Como a agência interna do GPA escalou 3x sem dobrar o time

A GPA House é a agência interna do GPA, responsável pelas peças de marketing e pela comunicação digital de marcas como Pão de Açúcar e Extra. Em uma operação de varejo desse porte, atraso na criação significa promoção desperdiçada, sobretudo em datas sazonais e na Black Friday.

Antes do Pipefy, os pedidos chegavam por e-mail, WhatsApp e uma ferramenta gratuita de workflow. Os briefings vinham incompletos, exigindo idas e vindas para completar informações básicas. Sem padronização nem rastreabilidade, o time perdia horas localizando pedidos, identificando responsáveis e cobrando prazos. Em janelas de alta demanda, peças se perdiam pelo caminho e promoções deixavam de ir ao ar no momento certo.

Crescer, nesse modelo, significava contratar designers e redatores na mesma proporção do volume de pedidos. Um caminho insustentável para uma agência interna que precisava atender, em paralelo, várias áreas da companhia.

A GPA House implementou o Pipefy como porta única de entrada para todas as demandas de criação. Formulários customizáveis, com campos obrigatórios, garantem que cada briefing chegue completo logo na primeira interação. O solicitante preenche tudo no portal, sem cruzar canais paralelos.

A partir do briefing, automações de roteamento direcionam o card para o profissional certo: se a peça exige redação, o pedido vai para o time de conteúdo; se não, segue direto para o design. O time configura todos os fluxos no modelo no-code da plataforma, sem depender de TI, e ajusta a operação conforme novas áreas internas entram na rotina.

Com visibilidade em tempo real sobre status, responsável e prazo, a liderança de criação passou a planejar a capacidade da equipe com previsibilidade. Novos colaboradores começam a operar em até uma semana, porque o fluxo é autoexplicativo.

Em três anos, a GPA House saltou de 675 para 2.017 peças entregues no mês de comparação, um avanço que acompanhou um aumento de 219% no volume de pedidos sem expansão equivalente da equipe. A Black Friday, antes ponto de maior tensão da operação, registrou 80% mais peças entregues e 90% mais briefings gerenciados, com controle de prazos e responsáveis em tempo real.

Com 60% do fluxo de criação operando no Pipefy, áreas como Mídia, Marketplace, Projetos Especiais e Trade Marketing passaram a trabalhar com o mesmo padrão de briefing e rastreabilidade. Para o GPA, isso significa promoções no ar no momento certo e uma agência interna que escala junto com a complexidade do varejo, sem inflar a estrutura.

O GPA é uma das maiores redes de varejo da América do Sul e integra o Grupo Casino. Com mais de 50 mil colaboradores e presença em todas as regiões do Brasil, a companhia opera marcas como Pão de Açúcar, Mercado Extra e Compre Bem.