Como a Petrobahia formou 30 analistas automatizando suas operações rodoviárias

Com mais de três décadas de operação e um volume que ultrapassa três mil carregamentos rodoviários por mês, a Petrobahia chegou a um ponto de inflexão natural em sua trajetória: o momento em que a escala da operação exigia um novo nível de estrutura, visibilidade e governança.

A operação rodoviária concentrava entre 20 e 30 pessoas dedicadas à classificação e ao lançamento de documentos a cada chegada nas bases, um modelo que cumpria sua função, mas que deixava pouco espaço para análise estratégica. O foco estava na execução, não na leitura dos dados. As comunicações com transportadoras dependiam de envios individuais, e o histórico das operações ficava disperso entre sistemas; o resgate de informações para auditorias era um processo demorado e trabalhoso.

A liderança reconheceu que, para sustentar o crescimento e responder com agilidade às exigências regulatórias, era preciso centralizar a operação, automatizar as rotinas repetitivas e construir uma base de dados estruturada sobre tudo que acontecia no pátio. A Petrobahia não buscava apenas ganhar eficiência: buscava maturidade operacional condizente com o porte de uma empresa que movimenta bilhões por ano.

A implementação do Pipefy na operação rodoviária da Petrobahia representou uma mudança de modelo, não apenas de ferramenta. A visão Kanban entregou o que a equipe precisava: clareza visual sobre cada etapa do processo logístico. Do backoffice à diretoria, todos passaram a enxergar em tempo real onde estavam os carregamentos, quais documentos aguardavam ação e quais etapas estavam dentro do prazo.

A automação assumiu as comunicações operacionais que antes demandavam atenção constante dos assistentes. Programações enviadas a transportadoras spot, cobranças de prestação de contas e alinhamentos com gestores, rotinas que dependiam de e-mails enviados um a um, passaram a ser disparadas automaticamente pelos gatilhos do processo. O transportador passou a receber a informação correta no momento exato, sem intermediação humana.

A Petrobahia também passou a construir um registro histórico robusto sobre sua operação. Cada card documenta o ciclo completo de cada processo documental, incluindo transferências entre filiais e ordens de carregamento. O que antes exigia esforço considerável de rastreamento tornou-se uma consulta simples: qualquer registro de até dois anos atrás pode ser localizado em poucos cliques, o que garante segurança jurídica e agilidade nas respostas a órgãos reguladores.