O que é o método Kanban? Guia definitivo sobre o sistema

Você certamente já ouviu falar sobre o método Kanban, Kanban ou kanban board. Essa metodologia tem ajudado muitos times pelo mundo a executar suas tarefas e organizar seus processos com a máxima eficiência e excelência. Se você sofre com falta de visibilidade sobre suas tarefas de trabalho ou com um processo confuso, o Kanban pode ser uma solução. 

Ao pé da letra, Kanban significa “quadro de sinais” em japonês. O que faz sentido, porque você provavelmente está associando-o a cartões coloridos, distribuídos em um quadro físico ou em um software baseado na nuvem. 

Neste artigo, vamos explicar tudo o que você precisa saber sobre o método Kanban. O que é, como foi inventado, qual é sua utilidade, qual é a diferença entre ele e Scrum e qual é a melhor ferramenta para botar o Kanban em prática e revolucionar sua rotina.

O que é Kanban?

Kanban é uma metodologia de planejamento baseada na evolução e fluidez de seus quadros dentro de um processo. É uma metodologia ocorre visualmente, sempre da esquerda para a direita. Ele pode ser chamado de processo de fluxo de valor, pois a cada fase do quadro é agregado mais valor a ele, e assim ele evolui até ser concluído.

De acordo com o Lean Institute, “qualquer que seja a sua forma, o Kanban tem duas funções em uma operação de produção: instruir os processos para que fabriquem produtos e instruir manipuladores de materiais a deslocarem os produtos”.

Já a consultoria Gartner o define como “uma técnica usada em ambientes industriais de gerenciamento Lean (ou seja, just-in-time) para reduzir o tempo de ciclo do processo através do controle do fluxo”. Vale notar que há também o lean office, que aplica as mesmas técnicas para ambientes de escritórios.

Por ser um sistema de fluxo intuitivo, pode ser usado para o gerenciamento de tarefas na criação de um novo software, produto, aplicativo ou até mesmo para uso pessoal em sua rotina diária. 

A ideia é que os quadros de tarefas sejam colocados da esquerda para a direita em um processo visual horizontal. Para se entender melhor e organizar de maneira mais clara, o sistema do Kanban pode funcionar de dois tipos: sistema empurrado e sistema puxado. Falamos sobre esses dois tipos mais adiante.

Quem inventou o Kanban?

Agora que você já sabe o significado de Kanban, entenda sua história. Ele foi inventado na empresa automobilística Toyota, no âmbito do pós-Segunda Guerra Mundial, com a necessidade de aumentar a eficiência da produção automobilística. “Um dos engenheiros mais jovens da Toyota, Taiichi Ohno, recebeu a tarefa de aumentar a produtividade da empresa. O objetivo de Ohno era usar o conceito de just-in-time aliado ao princípio de jidoka [que significa, literalmente, “algo que se realiza por conta própria]”, conta a própria Toyota em sua página oficial. 

Em 1953, durante uma ida aos Estados Unidos, o engenheiro percebeu como os clientes pegavam os produtos das prateleiras nos supermercados: somente o que era necessário, no momento necessário e na quantidade necessária. 

Voltando ao Japão, com essa lógica em mente, ele criou o Kanban: os cartões de papel distribuídos pelo processo controlam a produção de acordo com a necessidade de itens. Os cartões eram anexados a cada produto que, depois de vendidos, voltavam para a linha de produção. Assim, as equipes só podiam trabalhar conforme chegavam cartões para elas. 

Popularização

A eficácia atingida com esse sistema, principalmente no controle de estoque, fez com que o método Kanban se espalhasse pelas linhas de produção da Toyota. Nos anos 60, foi desenvolvido um plano para difund-lo pela empresa, e ele acabou adotado em quase todos os processos da Toyota. 

