Empresas compram itens a crédito todos os dias. E como negócios nem sempre têm dinheiro no bolso para pagar algo antecipadamente, eles rastreiam faturas e, eventualmente, pagam despesas quando geram capital suficiente (a partir da venda de seus próprios bens e serviços). Em teoria, isso soa como uma ótima solução, mas rever faturas, ordens de compra, contratos e outros acordos exige uma atenção enorme aos detalhes.

É aqui que as Contas a Pagar entram. A eficácia do seu departamento de Contas a Pagar pode afetar:

  • o caixa da sua empresa;

  • o modo como você interage com os seus fornecedores;

  • a classificação de crédito da sua empresa.

  • Consequentemente, seu time de Contas a Pagar e o processo que eles usam precisam ser estar bem alinhados. Neste artigo, você aprenderá mais sobre o que o processo de Contas a Pagar (CP) faz, como ele se diferencia das Contas a Receber e como tornar o seu processo o mais eficiente possível.

    O que são Contas a Pagar?

    Uma equipe de Contas a Pagar (CP) forte é um recurso inestimável para qualquer organização. A equipe de CP é responsável por acompanhar os passivos e pagar as contas de uma empresa. Esse trabalho influencia diretamente as projeções financeiras e as demonstrações financeiras trimestrais de uma empresa.

    Sem um processo eficiente e bem gerenciado de Contas a Pagar, os líderes e acionistas da empresa ficarão mal informados quanto ao desempenho e à posição financeira dessa empresa.

    Contas a Pagar x Contas a Receber

    Muitas vezes Contas a Pagar e Contas a Receber caem no mesmo balaio na hora de fechar as contas da empresa. Embora as duas sejam bastante semelhantes e fiquem sob o guarda-chuva de Finanças, elas são diferentes. Como? Bem, Contas a Receber são aos valores devidos a uma empresa por seus clientes. Já as Contas a Pagar, por outro lado, são os valores que uma empresa deve a seus fornecedores.

    Nessa lógica, os pagamentos (CP) são classificados como passivo atual, enquanto os recebíveis (CR) são classificados como ativo atual. Como tal, os recebíveis podem ser contrabalançados por um subsídio para contas duvidosas, enquanto os a pagar não têm essa compensação. Outra diferença entre as duas contas é que os pagamentos são frequentemente usados para criar produtos. As empresas precisam comprar materiais (a pagar) para criar os bens que vendem (recebíveis).

    Em última análise, tanto as Contas a Receber quanto as Contas a Pagar são utilizadas para análise de liquidez. Assim as empresas saudáveis terão fundos suficientes provenientes de recebíveis para pagar suas faturas pendentes.

    Por que é importante gerenciar com precisão o processo de Contas a Pagar?

    Pagar contas tem uma série de efeitos duradouros no crédito da empresa, nos relacionamentos com os fornecedores e até mesmo no desempenho das vendas. Quando o CP paga as faturas em dia, os fornecedores cumprirão os pedidos em dia e os produtos de uma empresa serão criados e vendidos em tempo.

    No geral, os processos de CP rígidos garantem que uma empresa:  não pague multas; não pague clientes em excesso; mantenha um fluxo de caixa consistente; forneça aos clientes internos e externos uma imagem real da saúde financeira da empresa.

    O que é o Processo de Contas a Pagar?

    O processo de Contas a Pagar é o método pelo qual a empresa paga suas contas (fora da folha de pagamento). Como mencionado anteriormente, essa função é extremamente vital para a organização, porque afeta o fluxo de caixa, as demonstrações financeiras, os relacionamentos com fornecedores e a pontuação de crédito, também conhecida como score de crédito. Este processo pode ser realizado por um único contador em uma pequena empresa, por uma pequena equipe de CP em uma empresa de médio porte ou por um departamento inteiro de Contas a Pagar em uma grande organização.

    1. Complete uma ordem de compra

    Preparar e distribuir Ordens de Compra (OC) é o primeiro passo no processo de Contas a Pagar, pois ela documenta o que a empresa encomendou de um fornecedor. Nesse viés, as OC contêm: o número da Ordem de Compra; a data em que a Ordem de Compra foi preparada; o nome da empresa; o nome do fornecedor e as informações de contato; a descrição do que está sendo comprado (incluindo quantidade e método de envio); a data em que o comprador espera receber os itens adquiridos.

    Normalmente, as OCs são repassadas para várias pessoas a fim de garantir que as informações sobre elas estejam corretas. Logo, as OCs vão para: a pessoa que prepara a OC, o indivíduo solicitante da OC, o fornecedor, o departamento de Contas a Pagar e o departamento de recebimento.

    2. Processe um relatório de recebimento

    Uma vez que bens ou serviços tenham sido recebidos, o Contas a Pagar precisa rastrear os itens na forma de um relatório de recebimento. Esse relatório detalha quando as mercadorias foram recebidas, bem como a quantidade e a qualidade desses itens. O relatório de recebimento é então comparado às informações da Ordem de Compra e, eventualmente, da fatura do fornecedor.

