Mapeamento de processos: descubra o que é, e quais as vantagens

Um processo nada mais é que uma sequência de ações encadeadas que, quando realizadas, levam a determinado resultado. 

Para compreender melhor, podemos exemplificar citando o processo de contratação de um(a) colaborador(a). Para que ele funcione, é preciso elaborar a descrição do cargo, anunciar a vaga, analisar e selecionar os currículos, contatar os candidatos por telefone, agendar entrevistas, realizar testes, selecionar o ideal, negociar salário, tudo isso para finalmente chegar na contratação.

Como você pode ver no processo, de um lado temos um objetivo e, do outro, as etapas necessárias para alcançá-lo. O mapeamento de processos serve para otimizar esses processos, visando sempre a sua melhoria contínua.

Para compreender melhor o que é o mapeamento de processos, quais as etapas, vantagens e mais, continue a leitura deste texto.

O que é mapeamento de processos?

O Mapeamento de processos é uma técnica que as empresas utilizam para identificar e entender a sequência das atividades que compõem o fluxo de trabalho. Ele serve para mapear o passo a passo de operações como entradas, saídas e ações gerais.

Esse procedimento de compreensão e registro de documentação é fundamental para otimizar processos e melhorar as formas de atuação, por facilitar a observação de cada etapa em detalhes.

Além disso, o mapeamento de processos estabelece os procedimentos de execução das atividades em uma organização. Assim, reforça a importância de se seguir as etapas do fluxo de trabalho em uma ordem pré determinada.

O mapeamento de processos pode ser utilizado com diversos objetivos, tais como:

  • Compreender os processos: entender como funcionam os processos em sua execução;
  • Melhorar os processos: realizar melhorias e fazer adaptações necessárias no processo;
  • Documentar os processos: produzir uma documentação organizada e lógica sobre o processo (que pode ser utilizada na capacitação de colaboradores);
  • Padronizar os processos: garantir que os processos sejam executados da melhor forma possível;
  • Transformar os processos: promover mudanças significativas nos processos (quando necessário), de forma a remodelá-los.

Etapas

Quando se fala em mapear processos, pensamos em diagramas, fluxogramas ou planilhas. Contudo, antes de se elaborar uma metodologia de mapeamento, é importante reunir os envolvidos nas atividades, para estabelecer as tarefas a serem realizadas e os prazos a serem cumpridos.

Depois, há uma sequência de etapas que devem ser seguidas para garantir a eficácia do mapeamento. Confira a seguir:

1. Determinar o processo e a ferramenta que será utilizada

Para começar a mapear algo, é preciso saber o que exatamente você quer mapear, e por quê. É importante determinar os limites de um processo (onde ele começa e termina, e quais os seus limites ou fronteiras), assim como quais são suas entradas e saídas.

Depois de determinar o processo, é preciso escolher uma ferramenta para realizar o mapeamento, a qual já deve ser estruturada e conhecida no mercado. Há várias metodologias que podem te ajudar com isso, como SIPOC (Supplier, Input, Process, Output and Customer), VSM (Value Stream Mapping), BPI (Business Process Improvement), fluxogramas etc.

2. Determinar as informações necessárias e o nível de detalhamento

Após compreender o processo e objetivo do mapeamento, é preciso determinar qual é o nível de detalhamento do mapa do processo. O excesso de detalhes pode muitas vezes prejudicar a compreensão do processo.

É importante também definir quais informações serão levantadas. Devem ser priorizadas informações expressivas, que sejam relevantes e respondam o porquê do mapeamento.

3. Verificação e Validação do mapa do processo

Após determinar o nível de detalhamento e as informações, o desenvolvimento do mapeamento passa por uma verificação e uma validação, um processo que deve ser contínuo. 

Isso é necessário para que nenhum erro passe despercebido, como legendas, ícones etc. Para essa verificação, em geral, é utilizado algum tipo de ferramenta (determinada na primeira etapa do processo).

Já a validação tem como objetivo garantir que o mapeamento elaborado represente de forma fiel a realidade dos processos que foram estudados. Essa é considerada a etapa mais difícil, pois costuma existir três versões do processo: o que pensamos que acontece, o que realmente acontece, e o que deveria acontecer.

Quem irá realizar o mapeamento precisa focar no que realmente acontece no processo, para que só então possam sugerir melhorias. Isso exige um acompanhamento constante de todo o fluxo envolvido.

