As 5 melhores integrações do Pipefy para Contas a Receber

Carina Bacelar

O processo de contas a receber garante que clientes que paguem sua empresa no crédito sejam cobrados e enviem os valores devidos em dia. Esse processo é fundamental para a organização financeira de qualquer empresa — sem um workflow estruturado de contas a receber, é provável que seu time emita invoices com atraso, deixe passar pagamentos e prejudique a previsibilidade do caixa da empresa. 

Nesse sentido, automatizar o processo de contas a receber é uma solução fundamental para garantir seus pagamentos e ter mais visibilidade sobre seus fluxos financeiros. O poder dessas automações é ampliado quando você consegue integrar um software de gestão de processos e automações a outros programas de comunicação e de controle financeiro, além de ERPs ou outras plataformas que sua equipe já usa. 

Por isso, Pipefy, o software no-code/low-code que permite a você montar e automatizar workflows digitais, se integra a diversos programas úteis para processos financeiros. Neste artigo, vamos conferir algumas das melhores e mais importantes integrações do Pipefy que garantem processos de contas a receber mais ágeis e à prova de erros.

Como funciona o contas a receber de uma empresa?

Um workflow de contas a receber de uma empresa que comercializa produtos ou serviços funciona essencialmente segundo as seguintes etapas:

  • Pedido de compra: o cliente envia um pedido de compra, fornecendo detalhes do produto ou serviço e o valor a ser pago por ele.
  • Emissão do invoice: o fornecedor (no caso, a sua empresa) envia um invoice com o valor a ser pago, prevendo o prazo para pagamento e possíveis multas por atraso/descontos por antecipação de pagamento.
  • Registro: caso o pagamento chegue no prazo, ele precisa ser registrado pela empresa fornecedora e deve ser incluído em um relatório de contas a receber.
  • Cobrança: se essa transferência não for feita a tempo, o fornecedor precisa atualizar o invoice com o valor da multa prevista e enviá-lo novamente para o cliente. A partir daí, o processo se concentra em fazê-lo pagar, entrando em contato com os responsáveis pela compra e registrando as informações sobre a inadimplência, se for o caso.
  • Balanço: as informações dos valores não pagos também precisam ser incluídas em um balanço final, para que a empresa consiga ter uma previsão de quanto deveria receber e não foi pago dentro de um determinado período. 

Conduzir esse processo de forma transparente e organizada é crucial para se ter previsibilidade de caixa na empresa e minimizar prejuízos. Nesse sentido, as automações são aliadas, pois reduzem o número de tarefas repetitivas e manuais que, se executadas por profissionais, são potenciais fontes de erros e atrasos no processo. 

Segundo um estudo divulgado pela Research and Markets, o mercado de automações para contas a receber deve crescer de 1,7 bilhão de dólares em 2019 para 3 bilhões de dólares em 2024. “O foco crescente na melhoria do fluxo de caixa e na redução dos dias pendentes de pagamento, além do tempo de ciclo contábil reduzido são os principais fatores que impulsionam o crescimento desse mercado”, diz o estudo. 

Já uma pesquisa do portal PYMTS.com de 2018 apontava que 26% dos pequenos negócios planejavam automatizar seu setor de contas a receber, enquanto 33% das maiores empresas tinham a mesma meta. Durante a pandemia de Covid-19, quando muitas empresas ficaram inadimplentes e tiveram dificuldades de honrar pagamentos, ter um sistema de contas a receber automatizado foi fundamental para evitar perdas ainda maiores. 

Como melhorar o processo de contas a receber?

Já vimos que o controle e a transparência do processo de contas a receber é importante para evitar erros, permitir auditorias e conferir maior previsibilidade financeira à sua empresa, além de evitar a inadimplência. Segundo um relatório da McKinsey, empresas bem-sucedidas em reduzir problemas frequentes do processo de contas a receber adotaram as seguintes medidas: 

  • Estabeleceram sistemas de classificação de risco de crédito dos clientes, com políticas claras em relação ao grau de exposição da empresa ao risco de inadimplência. Esses dados não ficaram limitados aos times de Financeiro, e puderam nortear ações dos departamentos de Vendas, responsáveis por fechar os negócios com os clientes. 
  • Focaram em reduzir os atrasos de pagamento no futuro — e não os atuais. Empresas que optaram por prevenir a inadimplência em vez de resolver a inadimplência atual conseguiram mais sucesso em diminuir esse problema, atacando questões estruturais.
  • Padronizaram os termos de pagamento acordados pela empresa com seus clientes.
  • Fizeram uma análise criteriosa de dados, para mapear a situação financeira dos clientes e seu histórico de inadimplência.
  • Garantiram a colaboração entre os times de Vendas, Operações, Gestão de Projetos e a equipe responsável pela emissão das faturas, otimizando esse fluxo de trabalho. Para a McKinsey, automações são uma boa solução para agilizar invoices e evitar que eles contenham erros.

As integrações com outros programas podem ajudar sua empresa a alcançar cada um desses pontos. Conectando outros softwares à sua plataforma de gestão de workflows você consegue estender o alcance das automações, prevenindo erros e liberando sua equipe de tarefas maçantes e de arriscadas transferências manuais de dados entre os programas utilizados. 