    3. Receba e processe a fatura do fornecedor

    Os vendedores enviam faturas para as empresas que recebem bens ou serviços no crédito. Assim que a conta é recebida, o CP verifica se a fatura corresponde ao relatório de recebimento e à Ordem de Compra. Após a aprovação da fatura, o valor da conta será creditado na conta do departamento de Contas a Pagar e debitado em outra conta como despesa ou ativo.

    4. Confira a precisão usando uma verificação em três etapas

    verificação em três etapas refere-se ao sistema de CP para validação de faturas de fornecedores. A equipe de Contas a Pagar compara a Ordem de Compra da empresa ao relatório de recebimento e à fatura do fornecedor. Se os três documentos coincidirem, a fatura será inserida na conta CP e será agendada para pagamento.

    5. Use comprovantes, se possível

    Além da verificação em três etapas, algumas empresas usam um comprovante para certificar a completude do processo de Contas a Pagar. Os vouchers são uma folha de cobertura para documentos comprovados (OC, relatório de recebimento, nota fiscal), os quais apontam várias aprovações, números de conta e outras informações relevantes. Quando uma fatura é paga, o voucher, uma cópia do cheque correspondente e todos os anexos são armazenados em um arquivo. Todos os documentos serão marcados com um selo “PAGO” para garantir que não haja pagamentos duplicados.

    6. Faça o pagamento na data oportuna

    Os pagamentos devem ser processados na data ou antes do vencimento, conforme pré-determinado pelo fornecedor e pela empresa compradora. Os fornecedores geralmente preferem certos métodos de pagamento, a ponto de oferecer descontos. A equipe do Contas a Pagar deve prestar atenção a essas ofertas para pagar os fornecedores.

    Nesse sentido, cabe lembrar que pagar os fornecedores em dia é essencial para preservar bons relacionamentos. Quando os fornecedores sabem que serão pagos em dia, eles são mais propensos a recomendar a empresa para outros negócios. Além disso, os fornecedores pagos em tempo hábil podem até ser incentivados a produzir melhores materiais ou serviços.

    7. Atualize os registros

    Uma vez que os pagamentos são feitos, o departamento de Contas a Pagar fechará a conta do fornecedor, reduzindo assim o passivo criado quando os bens ou serviços comprados. Nesse ponto, o valor mostrado no sistema como “a pagar” não será mais considerado um passivo. O departamento de CP então atualizará todos os registros associados a esse pagamento em seu sistema de contabilidade.

    Cópias do cheque final, detalhes da conta bancária do fornecedor, comprovantes de pagamento ou verificação em três etapas, faturas originais, Ordens de Compra e solicitações recebidas são todas aprovadas e armazenadas nos livros de contabilidade ou em softwares. Embora isso possa parecer um processo complexo, esses materiais devem estar disponíveis para revisão durante as atividades contábeis ao final de cada mês e para quaisquer disputas de pagamento que possam surgir no futuro.

    Dicas e truques para gerenciar o processo de Contas a Pagar

    Como você pode ver, existem muitas etapas manuais no processo de Contas a Pagar. Para mitigar o potencial de erro humano, muitas empresas intensificam seu jogo implementando as melhores práticas de CP. Algumas dessas atividades são: configurar lembretes de pagamento; manter relacionamentos com fornecedores; criar processos rastreáveis.

    Como você pode ver, existem muitas etapas manuais no processo de Contas a Pagar. Para mitigar o potencial de erro humano, muitas empresas intensificam seu jogo implementando as melhores práticas de CP. Algumas dessas atividades são: configurar lembretes de pagamento; manter relacionamentos com fornecedores; criar processos rastreáveis.

    Nessa lógica, a automação de processos de CP pode facilitar cada uma dessas práticas recomendadas, além de eliminar a necessidade de papel e de diminuir o tempo e o custo do processamento de CP. Quer mais? O software de CP muitas vezes se integra diretamente com os ERPs das organizações, o que torna a tarefa de produzir demonstrações financeiras infinitamente mais simples.

    O benefício de automatizar o processo de contas a pagar

    Qualquer empresa de alto funcionamento precisa de uma equipe CP em excelente forma. Suas contas precisam ser analisadas com precisão e pagas em dia. Desse modo, os resultados do trabalho de CP precisam ser refletidos adequadamente nas demonstrações financeiras gerais da sua empresa. Esse processo normalmente requer uma série de etapas manuais e tediosas, logo, automatizar esse processo é algo a ser considerado. Por quê?

    Porque automatizar o processo de Contas a Pagar irá poupar muito tempo da sua equipe contábil, assim como dinheiro e influência. Softwares como o Pipefy fornecem modelos modernos de fluxo de trabalho CP prontos para usar que podem ser personalizados para qualquer organização. Com esses modelos prontos, sua equipe de CP deixará de perder prazos de pagamento, criará confiança com fornecedores e tornará os pedidos de pagamento simples para seus funcionários.

    Aproveite o modelo de Contas a Pagar da Pipefy ou inscreva-se para uma demonstração gratuita da Pipefy para revolucionar seu processo de Contas a Pagar hoje mesmo!

    Muitas vezes Contas a Pagar e Contas a Receber caem no mesmo balaio na hora de fechar as contas da empresa. Embora as duas sejam bastante semelhantes e fiquem sob o guarda-chuva de Finanças, elas são diferentes.