Estudo de Caso
Empoderando áreas de negócio do Woba com low-code
Como o time de TI do Woba está entregando processos de alta qualidade para 5 departamentos usando o Pipefy
Sobre o Woba
O Woba é uma plataforma que oferece soluções de espaços de trabalho híbridos para empresas. O seu principal produto, o OfficePass, é uma assinatura que permite que funcionários de uma empresa tenham acesso a centenas de espaços de coworking.
O Woba é considerado a maior plataforma de coworking da América Latina, com mais de 1.100 espaços de coworking em cerca de 170 cidades do Brasil, além de algumas cidades ao redor do mundo.
Os desafios de uma organização 100% remota
O Woba foi fundado em 2015 e, desde o momento da sua criação, já funcionava de forma 100% remota, sendo referência e especialista nos temas de futuro do trabalho e trabalho remoto.
Trabalhar remotamente, porém, também trouxe muitos desafios para o time do Woba. Sempre houve a necessidade ter um fluxo de informações assertivo e processos bem definidos, uma vez que os funcionários não estavam no mesmo escritório e muitas vezes nem no mesmo fuso horário.
Até 2019, a empresa estava tendo problemas no gerenciamento de cada um dos times. Por não ter uma maneira centralizada de gerenciar processos, cada time da empresa usava plataformas diferentes para controlar o trabalho, dificultando a padronização dos processos internos.
O armazenamento de informações também não era de fácil acesso, uma vez que o time usava diferentes serviços em nuvem, não possibilitando a interação com outros funcionários e departamentos.
Marcelo Bogobil, Gerente de TI e Integrações, é um dos que não está no mesmo fuso horário do Brasil, pois mora na Hungria, e estava tendo consequências diretas da falta de padronização e centralização de informações.
Em algumas situações, uma pessoa do time de Customer Success ligava para um espaço de coworking para falar sobre um assunto e logo depois outra pessoa ligava novamente pedindo os mesmos dados. Isso abalava a confiança do nosso parceiro, pois passava uma imagem de bagunça interna.
Marcelo Bogobil
Gerente de TI e Integrações
A mudança de cultura com o low-code
O Woba sempre funcionou no formato de startup, testando e melhorando seus produtos, serviços e processos. Com mudanças de estratégias e testes constantes, era necessário ter mais controle sobre o fluxo de informações que cada departamento tinha.
O grande objetivo do time do Woba era ter um ambiente controlado para criar e testar novos processos de maneira rápida e eficiente. Marcelo Bogobil e o time de TI foram os idealizadores do projeto, nomeado de “Oficina de Processos”.
A ideia do time de TI à epoca era centralizar os processos em uma plataforma comum para toda a operação e dar autonomia a cada departamento para que pudessem customizar os seus próprios fluxos de trabalho.
Por ser uma plataforma low-code — sem necessidade de conhecimento técnico —, o Pipefy foi escolhido para ser a plataforma orquestradora dos processos de diversos departamentos.
Após alguns meses da implementação do Pipefy, o time de TI começou a receber solicitações de processo das áreas de negócio da empresa. Com um fluxo simples, que passa por criação do processo, treinamento da área e entrega do fluxo, o time de TI conseguiu implementar fluxos rapidamente.
Uma parte importante durante a construção do processo no Pipefy é a integração com outros sistemas que cada departamento já atua. O time de TI utiliza três formas diferentes de integração: via API do Pipefy — que é aberta —, via Workato e via Zapier, dois conectores de sistemas que ficam em nuvem.
Após a entrega do processo já customizado dentro do Pipefy, cada departamento fica empoderado para customizar a plataforma à sua maneira. Melhorias de processo são incentivadas pelo time de IT e Integrações, e realizadas por cada departamento que utiliza o processo diariamente.
Hoje em dia, o Pipefy nos possibilita testar novos processos e aprender de forma muito mais rápida e barata, liberando o nosso time de desenvolvimento para atuar apenas em projetos que são prioridade.
Marcelo Bogobil
Gerente de TI e Integrações
Resultados: empoderamento e automação de processos
Após atingir o primeiro objetivo de centralizar e padronizar processos em uma plataforma low-code, o time do Woba passou a focar no ganho de eficiência. Uma das estratégias foi encontrar possibilidades de automação de processos em etapas que eram manuais e repetitivas.
O processo que mais tem ganhado eficiência é o de relacionamento com clientes, também conhecido como CRM (Customer Relationship Management). O relacionamento com espaços de coworking envolve vários processos dentro do Woba, por isso é o mais complexo e prioritário dentro da empresa.
Nesse fluxo completo, que passa por diversos departamentos dentro da organização, foram adicionados várias regras de automação. Dessa forma, os times podem se comunicar com clientes internos e externos automaticamente, por meio de emails e notificações.
Após cerca de um ano e meio da implementação do Pipefy, o Woba já atingiu alguns resultados expressivos. No fim de 2021, 5 departamentos já estavam usando o Pipefy, gerenciando mais de 60 processos diferentes.
O ganho de eficiência também foi relevante. Contando apenas as regras de automação do Pipefy, o time do Woba consegue economizar cerca de 560 horas mensais, o que equivale à carga horária de dois colaboradores, que hoje podem sair de tarefas repetitivas para participar de tarefas de maior valor agregado ao serviço da empresa.
Algumas pessoas me perguntam porque nós construímos o nosso CRM dentro do Pipefy sendo que existem outras ferramentas específicas no mercado. Nosso objetivo foi justamente conseguir testar e lançar os fluxos por partes dentro do Pipefy. Nós temos todas as funcionalidades que precisamos e aos poucos fomos conectando mais processos, ferramentas externas e automatizando cada parte deste grande processo.
Marcelo Bogobil
Gerente de TI e Integrações
O futuro do Woba passa pela melhoria contínua
No início de 2022, o Woba ultrapassou a marca de 100 funcionários. Mesmo se tornando um produto sólido e continuar expandindo a equipe rapidamente, a mentalidade de startup segue intacta na empresa. A rotina de testes, mudanças e melhorias faz parte do cotidiano de cada colaborador.
O Pipefy já está implementado em 5 dos 8 departamentos da empresa e, aos poucos, deve ser começar a ser utilizado por 100% da empresa. O fato de ser flexível e low-code empodera cada gestor da empresa a testar e melhorar os seus processos em apenas alguns cliques, sem necessariamente precisar do apoio do time de TI e Integrações para qualquer mudança.
O processo principal do Woba, no qual o Pipefy é usado como um CRM, já está na sua versão 3.0 e o time de TI segue melhorando cada vez mais. Como a operação da empresa está sempre aberta a melhorias, a plataforma precisa ser flexível para que os processos sejam alterados a qualquer momento.
Para os próximos anos, o Woba tem metas de crescimento acelerado e o Pipefy segue sendo um grande parceiro nesse ciclo de melhoria de processos e eficiência do time.
Integrações
API
Zapier
Workato
Especificações
- Setor: Tecnologia
- Tamanho da empresa: 51-200 funcionários
- Departamentos usando o Pipefy: TI, Atendimento ao Cliente, Vendas, Financeiro
- Processos: Solicitações de TI, CRM, Onboarding de Clientes, Pesquisa de Satisfação, entre outros.