Um processo de contratação organizado dá autonomia para as empresas descobrirem, entrevistarem, selecionarem e fazerem uma oferta para o profissional certo com eficiência e facilidade.
De acordo com o Glassdoor, um empregador norte-americano investe, em média, US$4.000,00 para contratar um colaborador e o processo leva 24 dias. Assim, um processo de contratação ineficiente ou que resulta em nenhuma contratação (ou em uma má contratação) desperdiça recursos valiosos e coloca sua empresa em desvantagem competitiva.
Este artigo apresenta o passo a passo do processo de contratação e explica o que esperar e como proceder em cada etapa dele. Você pode desenvolver um fluxo de recrutamento sistematizado que proteja o tempo do seu time, respeite os candidatos e te posicione para reduzir os gastos comturnover ou esforços de contratação fracassados — não importa a indústria ou o tipo de cargo que você precise preencher.
Definições importantes no processo de contratação
Antes de nos aprofundarmos no passo a passo do processo de contratação, vamos discutir alguns conceitos essenciais que oferecem perspectiva sobre como pensar esse processo.
Qual é a diferença entre contratação e recrutamento?
Embora a contratação e o recrutamento estejam intimamente relacionados, cada um atua em um papel distinto, mas complementar, para ajudar as empresas a garantir novos talentos.
Empresas usam o processo de contratação para preencher uma vaga específica. Já o processo de recrutamento refere-se ao esforço contínuo de identificar candidatos altamente qualificados, ajudando-os a aprender sobre sua empresa e possíveis vagas, mesmo para uma posição que não está disponível no momento.
Se existe determinada carência de um tipo específico de candidato para a sua indústria, o recrutamento pode te ajudar a se conectar com colaboradores habilitados que podem preencher aquela necessidade e aumentar as chances de você — e não seus concorrentes — conseguir contratá-los quando chegar a hora certa.
Contratação Interna vs Externa
Muitas pessoas pensam na contratação como o processo de encontrar novos colaboradores a partir de uma pilha de currículos de pessoas que não trabalham ainda na sua empresa. Isso é chamado de contratação externa e é a abordagem mais comum quando se trata de processos de contratação.
Porém, as empresas também contratam internamente ao convidar seus colaboradores para se candidatarem a novas posições abertas. Essa contratação interna oferece diversas vantagens para o seu negócio:
Menos esforço para treinar colaboradores; um candidato interno já está familiarizado com a sua empresa
Salários iniciais para contratação interna são cerca de 20% menores, em média, quando comparados a contratações externas
A contratação interna dá aos colaboradores mais ambiciosos um caminho para avançarem em suas carreiras sem a necessidade de se candidatarem a vagas abertas pelos competidores
Níveis de retenção para contratações internas são comumente maiores que as taxas para contratações externas
Não importa se a empresa opta por preencher a vaga com candidatos externos ou internos, o processo de contratação deve ser simplificado e efetivo. Por isso, criar um fluxo de trabalho para ele pode te ajudar.
Usando um fluxo de trabalho de processos de negócio
Gerentes de contratação inteligentes irão mapear todo o processo de contratação em um workflow para processos de negócio — ou fluxograma — para que possam ver o quadro geral e identificar as oportunidades e os riscos antes de começar.
Workflows de processos de negócio podem trazer visibilidade e clareza para processos complicados. Podem te ajudar a mapear potenciais estratégias e avaliar os prós e contras de cada um para que você possa definir uma abordagem que funcione melhor para cada necessidade de contratação ou vaga aberta.
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Processo de contratação em 13 passos
Todo processo de contratação é único. Não existe nem um único processo que funcione para todos os tipos de contratação e de negócio. Um processo de contratação deve ser criado para as necessidades de um negócio e para o cargo específico para o qual você está contratando.
Todavia, geralmente, o processo de contratação inclui 13 passos comuns descritos a seguir. Você não precisa necessariamente seguir todos o tempo todo, mas eles podem te ajudar a construir um processo de contratação eficiente e consistente que torne a vida mais fácil para você e seus colaboradores.
1. Identifique e descreva a necessidade de contratação
Seu processo de contratação está condenado se você abordá-lo sem ter todos os objetivos claros em mente. Saber o cargo para o qual você está contratando não é o suficiente. Você deve definir as qualidades e qualificações essenciais requeridas para a colocação.
