Processo de Contas a Pagar: o que é, qual a importância e como otimizar

Marina Mazetto

Para uma boa gestão financeira de qualquer empresa, não basta controlar os lucros e recursos adquiridos. É necessário ter um bom controle de todos os gastos e, consequentemente, do processo de contas a pagar.

Toda vez que você negocia algum produto ou serviço com um fornecedor e opta por pagar a prazo, isso instantaneamente deve ser registrado no seu controle. Talvez até mais importante que saber quanto será o lucro do mês é saber quanto a empresa deverá pagar para se manter em dia com fornecedores, parceiros e até mesmo o governo.

Por incrível que pareça a maior parte dos problemas com esse processo não se deve à falta de dinheiro para pagamentos, mas à falta de organização desse processo. Essa desorganização faz com que prazos sejam perdidos e juros comecem a contar ou o relacionamento com o parceiro fique abalado e surja a fama de mau pagador. Mas para você entender um pouco melhor sobre essas obrigações e como você pode salvar dinheiro com elas, vamos antes entender o que são contas a pagar.

Afinal, o que são contas a pagar e receber?

Os processos de contas a pagar e de contas a receber envolvem o controle de todos os valores que entram e saem do caixa da empresa. De maneira resumida, as contas a pagar correspondem a todos os valores que a empresa deve a outras partes (clientes, fornecedores, etc.), enquanto as contas a receber se relacionam aos valores devidos à empresa por outras partes.

Contas a pagar

Contas a pagar são todos os documentos que a organização precisa compensar — ou seja, que representem despesas nas quais a organização precisa incorrer. Exemplos de contas a pagar são aquisição de insumos, despesas com contas fixas (água, luz, aluguel), salários, entre outras. Elas trazem o valor, a forma de pagamento, a data de pagamento e a quem o pagamento será feito.

Contas a receber

Em oposição, as contas a receber são documentos sobre valores que a empresa receberá. Entre essas estão contas como produtos vendidos, serviços prestados, notas promissórias, títulos de crédito em favor da empresa, entre outras.

Como é o processo de contas a pagar?

A rigor, o processo de contas a pagar é o acompanhamento dos passivos e pagamento de contas de uma empresa. Ele envolve a conferência entre uma ordem de compra (o comprovante de que alguém na empresa comprou algo), um relatório de recebimento (que comprova que o bem foi recebido ou o serviço prestado) e a fatura do fornecedor referente a essa compra.

Uma vez que esses três documentos são conferidos e o valor bate, o pagamento pode ser feito ou agendado para a data certa. Os documentos são marcados como pagos, para evitar despesas duplicadas, e o comprovante de pagamento é arquivado, caso seja necessário provar que o pagamento foi feito. Leia aqui mais sobre o processo de contas a pagar.

O controle dessas contas deve ser uma tarefa rotineira e diária, uma vez que normalmente envolve um alto valor em dinheiro. Por isso, qualquer problema ou desorganização pode trazer prejuízos — em casos mais graves, podem haver até problemas com a justiça e o governo.

Mas garantindo que todas as contas sejam pagas no prazo certo, você pode conseguir descontos e evitar juros e multas. Além disso, tendo uma boa organização é possível priorizar pagamentos e cortar gastos que não são essenciais para o funcionamento do negócio.

Por último, mas não menos importante, é que é no processo de contas a pagar que você reune informações essenciais para o fluxo de caixa e a gestão financeira da empresa como um todo.

Qual a importância de um processo de contas a pagar organizado?

1. Otimização de tempo

Uma vez que todas as contas estão ordenadas por data de pagamento, basta você entrar no sistema e pagar. Não existe perda de tempo conferindo diversas vezes se tudo o que estava planejado foi feito. Isso faz com que cada vez menos erros apareçam e o foco possa estar em tarefas mais estratégicas.

Considerando ainda que atualmente grande parte dos pagamentos podem ser feitos de maneira online, tudo se torna ainda mais prático. Utilizando por exemplo integrações customizadas com sistemas financeiros, esse processo pode ser totalmente automatizado. Dessa forma cabe ao time simplesmente cadastrar quais são as contas e datas, e eventualmente pagar manualmente alguma que exija um procedimento diferenciado.

2. Mais oportunidades de economizar

Como já mencionado anteriormente, uma vez que sua empresa não atrasa os pagamentos não existe a cobrança de multas ou juros. Além disso é prática de mercado em diversos setores dar descontos ou benefícios para os parceiros e clientes que têm um histórico de serem bons pagadores, ou seja, uma vantagem na hora de barganhar preços.