Conforme o sistema Kanban se popularizou, passou a ser amplamente adotado na indústria de desenvolvimento de softwares nos anos 2000. A agilidade que o método ajudava os processos a atingirem casou muito bem com outra metodologia que surgiu nos anos 2000: o Manifesto Ágil (tradução de Agile), publicado em 2001. 

Os conceitos desse manifesto foram criados para tornar processos de desenvolvimento de produtos e softwares mais eficientes e simples. A ideia era apostar em processos colaborativos e contínuos, fáceis de medir e com troca intensiva de feedbacks. 

Foi a partir do casamento entre Kanban e a metodologia Agile que anos depois surgiram os quadros kanban como conhecemos hoje, com colunas e cartões que avançam por essas colunas até a conclusão do processo. Atualmente, processos de indústrias de qualquer setor e qualquer segmento são estruturados segundo o método. 

Diferença entre Scrum e Kanban

Muita gente confunde o Kanban e o Scrum. Mas afinal, qual é a diferença entre os dois? Podemos começar dizendo que o Scrum é um framework prescritivo que é usado dentro do contexto da metodologia Agile. Já o Kanban é um método independente, mas bastante utilizado por equipes ágeis para estruturar seus processos. O Scrum não estrutura processos, e sim prevê regras de como trabalhar em equipe para a gerir projetos.

O framework Scrum prevê, por exemplo, sprints de trabalho regulares com duração fixa, análise e feedbacks ao final de cada sprint, definição de um mestre Scrum etc. O Kanban apenas organiza os processos e suas tarefas por etapas, de forma a aumentar a visibilidade dos times. 

É possível, por exemplo, aliar os dois: estruturar um processo de desenvolvimento de produto ou serviço dentro do Kanban segundo os preceitos do Scrum de velocidade, reuniões constantes e valorização dos feedbacks. 

Tipos de Kanban

O método nasceu nas linhas de produção e, consequentemente, é dividido em dois tipos de uso para essas linhas: produção e movimentação. 

Kanban de movimentação

O Kanban de movimentação é aquele processo que notifica os setores envolvidos na linha de produção para que saibam quando uma determinada ação deve ser realizada ou quando é preciso esperar por próximas ações para que o processo seja concluído.

Kanban de produção

Já no de produção, usam-se murais ou softwares semelhantes em um espaço que possa ser visto por todos os funcionários envolvidos no processo. Esses murais normalmente são divididos em 3 seções: To-Do (a fazer), Doing (fazendo) e Done (concluído). 

Porém, se seu processo necessitar de mais seções para ser melhor desenvolvido, esse tipo pode ser facilmente adaptado. A ideia é que em cada seção sejam colocados adesivos para representar as ações e a elas sejam dadas uma breve descrição da atividade a ser realizada, um prazo e o nome do colaborador responsável por executá-la.

Vale ressaltar aqui que hoje o quadro Kanban é usado muito além do setor industrial. Empresas de prestação de serviços, por exemplo, também utilizam o quadro para as atividades acessíveis e visíveis para seus funcionários.

Sistemas

O Kanban board evita que os colaboradores fiquem ociosos ou sobrecarregados, garantindo que cumpram todas as atividades de forma eficiente e colaborativa. Ele faz parte de um sistema de produção puxado, ajustado à demanda por produtos ou serviços. Veremos a definição desse sistema a seguir.

Sistema Puxado

Um sistema puxado ocorre quando existe um espaço livre para a tarefa ser executada pelos participantes. Logo, a tarefa é “puxada” para ser feita. Isso só é possível quando se determinam limites para as unidades de trabalho em progresso. Assim o sistema não sofrerá com sobrecarga se os limites forem determinados da forma certa. 

Usando esse modelo, o ideal é encontrar um equilíbrio entre a capacidade do time e a demanda que é esperada dele. Esse tipo de sistema possibilita que a equipe produza somente o necessário, de acordo com a demanda. Com isso, ela consegue evitar gastos de tempo e dinheiro desnecessários.

