VTEX admite 293 novos colaboradores em 9 meses com o Pipefy

Como líder em comércio colaborativo e com um crescimento acelerado de 140% em 2020, a VTEX triplicou de tamanho em poucos anos. Esse ritmo intenso de expansão tornou o gerenciamento de admissões um processo crítico e, simultaneamente, um gargalo operacional. A equipe de Recursos Humanos dependia inteiramente de ferramentas manuais, como planilhas de Excel e trocas exaustivas de e-mails para coordenar a entrada de novos profissionais.

O cenário operacional era marcado pela falta de padronização: recém-contratados recebiam planilhas para preenchimento, o que resultava em erros de formatação, dados incompletos e retrabalho constante. Além disso, não havia visibilidade centralizada do fluxo, o que impedia a transferência ágil de informações para outras equipes essenciais no onboarding, como TI e Facilities, gerando falhas na preparação da infraestrutura necessária para o primeiro dia do colaborador.

Para orquestrar essa demanda, a VTEX adotou o Pipefy como sua plataforma central de admissão e onboarding. A implementação focou na criação de um formulário intuitivo e à prova de erros, compartilhado via link público. Essa interface padronizou a coleta de documentos e dados cadastrais logo no início do processo, eliminando inconsistências e garantindo que o RH recebesse informações prontas para processamento.

Com a estrutura de dados estabelecida, a VTEX configurou automações para o envio de e-mails de boas-vindas e notificações automáticas para departamentos parceiros. Assim que um novo colaborador inicia o fluxo, as equipes de TI e Facilities recebem alertas imediatos com a data de entrada e necessidades de equipamentos. Essa integração centralizada garantiu previsibilidade total do estoque e agendamento de entregas, permitindo que a operação escalasse sem a necessidade de aumentar a força de trabalho manual do RH.

O impacto da adoção do Pipefy na VTEX refletiu-se em uma operação de RH mais estratégica e menos reativa. A automação de tarefas repetitivas permitiu que o time focasse na experiência do novo colaborador, garantindo que as primeiras impressões fossem de eficiência e acolhimento. A visibilidade em tempo real sobre quantos funcionários iniciariam em datas específicas transformou o caos operacional em um cronograma previsível e organizado.

Além do ganho de agilidade, a centralização das informações em um banco de dados robusto permitiu aos gestores pesquisar informações específicas e extrair indicadores fundamentais, como métricas voltadas para ações de diversidade. A solução não apenas resolveu o gargalo imediato das contratações, mas estruturou o RH da VTEX para sustentar o crescimento contínuo da multinacional em mais de 46 países.

A multinacional VTEX é um unicórnio brasileiro e líder global em comércio colaborativo. Presente em mais de 46 países e atendendo a mais de 2.500 clientes, a companhia desenvolve plataformas para marketplaces e varejo B2B, conectando marcas e fabricantes para acelerar a transformação digital do comércio.