Agora Distribuidora consolida +60 processos no Pipefy

Apesar de já operar com o Pipefy há cerca de cinco anos, a Agora Distribuidora extraía muito menos do que a plataforma podia entregar. Os processos estavam despadronizados, com campos redundantes, acesso restrito a poucas áreas e ausência de treinamento estruturado. A maioria dos colaboradores submetia solicitações por formulários públicos, sem qualquer visibilidade sobre os próprios cards, não sabia quem havia aberto a demanda, em que etapa estava, nem como acompanhá-la.

Na prática, o Pipefy funcionava para quem operava os processos, mas gerava atrito para quem os solicitava. A falta de governança empurrava trâmites para o e-mail. Em determinado momento, o cenário levou a empresa a considerar substituir a plataforma. A leitura interna, contudo, foi outra: o problema não era a ferramenta, era o modo como ela vinha sendo usada.

A mudança começou com a renovação contratual, que ampliou o acesso à plataforma para todas as áreas da empresa. Sob a liderança de Manuela Sanches, Coordenadora de Sistemas e Projetos, a equipe iniciou um projeto estruturado de revitalização, apoiado, inclusive, por dez certificações concluídas na Pipefy Academy para aprofundar o domínio técnico da solução. O foco inicial foi reorganizar a base de uso: padronização de nomenclaturas e cores, eliminação de processos redundantes, consolidação de fluxos similares e construção de interfaces mais intuitivas para o usuário final.

Com a base padronizada, automações e regras condicionais passaram a entregar rastreabilidade ponta a ponta. O antigo CRM, considerado de manuseio complexo, foi descontinuado e reconstruído inteiramente dentro do Pipefy, centralizando informações e reduzindo custos com licenças de terceiros. Em paralelo, a empresa incorporou o Pipefy AI a etapas críticas de análise documental, com destaque para a pré-aprovação de reembolsos e a validação de notas fiscais.

A virada não foi só técnica. A equipe de sistemas abandonou o papel de “resolver pelo usuário” e passou a ensinar a lógica dos fluxos, com treinamentos individuais e em grupo. Essa mudança de postura ampliou a autonomia dos times, reduziu dúvidas básicas e colaboradores passaram a propor melhorias em vez de só apontar problemas.

A revitalização recolocou o Pipefy no centro da operação da Agora Distribuidora. A automação dos cadastros de vendedores, clientes e alterações de carteira permitiu eliminar uma posição inteira antes dedicada a esse trabalho manual, enquanto a validação de notas fiscais, antes uma tarefa que tomava horas dos vendedores, passou a ser concluída em menos de dois minutos por IA, liberando os vendedores para vender.

No mesmo movimento, o processo de liberação de pedidos, antes sustentado por longas correntes de e-mail (cerca de cinquenta mensagens por solicitação), migrou para um fluxo único e rastreável dentro do Pipefy. Hoje, com mais de sessenta fluxos ativos atravessando praticamente todas as áreas da empresa e um CRM próprio sustentado pela plataforma, o Pipefy se consolidou ao lado do ERP como uma das principais ferramentas operacionais da Agora, com ganhos de controle, rastreabilidade e escala que o uso anterior não permitia.

Fundada em 1993, a Agora Distribuidora é uma empresa de tecnologia e comunicação com mais de 30 anos de mercado. Em 2023, ao completar três décadas de operação, adotou o modelo one stop shop (modelo de loja única), ampliando o portfólio de produtos e soluções oferecidos aos seus clientes. No mesmo período, passou por um processo de rebranding que reforçou seus valores de conveniência, colaboração e flexibilidade, com foco em inovação e adaptação às tendências do setor.