Sistema Empurrado

Já no sistema empurrado, a produção acontece em larga escala, e  é voltada para a estocagem do produto. O planejamento normalmente é baseado em projeções e estudos de mercado, e o produto precisa ser anunciado e divulgado de maneira intensiva para gerar demanda suficiente. 

Ou seja, tenta-se produzir o máximo possível e em grandes quantidades, sem considerar a real necessidade dos clientes. Ao utilizar esse sistema, a estratégia de vendas e marketing é focada em “empurrar” e, automaticamente, vender o produto para o cliente. Em um processo como esse, existem pontos negativos para a equipe como: sobrecarga, demora nas entregas, grande quantidade de tarefas e exaustão dos colaboradores envolvidos.

Como funciona o Kanban?

O Kanban de produção, como conhecemos, hoje funciona como um quadro, dividido em colunas. Cada uma dessas colunas representa uma etapa de um fluxo de trabalho. O quadro mais simples possível seria dividido em “A fazer”, “Fazendo” e “Feito”. 

Mas esse sistema pode ser mais complexo. Você pode criar quantas colunas forem necessárias até o resultado final desejado, e nomeá-las como quiser. 

Além das colunas, o outro elemento que compõe o método são os cartões ou cards. Cada um deles representa uma atividade que será executada ao longo do fluxo de trabalho representado no Kanban. 

É importante fornecer algumas informações nesse cartão, como: nome e escopo da atividade, dados sobre o responsável e sobre o requisitante, deadline etc. A grande vantagem é que conseguimos saber o status de cada atividade coletivamente, o que aumenta a visibilidade e a colaboração dentro dos times. 

Alguns exemplos de atividades que podem ser representadas com cartões são: uma conta a pagar, um pedido de compra, uma avaliação de candidato em um processo seletivo, um pedido de conteúdo para a equipe de Marketing ou de Design, um chamado para o TI e muitas outras possibilidades. 

Atualmente, boa parte dos quadros Kanban são estruturados na nuvem dentro de um software, que simula uma versão digital de um quadro físico com colunas e post-its. Isso facilita a visibilidade e o armazenamento de informações sobre os processos. 

Para que serve o método Kanban?

Mas afinal, por que reorganizar seus processos dentro do método Kanban? Essa mudança vai trazer para sua equipe e para a sua produtividade uma série de vantagens. Vejamos algumas delas. 

Visibilidade 

Sem o Kanban, não existe um lugar centralizado onde todos podem visualizar todas as tarefas do time e quem é o responsável por cada uma, além do status de cada uma delas e o prazo. No gerenciamento por email, por exemplo, apenas o líder sabe o que cada profissional está fazendo — quando sabe. 

Além disso, com o trabalho remoto decorrente da pandemia de Covid-19, ficou mais difícil saber o que cada um está fazendo e o status de cada tarefa, já que não há contato pessoal entre os profissionais. Nesse sentido, o quadro facilita a gestão das equipes remotas ou híbridas.  

Flexibilidade

No sistema Kanban, você pode escalar seu trabalho com facilidade. Ao acrescentar etapas, seu processo ganha complexidade, e ele pode ser modificado a qualquer momento — basta adaptar as informações necessárias nos cards e as fases por onde eles passam.

Redução de desperdícios

Ao usar o método, você só mobiliza o time para as atividades a partir do momento em que elas são demandadas e entram no quadro. Isso evita sobrecarga dos profissionais, além de poupar tempo e recursos que seriam gastos em tarefas desnecessárias se não houvesse organização.  

Aproveitamento racional da força de trabalho

Graças à visibilidade conferida pelo sistema, é possível saber quem está sobrecarregado e precisa de ajuda, e quem não está com trabalho suficiente. Dessa forma, fica fácil redistribuir a carga de trabalho entre toda a equipe e evitar assimetrias.

Também é possível designar um funcionário específico para um tipo de atividade (a partir, por exemplo, de etiquetas ou de cores determinadas nos cartões). Isso ajuda no foco e agiliza a execução. 

