Processo de contas a pagar: o que é, qual a importância e como automatizar

Para uma boa gestão financeira de qualquer empresa, não basta controlar os lucros e recursos adquiridos. É necessário ter um bom controle de todos os gastos e, consequentemente, do processo de contas a pagar.
Toda vez que você negocia algum produto ou serviço com um fornecedor e opta por pagar a prazo, isso instantaneamente deve ser registrado no seu controle. Talvez até mais importante que saber quanto será o lucro do mês é saber quanto a empresa deverá pagar para se manter em dia com fornecedores, parceiros e até mesmo o governo.
Por incrível que pareça a maior parte dos problemas com esse processo não se deve à falta de dinheiro para pagamentos. Deve-se à desorganização, que faz com que prazos sejam perdidos e juros comecem a contar ou o relacionamento com o parceiro fique abalado e surja a fama de mau pagador. Mas para você entender um pouco melhor sobre essas obrigações e como você pode salvar dinheiro com elas, vamos antes entender o que são contas a pagar.

O que é o processo de contas a pagar?

As contas a pagar são obrigações que a empresa estabelece com outras organizações para seu funcionamento e produção. O controle dessas contas deve ser uma tarefa rotineira e diária, uma vez que normalmente envolve um alto valor em dinheiro e qualquer problema ou desorganização pode trazer prejuízos e até mesmo problemas com a justiça e o governo.
Garantindo que todas as contas sejam pagas no prazo certo você pode conseguir descontos e evitar juros e multas. Além disso, tendo uma boa organização é possível priorizar pagamentos e cortar gastos que não são essenciais para o funcionamento do negócio.
Por último, mas não menos importante, é que é no processo de contas a pagar que você irá reunir informações essenciais para o fluxo de caixa e a gestão financeira da empresa como um todo.

Qual a importância de um processo de contas a pagar organizado?

1. Otimização de tempo

Uma vez que todas as contas estão ordenadas por data de pagamento, basta você entrar no sistema e pagar. Não existe perda de tempo conferindo diversas vezes se tudo o que estava planejado foi feito. Isso faz com que cada vez menos erros apareçam e o foco possa estar em tarefas mais estratégicas.
Considerando ainda que atualmente grande parte dos pagamentos podem ser feitos de maneira online, tudo se torna ainda mais prático. Utilizando por exemplo integrações customizadas com sistemas financeiros, esse processo pode ser totalmente automatizado. Dessa forma cabe ao time simplesmente cadastrar quais são as contas e datas, e eventualmente pagar manualmente alguma que exija um procedimento diferenciado.

2. Mais oportunidades de economizar

Como já mencionado anteriormente, uma vez que sua empresa não atrasa os pagamentos não existe a cobrança de multas ou juros. Além disso é prática de mercado em diversos setores dar descontos ou benefícios para os parceiros e clientes que têm um histórico de serem bons pagadores, ou seja, uma vantagem na hora de barganhar preços.
Mais do que isso, uma vez que o processo está organizado é possível extrair métricas exatas de onde estão sendo os maiores gastos. Caso eles não sejam necessários, é simples cortá-los ou reduzi-los. Os negócios mudam constantemente, e diversas vezes nos deparamos com assinaturas que não são mais utilizadas ainda estão sendo pagas, por exemplo, pelo simples fato de que ninguém lembrou de avisar o departamento financeiro da alteração.

3. Renegociação

Caso por algum motivo você perceba que não conseguirá honrar com todos os pagamentos, é interessante entrar em contato com antecedência com seu fornecedor para avisá-lo e tentar renegociar prazos. Essa prática pode conservar seu bom relacionamento e algumas vezes reduzir ou até zerar os juros pelo atraso no pagamento. Porém se você não tem visibilidade de todos os pagamentos para o mês, é impossível prever essa situação. Talvez quando seu time perceber já seja tarde demais para tentar um novo acordo.
Agora que você já conhece mais sobre esse processo e seus benefícios, está na hora da sua empresa também ter um controle saudável das contas a pagar. Com o Pipefy para contas a pagar, você pode:
  • Automatizar o processo de contas a pagar, garantindo que todos os pagamentos serão feitos nas datas corretas

  • Mensurar os gastos de cada um dos departamentos e tirar conclusões baseadas em dados

  • Integrar o Pipefy com seu sistema financeiro para evitar tarefas manuais, repetitivas e suscetíveis a erro

  • Written by
    Marina Mazetto
    Customer Success Manager at Pipefy. Graduated in Business Administration and specialized in Process Management and Continuous Improvement.
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