Berneck economiza 10.080 horas por trimestre com o Pipefy

Crescer rápido tem um custo silencioso. Quando o volume de pedidos da Berneck saiu de cerca de 150 por mês e dobrou em poucos meses, as planilhas que sustentavam a operação simplesmente pararam de funcionar. A equipe de Comércio Internacional perdeu a leitura precisa dos prazos, documentos críticos passaram a se extraviar em caixas de entrada, e o e-mail virou a ferramenta de gestão por falta de alternativa.

A consequência apareceu no caixa. Embarques para a China, principal destino da Berneck, passaram a chegar com documentação fora do prazo, gerando multas que viraram custo recorrente. Sem rastreabilidade sobre o processo de reservas, a supervisão precisava buscar informação em diferentes lugares só para responder perguntas básicas sobre o status de um pedido.

Por trás disso, um problema estrutural: o lead time, métrica essencial para gerenciar performance e comunicar prazos a clientes, não podia ser medido com confiança. A escala estava se convertendo em ineficiência.

A Berneck escolheu o Pipefy para orquestrar os processos de exportação. A plataforma deu à equipe de Comércio Internacional a autonomia de desenhar e ajustar seus próprios fluxos sem depender da fila da TI, algo crítico em uma operação cujas regras mudam por destino, por cliente e por tipo de embarque.

Os primeiros quatro meses já trouxeram ganho concreto de visibilidade: a informação que vivia espalhada em planilhas e e-mails passou a ter um lugar único, com status em tempo real. Foi a partir desse ponto que Karine Correa, supervisora da área, levou a transformação adiante ao combinar a plataforma com a metodologia Lean Six Sigma, criando um ciclo contínuo de revisão e eliminação de desperdícios.

Modelos de e-mail e automações assumiram as comunicações repetitivas. Dashboards substituíram as planilhas no acompanhamento de pedidos, prazos e documentos. A operação ganhou previsibilidade sobre SLAs e capacidade de antecipar gargalos antes que virassem multa.

Após um ano operando com o Pipefy, a Berneck deixou de depender de planilhas. As multas por descumprimento de prazos, antes recorrentes, deram lugar a um controle sistemático de despesas, com economia direta na casa dos milhares de dólares por ano em taxas que vinham sendo tratadas como custo inevitável.

Os ganhos se distribuem em toda a operação: 46% das comunicações por e-mail foram automatizadas, eliminando cerca de 3.000 mensagens manuais por trimestre, e os gastos desnecessários do departamento de logística caíram 90%.

No dia a dia, o efeito é mais difícil de quantificar, mas igualmente claro. A equipe ganhou espaço para decidir com dados, espaço antes ocupado em buscar e formatar informação. O Comércio Internacional passou a conversar com o restante da empresa a partir de dashboards, não de e-mails. E a operação cresce sem que o esforço cresça na mesma proporção.

A Berneck é uma das maiores exportadoras de painéis derivados de madeira do Brasil, com mais de 3.500 TEUs embarcados por mês para cerca de 60 países e atuação em setores como construção, automotivo, eletrônico, embalagens e móveis. Há mais de sete décadas, a companhia combina investimento contínuo em tecnologia, controle de qualidade rigoroso e desenvolvimento de aplicações mais versáteis e sustentáveis para a madeira.