Execução acelerada 

A divisão das atividades em fases evita falhas de comunicação e retrabalho, e dá mais visibilidade para o andamento do processo, estabelecendo deadlines claros. Isso faz com que os profissionais acelerem a execução, para que não fiquem “atrasados” diante de toda a equipe.

Produtividade

Um quadro Kanban é uma tela que centraliza todas as atividades, o que, por consequência, vai facilitar o trabalho da sua equipe. Com softwares como o Pipefy, que oferecem um quadro digital e na nuvem, equipado com funcionalidades que complementam o Kanban, você pode aumentar ainda mais a eficiência do time (além de automatizar tarefas, como falaremos adiante). 

Por isso, o aumento de produtividade é um dos grandes benefícios do Kanban, devido a informações centralizadas, tarefas e metas claras representadas visualmente e à facilidade de priorização resultante do acompanhamento das atividades em tempo real. Esse acompanhamento permite que o gestor tenha acesso aos dados necessários para tomar boas decisões e revisar estratégias se for preciso.   

Mas os ganhos de produtividade vão além. A utilização da metodologia Kanban, principalmente no caso de um quadro digital, possibilita a análise do que foi feito, já que está tudo registrado no quadro. É possível avaliar o tempo que cada tarefa leva para ser concluída, qual a capacidade de entrega da equipe, se estão ocorrendo desperdícios, gargalos ou se é preciso contratar mais profissionais para entregar os resultados desejados. 

Em suma, a metodologia Kanban vai permitir uma melhor gestão de recursos, tempo e pessoas, além de trazer foco para a equipe, aumentando assim a capacidade produtiva.

Como utilizar o quadro kanban? 

Como já vimos, o quadro Kanban pode ser usado de forma física ou digital nas empresas, hospedado em um software. Independentemente da forma, a lógica de utilização desse quadro tem a mesma essência: estruturar um processo organizado e aumentar a visibilidade das atividades ao longo dele. 

Por isso, o primeiro passo é dividir o quadro em fases. Existem três fases básicas e mínimas, que são “a fazer”, “fazendo” e “concluído”, como já mostramos. Mas você pode e deve customizar o número e o nome das fases de acordo com o seu processo (vamos apresentar alguns exemplos de diferentes fluxos de trabalho em Kanban ainda neste artigo). 

Feita a divisão de fases, você precisa pensar quais informações serão requeridas em cada cartão (ou card). Os cartões são as atividades que viajam, sempre da esquerda para a direita, dentro do Kanban board. Algumas informações relevantes são: nome da atividade, deadline, nome do responsável, descrição da atividade etc. 

Dessa forma, você vai mover os cartões de acordo com o status de cada atividade. Em um processo básico, todos eles são criados na fase “a fazer”, mas logo que começam a ser executados, são movidos para “fazendo”. Uma vez terminados, vão para “concluído”. 

Quanto mais fases personalizadas, mais camadas de detalhes são adicionadas ao seu processo, que ganha complexidade. É possível, por exemplo, criar uma fase “pausado”, para onde os cartões vão quando há algum problema que bloqueie a execução da atividade — e é interessante descrever esse problema no próprio cartão, para ganhar mais visibilidade. 

Exemplos e modelos de Kanban

Vamos agora conferir alguns exemplos de uso dentro de fluxos de trabalho típicos de diferentes times. 

Recrutamento

Um Kanban de recrutamento ajuda a dar mais visibilidade para os candidatos e suas habilidades, e evita falhas de comunicação que podem ser constrangedoras para todas as partes envolvidas. 

Na figura abaixo, você pode ver um exemplo deste modelo de recrutamento com as diferentes fases, incluindo entrevistas, referências, proposta aceita (ou não)  e candidatos não qualificados. 