As 5 melhores integrações para contas a receber no Pipefy

A seguir, vamos falar das cinco das principais integrações do Pipefy que otimizam processos de contas a receber. A lista inclui aplicativos de comunicação e programas muito utilizados por times de Financeiro para controle de contas e emissão de notas fiscais. 

NetSuite

O Oracle NetSuite é um ERP que oferece soluções financeiras unificadas para empresas de todos os tamanhos. Dentro da plataforma, é possível administrar seu inventário e realizar gestão de pedidos, de compras e de contas a pagar, além de emitir invoices, controlar recebíveis e obter relatórios financeiros para planejar melhor as contas da empresa. 

Você pode gerenciar seu processo de contas a receber no Pipefy e manter os dados de controle financeiro e gestão no NetSuite. Assim, um comando no Pipefy pode executar uma ação no NetSuite, e vice-versa. Por exemplo: um card no Pipefy (veja abaixo) pode ser atualizado quando um invoice for emitido no NetSuite. Ou então, selecionar uma opção dentro de um card no Pipefy pode determinar a emissão do invoice no NetSuite.

Outra possibilidade é criar um registro de cliente no NetSuite a partir da movimentação de fase de um card no Pipefy. Ou então, para fins de contabilidade e planejamento de contas, enviar dados da operação de pagamento ao NetSuite toda vez que o card for concluído dentro do Pipefy.

Xero

O Xero é um software de contabilidade que permite aos usuários pagar contas, receber de clientes e fazer conexões diretas entre seus processos financeiros e contas bancárias. Os invoices emitidos com o programa podem ser pagos imediatamente pelos clientes, pois já vêm com um botão para conclusão do pagamento, seja no débito direto ou no crédito. 

O programa permite também o envio automático desse documento por email para os clientes, sem precisar manualmente abrir sua conta de email e anexar um PDF. Você pode configurar também uma cobrança periódica emitindo invoices para clientes frequentes dentro de um intervalo de tempo pré-determinado. 

Por meio de integrações, você consegue fazer o upload de um anexo ou criar um invoice no programa a partir do workflow do Pipefy, centralizando todas as informações nesse software. Basta configurar para que o gatilho seja o preenchimento de um campo do seu card ou sua mudança de fase. 

Quickbooks

O QuickBooks é um software de contabilidade focado em empresas médias e pequenas. Com ele, é possível emitir boletos, acompanhar o status de pagamentos e gerar notas fiscais e ordens de compra com dados cadastrados no sistema. 

Alguns bancos também permitem a conexão automática de suas contas com o programa. Em outros, é possível importar transações. Nesse programa, você consegue também gerenciar planos contábeis e guardar e centralizar documentos financeiros.

Muitos comerciantes e empresários usam o QuickBooks para realizar a gestão de contas a pagar e receber. Na integração com o Pipefy, por exemplo, é possível criar um card a partir do recebimento de uma ordem de compra, ou emitir e enviar um invoice para o cliente apenas atualizando o campo de um card ou mudando-o de fase. Você pode também criar um novo registro de cliente no Quickbooks a partir de informações inseridas no Pipefy. 

Blip

O Blip é um software que conecta outros softwares a números de telefone. Com isso, ele permite que processos sejam integrados a chamadas, mensagens de texto, WhatsApp e Messenger, por exemplo. Isso facilita a comunicação entre as partes envolvidas.

No caso do processo de contas a receber, o Blip pode ser bastante útil para se conectar com clientes e com supervisores. É possível marcar em um card no Pipefy, por exemplo, que um invoice foi emitido, e notificar o cliente imediatamente por SMS, aumentando a visibilidade sobre o documento. Ou então notificar um supervisor dentro da sua empresa cada vez que um card mudar de fase para “pago”, ou para “atrasado”. 

Slack 

O Slack é uma plataforma de comunicação interna muito popular entre empresas. Dentro dele ficam diversos canais privados ou públicos para a troca de mensagens, integrando diferentes times. O envio e recebimento de mensagens no aplicativo também pode ser individual.

A integração do Pipefy com o Slack facilita aprovações e notificações: se algum pagamento estiver atrasado, ou for efetuado, um supervisor pode ser notificado diretamente via Slack. É possível também criar uma cadeia de revisão para a emissão de invoices, por exemplo, e ter o documento aprovado diretamente por um responsável competente via Slack. 

Deixe sua planilha de contas a receber no passado

Alimentar seu processo de contas a receber manualmente, por meio de planilhas, emails e documentos soltos, é uma forma bastante arriscada de gerir fontes de receita que são tão importantes para a sua empresa. Com Pipefy, você consegue organizar e automatizar seu processo de contas a receber e conectá-lo com ferramentas que já usa e, assim, ampliar o poder e o alcance das automações.

Com isso, você obtém um processo à prova de erros e mais fácil e rápido de executar, liberando sua equipe para focar em tarefas complexas e que exigem criatividade. E mais: utiliza uma plataforma simples e intuitiva, onde é fácil de navegar sem ter qualquer conhecimento de programação.

Confira como Pipefy pode revolucionar o trabalho de times de FinanceiroGaranta um processo de contas a receber sem erros
Escrito por
Carina Bacelar
Content writer @ Pipefy. Articles about tech trends, business practices, and process automation.

Receba nossas postagens no seu e-mail