Gestão por processos: tudo o que você precisa saber

Você sabe o que é gestão por processos e qual a sua importância para as empresas modernas?

Entender a gestão por processos não é apenas uma opção estratégica; é uma necessidade para as empresas que buscam se destacar em um mercado cada vez mais complexo e competitivo.

Imagine a sua empresa como uma orquestra. Uma falha em um único instrumento e toda a sinfonia sofre. Da mesma forma, para alcançar uma performance empresarial afinada, é fundamental que cada departamento não apenas realize seu trabalho, mas também se integre perfeitamente ao todo.

A seguir, entenda melhor como essa lógica se aplica à gestão estratégica por processos e confira os melhores meios de implementá-la na sua organização. 

O que é gestão por processos?

A gestão por processos pode ser entendida como a integração de todos os segmentos que fazem parte de um negócio e suas respectivas operações. Trata-se de uma prática que prevê que as atividades de uma empresa devem atuar de forma conjunta para que a mesma tenha sucesso em suas demandas.

Ela visa eliminar a noção tradicional de que as funções dos diferentes departamentos terminam quando a próxima tarefa passa a ser executada sob responsabilidade de outra área.  

Ou seja, é possível até segmentar as frentes de atuação do negócio por áreas diferentes, mas toda a organização deve ser voltada aos seus processos e à sua cadeia de valor.

O gerenciamento dos processos, portanto, passa a ser interdepartamental, e a empresa em si deve ser vista como uma única sequência de atividades processuais.

A importância de gerenciar processos 

A gestão por processos visa proporcionar o crescimento das empresas ao integrar os modos com que suas atividades são administradas e executadas. 

Com ela, é possível ter uma visão mais completa e assertiva de toda a cadeia de valor, monitorar e aprimorar as tarefas em tempo real, além de compreender, formalizar e unificar os processos interdependentes que guiam toda a organização. 

Isso também significa ganhos significativos de rendimento, diminuição de tempo na execução das tarefas, melhor uso dos talentos e de suas competências, maior domínio sobre os recursos tecnológicos e uma cultura ágil para atender ao mercado com mais excelência.

Diferença entre gestão de processos x gestão por processos

Falar de gestão por processos pode causar certa confusão em relação a outra boa prática produtiva, a gestão de processos. Os conceitos até podem estar relacionados, mas são diferentes.

Fazer a gestão de um processo consiste basicamente em identificar ou modelar determinada atividade organizacional e gerenciá-la da maneira adequada. Os principais objetivos da gestão de um processo incluem a análise de sua execução, o planejamento de melhorias, monitoramento de seus resultados, eliminação de gargalos, e assim por diante.

Já a gestão por processos vai além e se refere a um meio de gerir o próprio negócio. Ou seja, enquanto um é voltado às cadeias específicas de ações, o outro volta seus olhares a todo o funcionamento da empresa e à sua cultura. 

Podemos inclusive afirmar que a gestão de processos é de suma importância para a gestão por processos, já que as operações devem ser continuamente aprimoradas para que sejam devidamente integradas e gerem um melhor desempenho organizacional.

Diferenças entre visão por processos e visão funcional

A visão funcional costuma ser a primeira que vem à mente quando pensamos em uma empresa. Com uma estrutura hierárquica vertical, ela conta com departamentos claramente demarcados, cada um focado em seus objetivos específicos: o departamento de Vendas não sabe o que o de Logística está fazendo, e vice-versa, e cada um usa sistemas específicos (e muitas vezes nada integrados) para realizar e documentar o trabalho.

Para fazer uma analogia, a visão funcional é como se cada departamento da empresa fosse uma ilha, conectada apenas por pontes precárias de comunicação.

Por outro lado, a visão por processos oferece uma solução holística. Nesse modelo, o foco se desloca do que ocorre dentro de cada “ilha” para como elas interagem entre si. Nesse contexto, a responsabilidade pelas tarefas não se limita a um departamento, mas se estende ao sucesso do processo como um todo.

Em resumo, os processos são os protagonistas, e as funções departamentais desempenham um papel secundário.

Benefícios da gestão por processos 

Essa maneira holística de olhar para as metas da empresa e desenhar estratégias para cumprí-la vai muito além de uma tendência gerencial, trazendo benefícios que vão desde o aumento da produtividade e redução de custos a uma maior facilidade de realizar a organização e gestão do conhecimento empresarial. 

Confira algumas das principais vantagens da gestão por processos:

• Visibilidade ampliada: A gestão por processos permite uma visão mais abrangente e analítica dos negócios, facilitando a identificação de gargalos e pontos de melhoria.