Em cada card, preencha informações relevantes sobre o processo. No exemplo abaixo, temos: 

• Nome do candidato;
• Email;
• Como ficou sabendo da vaga;
• Motivo da aplicação;
• Currículo em anexo, entre outros. 

Pedidos de compra 

Em um processo de solicitação de compra, é muito importante ter informações completas e visibilidade sobre o andamento de cada pedido. Nesse Kanban, algumas fases relevantes são: triagem, cotação, aprovação, compra, concluído e arquivado. 

Ao entrar no processo, o card deve ter informações completas sobre a compra pedida e o seu requisitante. Insira informações como:

• Nome do solicitante;
• Email do solicitante;
• Centro de custo;
• Quantidade de produtos a serem comprados;
• Categoria da compra;
• Prazo ideal etc. 

CRM de vendas

No método, você pode visualizar com rapidez todos os leads e organizar seu funil de vendas, gerenciando oportunidades com mais eficiência. No exemplo abaixo, o processo de CRM de vendas está estruturado com as seguintes fases: 

• Prospecção;
• Discovery;
• Proposta; 
• Negociação; 
• Ganho;
• Perdido. 

Já os cartões deste quadro Kanban precisam ter informações sobre os clientes e sobre as oportunidades de negócios, que podem ser acrescentadas conforme o card avança no processo. 

Veja este exemplo de um cartão que chegou à fase de prospecção: é preciso informar o vendedor responsável, o tamanho da empresa e se o lead está qualificado, mas antes já foram inseridas as seguintes informações: 

• Nome da empresa;
• Informações para contato;
• Meio de contato.  

Marketing de conteúdo

Organização é fundamental para que os conteúdos produzidos sejam certeiros em alcançar seus públicos-alvo com as mensagens corretas. Ter um quadro online estruturando esse processo, portanto, é uma saída interessante para quem busca mais eficiência e resultados. 

Em um Kanban de marketing de conteúdo, você pode ter as seguintes fases (como na figura abaixo):

• Backlog;
• Pesquisa;
• Criação;
• A publicar;
• Publicado;
• Arquivado. 

Quanto mais completas as informações do card, mais eficiente será a criação do conteúdo solicitado. No exemplo abaixo, cada cartão deve ter preenchidas, inicialmente, as seguintes informações:

• Nome do solicitante;
• Email do solicitante;
• Tipo de solicitação;
• Público-alvo;
• Onde será publicado;
• Informações adicionais;
• Referências;
• Prazo de entrega.

Melhor ferramenta de Kanban

Como vimos ao longo deste artigo, o Kanban é um sistema de fluxo intuitivo, muito usado por adeptos da metodologia ágil para tornar o gerenciamento de atividades mais rápido e preciso, aumentando também a visibilidade do time e a colaboração. O Kanban organiza processos diversos, evitando erros e falhas de comunicação. 

Nesse sentido, o quadro kanban pode ser físico, com fases delimitadas ocupadas por cartões de papel, ou pode estar abrigado em um software, com todas as informações armazenadas na nuvem. 

A grande vantagem dessa última modalidade é permitir que o quadro Kanban seja movimentado onde quer que os membros do time estejam, que nenhuma informação seja perdida e que todos os cards possam ser atualizados e etiquetados em tempo real. Isso proporciona máxima visibilidade para os seus workflows. 

Pipefy é a melhor ferramenta para estruturar seus processos em Kanbans. Essa é uma solução que permite não só organizar seu processo em um ambiente digital como permite que você elimine tarefas repetitivas e maçantes da rotina da sua equipe usando automações muito fáceis de configurar. Com ele, a Magazine Luiza consegue criar mais de 3 mil peças de marketing por mês, por exemplo.

Com Pipefy, você consegue executar suas tarefas com mais agilidade e precisão, evitando erros que podem te causar problemas. Tudo isso em uma ferramenta fácil de usar, que não exige conhecimentos de programação ou de qualquer intervenção do time de TI da sua empresa para ser usada.