Tempo Assist processa 230 mil demandas em um único mês com o Pipefy

A Tempo Assist atende mais de 14 mil clientes por dia, com um portfólio de cerca de 65 serviços que vão da montagem de móveis ao acionamento de seguros. Nessa escala, o processo de Contas a Pagar para Fornecedores concentrava um gargalo crítico: cada parceiro solicitava o pagamento por e-mail e a empresa lidava com cerca de 6.000 pedidos de forma inteiramente manual, o que gerava atrasos recorrentes e insatisfação na rede de parceiros.

O problema ia além do financeiro. A ferramenta de gestão de processos em uso não era flexível: qualquer área que precisasse criar ou alterar um fluxo dependia do time de TI. Sem essa autonomia, a maior parte dos processos internos acabava sendo conduzida em e-mail e planilhas, sem padronização nem visibilidade sobre o andamento das solicitações.

A Tempo Assist adotou o Pipefy para centralizar e padronizar a operação. O recebimento de solicitações por e-mail deu lugar a formulários padronizados, de modo que cada pedido de pagamento passou a chegar ao financeiro com todas as informações necessárias desde a abertura. Isso deu visibilidade e controle sobre o andamento de cada solicitação.

A facilidade de customização da plataforma (no-code) deu às próprias áreas de negócio autonomia para construir e ajustar fluxos sem depender da TI. Depois de organizar as etapas, o time de Processos aplicou automação e integrou RPA aos fluxos, absorvendo o aumento de volume sem comprometer prazos nem qualidade. O que começou no fluxo de Contas a Pagar se estendeu a outras áreas: em um ano, a empresa levou cerca de 72 processos para o Pipefy, distribuídos em seis departamentos.

O redesenho do fluxo financeiro elevou a capacidade de pagamentos a fornecedores para 8 mil por mês, ante os cerca de 6.000 pedidos antes tratados manualmente por e-mail, com atrasos recorrentes, um volume inviável de sustentar sem automação. Com a carga repetitiva absorvida pela automação, que avança sobre as rotinas de maior repetição à medida que os processos são padronizados (hoje, 7% já operam com RPA), os colaboradores foram realocados para atividades de maior valor.

O ganho é estrutural. Em um ano, equipes de seis departamentos passaram a operar no Pipefy, e a combinação de fluxos estruturados e automação elevou a escalabilidade da operação. O efeito aparece no volume: 230 mil demandas processadas em um único mês.

A Tempo Assist é a maior empresa de assistências especializadas do mercado brasileiro, fornecendo serviços gerais para pessoas, veículos e imóveis. Conta com uma rede de parceiros presente em todas as cidades brasileiras e oferece cerca de 65 serviços em seu portfólio, da montagem de móveis a serviços de seguro, impactando mais de 14 mil clientes finais por dia.