Um sistema de gestão integrada é um software amplamente utilizado por grandes empresas para trazer mais segurança e eficiência para a rotina na gestão empresarial. Mas como escolher o melhor SGI para sua empresa? E como implementá-lo? Neste artigo, vamos trazer essas e outras respostas sobre o tema.
O que é um sistema de gestão integrada (SGI)?
O sistema de gestão integrada é um software que organiza as operações de uma empresa, tornando possível a execução das tarefas e processos internos ao integrar todas essas informações, de todos os departamentos, de forma transparente e confiável.
Ele é alimentado com todos os dados que circulam nas áreas da empresa. Esses dados são compilados e tratados para identificar as necessidades de cada equipe, fazendo com que os gestores possam tomar decisões mais assertivas. O SGI deve estar em constante melhoria para se adaptar às novas necessidades.
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Qual é o objetivo do SGI?
O sistema de gestão integrada visa, sobretudo, melhorar a eficiência, a produtividade e a transparência de uma empresa. Mas não é só isso. Outros dos principais objetivos do SGI são:
- Unificação da gestão: diminui o retrabalho ao centralizar as atividades essenciais da empresa em um só local, garantindo que todos os interessados tenham acesso rápido a elas.
- Ampliação da segurança operacional: informações são protegidas e sem chances de vazamento na troca entre sistemas.
- Maior controle sobre dados e processos: fornece informações precisas e com maior qualidade.
- Automação: elimina o trabalho manual e repetitivo por meio da automação de tarefas, diminuindo erros.
Normas que um SGI deve seguir
Existem algumas normas específicas que um SGI deve seguir. Essas normas vão depender do setor em que a empresa está inserida. É muito importante que os sistemas cumpram essas regras, uma vez que a ferramenta precisa dar conta da gestão de desempenho e qualidade, além da gestão de meio ambiente, responsabilidade social, saúde e segurança.
ISO 9001
ISO significa International Organization for Standardization (em tradução livre, Organização Internacional para Padronização). Trata-se de uma organização fundada em 1946 com o propósito de desenvolver e promover normas que possam ser utilizadas por todos os países. ISO é a norma mais conhecida e adotada por empresas no mundo.
A ISO 9001 se refere à qualidade. Ela foi concebida para empresas melhorarem seu desempenho e estabelece diretrizes que vão determinar como os projetos devem ser conduzidos. A ISO 9001 é considerada a norma mais específica, e contém todos os critérios que a empresa precisa seguir para obter sua certificação de qualidade.
ISO 14001
A ISO 14001 estabelece diretrizes para sistemas de gestão ambiental (SGA) em empresas. Seu intuito é garantir que a empresa reduza ao máximo o impacto de suas atividades no meio ambiente, e contribua também para a preservação da natureza.
A ISO 14001 permite que as empresas identifiquem e diminuam seus danos ambientais, estabeleçam objetivos e metas voltadas ao meio ambiente, desenvolvam programas de gestão ambiental, monitorem e controlem suas atividades, promovam a capacitação de seus colaboradores e realizem revisões e auditorias periódicas.
ISO 45001
ISO 45001 é uma norma para o Sistema de Gestão de Saúde e Segurança Ocupacional (SGSSO), e tem como foco a melhoria do desempenho das empresas em termos de Saúde e Segurança do Trabalho (SST). A norma estabelece que a empresa é responsável pela saúde e segurança ocupacional dos seus colaboradores.
A ISO 45001 visa proporcionar um ambiente de trabalho mais seguro e gerenciar riscos de lesões para os colaboradores, principalmente por meio de ações preventivas.
Benefícios em ter um sistema de gestão integrada
Os benefícios de ter um sistema de gestão integrada vão além do cumprimento de normas e do aumento na produtividade da empresa. Um SGI proporciona ainda a padronização de processos, centralização de dados, redução de custos, melhor comunicação interna e tomada de decisões mais assertiva.
Padronização de processos
A padronização de processos trata da organização e formalização dos procedimentos executados em uma empresa com o objetivo de estabelecer regras e parâmetros repetíveis para os fluxos de trabalho.
Assim, as pessoas envolvidas podem compreender melhor o que é esperado delas na realização de cada atividade. A abordagem pode ocorrer em qualquer setor (ou no caso do SGI, em todos eles), seja para resolver problemas, implementar e acompanhar estratégias, atender clientes ou mesmo na produção.
Centralização dos dados
Como falamos acima, um sistema de gestão integrada reúne todos os dados de todos os departamentos da empresa. Essa centralização traz muitos benefícios, sendo o principal deles a visibilidade. Além disso, um SGI é capaz de analisar os dados, proporcionando insights sobre a operação como um todo, e facilitando a compreensão do que deve ser melhorado.
