Não importa qual seja o produto ou o serviço entregue por sua empresa: a elaboração do orçamento de projeto é decisiva para seu sucesso e para a satisfação dos seus clientes.
Além de ser uma ferramenta que determina o valor da solução oferecida pelo seu negócio, é nela que também estão contidas informações valiosas sobre as ações que serão realizadas.
Portanto, trata-se de um meio de dar previsibilidade às expectativas do consumidor e valorizar o seu negócio, alinhando cada atividade à sua devida contrapartida financeira.
Para elaborar um orçamento de um projeto, é necessário ter atenção a alguns pontos importantes para que tudo seja feito da maneira mais adequada possível.
Saiba mais sobre o assunto ao longo deste artigo.
Entenda o que você deve considerar em um orçamento de projeto
Todo empreendedor concorda que uma boa gestão orçamentária é indispensável. Afinal, quando não há controle e planejamento, toda a qualidade do trabalho pode ser comprometida.
Inúmeros segmentos do mercado devem utilizar o orçamento de projeto para prevenir possíveis perdas. Assim, poupa-se não apenas dinheiro, mas também otimiza-se tempo.
Isso vai desde a definição dos custos de uma obra por uma construtora, até a criação de um software por um time de desenvolvimento, na prestação de serviços gerais, e assim por diante.
Tomando o segmento de TI como exemplo, um estudo da Harvard Business Review aponta que 1 em cada 6 projetos da área ultrapassa seus custos em 200% pela falta de um bom orçamento.
Esse fenômeno reforçar como um orçamento de projeto adequado pode ser decisivo. Sendo assim, não deixe de elaborá-lo com cautela, prestando atenção a pontos como:
Conhecer bem as demandas dos clientes
Todo gerenciamento de projetos deve ser focado nos clientes. Ao conhecer suas dores, necessidades e preferências, é possível desenvolver modelos mais assertivos de trabalho.
Sendo assim, antes mesmo de criar uma planilha e de calcular seus gastos, você precisa definir o que mais agrega valor às pessoas que confiam nas soluções ofertadas por sua empresa.
A partir disso, é possível reconhecer os pontos prioritários, eliminar redundâncias e estabelecer uma remuneração justa aos serviços realizados.
Definir um prazo de execução
Um orçamento de projeto eficiente deve ser claro e objetivo. Sua função não é apenas tratar de valores, mas também detalhar o escopo do trabalho a ser feito.
Por isso, muitas vezes é necessário uma boa gestão do tempo. Afinal, este é um ativo valioso tanto para você quanto para o seu cliente.
Sendo assim, enquanto determina a gestão dos processos, delimite bem o período de cada entrega. Depois, esclareça essas informações detalhadamente na hora de orçar.
Utilizar uma ferramenta de gestão
Falando em poupar tempo, não deixe de simplificar o processo de criar o orçamento de projeto por meio de uma boa ferramenta de gestão.
Com as melhores plataformas, você pode contar com planilhas automatizadas, templates personalizados de apresentação e arquivos compartilhados em tempo real, entre outras funções.
Trata-se de um diferencial importantíssimo para ter mais assertividade nos seus cálculos, padronização, celeridade e até impactar seu relacionamento com o cliente.
Estimar os custos e o tempo de realização
Todo projeto que pretende ser bem-sucedido precisa estimar custos e tempo de realização. Vamos começar falando de finanças.
Quanto mais cedo você começar a calcular os custos do projeto, melhor. Dessa forma, nenhuma etapa corre o risco de ser esquecida e a elaboração do orçamento fica próxima da sua realidade financeira.
Com o orçamento é mais fácil saber quanto cada atividade do projeto vai custar, e também é uma forma de comprovar gastos e justificar o investimento em determinados recursos, sejam humanos ou materiais.
Para ter estimativa dos custos do projeto, basta somar o valor de todos os recursos necessários para a sua execução. Antes do início, você terá apenas uma previsão, e só após a conclusão será possível fazer um levantamento dos gastos reais e aprender lições a partir do processo.
Um bom gerenciamento de custos permite desenvolver um bom trabalho sem comprometer as finanças.
Em relação ao tempo estimado para a entrega do projeto, muitas vezes atrasos acontecem porque gestores subestimam os prazo por desconhecimento. Eles frequentemente esquecem de considerar eventos inesperados, trabalhos mais urgentes ou até mesmo a real complexidade de determinado projeto.
Para evitar que isso aconteça, crie um cronograma: ele é o principal meio de gestão de tempo, através do qual é possível centralizar as datas de início e conclusão das atividades. Basta marcar uma data de começo e uma de finalização, destacar quais tarefas têm uma relação de dependência entre si (uma precisa terminar para outra começar) e especificar os recursos necessários para a realização de cada uma.