Exemplos e Modelos

Para entender melhor os exemplos de mapeamento de processos, é preciso compreender primeiramente os seguintes conceitos:

  • Diagrama de processos: é uma exibição inicial e mais simplificada do processo a ser desenvolvido. Nesta etapa, as atividades são organizadas sequencialmente. Esse diagrama pode ser desenvolvido em ferramentas mais simples, como o Microsoft Word, por exemplo.
  • Mapa de processos: é o segundo passo para desenvolver o seu processo. Nele estão identificados os participantes (colaboradores), os resultados, os eventos, atividades, fluxos entre outras regras estabelecidas.
  • Modelo de processos: é o resultado final das etapas anteriores, no qual são incluídos os últimos detalhes para o desenvolvimento, como fórmulas, descrições, comentários, decisões de fluxo, integrações com outros sistemas entre outros.

Como exemplo de mapeamento de processos, citamos a seguir alguns que utilizam a solução de BPM (Business Process Model):

Reembolso de despesas

Este é um processo que envolve um solicitante, o departamento financeiro e o gestor da área do solicitante. Confira o passo a passo do processo:

  1. O solicitante pede o reembolso de uma despesa;
  2. A solicitação passa por uma análise do departamento financeiro;
  3. Se aprovado, o reembolso é encaminhado para aprovação do gestor;
  4. Caso seja negado, o processo é encerrado neste momento;
  5. Quando aprovado pelo gestor, é realizado o pagamento da despesa;
  6. O comprovante de pagamento é enviado ao solicitante;
  7. O processo, então, é encerrado.

Pedido de compras

Este processo envolve um solicitante, o departamento de compras e financeiro. Confira o passo a passo do processo:

  1. O processo se inicia com uma solicitação de compras;
  2. O setor de compras recebe o pedido do material a ser comprado;
  3. Se aprovado o pedido, segue-se o fluxo;
  4. Cotação;
  5. Aprovação de cotação;
  6. Finalização da compra;
  7. Entrega ao solicitante;
  8. Fim do processo.

Solicitação de treinamento

Este processo envolve um solicitante, o departamento de RH e financeiro. Confira o passo a passo do processo: 

  1. O processo se inicia na solicitação do treinamento ao RH;
  2. Em seguida, ele passa por aprovação de custo no setor financeiro;
  3. Caso seja aprovado, o solicitante realiza o treinamento;
  4. O solicitante responde a uma pesquisa de satisfação após a realização do treinamento;
  5. Fim do processo.

Com a utilização de um mapeamento que determina um modelo dos processos, sua execução se torna mais simples e eficaz, otimizando o desempenho da organização. Uma boa ferramenta de mapeamento é muito importante para a gestão dos processos de forma mais eficiente.

Vantagens

Há muitas vantagens em se utilizar o mapeamento de processos. Dentre elas, destacamos algumas, a seguir:

Padronização do trabalho

A padronização é a implantação de normas técnicas que aumentam a conformidade, reprodutibilidade, segurança e eficiência das atividades do processo.

Quando os processos são mapeados, todos os colaboradores seguem um padrão na hora de executar as tarefas, o que facilita a continuidade das atividades e evita inconsistência em seu resultado.

Mais controle

O mapeamento possibilita maior compreensão e padronização dos processos, o que aumenta o controle sobre eles. O mapeamento também poderá passar por auditorias, de modo a garantir ao máximo a sua qualidade.

Ter maior controle sobre as atividades auxilia os gestores a terem uma visão futura dos resultados de forma antecipada. Além disso, ter tal controle torna o processo de acompanhamento mais simples, evitando surpresas ao final do mês.

Otimização de processos

Esse é um resultado esperado como decorrente de todas as vantagens que o mapeamento de processos proporciona. A otimização pode se refletir em redução dos custos de produção, melhoria na gestão dos processos, redução de falhas que prejudicam o desempenho das atividades, entre outros pontos.


Como pudemos ver, mapear os processos é um passo muito importante, mas é preciso saber o que fazer depois com os dados coletados nos diagramas e fluxogramas. 

Como utilizar essas informações? Esses levantamentos são o suficiente para garantir uma execução de processos padronizada? É aí que entra o Pipefy. Após mapeado o processo, é preciso manter o controle da sua execução. 

Independentemente de qual a metodologia você escolher para o mapeamento, podemos te ajudar a modelar esses processos em nossa plataforma, centralizar, padronizar, automatizar, controlar e acompanhar os seus processos.

Se você ficou interessado(a) e quer saber mais, entre em contato com nossos especialistas.

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