O que é ERP? Entenda se vale a pena usá-lo

Gustavo Sumares
um escritório moderno com piso de madeira e paredes de cimento cru à noite, com duas mesas cheias de pessoas trabalhando em notebooks, iluminadas por luminárias pendentes do teto.

Empresas que procuram por recursos digitais para otimizar suas operações frequentemente se deparam com a sigla ERP. Ela se refere a uma categoria de programas extremamente potentes de gestão empresarial que surgiram há bastante tempo, mas seguem relevantes para negócios até os dias atuais. 

Ao longo deste artigo, vamos explicar o que é ERP, como esses sistemas surgiram, quais são suas principais funções, vantagens e desvantagens. Confira!

O que é a ERP?

A sigla ERP, em inglês, significa Enterprise Resource Planning — algo como “Planejamento de Recursos Empresariais” na tradução livre para português. Quando falamos sobre ERP, no entanto, não nos referimos ao ato de planejar recursos de empresas, mas sim de uma categoria de plataformas usadas para esse planejamento. 

Segundo a Gartner, ERPs são sistemas capazes de “entregar uma gama de aplicações de negócios”. Eles “compartilham um mesmo modelo de processos e dados, abrangendo processos amplos e aprofundados de ponta a ponta, como os de finanças, recursos humanos, distribuição, manufatura, serviços e supply chain”.

Ou seja: a consultoria define os sistemas de ERP como plataformas amplas, com recursos capazes de auxiliar na gestão de processos vitais para empresas. Eles fazem isso com recursos tecnológicos que ajudam a modelar os processos, automatizar tarefas, auxiliar a comunicação e dar mais visibilidade a dados estratégicos das empresas.

Se essa descrição parece generalista, é porque os sistemas de ERP geralmente também são. Esses softwares não costumam ser focados em um ou outro processo de negócio, mas podem ser adaptados e configurados para gerenciar vários deles com extrema competência. Ao centralizar dados desses processos todos, eles facilitam o acompanhamento da performance e a tomada de decisões. 

Se por um lado os ERPs são abrangentes e eficazes, por outro lado são também bastante caros. Eles normalmente são orçados por número de usuários, e segundo uma pesquisa recente, custam em média cerca de 8.300 dólares por usuário. Em empresas com mais de 500 usuários, esse valor salta para mais de 11.000 dólares, representando mais de 5,5 milhões de dólares em custos de implementação.

E não se trata de um processo rápido. A implementação de um ERP pode levar de seis meses a dois anos ou até mais, de acordo com critérios como a complexidade do projeto e o tamanho da empresa. Customizações e alterações na plataforma também costumam demorar.  

Algumas das empresas e soluções de sistemas ERP com mais destaque no mercado atual são:

  • SAP
  • Oracle
  • Netsuite
  • SAGE
  • Epicor
  • Deltek

Como surgiu o sistema integrado de gestão?

Fica um pouco mais fácil entender o que é um ERP, o que ele faz e por que eles ainda são usados se entendermos um pouco da história desses sistemas. 

Embora sistemas de registro de dados sempre tenham existido, foi na década de 1960, com a popularização dos computadores, que as raízes dos ERPs atuais surgiram.

Origens

Segundo artigo da Pennsylvania State University, nos anos 60 as empresas começaram a criar aplicações tecnológicas primitivas (para os padrões atuais). O objetivo delas era ajudar a controlar estoque e a gerir processos como compras e contas a pagar. 

Os primeiros sistemas mais robustos desse tipo eram chamados de MRP, ou Materials Requirements Planning (“Planejamento de Requisição de Materiais”, na tradução livre para o português). 

Como o nome indica, o foco deles era ajudar na compra dos bens de que as empresas necessitavam para criar seus produtos. Ao consolidar dados de diversas partes (muitos dos quais não eram digitalizados), esses sistemas atuavam como fonte central e confiável de informações. 

A partir da década de 70, os MRPs se tornaram mais populares como ferramentas capazes de auxiliar empresas em crescimento. Sua natureza digital ajudava bastante no planejamento de compras, nas previsões de demanda e de estoque, e na organização da produção.

