Magazine Luiza automatiza mais de 16.000 processos com o Pipefy

O Estúdio de Design e Branding do Magalu atua como uma agência interna e guardiã da marca, sendo responsável por toda a comunicação visual e verbal. O desafio operacional era imenso: coordenar a criação e aprovação de mais de 3.000 peças mensais para atender 15 núcleos de negócios, envolvendo uma equipe interna de 10 pessoas, uma agência externa com 8 profissionais e mais de 60 solicitantes no dia a dia.

Antes do Pipefy, as operações eram descentralizadas e geridas em uma ferramenta que não permitia a consolidação das informações. O time utilizava 8 boards diferentes, que se tornavam pesados e difíceis de organizar. Essa fragmentação gerava ruídos constantes na comunicação, atrasos nas entregas e uma total falta de visibilidade sobre o status dos projetos.

O maior gargalo, no entanto, estava na origem das demandas. Cerca de 47% dos briefings recebidos eram incompletos, faltando objetivos, clareza ou materiais básicos para o início da produção. Sem a capacidade de inserir critérios obrigatórios na ferramenta anterior, a equipe perdia horas em tarefas manuais e retrabalho apenas para conseguir começar uma tarefa.

Para resolver o caos informacional, o Magalu adotou o Pipefy como sua plataforma central de marketing.

A implementação focou na padronização total da entrada de demandas através de formulários inteligentes. Agora, cada área solicitante (como E-commerce ou CRM) utiliza campos obrigatórios específicos, garantindo que o briefing chegue completo ao time de criação, eliminando idas e vindas desnecessárias.

A operação foi simplificada drasticamente, passando de 8 para apenas 2 boards principais (Criação e Produção). Essa nova estrutura permitiu que tanto o time interno quanto a agência parceira seguissem o mesmo padrão de execução. O uso de etiquetas coloridas para indicar o tamanho dos jobs e o tempo de criação trouxe uma camada visual de priorização que antes não existia.

Além da padronização, a Magalu explorou o motor de automação do Pipefy para eliminar procedimentos manuais. Cards são movidos automaticamente entre fases após períodos específicos, garantindo a limpeza da área de trabalho e a fluidez do processo sem intervenção humana. Por fim, a integração do Pipefy com o Google Data Studio permitiu que a liderança extraísse relatórios precisos, transformando dados operacionais em inteligência estratégica.

A transformação no fluxo de trabalho permitiu que o Magalu escalasse sua produção criativa com eficiência. O aumento de quase 5 vezes no volume de automações em apenas um semestre demonstra como a equipe foi liberada de tarefas burocráticas, como mover cards ou atualizar status, para focar na qualidade das peças.

O impacto na produtividade foi direto: a redução de 16 pontos percentuais nos briefings incompletos significa que centenas de campanhas deixaram de sofrer atrasos por falta de informação. Com dados centralizados e exportáveis, o Estúdio agora comprova seu valor através de métricas claras, garantindo consistência visual e agilidade para um dos maiores ecossistemas digitais do Brasil.

O Magazine Luiza (Magalu) é uma das maiores redes varejistas do Brasil, fundada em 1959. Com mais de 1.100 lojas físicas e um robusto e-commerce, a empresa construiu um dos maiores ecossistemas digitais do país, sendo reconhecida pela inovação constante e pelo propósito de tornar o consumo acessível aos brasileiros.