Coplacana alcança 157% de ROI com o Pipefy

A Coplacana atua de forma decisiva no agronegócio paulista, provendo insumos e assistência para milhares de produtores rurais. No entanto, com a expansão da cooperativa, o volume operacional cresceu de maneira não estruturada. Antes da adoção do Pipefy, o gerenciamento das solicitações das áreas de negócios dependia de um controle disperso entre e-mails, planilhas de Excel, sistemas de ERP e pastas no Google Drive.

Nesse cenário, as equipes de TI, Crédito e Financeiro lidavam diariamente com uma enorme carga de atividades manuais e repetitivas. Esse modelo gerava não apenas retrabalho, mas também uma falta crítica de visibilidade e rastreabilidade nos processos de ponta a ponta. A ausência de uma comunicação automatizada sobre o status ou o encerramento de demandas tornava os fluxos morosos, levando à perda de prazos e à criação de gargalos graves em diversas aprovações.

Por conta dessa desestruturação, o backlog do departamento de Tecnologia da Informação encontrava-se superlotado de solicitações paradas, impedindo a equipe de focar na escalabilidade. Ao mesmo tempo, sem a emissão padronizada de relatórios gerenciais, os líderes não possuíam dados claros para tomar decisões sobre melhorias de processos, comprometendo a fluidez das operações.

Em parceria com a Befire, consultoria especializada em Analytics e Process Automation, a Coplacana implementou o Pipefy para liderar sua transformação digital. A plataforma passou a atuar como um orquestrador unificado, conectando fluxos que antes operavam de maneira manual e fragmentada. Times como Administrativo, Crédito, Financeiro e Auditoria foram integrados, permitindo uma padronização imediata das etapas operacionais.

A solução focou na digitalização e na criação de automações para todas as atividades repetitivas e de triagem. A ferramenta permitiu que as aprovações e comunicações fossem segmentadas, garantindo que gestores e solicitantes fossem notificados automaticamente a cada avanço no status das demandas. Além disso, a implementação de SLAs (Acordos de Nível de Serviço) claros trouxe visibilidade e controle rígido sobre o lead time de cada solicitação corporativa.

A curva de adoção e a autonomia promovida pela plataforma também aliviaram a sobrecarga técnica. Os próprios times puderam gerenciar e otimizar partes dos processos, reduzindo drasticamente as requisições básicas ao time de TI. Em paralelo, a diretoria e os conselheiros ganharam acesso direto a painéis de indicadores em tempo real, assegurando maior rastreabilidade e governança para a auditoria interna.

A implementação do Pipefy representou uma quebra de paradigma na eficiência operacional da Coplacana. A automação das tarefas eliminou a dependência de processos manuais, resultando na economia direta de mais de 1.700 horas de trabalho da equipe. Esse ganho de agilidade foi percebido de forma contundente no setor financeiro, que processou mais de 2.500 análises de crédito com uma queda expressiva de 68% no tempo médio de resposta.

Além de acelerar as operações diárias, a centralização dos fluxos estruturou a escala do negócio. Sem o congestionamento constante do backlog, as lideranças técnicas puderam redirecionar os esforços para inovações de alto nível. Para a base cooperada e para o ecossistema da cooperativa, a entrega de serviços tornou-se muito mais rápida, padronizada e à prova de falhas processuais.

Fundada há mais de 70 anos e pioneira no estado de São Paulo, a Coplacana (Cooperativa dos Plantadores de Cana do Estado de São Paulo) é uma das principais cooperativas agroindustriais do Brasil. Com forte atuação em soluções e inovação no agronegócio, a empresa atende a mais de 14.000 cooperados, fornecendo insumos, assistência técnica e serviços modernos para fomentar o crescimento seguro e contínuo do setor no país.