Mais do que isso, uma vez que o processo está organizado é possível extrair métricas exatas de onde estão sendo os maiores gastos. Caso eles não sejam necessários, é simples cortá-los ou reduzi-los. Os negócios mudam constantemente, e diversas vezes nos deparamos com assinaturas que não são mais utilizadas ainda estão sendo pagas, por exemplo, pelo simples fato de que ninguém lembrou de avisar o departamento financeiro da alteração.

3. Renegociação

Caso por algum motivo você perceba que não conseguirá honrar com todos os pagamentos, é interessante entrar em contato com antecedência com seu fornecedor para avisá-lo e tentar renegociar prazos. Essa prática pode conservar seu bom relacionamento e algumas vezes reduzir ou até zerar os juros pelo atraso no pagamento. Porém se você não tem visibilidade de todos os pagamentos para o mês, é impossível prever essa situação. Talvez quando seu time perceber já seja tarde demais para tentar um novo acordo.

Como otimizar o processo de contas a pagar?

Há algumas dicas básicas que podem ajudar praticamente todas as empresas a realizar o processo de contas a pagar com mais eficiência. E considerando a importância desse processo, vale a pena se atentar a esses pontos. Confira:

1. Padronize informações

Para uma conta ser paga, ela exige uma série de informações: valor, prazo, forma de pagamento, etc. Receber contas sem esses dados acaba gerando muito retrabalho e atrasando o processo. Por isso, procure padronizar a maneira como seu time recebe esses dados. Usar um formulário de contas a pagar, por exemplo, pode resolver esse problema.

2. Monitore diariamente

Deixar contas vencerem pode gerar atrasos, multas e outros problemas. Por isso, é importante conferir todo dia quais são as contas em aberto e ficar atento aos prazos de cada uma. Se puder, use um sistema capaz de notificar seu time quando uma conta estiver para vencer.

3. Deixe as responsabilidades claras

Se ninguém da sua equipe souber quem é o responsável por cada conta, é bem possível que uma delas seja esquecida. Estabelecer com clareza as responsabilidades de cada conta evita que isso aconteça. É possível fazer isso usando códigos coloridos (cada cor representa uma pessoa) ou plataformas que permitem atribuir tarefas a outras pessoas.

4. Crie regras de execução

Quando há diversas pessoas realizando os mesmos trabalhos, é possível que surjam divergências na forma como cada um trabalha. Por exemplo: uma pessoa pode considerar as contas pagas assim que o pagamento é agendado; outra, apenas quando o pagamento é confirmado. Para impedir que essas diferenças causem erros no processo, é importante deixar claras as regras de execução de cada tarefa.

5. Não dependa de planilhas

Planilhas podem ser úteis em casos muito específicos. Mas para processos de contas a pagar, elas acabam criando mais problemas do que resolvem. Isso porque elas não dão clareza sobre as regras de execução, as responsabilidades, as datas em que cada ação foi realizada, entre outros pontos. Um software de gestão de processos é mais adequado por suprir essas carências.

Vale a pena usar um sistema de contas a pagar?

Sistemas de gestão de processo podem ser usados para gerenciar o processo de contas a pagar. Há opções específicas para esse processo, e outras que se adequam a diversas funções de sua empresa e que podem ser customizadas para esse caso específico. Mas de maneira geral, investir nessas soluções é uma boa escolha, especialmente para pessoas com maior volume de contas a pagar.

As plataformas permitem customizar processos de modo que as regras de execução sejam claras, e cada conta só possa avançar se cumprir os requisitos estabelecidos pelo time. Também facilitam a tarefa de designar contas a membros da equipe e podem notificar automaticamente quando contas estiverem para vencer. Em alguns casos, também é possível criar um formulário para inserir novas contas no processo.

Agora que você já conhece mais sobre esse processo e seus benefícios, está na hora da sua empresa também ter um controle saudável das contas a pagar. Com o Pipefy para contas a pagar, você pode:

  • Automatizar o processo de contas a pagar, garantindo que todos os pagamentos serão feitos nas datas corretas
  • Mensurar os gastos de cada um dos departamentos e tirar conclusões baseadas em dados
  • Integrar o Pipefy com seu sistema financeiro para evitar tarefas manuais, repetitivas e suscetíveis a erro

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Escrito por
Marina Mazetto
Customer Success Manager at Pipefy. Graduated in Business Administration and specialized in Process Management and Continuous Improvement.

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