O que levar em consideração na elaboração de um orçamento de projeto?

Team Pipefy

Não importa qual seja o produto ou o serviço entregue por sua empresa: a elaboração do orçamento de projeto é decisiva para seu sucesso e para a satisfação dos seus clientes.

Além de ser uma ferramenta que determina o valor da solução oferecida pelo seu negócio, é nela que também estão contidas informações valiosas sobre as ações que serão realizadas.

Portanto, trata-se de um meio para dar previsibilidade às expectativas do consumidor e também de valorizar o seu negócio, alinhando cada atividade à sua devida contrapartida financeira.

Para elaborar um orçamento de um projeto, é necessário ter atenção a alguns pontos importantes para que tudo seja feito da maneira mais adequada possível.

Saiba mais sobre o assunto ao longo deste artigo. 

Entenda o que você deve considerar em um orçamento de projeto 

Todo empreendedor concorda que uma boa gestão orçamentária é indispensável. Afinal, quando não há controle e planejamento, toda a qualidade do trabalho pode ser comprometida.

Inúmeros segmentos do mercado devem utilizar o orçamento de projeto para prevenir-se contra possíveis perdas. Assim, poupa-se não apenas dinheiro, mas também otimiza-se o tempo.

Isso vai desde a definição dos custos de uma obra por uma construtora, até a criação de um software por um time de desenvolvimento, na prestação de serviços gerais, e assim por diante.

Tomando o segmento de TI como exemplo, um estudo da Harvard Business Review aponta que 1 em cada 6 projetos da área tem estouro de 200% nos custos pela falta de um bom orçamento.

Só este caso é o bastante para reforçar como um orçamento de projeto adequado pode ser decisivo. Sendo assim, não deixe de elaborá-lo com cautela, tendo atenção a pontos como:

Conhecer bem as demandas dos clientes

Todo gerenciamento de projetos deve ser centralizado nos clientes. Ao conhecer suas dores, necessidades e preferências, é possível desenvolver modelos mais assertivos de trabalho. 

Sendo assim, antes mesmo de criar uma planilha e de calcular seus gastos, você precisa definir o que mais agrega valor às pessoas que confiam nas soluções ofertadas por sua empresa. 

A partir disso, é possível reconhecer os pontos prioritários, eliminar redundâncias e estabelecer uma remuneração justa àquilo que será realizado. 

Definir um prazo de execução

Um orçamento de projeto eficiente deve ser claro e objetivo. Sua função não é apenas tratar sobre valores, mas também detalhar o acordo sobre o trabalho a ser feito.

Por isso, muitas vezes é necessário uma boa gestão do tempo. Afinal, o mesmo é um ativo valioso tanto para você, quanto para o seu cliente.

Sendo assim, enquanto você determina a gestão dos processos, delimite bem o período de cada entrega. Depois, esclareça essas informações detalhadamente na hora de orçar. 

Utilizar uma ferramenta de gestão

Falando em poupar tempo, não deixe de simplificar o processo de criar o orçamento de projeto por meio de uma boa ferramenta de gestão. 

Com as melhores plataformas, você pode contar com planilhas automatizadas, templates personalizados de apresentação, arquivos compartilhados em tempo real, entre outras funções.

Trata-se de um diferencial importantíssimo para ter mais assertividade nos seus cálculos, padronização, celeridade e até um diferencial para impactar seu relacionamento com o cliente.

Dicas para otimizar o seu tempo 

Se no orçamento do projeto o tempo é um bem valioso e que deve ser otimizado, também é importante adotar medidas para que ele não seja comprometido durante os próprios trabalhos.

Ao realizar seus projetos e processos, tente priorizar um modelo enxuto para as atividades: isso significa eliminar redundâncias e gastos com tarefas que não agregam valor ao todo.

Por exemplo, se o seu time tem o costume de realizar muitas reuniões, procure analisar se elas realmente são necessárias.

Às vezes, alguns encontros poderiam ser resolvidos com mensagens simples, trocadas por meio de um fluxo centralizado de informações.

Em contrapartida, se os encontros são indispensáveis, pode ser que reuniões breves no início do dia sejam mais eficientes que conferências intermináveis ao longo da semana.

Somado a isso, também estão os elementos que roubam o tempo da equipe, como o uso de redes sociais, por exemplo. Entretanto, eles não são os únicos “vilões”.

Afinal, qualquer processo com etapas complexas, ferramentas difíceis de usar e meios ineficientes de trocar informações podem ser tão prejudiciais quanto os fatores “extra-trabalho”.

Nesse sentido, voltamos à importância de uma plataforma de automatização. Com soluções como o Pipefy, você pode: 

  • Padronizar as execuções dos seus processos; 
  • Centralizar seus arquivos e a comunicação dentro e fora da equipe;
  • Automatizar tarefas; 
  • Configurar alertas para não perder prazos;
  • Acompanhar métricas do seu processo para tomar melhores decisões em relação ao seu tempo;
  • E muito mais.

Quer descobrir como a plataforma pode beneficiar seu orçamento de projeto, bem como os processos ligados a ele? Então saiba mais sobre por que empresas estão escolhendo o Pipefy.

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Team Pipefy

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