Pense se as expectativas associadas a esse cargo mudaram desde a última vez que você contratou para essa posição. Se é um cargo novo, avalie cuidadosamente como se relaciona a outros papéis e qual o valor que essa nova posição deve oferecer para a empresa.
2. Estabeleça um cronograma
A duração exata de cada fase do processo de contratação pode variar e você nem sempre pode prever isso com tanta antecedência. Entretanto, é possível estimar o tempo esperado para que cada passo seja finalizado.
Por quantos dias você irá aceitar candidaturas antes de revisá-las e agendar as entrevistas?
Quanto tempo você planejou para as entrevistas, tanto em termos de tempo alocado para cada entrevista quanto para todo o processo de entrevistas no geral?
Quão rápido você quer fazer a oferta e a integração do novo colaborador?
Respostas para perguntas como essas irão variar de acordo com o cargo e as necessidades da empresa. Em geral, quanto mais qualificações forem requeridas para o cargo, mais tempo irá levar para o processo ser concluído.
Lembre-se, um concorrente pode pegar esse candidato se você deixar seu processo de contratação rodando por muito tempo; esforce-se para ser o mais eficiente possível em seu cronograma.
3. Atraia candidatos
Postar vagas em quadros de emprego é a maneira mais comum de atrair candidatos. Essa abordagem, no entanto, permite que você alcance apenas pessoas que estão ativamente procurando uma nova vaga.
Se você quiser encontrar alguém com um conjunto maior de conhecimentos, considere postar nas mídias sociais para ajudar a conquistar a atenção de candidatos qualificados e que não estão, necessariamente, procurando por um emprego. Gerentes de RH se referem a esse conjunto de pessoas como candidatos passivos.
Você também pode contratar um recrutador especializado em determinada indústria (ex.: tecnologia) ou tipo de contratação (ex: nível sênior ou acima). Isso custa dinheiro, mas economiza tempo e energia, porque o recrutador é responsável pelo trabalho pesado de identificar os candidatos e escolher o certo para a revisão de quem está contratando. Muitos recrutadores de nível executivo também são especialistas em identificar candidatos passivos.
Indique claramente os deveres que o cargo requer, de qual departamento faz parte e quais as qualificações essenciais pelas quais você está procurando.
Anúncios de emprego muitas vezes não incluem informações salariais. Ainda assim, você pode indicar uma faixa salarial, especialmente se isso vai ajudá-lo a atrair mais candidatos (o que é provavelmente o caso se você oferecer um salário particularmente competitivo) ou evitar candidatos que não acabariam aceitando o cargo, porque o salário é muito baixo para eles.
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4. Acompanhe as candidaturas
Um trabalho corporativo típico atrai até 100 currículos por vaga e o rastreamento de todos esses dados pode ser desafiador, especialmente se você aceitar candidaturas por meio de vários canais.
É importante ter um método organizado e sistemático para acompanhar as candidaturas e gerenciar todos os documentos e informações disponíveis nos currículos. Você não quer arriscar ignorar um ótimo candidato porque não sabe onde encontrar o currículo dele.
5. Identifique os candidatos
Você pode adotar diferentes abordagens para escolher quando começar a revisar as candidaturas. Você pode incluir uma data de encerramento da inscrição na postagem do cargo, informando aos candidatos que as candidaturas aceitas posteriormente podem não ser revistas.
Você também pode estabelecer um prazo interno que não seja divulgado publicamente; isso dá mais flexibilidade para revisar currículos que chegam atrasados enquanto ainda se mantém um cronograma.
Em casos nos quais você não tem certeza de quantos currículos quer receber até determinado prazo nem qual é a data para começar a revisar todos eles, uma abordagem é esperar até receber uma quantidade de currículos que você julga ser suficiente.
Independente da abordagem que você tomar, uma vez que o processo começa, seja sistemático acerca da revisão de candidaturas e compare candidatos com base em um conjunto consistente de critérios.
6. Entreviste os candidatos
A entrevista é uma das partes mais intensas do processo de contratação. É quase a mais importante, pois é sua única chance de avaliar os candidatos “pessoalmente” e não só no papel.
Usamos o termo “pessoalmente” entre aspas, porque muitas entrevistas agora têm acontecido virtualmente, especialmente desde o começo da pandemia de COVID-19, que provocou o aumento no número de videoentrevistas em 2.149%, entre março e setembro de 2020.
