Comfort Keepers economiza 27 mil horas com Pipefy

Quando Erin White começou a operar a franquia de Farmington em 2016, bastaram seis meses para o volume de candidaturas a cuidadores se tornar difícil de gerenciar. Sem uma plataforma centralizadora, controlar entrevistas, admissões e históricos era um trabalho cada vez mais artesanal, especialmente para uma equipe quase totalmente remota.

Erin avaliou diversos ATSs (sistemas de rastreamento de candidatos), mas nenhum oferecia o nível de customização que o setor de cuidados domiciliares exige. O problema ficou ainda mais evidente em janeiro de 2018, quando ela adquiriu a franquia de Howell, uma operação inteira gerida em papel há 15 anos pelo antigo proprietário.

Sem uma ferramenta adequada, expandir o negócio significava replicar processos manuais, ampliar retrabalho e perder visibilidade sobre cada etapa do funil de contratação. Crescer, nesse modelo, significava aumentar o esforço; não os resultados.

Em março de 2018, dois meses após a aquisição de Howell, Erin implementou o Pipefy por conta própria, sem qualquer assistência inicial. As candidaturas passaram a ser importadas via formulário, com históricos preservados para identificar reaplicações. As entrevistas foram estruturadas dentro da plataforma, com perguntas padronizadas e respostas agregadas à ficha de cada candidato, permitindo decisões mais embasadas.

Os aprovados passaram a receber formulários de admissão pela integração entre Pipefy e DocuSign, com os documentos arquivados automaticamente em um banco de dados central. Ao final do onboarding, o Pipefy cria um card no banco de dados de cuidadores, conectando todo o histórico de cada colaborador, avaliações de performance, faltas, atrasos e demais registros.

A partir do recrutamento, Erin expandiu o uso do Pipefy para gestão de pedidos de folgas, faturamento, relatórios de problemas médicos de colaboradores e controle de informações sensíveis, como status de vacinação e casos de Covid-19. A capacidade no-code de customização permitiu que a equipe ajustasse os fluxos conforme o setor evoluía, sem depender de TI e com autonomia total sobre os processos.

A automação eliminou o trabalho repetitivo que antes consumia boa parte do dia da equipe, liberando os colaboradores para atividades que realmente exigem intervenção humana. A centralização da informação também trouxe tranquilidade para a gestão: toda a operação pode ser auditada, ajustada e expandida sem perder controle sobre o histórico.

Esse ganho de eficiência foi determinante para a expansão do negócio. A Comfort Keepers, que começou em 2016 apenas com a franquia de Farmington, incorporou Howell em janeiro de 2018 e expandiu para West Bloomfield em abril de 2021. Segundo Erin, sem os ganhos trazidos pelo Pipefy, chegar a três franquias não teria sido possível.

A Comfort Keepers é uma organização internacional que fornece cuidados domiciliares a idosos e outras pessoas que precisam de auxílio em atividades diárias, banho, vestimenta, asseio pessoal, transporte, trabalho doméstico, companhia e atenção pessoal. A empresa opera em formato de franquias, que mantêm propriedade e operação independentes, contribuindo para o sucesso geral da organização.