Sistema FIEC automatiza processos de back-office e alcança 151% de ROI com o Pipefy

Diante das metas de crescimento e faturamento definidas pela presidência, o Sistema FIEC precisava revisar e otimizar mais de 500 fluxos internos espalhados pela instituição. Boa parte da operação dependia de processos manuais e baseados em papel, o que gerava retrabalho, uso excessivo de formulários físicos e pouca visibilidade sobre o status das demandas.

O gargalo central era a concentração de toda a demanda de automação no time de TI. Como a área recebia solicitações de diversos departamentos, cada ticket de melhoria de processo levava semanas, em alguns casos meses, para ser priorizado. O software de workflow utilizado na época ainda exigia conhecimento técnico para operar, o que mantinha as áreas de negócio dependentes da fila da TI e impedia o back-office de acompanhar o ritmo de expansão exigido.

A Gerência de Planejamento buscou uma plataforma no-code que desse autonomia aos analistas de negócio para automatizar processos sem depender de codificação. Com o apoio da Profectum, parceira da Pipefy, o Pipefy foi implementado por meio de métodos ágeis: em 10 semanas de sprints, a equipe mapeou os fluxos, priorizou os de maior impacto e definiu o que poderia ser automatizado dentro do programa PMO Back Office.

A padronização e a automação substituíram tarefas manuais por fluxos centralizados. A vistoria da frota de veículos, antes registrada em papel e sujeita a erros, passou a ser feita via tablets, com fotos e dados consolidados na plataforma e relatórios que embasam as decisões. No RH, as solicitações de vale-refeição e vale-alimentação dos mais de 1.300 colaboradores, antes preenchidas em formulários físicos, foram movidas para um fluxo disponível na intranet, eliminando o processamento manual.

Com visibilidade em tempo real e relatórios centralizados, as próprias áreas passaram a criar e ajustar automações conforme a demanda, sem abrir ticket para a TI.

A automação de 70 processos em três meses liberou os times de tarefas repetitivas e direcionou esse tempo para atividades de maior valor para a operação da instituição. A visibilidade em tempo real e os relatórios centralizados deram às lideranças base concreta para decisões, enquanto o ROI de 151%, calculado apenas sobre as horas economizadas, comprovou o retorno financeiro do projeto já na primeira etapa.

O alcance se ampliou para além das áreas iniciais: Jurídico, Contabilidade, Suprimentos, Financeiro e Engenharia passaram a gerir os próprios fluxos com autonomia. Com mais de 200 pessoas envolvidas diretamente, o back-office ganhou capacidade de absorver novas demandas no ritmo exigido pelo plano de crescimento, sem repassar cada ajuste à fila da TI.

Criada em 1950, a Federação das Indústrias do Estado do Ceará (FIEC) reúne SESI, SENAI e IEL e integra a Confederação Nacional da Indústria (CNI). Com mais de 1.300 colaboradores no Ceará, atua no fortalecimento da indústria e no desenvolvimento socioeconômico do estado, atendendo empresas, estudantes, sindicatos e o público em geral por meio de educação tecnológica e inovação.