Conforme se tornava mais evidente que sistemas desse tipo poderiam ajudar empresas a trabalhar com mais eficiência, eles foram se consolidando enquanto solução. É com essa popularização que, na década de 80, consolidaram-se alguns dos principais provedores dessas plataformas, como SAP, IBM e Oracle.

Surgimento do termo ERP

Nesse ponto, os sistemas de gestão já eram capazes de auxiliar em mais processos do que apenas aqueles ligados diretamente a manufatura. Eram plataformas centralizadas que conectavam todos os departamentos da empresa, permitindo que todos tivessem acesso aos principais dados e recursos necessários para tomar decisões com mais assertividade.

Com isso, na década de 90, a Gartner cunhou a expressão Enterprise Resource Planning (ERP) como uma evolução do MRP. Isso reconhecia que esses programas agora beneficiavam empresas de todas as áreas, mesmo aquelas não relacionadas a com produção de bens. 

Mesmo para empresas de manufatura, os ERPs conseguiam integrar até departamentos que não estavam tão focados no processo de produção. A integração das áreas de produção com os responsáveis pela contabilidade da empresa, em especial, tornou-se essencial.

Internet, nuvem e mais

A popularização da internet comercial na década de 90 também impactou os ERPs. A conexão em rede tornava ainda maior o potencial disruptivo desses sistemas que tinham por objetivo dar precisão e visibilidade aos dados das empresas.

A Netsuite declara ter sido a primeira empresa a oferecer um ERP “na nuvem”, em 1998. Conforme o acesso à rede global se tornou mais rápido e acessível, modelos de ERP completamente gerenciados online viraram uma opção para empresas de escala menor. 

Isso porque não era mais necessário investir em toda a infraestrutura computacional necessária para ter um ERP. O sistema existia na internet, e bastava que os usuários pudessem acessá-lo: os servidores e maquinário mais pesado não precisavam mais estar localizados na empresa. 

Dos anos 2000 para cá, os ERPs se tornaram capazes de se integrar com mais programas de gestão, incluindo CRMs e HCMs, para consolidar ainda mais dados. Ganharam também a capacidade de interagir com dispositivos móveis e da Internet das Coisas (IoT.) 

Avanços mais recentes incluem sistemas de aprendizagem de máquina (machine learning), que visam refinar a capacidade preditiva desses sistemas.

Para que serve o ERP?

Como o nome deixa claro, o ERP serve para auxiliar no planejamento de recursos das empresas. De maneira mais específica, ele auxilia na modelagem dos processos de negócios da empresa, na gestão e execução cotidiana desses processos, e em dar mais visibilidade e confiabilidade aos dados das empresas.

Nesse sentido, o ERP funciona como um software de gestão de processos de negócios (BPM), mas numa escala muito grande, que engloba toda a empresa. Normalmente, cada departamento (Financeiro, Recursos Humanos, Produtos, etc.) usa um módulo diferente do ERP. O ERP em si é como se fosse a “cola” que une e dá coesão às ações e informações de todos os departamentos.

Alguns dos resultados que as empresas normalmente esperam atingir ao implementar um ERP são:

  • Mais clareza sobre os processos de negócios
  • Mais visibilidade sobre dados importantes
  • Melhor comunicação entre departamentos
  • Controle mais preciso de custos, prazos, estoque e pessoal
  • Mais eficiência na execução dos processos

Com esses resultados, a empresa consegue realizar seu trabalho com mais qualidade e agilidade, mesmo sem contratar mais pessoas ou investir em expandir seus recursos. Por isso, por mais que a implementação de um ERP seja um investimento vultoso, ela frequentemente traz resultados à altura.

Onde aplicá-lo?

Embora os custos relativamente altos restrinjam sua aplicação a organizações maiores, basicamente qualquer empresa pode usar um ERP. E dentro da empresa, praticamente todos os departamentos podem se beneficiar dessa plataforma. 

