Case Study
Como a VTEX fez a admissão de 293 novos colaboradores em 9 meses usando o Pipefy
Sobre a VTEX
A multinacional VTEX atualmente faz parte de um seleto grupo de mais de dez startups brasileiras classificadas como “unicórnios”. Presente em mais de 46 países e atendendo a mais de 2.500 clientes, a companhia incentiva empresas a lançar marketplaces, desenvolvendo plataformas para comércio colaborativo e conectando varejistas, marcas e fabricantes B2B.
Como líder em comércio colaborativo, a VTEX fornece inúmeras ferramentas de gerenciamento de vendas para ajudar as empresas a se prepararem para o futuro. Com crescimento acelerado de 140% em 2020, a multinacional triplicou de tamanho desde 2017. Atualmente, conta com mais de 1.300 funcionários e mais de 300 vagas abertas.
Especificações
Setor: Tecnologia
Tamanho da Empresa: de mil a 5 mil funcionários
Departamentos usando o Pipefy: Recursos Humanos
Processos dentro do Pipefy: Admissão e onboarding de novos colaboradores
Visão geral do estudo de caso
Com um número crescente de novos funcionários, gerenciar todo o processo de admissão de novos colaboradores tornou-se cada vez mais complexo para a equipe VTEX. Dos emails de boas-vindas ao recebimento de novos funcionários, a equipe costumava completar todo o processo manualmente, o que exigia muito esforço e um trabalho desgastante.
Após mapear todo o fluxo, a VTEX passou a usar o Pipefy, plataforma segura e hospedada na Amazon Web Services (AWS), para gerenciar o processo de admissão e onboarding dos funcionários.
A VTEX rapidamente migrou seus processos para o Pipefy usando os recursos valiosos da ferramenta. O primeiro objetivo era coletar todas as informações e a documentação necessária para contratar e integrar novos funcionários por meio de um formulário intuitivo e à prova de erros, compartilhado por um link. Após padronizar os campos do formulário, a VTEX automatizou várias etapas do processo de admissão e onboarding, como envio de emails automáticos para novos funcionários e notificação automática de outras equipes envolvidas no processo — como as de TI e de facilities, por exemplo.
“Nossas equipes podem ver quantos funcionários vão começar em uma determinada data, e isso torna ainda mais fácil controlar o estoque e agendar entregas. Portanto, tudo estará pronto quando o novo colaborador chegar. ”
Neila Nascimento
Tech Recruiter da VTEX.
VTEX antes do Pipefy
- O gerenciamento manual exigia uma força de trabalho grande e desgastante. A equipe costumava gerenciar o processo de integração com emails e planilhas.
- Os recém-contratados recebiam previamente uma planilha para preenchimento de informações, gerando alguns problemas como erros de formatação das planilhas, erros de digitação e falta de informações.
- Falhas eram comuns no processo, como a falta de transferência de informações entre todas as equipes envolvidas na admissão e no onboarding.
- Gerentes não tinham visibilidade sobre o processo ou mesmo meios para centralizar, gerenciar ou acompanhar o andamento de cada nova contratação.
VTEX depois do Pipefy
- A equipe de RH compartilha formulários à prova de erros com os novos contratados, garantindo a coleta de todas as informações necessárias para acionar tarefas automaticamente.
- A automação de processos facilita seu crescimento em escala automatizando tarefas como enviar emails ou notificar funcionários e outros departamentos.
- A base de dados de funcionários permite aos gestores pesquisar informações específicas e aferir indicadores para ações de diversidade.
- Todos os departamentos têm uma visão clara e previsão da data de entrada dos novos funcionários e de suas futuras necessidades, pois tudo está centralizado em um só lugar.
“O processo de modernização trouxe melhorias não só para nós, mas também para os novos funcionários, que formam suas primeiras impressões sobre a empresa. Fazer com que eles se sintam bem-vindos é crucial para que se sintam em casa ”.
Neila Nascimento
Tech Recruiter da VTEX.
Resultado
293
novos colaboradores admitidos com sucesso em nove meses de uso do Pipefy.