Garanta que as tarefas sejam executadas dentro do prazo para que o projeto possa ser entregue antes da data final, ou no máximo até a data combinada.
Definir KPIs
A sigla KPI vem do termo Key Performance Indicator e a tradução é Indicador Chave de Desempenho. Os KPIs são os responsáveis por mostrar com números o desempenho de metas, tarefas, equipes etc.
Em se tratando de projetos, os indicadores de desempenho são uma técnica que ajuda a monitorar o andamento e promover melhorias ao longo do processo para facilitar entregas dentro do prazo.
Com os indicadores é possível encontrar gargalos, atrasos e desperdícios e ter mais clareza nas oportunidades de melhorias, bem como corrigir desvios de produtividade. Além disso, eles ajudam a evitar atrasos, ruídos na comunicação e falhas nas entregas.
Como os KPIs fornecem dados concretos que servirão para a tomada de decisões, os indicadores precisam ter as seguintes características:
- Mensuráveis: permitem analisar dados e fatores que oferecem aos líderes e à equipe algum resultado.
- Atingíveis: assim como qualquer meta, o indicador precisa ser algo possível de alcançar e não algo intangível, que não condiz com a rotina da empresa ou da equipe.
- Compreensíveis: os envolvidos precisam entender o que os números dos indicadores querem dizer.
- Temporais: eles precisam ser aplicados durante um determinado período de tempo e dentro de um contexto específico.
- Realistas: os gestores precisam indicar abertamente quais foram os pontos fundamentais considerados para sustentar o(s) indicador(es).
Em resumo, os KPIs ajudam na tomada de decisões para melhorar os projetos, no foco em ações e necessidades dos envolvidos e na otimização dos dos recursos disponíveis.
Modelos e exemplos de orçamento de projeto
Existem alguns modelos/exemplos de orçamento de projeto que você pode se basear para criar o seu. Destacamos alguns deles abaixo:
- De baixo para cima: neste modelo, primeiro você faz uma estimativa do valor de cada etapa do projeto separadamente. Essas etapas podem ser tarefas, marcos, fases etc. Com cada valor estipulado, no final é necessário somar tudo para chegar ao valor total do projeto.
- De cima para baixo: este modelo é o inverso do mencionado acima. Nele, você já tem o orçamento total calculado, e depois é necessário separá-lo em partes menores para saber o valor de cada etapa. Costuma ser o modelo ideal para projetos com orçamento fixo.
- Estimativa equivalente: é o modelo recomendado para pessoas que já gerenciaram projetos antes e têm uma ideia do orçamento disponível. Se baseia em dados e práticas recomendadas de orçamentos anteriores.
- Comparativo (Paramétrico): o modelo comparativo, também conhecido como paramétrico, considera as variações de custo e dados de partes específicas de vários projetos. Este modelo utiliza dados históricos para estimar os custos de equipamentos, ferramentas e estratégias.
- 3 pontos: considera os melhores, piores e prováveis cenários durante a execução do projeto. A intenção é pensar em várias perspectivas para descobrir o custo mais realista possível.
Dicas para otimizar o seu tempo
Se no orçamento do projeto o tempo é um bem valioso e que deve ser otimizado, também é importante adotar medidas para que ele não seja comprometido durante os trabalhos.
Ao realizar seus projetos e processos, tente priorizar um modelo enxuto para as atividades: isso significa eliminar redundâncias e gastos com tarefas que não agregam valor.
Se o seu time tem o costume de realizar muitas reuniões, por exemplo, procure analisar se elas realmente são necessárias.
Às vezes, alguns encontros poderiam ser resolvidos com mensagens simples, trocadas dentro de um fluxo centralizado de informações.
Em contrapartida, se os encontros são indispensáveis, pode ser que reuniões breves no início do dia sejam mais eficientes que conferências intermináveis ao longo da semana.
Somado a isso, também estão os fatores que comprometem o tempo da equipe, como o uso de redes sociais. Entretanto, eles não são os únicos “vilões”.
Afinal, etapas complexas, ferramentas difíceis de usar e meios ineficientes de trocar informações podem ser tão prejudiciais para um projeto quanto os fatores “extra-trabalho”.
Nesse sentido, reforçamos a importância de contar com uma plataforma de automação. Com soluções como o Pipefy, você pode:
- Padronizar as execuções dos seus processos;
- Centralizar seus arquivos e a comunicação dentro e fora da equipe;
- Automatizar tarefas manuais;
- Configurar alertas para não perder prazos;
- Acompanhar métricas do seu processo para tomar melhores decisões em relação ao seu tempo;
- E muito mais.
Quer descobrir como essa plataforma pode beneficiar seu orçamento de projeto, bem como os processos ligados a ele? Então saiba mais por que empresas do mundo todo estão escolhendo o Pipefy.