Embora as entrevistas feitas pessoalmente sejam as preferidas para alguns empregadores e candidatos, é possível avaliar efetivamente os candidatos durante uma entrevista remota.
Uma entrevista de emprego regular, que consiste em stakeholders (gerente de contratação + líder do time + colegas potenciais) fazendo um grupo de questões para o candidato, não é sempre a melhor maneira de avaliar uma candidatura.
Considere compartilhar previamente algumas questões com os candidatos, para que ele ou ela possa vir com respostas bem pensadas. Isso te permitirá compreender como o candidato pensa quando lhe dão a chance de refletir sobre o problema antecipadamente.
7. Avalie as entrevistas
Depois de realizar as entrevistas, avalie cuidadosamente cada candidato com base em fatores como conjuntos de habilidades demonstrados, histórico de trabalho, entusiasmo sobre sua empresa e missão.
Esforce-se para utilizar um conjunto consistente de critérios para avaliar de maneira mais sistemática e objetiva possível. As partes interessadas também devem compartilhar notas para obter uma avaliação equilibrada de cada candidato.
Tenha em mente que a ordem em que os candidatos são entrevistados tende a impactar a forma como os entrevistadores os veem, com os candidatos entrevistados primeiro e por último desfrutando de algumas vantagens sobre os entrevistados no meio. Não deixe que isso impacte objetivamente a sua avaliação.
8. Comunique os candidatos que não foram selecionados
Após finalizar a etapa de entrevistas, não deixe de entrar em contato com os candidatos com quem você não pretende seguir em frente e informá-los do resultado. Isso pode beneficiá-lo no futuro se você tiver uma nova vaga para a qual um de seus entrevistados passados é um ótimo candidato.
O envio de avisos de rejeição claros e educados também incentiva os entrevistados a deixar avaliações positivas de sua experiência com sua empresa, o que reforça sua marca global e ajuda a recrutar no futuro.
9. Verifique antecedentes e referências
É prudente verificar referências e antecedentes antes de fazer uma oferta ao candidato líder nas entrevistas. Embora as empresas não possam exigir antecedentes criminais antes de fazer uma oferta, por exemplo, quando possível, uma verificação ajuda a evitar situações em que você oferece um emprego a alguém e depois descobre que a oferta precisa ser rescindida devido a questões reveladas posteriormente.
Antecedentes ou verificação de referência ajudam a descobrir se o candidato não completou um grau que ele ou ela alegou ter, ou se não pode obter uma autorização de segurança necessária.
10. Amplie a oferta
Quando estiver finalmente pronto para fazer a oferta, certifique-se de determinar todos os detalhes do pacote de trabalho antes de entrar em contato com o candidato. Esses incluem salário e benefícios associados ao cargo, mas também às expectativas de trabalho e a data de início prevista.
Quando fizer a oferta, não espere uma resposta imediata. É comum dar ao candidato até uma semana para decidir, embora você possa pedir uma resposta mais rápida se você estiver com um cronograma apertado.
Se os termos não forem negociáveis, deixe isso claro quando fizer a oferta. Caso contrário, espere que a maioria dos candidatos busque negociar os termos.
11. Providencie o contrato
Uma vez que o funcionário tenha aceitado informalmente sua oferta por telefone ou e-mail e você tenha estabelecido os termos, é hora de formalizá-la por meio de um contrato. Como há tantas variáveis e considerações, e as leis trabalhistas variam entre os estados, o melhor caminho é consultar um advogado trabalhista ao elaborar seu contrato.
12. Aceite da oferta
É educado dar a um novo contratado um dia ou dois para rever o contrato de trabalho formal antes de assinar. Assim que ele ou ela tenha assinado, o contrato sinaliza a aceitação formal de sua oferta, vinculando você e seu novo funcionário por meio dos termos acordados.
13. Inicie o processo de onboarding
A última etapa do processo de contratação é a transição para o processo de integração. O novo contratado aprende sobre os sistemas, procedimentos e expectativas da sua empresa e passa pelos treinamentos necessários para sua nova função. Procure fazer a transição do funcionário sem problemas, deixando claro quem supervisionará o processo de onboarding, quando ele começará e quanto tempo vai durar. Isso ajuda a construir uma jornada do colaborador positiva.
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Contratar novos funcionários é desafiador e gerir todos os passos necessários para um bom processo de contratação pode ser difícil, especialmente se você não tiver uma maneira de monitorar e gerenciar claramente todas as etapas.
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