No entanto, algumas aplicações mais específicas de ERPs em departamentos já se consolidaram ao longo do tempo. Por isso, módulos de ERPs para esses setores costumam ser mais desenvolvidos e o uso cotidiano, mais fluido. Confira a seguir algumas dessas aplicações. 

Financeiro

Dados financeiros são vitais para qualquer empresa. Por isso, a visibilidade e controle que um ERP oferece são frequentemente aplicados a esse departamento. Os módulos financeiros de ERPs costumam ser usados para gerir processos de contas a pagar e receber, reembolsos, aplicações financeiras, entre outros.

Ao usar um ERP financeiro, a empresa consegue consolidar seus processos financeiros, organizar melhor seus documentos e ter mais clareza sobre o seu fluxo de caixa. A conexão do departamento financeiro com outras áreas também pode agilizar diversos processos de , em especial os que precisam negociar orçamentos com frequência. 

Produção

Os MRPs, antecessores dos ERPs, foram pensados tendo os processos fabris e produtivos como focos principais. Por isso, não deve surpreender que até hoje plataformas desse tipo tenham módulos populares dedicados a essa área. 

Nesse departamento, o ERP pode ser aplicado para ajudar em tarefas administrativas, como gestão de ordens de produção e controle de qualidade, por exemplo. Ter esse módulo conectado aos demais dados e processos da empresa é uma de suas principais vantagens.

Vendas

Times de Vendas também podem se beneficiar de um ERP. Uma possibilidade é usar essa plataforma como um CRM, organizando os dados de clientes e prospects da empresa e auxiliando no relacionamento com eles. A natureza abrangente dos ERPs ajuda a dar visibilidade e agilidade na negociação e envio de propostas comerciais. 

Outra opção é usar o ERP como sistema de controle de vendas. A empresa pode inserir dados de produtos e estoque no sistema e utilizá-lo para ter acesso a dados como faturamento e rentabilidade de cada produto ou serviço. E como esses dados estarão na mesma plataforma usada pelos times de Vendas e Financeiro, é possível automatizar o envio de notas fiscais, por exemplo. 

Compras

A automação de cotações e ordens de compra é outro uso comum do ERP. A plataforma pode ser configurada para gerar ordens de compra com determinada frequência, ou quando perceber uma necessidade de determinados insumos — já que os dados do estoque de materiais também estarão disponíveis lá.

Isso facilita também a criação e envio de relatórios da área. Além disso, o ERP também pode centralizar informações de contato de fornecedores e facilitar a obtenção de cotações. A conexão com o departamento financeiro também pode tornar os processos de compras mais ágeis. 

Logística

Processos de logística e de supply chain são comumente beneficiados pela implementação de um ERP. A centralização de dados que o sistema proporciona facilita especialmente a gestão de cadeias produtivas longas, com muitas variáveis, que exigem informações de várias fontes para serem executadas com eficiência máxima. 

Isso não é interessante apenas para empresas com cadeias logísticas longas. Mesmo companhias que precisem gerenciar frotas ou entregas de produtos podem aproveitar as vantagens que o ERP oferece.

Recursos humanos

Os módulos de ERP voltados para recursos humanos funcionam como softwares de gestão de processos para RH. Eles permitem que a empresa execute diversas rotinas comuns da área, desde a solicitação de abertura de vagas até o agendamento de férias.

Embora o RH não seja o foco de alguns ERPs, ainda há diversas empresas que usam sistemas desse tipo para sua gestão de pessoas. Frequentemente, isso é fruto de uma expansão do uso do ERP para outras áreas após a implementação inicial. 

A grande vantagem que isso traz é reunir os dados dos colaboradores e banco de talentos na mesma plataforma usada pelos demais departamentos.

Como o ERP funciona nas empresas?

Para ilustrar melhor como um ERP funciona nas empresas, pode ser interessante trazer um exemplo hipotético.

Imagine uma empresa que produz móveis de madeira. Essa empresa tem uma necessidade praticamente constante de adquirir madeira para montar seus produtos. Mas como os marceneiros e fabricantes dos móveis não são as mesmas pessoas responsáveis pela aquisição de insumos, isso pode trazer problemas. 