Redução de custos
Padronizar e centralizar processos significa um impacto direto nos resultados financeiros de uma empresa. Isso porque adotar um SGI elimina falhas, reduz o retrabalho, corta desperdícios e ajuda a identificar gargalos antes que eles se tornem muito grandes. Com isso, a empresa aumenta sua produtividade, e consequentemente reduz custos.
Melhor comunicação entre departamentos
Uma vez que todos os departamentos estão interligados no SGI, a comunicação entre eles fica mais fluida, efetiva e rápida. Todos os colaboradores podem acessar o sistema para se comunicar de forma segura e em tempo real. Os registros das comunicações também ficam salvos na plataforma, o que evita a perda de informações e perguntas recorrentes.
Maior agilidade nas entregas e tomadas de decisão
Para que as entregas sejam feitas com mais agilidade e as tomadas de decisões sejam mais assertivas, os gestores precisam ter boas informações, facilmente acessíveis e confiáveis. Um SGI garante isso. O sistema elimina a troca constante de informações e a espera por respostas, agilizando o processo.
Como implementar um SGI na sua empresa?
O processo de implementação é fundamental no sucesso do sistema de gestão integrada. É preciso estar ciente dos problemas que o sistema precisará resolver, além de ter segurança na escolha do software.
Para uma boa implementação de SGI, siga os 5 passos que descrevemos abaixo:
1. Planejamento
O planejamento é a primeira etapa da implementação de um SGI. Ele deve envolver:
- Definição de todas as etapas que farão parte do processo de busca e implementação do sistema;
- Identificação dos problemas que o sistema deve resolver;
- Definição dos objetivos e metas;
- Definição de responsáveis por cada etapa da implementação e, posteriormente, pelo gerenciamento do software;
- Definição das métricas de sucesso usadas para medir a eficácia do sistema;
- Estabelecimento de prazos para a implementação e resultados.
2. Pesquisa de software
Com suas dores rastreadas e plano de ação definido, está na hora de escolher um sistema que atende às necessidades da sua empresa. Atualmente, existem diversos SGIs no mercado, com diversas funcionalidades. Escolha um SGI que:
- Seja fácil de usar e tenha interface intuitiva;
- Possibilite automações;
- Tenha recursos de Inteligência Artificial (IA);
- Forneça relatórios e dashboards;
- Seja escalável e cresça junto com sua empresa;
- Se integre com sistemas e aplicativos que você já use;
- Tenha templates prontos disponíveis;
- Disponibilize formulários digitais customizáveis;
- Possua portais e bancos de dados.
3. Implementação técnica
Depois que o software for escolhido e contratado, chega a etapa da implementação técnica, que nada mais é do que colocar o planejamento em prática. Ela consiste na adoção, instalação e ativação do sistema contratado. Geralmente, essa parte envolve feedbacks seus sobre suas necessidades e sobre as demandas da operação da empresa, e então o software entra com as soluções.
É comum que na implementação técnica aconteçam reuniões entre seu time e o time de especialistas do sistema contratado. Nessas reuniões, serão estruturados os processos e as responsabilidades de cada parte.
4. Documentação e treinamento dos colaboradores
Um passo essencial na implementação de um SGI é a análise de documentos, licenças e requisitos legais, tanto da sua empresa quanto do sistema contratado. O contrato também deve ser detalhado e minuciosamente lido pelo departamento Jurídico.
Você não pode esquecer, ainda, de oferecer aos colaboradores um treinamento completo sobre o novo sistema, para que eles aprendam a usar a ferramenta e extrair o máximo dela. De forma geral, é melhor que você escolha uma plataforma no-code, ou seja, que não precise de conhecimentos de programação para ser usada. Isso agilizará a implantação do SGI, e tornará a plataforma mais simples de gerenciar.
5. Avaliação das métricas de sucesso
Tão importante quanto adotar um SGI é avaliar se o sistema está tendo o impacto esperado. Essa avaliação deve ser feita pela observação das métricas previamente estabelecidas na fase do planejamento. Esse acompanhamento fará você ter certeza da eficácia do sistema, e ajudará a identificar problemas caso algo não saia conforme o planejado.
Principais desafios de implementação e como superá-los
Os desafios para a implementação de um Sistema de Gestão Integrada (SGI) existem e podem ser motivo de dor de cabeça e preocupação. Alguns dos principais desafios são:
- Responder às exigências de cada sistema de gestão separadamente, de forma simultânea;
- Envolver colaboradores de todos os setores;
- Encontrar um SGI que atenda às necessidades de todas as partes interessadas.
A boa notícia é que todos esses desafios podem ser superados. Para isso, você deve realizar um diagnóstico amplo das principais necessidades da organização, elaborar uma política concreta de SGI, divulgar a documentação do processo e incentivar os líderes da sua empresa a comunicar e engajar os liderados sobre o SGI.
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