• Aumento de produtividade e redução de custos: Ao identificar e eliminar redundâncias, a gestão por processos facilita um fluxo de trabalho mais ágil e eficaz, contribuindo para um aumento da produtividade e ajudando a reduzir custos operacionais.

• Integração de equipes: A ênfase em processos de ponta a ponta ajuda a romper os silos departamentais, incentivando a colaboração e o alinhamento entre equipes de diferentes setores.

• Estabelecimento de metas coesas: A gestão por processos permite a criação de metas mais alinhadas e interconectadas, assegurando que todos os departamentos estejam voltados para objetivos comuns, em vez de metas fragmentadas e potencialmente conflitantes.

• Flexibilidade organizacional: Com um foco em objetivos comuns e estratégias compartilhadas, a gestão por processos facilita a descentralização e permite adaptações mais ágeis às mudanças do mercado ou novas metas.

• Organização e gestão do conhecimento: Este modelo facilita a catalogação e o acesso ao histórico da empresa e dados de performance variados, melhorando a gestão do conhecimento para todos os departamentos e fornecendo insights valiosos para estratégias futuras.

Como implementar a gestão por processos na sua empresa

1. Faça um planejamento estratégico 

Antes de mergulhar na implementação da gestão por processos, é necessário traçar um plano estratégico detalhado. Esse plano será seu norte, delineando os objetivos de negócio que você deseja alcançar. A ideia é identificar quais processos são críticos para esses objetivos e focar seus esforços neles.

2. Modele os processos 

Depois de montar um plano, o próximo passo é organizar a estrutura atual dos processos da empresa. Isso envolve um mapeamento de processos detalhado, destacando cada etapa, os responsáveis e como cada processo se interconecta com outros dentro da organização.

3. Analise e redesenhe os processos 

Com tudo mapeado, você terá uma visão panorâmica que facilita a identificação de gargalos e problemas. Com isso, você poderá decidir quais processos precisam ser redesenhados. É o momento de fazer os ajustes necessários para otimizar cada etapa.

4. Automatize os processos

A automação é o próximo passo após a análise e o redesenho. Utilize tecnologias que automatizem tarefas repetitivas e melhorem a eficiência. A automação de tarefas também facilita a comunicação e integração das atividades diversas de áreas separadas.

5. Monitore e controle os processos 

Não basta criar todos esses novos fluxos e não ter um sistema de monitoramento e gestão da mudança. Use métricas e KPIs para avaliar o desempenho e eficácia da gestão por processos de forma contínua, assegurando que tudo esteja alinhado com os objetivos da empresa.

Na hora de construir metas, defina objetivos SMART (específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com periodicidade definida) para que todos saibam onde precisam chegar, como isso será constatado e o que deve ser cobrado para que as operações atinjam seu melhor rendimento.

6. Faça melhorias quando necessário 

O último passo é o ciclo de melhoria contínua. Sempre haverá espaço para otimizar, corrigir e inovar e a gestão da qualidade dos processos deve permanecer como prioridade. Mantenha um canal aberto para feedback de colaboradores e clientes, e esteja disposto a revisitar e ajustar seus processos sempre que necessário.

7. Qualificação de colaboradores

Por fim, em todas essas etapas, é fundamental qualificar seus colaboradores, que devem estar cientes da importância e das práticas ligadas à gestão por processos. Isso significa que treinamentos constantes são necessários para que os profissionais melhorem seu desempenho e consigam trabalhar de maneira integrada entre os diferentes setores em que atuam.

Lembre-se: nesta jornada, você não estará apenas implementando um modelo de gestão, mas cultivando uma cultura. 

Implemente a gestão por processos na sua empresa com o Pipefy

Implementar a gestão por processos na sua empresa pode parecer uma tarefa árdua, mas com as ferramentas certas, o caminho fica muito mais fácil. O Pipefy é um software de automação e gerenciamento de processos que se integra aos sistemas que você já usa permitindo que você foque no que realmente importa: resultados.

O Pipefy é uma solução no-code completa que aborda desde o mapeamento de processos até a análise de dados, passando por automações que agilizam e otimizam fluxos de trabalho. Ao centralizar informações e oferecer uma visibilidade completa do processo, o Pipefy elimina gargalos e facilita a colaboração entre os setores.

Com recursos intuitivos e uma interface fácil de usar, o Pipefy torna a gestão por processos uma prática acessível, até mesmo para aqueles que estão apenas começando nessa jornada.