Um ERP consegue amenizar esses problemas. Por meio dele, todas as unidades de negócio têm mais visibilidade sobre os diversos tipos de madeira que a empresa usa. Os marceneiros podem abrir solicitações diretamente ao time de Compras quando os estoques estiverem baixos, facilitando a comunicação.

Ao mesmo tempo, o time de Compras consegue acompanhar em tempo real esses estoques. Os profissionais podem até configurar ordem de compras para serem feitas automaticamente em determinadas datas. Se precisarem fazê-las manualmente, conseguem facilmente encontrar os dados de diversos fornecedores no próprio ERP. 

A liderança da empresa, por sua vez, pode acompanhar o trabalho de cada departamento. Observando como cada departamento trabalha, os líderes podem identificar oportunidades de melhoria nos processos da empresa. E com acesso instantâneo a dados importantes sobre seus negócios, podem tomar decisões estratégicas de maneira mais confiante. 

Agora, imagine uma empresa multinacional que crie produtos bem mais sofisticados do que móveis de madeira. Seus produtos exigem muitos insumos diferentes. Eles precisam vir de fornecedores diferentes, para fábricas em diversos países. E devido a essa diferença geográfica, os preços dos insumos variam conforme o mercado internacional. 

Para essa empresa, os benefícios de um ERP devem ser ainda mais evidentes. 

Quais são as vantagens do ERP para empresas?

As vantagens de usar um ERP já devem ter ficado claras ao longo deste artigo. De maneira geral, eles ajudam a conectar departamentos, centralizar dados e otimizar a comunicação. Isso ajuda os profissionais da empresa a trabalharem com mais clareza e visibilidade, tomando decisões de maneira mais embasada.

Os principais diferenciais que um ERP oferece às empresas podem ser resumidos da seguinte maneira:

  • Visibilidade: Como os dados ficam todos na mesma plataforma (ou centralizados numa plataforma capaz de puxar dados de diversas fontes), fica mais fácil ter acesso a informações importantes para a tomada de decisões estratégicas.
  • Confiabilidade: Ao adotar o ERP como fonte oficial de informações, os profissionais podem ter certeza de que todos os dados presentes nele estarão corretos. 
  • Comunicação entre departamentos: Uma vez que os departamentos se conectam pela mesma plataforma, podem ver com facilidade todos os dados de que precisam para realizar suas tarefas. A comunicação entre profissionais para esclarecer dúvidas também fica mais direta.
  • Transparência: Para gestores, o ERP proporciona uma visibilidade maior sobre os dados da empresa e sobre as operações de cada área. Visualizar o impacto do trabalho de cada profissional sobre os resultados finais se torna muito mais imediato.
  • Automação: Os ERPs são capazes de automatizar tarefas repetitivas e manuais, o que pode economizar muito tempo de determinados departamentos. Também evita erros causados por inserção manual de dados. 
  • Eficiência: A facilidade de comunicação e acesso a dados que o ERP proporciona faz com que os profissionais percam menos tempo procurando por informações. As automações, por sua vez, liberam esses profissionais de tarefas repetitivas. Com isso, eles podem realizar seu trabalho mais rapidamente e focando nas iniciativas que agregam mais valor aos clientes da empresa.

E as desvantagens?

Um aspecto importante dos ERPs que pode não ter ficado muito claro é que eles também têm desvantagens importantes. Eles não são a melhor opção para qualquer empresa, e é essencial ter conhecimento dos problemas que eles podem trazer antes de decidir pela sua implementação.

A seguir, citaremos algumas das principais desvantagens dos ERPs. Conhecê-las pode ajudar sua empresa a tomar uma decisão mais acertada sobre a escolha de um software de gestão de processos. Confira:

Falta de flexibilidade

Ao serem implementados, os ERPs são feitos quase que “sob medida” para os processos da empresa. No entanto, se esses processos mudam, e alterar o ERP costuma ser algo bastante trabalhoso e demorado. Eles exigem bastante conhecimento técnico para serem adaptados, e frequentemente necessitam de suporte ou manutenção do próprio fornecedor, o que pode custar caro. 

