Mapeamento de processos: descubra o que é, e quais as vantagens

Team Pipefy

O que é um processo

Um processo nada mais é que uma sequência de ações encadeadas que, quando realizadas, levam a determinado resultado. 

Para compreender melhor, podemos exemplificar citando o processo de contratação de um(a) colaborador(a). Para que ele funcione, é preciso elaborar a descrição do cargo, anunciar a vaga, analisar e selecionar os currículos, contatar os candidatos por telefone, agendar entrevistas, realizar testes, selecionar o ideal, negociar salário, tudo isso para finalmente chegar na contratação.

Como você pode ver no processo, de um lado temos um objetivo e, do outro, as etapas necessárias para alcançá-lo.

Como fazer o mapeamento dentro da sua empresa 

Quando se fala em mapear processos, pensamos em diagramas, fluxogramas ou planilhas. Contudo, antes de se elaborar uma metodologia de mapeamento, é importante reunir os envolvidos nas atividades, para estabelecer as tarefas a serem realizadas e os prazos a serem cumpridos.

Depois, há uma sequência de etapas que devem ser seguidas para garantir a eficácia do mapeamento. Confira a seguir:

Determinar o processo e a ferramenta que será utilizada 

Para começar a mapear algo, é preciso saber o que exatamente você quer mapear, e por quê. É importante determinar os limites de um processo (onde ele começa e termina, e quais os seus limites ou fronteiras), assim como quais são suas entradas e saídas.

As entradas consistem nos insumos que o processo necessita para ocorrer, enquanto as saídas correspondem aos produtos resultantes de suas atividades. Reconhecer os dois casos é imprescindível para entender os objetivos que devem ser alcançados. 

Depois de determinar o processo, é preciso escolher uma ferramenta para realizar o mapeamento, a qual já deve ser estruturada e conhecida no mercado. Há várias metodologias que podem te ajudar com isso, como SIPOC (Supplier, Input, Process, Output and Customer), VSM (Value Stream Mapping), BPI (Business Process Improvement), fluxogramas etc.

Determinar as informações necessárias e o nível de detalhamento

Após compreender o processo e objetivo do mapeamento, é preciso determinar qual é o nível de detalhamento do mapa do processo. O excesso de detalhes pode muitas vezes prejudicar a compreensão do processo.

É importante também definir quais informações serão levantadas. Devem ser priorizadas informações expressivas, que sejam relevantes e respondam o porquê do mapeamento.

Entre os elementos mais importantes para identificação, estão aqueles que o processo necessita para alimentar suas entradas e convertê-las em saídas, delimitando o que é transformado no processo e o que é necessário para isso.

Estruturar regras de negócio

As regras de negócios correspondem às restrições que guiam a tomada de decisões referentes aos processos de uma empresa.

Por exemplo, se um processo exige a compra de insumos, pode ser definido que aquisições menores que R$ 1.500,00 sejam aprovadas pelos gerentes, enquanto aquelas maiores que esse valor devem ser autorizadas diretamente por um diretor. 

Essa estruturação é muito importante para compreender como os fluxos de decisões ocorrem no mapeamento de processos.

Verificação e Validação do mapa do processo

Após determinar o nível de detalhamento, as informações e de estruturar as regras, o desenvolvimento do mapeamento passa por uma verificação e uma validação, um processo que deve ser contínuo. 

Isso é necessário para que nenhum erro passe despercebido, como legendas, ícones etc. Para essa verificação, em geral, é utilizado algum tipo de ferramenta (determinada na primeira etapa do processo).

Já a validação tem como objetivo garantir que o mapeamento elaborado represente de forma fiel a realidade dos processos que foram estudados. Essa é considerada a etapa mais difícil, pois costuma existir três versões do processo: o que pensamos que acontece, o que realmente acontece, e o que deveria acontecer.

Quem irá realizar o mapeamento precisa focar no que realmente acontece no processo, para que só então possam sugerir melhorias. Isso exige um acompanhamento constante de todo o fluxo envolvido.

Criar planos de médio prazo

Com os processos mapeados e sua validação garantida, é chegada a hora de otimizá-los, promovendo melhorias para o aprimoramento contínuo da empresa. 

Reconhecendo seus principais obstáculos, conflitos, atividades críticas, entre outros pontos passíveis de otimização, planos devem ser estabelecidos para ampliar sua eficácia, com monitoramento contínuo para certificar-se de que as metas estão sendo atingidas no período pretendido. 

Vantagens

Visão 360 dos processos

Todas as vantagens mencionadas até aqui passam pela visão completa e precisa que o mapeamento de processos garante sobre as atividades realizadas pela empresa.

Ao analisar, registrar e documentar as ações, é muito mais fácil identificar seus gargalos, pontos passíveis de melhorias e eventuais oportunidades.

Com isso, não só a capacidade de controle e padronização aumentam, como também a assertividade na tomada de decisões, diretamente relacionada à otimização dos processos. 

Como a automatização de processos pode te ajudar

Além do mapeamento de processos, a automatização também é fundamental para padronizar e otimizar as atividades da empresa.

Com ela, os benefícios da tecnologia facilitam a execução de tarefas e de tomada de decisão, gerando resultados cada vez melhores e escaláveis. 

Os fluxos automatizados empoderam as equipes ligadas aos processos e ampliam sua capacidade de gerar resultados, gerando benefícios como:

  • Ganho de produtividade, com menor tempo e mais praticidade para a execução de tarefas, e profissionais mais dedicados a funções estratégicas;
  • Diminuição de custos, que está diretamente relacionada à redução de tempo e de recursos empregados nas atividades;
  • Segurança e confiabilidade, com uma menor incidência de erros e de retrabalhos e maior eficácia, com todos os parâmetros em conformidade com o previsto no mapa de processos;
  • Centralização dos dados, que permite uma coleta e processamento mais dinâmicos, além de total integração entre diferentes profissionais e departamentos;
  • Tomada assertiva de decisões, uma vez que as informações processadas são abundantes e fornecem insights para compreender a realidade do negócio e para estipular cenários preditivos;
  • Padronização, já que a automatização cria rotinas e processos contínuos, livres de desvios.

Como pudemos ver, mapear os processos é um passo muito importante, mas é preciso saber o que fazer depois com os dados coletados nos diagramas e fluxogramas. 

Como utilizar essas informações? Esses levantamentos são o suficiente para garantir uma execução de processos padronizada? É aí que entra o Pipefy. Após mapeado o processo, é preciso manter o controle da sua execução. 

Independentemente de qual a metodologia você escolher para o mapeamento, podemos te ajudar a modelar esses processos em nossa plataforma, centralizar, padronizar, automatizar, controlar e acompanhar os seus processos.

Se você quer saber mais, descubra aqui como melhorar continuamente seus fluxos de trabalho.

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