QuickBooks para realizar a gestão de contas a pagar e receber. Na integração com o Pipefy, por exemplo, ao atualizar o card do processo de compras para “aprovado”, a ordem de compra é enviada para o fornecedor via QuickBooks. No programa, você consegue também gerenciar planos contábeis e guardar e centralizar recibos e outros documentos financeiros. 

Slack

O Slack é uma plataforma de comunicação muito usada no universo corporativo. Dentro dele ficam diversos canais privados ou públicos para a troca de mensagens, integrando times de uma mesma empresa. O envio e recebimento de mensagens no aplicativo também pode ser individual.

Nesse sentido, a integração do Pipefy com o Slack acelera fluxos de aprovação quando falamos em contas a pagar. Muitas vezes, um gestor financeiro é o responsável por validar a verificação dos invoices, relatórios e ordens de compra e autorizar o envio do pagamento. Assim, toda vez que um card  no Pipefy estiver pronto para receber essa autorização, esse supervisor vai receber um aviso no Slack, e não precisará “vigiar” o processo. 

Essa mesma lógica de integração também pode ser aplicada a outros programas de comunicação, como o Microsoft Teams. 

Twillio

O Twillio é uma maneira de conectar seus processos financeiros a números de telefone, possibilitando o envio de mensagens via SMS ou Whatsapp. Isso pode ser especialmente útil para notificar fornecedores da emissão de ordens de compra ou pagamentos em tempo real. Ou ainda para dar visibilidade sobre o progresso do processo de contas a pagar ao gestor de uma pequena empresa — que receberá informações em tempo real no seu celular. 

Bônus: Pipefy

A integração entre dois processos diferentes dentro do Pipefy também pode facilitar a vida do seu time financeiro. Usando essa estratégia, você pode criar um pipe (um workflow) só para processar pagamentos recorrentes, conectado ao seu fluxo de trabalho de contas a pagar. 

Dessa forma, ele servirá como um “banco de dados”, que vai processar pagamentos parcelados, e atualizar seu status das prestações quitadas no pipe principal. Você não precisará de calculadoras e muito menos de planilhas para fazer esse controle! Basta recorrer às integrações entre processos do Pipefy. 

Aposente sua planilha de Contas a Pagar

Planilhas de contas a pagar, papéis e documentos digitais são fontes permanentes de erros e descontrole. Para evitar recursos desperdiçados e retrabalho, substitua essas soluções ineficientes e deixe a transformação digital alavancar o desempenho do seu time de Contas a Pagar. Com Pipefy, além de todas as integrações que já mencionamos, você aproveita ainda:

Não deixe de aproveitar todos esses benefícios e eliminar problemas dos seus processos de trabalho. Confira todas as possibilidades de integração do Pipefy e todas as vantagens que a plataforma traz para times financeiros.

Escrito por
Carina Bacelar

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