Isso é particularmente importante de se ter em mente para organizações em crescimento rápido, ou em mercados particularmente voláteis. Nesses cenários em que adaptar ou mudar processos rapidamente é essencial, a adoção de um ERP pode acabar ancorando a empresa em processos datados.

Custo elevado

Implementar um ERP é algo custoso em diversos aspectos. Primeiramente, há o investimento inicial, que frequentemente fica na casa de milhares de dólares por usuário. Custos de manutenção ou adaptação nos anos seguintes à implementação podem se somar a esse valor, tornando-o ainda maior. 

Mas é importante lembrar que essa implementação tem um custo de tempo igualmente enorme. 

Para que ela seja bem-sucedida, é necessário analisar e conhecer profundamente os processos de negócio da empresa, conversando com os principais responsáveis por cada um deles e explicando-os detalhadamente para o time responsável pela plataforma. O tempo desses profissionais também é um recurso valioso que precisa ser investido nessa iniciativa. 

Implementação lenta

Como mencionado no início deste texto, implementar um ERP costuma levar entre seis meses e dois anos. Isso porque o sistema precisa ser adaptado a cada organização em que ele é aplicado. Vale a pena investir esse tempo para garantir que o resultado final será alinhado às expectativas da empresa, mas mesmo assim é um tempo que nem toda organização tem. 

Outro risco que isso apresenta é o de que, quando o ERP finalmente estiver implementado, ele já não reflita mais os processos da empresa. Como a adaptação da plataforma também costuma ser demorada, a organização pode ficar presa num ciclo de eterno descompasso entre o sistema e as demandas das unidades de negócio.

Necessidade de treinamento

Além do tempo que leva para implementar o ERP, também é necessário investir no treinamento dos principais responsáveis por usá-lo no dia a dia. Esses programas não costumam ser muito intuitivos ou fáceis de usar; por isso, é essencial dedicar tempo para que os profissionais envolvidos sintam-se à vontade para explorar todos os recursos que eles oferecem. 

Em empresas com turnover elevado, isso pode ser um problema bem sério. Afinal, na hora que um novo colaborador entra na organização, é necessário treiná-lo no uso da plataforma. E se os principais responsáveis pelo sistema saírem da empresa, a organização pode acabar ficando com uma ferramenta que ninguém sabe usar direito. 

Risco de shadow IT

Se determinadas áreas sentirem que o ERP não está atendendo às suas necessidades, podem voltar-se para outras soluções tecnológicas — incluindo programas não aprovados pelo time de TI. Essa tendência, conhecida como shadow IT, pode se tornar um problema  grave.

O shadow IT não apenas representa um risco imenso de segurança da informação para a empresa como também anula muitos dos benefícios que o ERP oferece. Afinal, se ele deixa de ser a fonte única de dados, suas vantagens de visibilidade, transparência e comunicação assertiva ficam reduzidas. 

Felizmente, há alternativas para empresas que desejam implementar um software de gestão de processos de negócios sem um investimento tão grande. Nesse caso, os programas de BPM low-code são especialmente interessantes.

Eles podem ser configurados até mesmo por usuários que não têm conhecimento de programação, o que agiliza muito a implementação, facilita a adoção e diminui o tempo para obter retorno sobre o valor investido (ROI).

O Pipefy é um software low-code de automação de processos que se encaixa nessa descrição. Ele pode ser usado para planejar, automatizar e conectar processos de todos os departamentos de uma empresa. 

Mesmo em organizações que já usam um ERP, ele pode se integrar a essa solução, agregando flexibilidade e adaptabilidade aos processos para os quais o ERP não é adequado. Ele pode ser implementado rapidamente e sem nenhum custo inicial, o que faz dele uma solução interessante para empresas em busca de alternativas para sua transformação digital.

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Escrito por
Gustavo Sumares

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