O que é automação de tarefas?

Automação de tarefas é uma estratégia para tornar o trabalho mais fácil e rápido, melhorando a consistência e a precisão de processos. Isso ocorre porque a automação reduz o tempo e a energia necessários para concluir tarefas e trabalhos repetitivos ou regulares. Automatizar tarefas diminui a quantidade de trabalho manual necessário para concluir um processo ou entregar resultados.

 

Em geral, as empresas implementam softwares de automação para simplificar e acelerar seus fluxos de trabalho. Bem como para aliviar o esgotamento e a fadiga decorrentes da realização repetitiva da mesma tarefa. Um dos benefícios da automação é liberar tempo da equipe para que ela esteja mais atenta aos clientes, foque em prioridades e projetos estratégicos e pense de forma criativa sobre seu trabalho.

Características de tarefas que podem ser automatizadas

Existem muitos tipos de processos e tarefas manuais que podem (e devem) ser automatizados. Eles podem ser encontrados em todos os departamentos, de todas as empresas. Entretanto, as tarefas que estão prontas para automação reúnem as seguintes características:

FrequenteGrande volume de trabalho que deve ser concluído diversas vezes em uma hora, dia ou semana
Dependente Tarefa criada por um evento específico ou uma mudança de status
Repetitiva Envolve as mesmas etapas ou inputs todas as vezes
Simples Não requer informações complexas ou solução de problemas
Agendada Ocorre regularmente no mesmo horário ou no mesmo dia a cada semana/mês
Previsível Tarefa planejada dentro de um fluxo de trabalho ou processo regular
Colaborativa Requer ação ou informação de várias membros do time, clientes, fornecedores ou parceiros

Automações do dia-a-dia

Automatizar tarefas, trabalho e processos não é uma novidade. Na verdade, nós, humanos, sempre encontramos formas de nos beneficiar da transformação de processos manuais em automáticos. Um exemplo é a maneira como a robótica e as linhas de montagem padronizaram e aceleraram a confecção de manufaturas. Outro, são os softwares e a inteligência artificial usados para lidar com análise de dados que, antes, era feita com um lápis e uma calculadora. Algumas automações são tão comuns que podemos até considerá-las óbvias, ou nem percebemos quando estão sendo usadas.

Pagamentos

Houve um tempo em que a maioria de nós pagava nossas contas indo aos bancos ou com folhas de cheque. Agora, muitos automatizam esse processo para que os pagamentos sejam debitados de nossas contas em uma data específica a cada mês, sem qualquer ação da nossa parte. Essa automação elimina várias etapas: receber uma fatura em papel, ir ao banco, preencher um cheque e aguardar que o pagamento seja autorizado.

Aviso de férias

Outra automação simples na qual não pensamos com frequência é a resposta automática de férias por email. Você só precisa configurá-la uma vez, logo antes de pegar seu voo para o Caribe. A partir daí, todos que enviarem emails para seu endereço serão avisados automaticamente que você está de férias e que retornará a mensagem após sua estadia na praia.

Isso é consistente, confiável, oportuno e útil. Exatamente o que automações de tarefas devem ser.

Tarefas de trabalho e automação em empresas

Muitos tipos de trabalho podem ser automatizados, no todo ou em parte. Algumas automações são altamente complexas, e usam inteligência artificial ou ferramentas especializadas para automação de tarefas. Outras, são tarefas comuns a muitas empresas. Por enquanto, vamos nos concentrar nesta segunda categoria.

Os tipos de tarefas que são automatizados com mais frequência podem ser agrupados em três categorias amplas: tarefas de comunicação, tarefas agendadas ou sensíveis a prazos e tarefas críticas para o fluxo de trabalho.

Comunicação

Geralmente, para que processos de negócio fluam, tarefas envolvendo emails ou outros tipos de acompanhamento são necessárias. Por exemplo, um processo de RH para o onboarding de funcionários pode exigir que documentos sejam enviados a um novo contratado após a aceitação de uma oferta de trabalho. Nestes casos, é possível usar uma automação para que isso aconteça assim que uma assinatura for recebida, eliminando a necessidade de interação com um profissional do RH.

 

Já em um processo de vendas, enviar um email para o lead após uma ligação de prospecção pode ser parte das etapas do fluxo de trabalho. Esse email também pode ser automatizado. O uso de um template para esse tipo de email torna o trabalho mais fácil e ajuda a manter a consistência sem sobrecarregar os vendedores.

Tarefas agendadas ou sensíveis a prazos

Tarefas que seguem um cronograma regular ou que impactam os prazos também podem se beneficiar de automações. Usando um software de automação, é possível configurar para que certas tarefas ocorram em intervalos regulares, ou que elas sejam acionadas por outro evento. Automações desse tipo ajudam a equipe a manter-se dentro dos prazos, sem a necessidade de monitoramento constante ou de intervenções.

Tarefas críticas para o fluxo de trabalho

Algumas etapas de um fluxo de trabalho criam dependências. Ou seja, a conclusão de uma tarefa só pode ocorrer depois de terminada uma tarefa anterior. Neste caso, a automação pode ajudar a garantir que o fluxo siga conforme planejado, notificando os membros da equipe quando o trabalho estiver finalmente pronto.

Exemplos de automação de tarefas por departamento e processo

Vendas
  • Prospecção
  • Qualificação de leads
  • Pipeline
  • Marketing
  • Gerenciamento de campanhas
  • Solicitações de conteúdo
  • Planejamento de eventos
  • Recursos Humanos
  • Recrutamento
  • Gestão de performance
  • Solicitações de férias
  • Onboarding de funcionários
  • Financeiro
  • Pedidos de compra
  • Contas a pagar
  • Procurement
  • Reembolsos
  • Customer Service
  • Onboarding de clientes
  • Suporte ao cliente
  • Feedback de clientes
  • Ferramentas para automação de tarefas

    As empresas têm muitas opções de ferramentas que possibilitam a automação de seus fluxos de trabalho. Para escolher a ferramenta certa, é preciso ter a noção de quais processos, fluxos e tarefas precisam ser automatizados.

     

    Também é importante entender o grau de flexibilidade que você deseja em uma plataforma. Algumas podem ser adaptadas para praticamente qualquer processo, departamento ou equipe.

    Trabalhe melhor, não por mais tempo

    Transformar tarefas manuais em tarefas automatizadas traz grandes benefícios para profissionais e empresas. A automação simplifica o fluxo de trabalho, evita o desgaste da equipe e facilita a consistência e a precisão de processos críticos.

     

    Mais importante ainda, automação de tarefas significa menos tempo gasto com tarefas manuais e repetitivas (e chatas!). Enquanto sobra mais tempo para executar, planejar e criar os relacionamentos que geram valor para a sua empresa.

     

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    Automatizar tarefas diminui a quantidade de trabalho manual necessário para concluir um processo ou entregar resultados. "