As equipes de Recursos Humanos sabem como o volume de emails de uma caixa de entrada pode sair do controle de uma hora para a outra. Recrutamento, gestão de benefícios, solicitações de férias...a lista de mensagens é longa. Lidar com essas solicitações requer muitas idas e vindas por email, e isso aumenta o risco de informações críticas se perderem em algum momento. Se você também passa por esse problema, talvez seja a hora de testar uma caixa de entrada compartilhada.

O que é uma caixa de email compartilhada?

Caixas de email compartilhadas são exatamente o que parecem ser: caixas de entrada que podem ser acessadas por várias pessoas de uma mesma equipe. É possível identificá-las pelo próprio endereço de email, que normalmente não é personalizado. Por exemplo: [email protected].

Por que equipes de RH deveriam usar uma caixa de email compartilhada?

Consolidar todos os emails em uma única caixa de entrada, compartilhada por vários membros do time, beneficia as equipes de RH ao simplificar o trabalho e centralizar dados. Também acelera a resolução de processos complexos que envolvem muitas fontes de informação e diferentes stakeholders.  

 

Os pedidos de férias, por exemplo, normalmente levam a perguntas e outras ações necessárias, até mesmo para a própria pessoa que pediu o benefício. O gestor desse funcionário e pelo menos um membro da equipe de RH geralmente precisam tomar algumas ações para que esse período de descanso saia do papel. 

 

Tratar de um único pedido de férias é bastante simples, mas o processo fica mais complicado se uma equipe de RH de cinco pessoas for responsável pelos pedidos de férias de mais de 100 funcionários. Nessa situação, é comum a perda de controle das solicitações ou então respondê-las com atrasos. E estamos falando só de um tipo específico de demanda: o dia a dia de uma equipe de RH tem muitas outras tarefas que envolvem trocas de emails.

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Benefícios de uma caixa de email compartilhada para equipes de RH

  • Centralizar informações. Quando todas as solicitações são direcionadas para uma caixa de entrada comum, as informações que chegam por email podem ser acessadas, organizadas, geridas e resolvidas mais facilmente. A colaboração entre a equipe aumenta, e as falhas de comunicação acabam.
  • Delegar tarefas diretamente. As caixas de entrada compartilhadas permitem que você atribua trocas de email específicas a membros da sua equipe individualmente. Assim, a responsabilidade pelo gerenciamento dos emails é dividida entre o time, sem prejudicar o controle das tarefas ou a visibilidade de seu progresso.  
  • Melhor visibilidade do processo. Permitir a outros membros da equipe o acesso à caixa de emails garante que nenhuma mensagem fique sem resposta por muito tempo. Esse nível de visibilidade pode ser fundamental para processos urgentes. No processo de recrutamento, por exemplo, o preço de uma caixa de entrada lenta ou confusa pode ser a perda de um talento qualificado para a empresa. 
  • Manutenção de registros. As caixas de email compartilhadas guardam um histórico de comunicação que pode ser usado para atender solicitações, identificar problemas em potencial e monitorar o desempenho dos colaboradores. Essas informações também podem ser usadas para planejar e melhorar processos.
  • Menos distrações. Coordenar múltiplas caixas de email diferentes dá brecha para distrações. Uma caixa de entrada compartilhada torna a gestão das mensagens mais rápida para toda a equipe. Ao garantir que as informações estejam organizadas e possam ser encontradas com facilidade, o inbox compartilhado mantém a sua equipe mais focada.  
  • Mais tempo para o que realmente importa. Quanto menos tempo sua equipe gasta com emails, mais tempo ela terá para outras funções, como manter os colaboradores da empresa felizes, saudáveis e produtivos.
  • Promova a colaboração entre sua equipe e aumente a produtividade do time.
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    Melhores práticas para o uso de caixas de email compartilhadas

    Para garantir todos os benefícios de uma caixa de entrada compartilhada, você precisa seguir uma série de práticas recomendadas. Separamos aqui algumas dicas que podem ajudar a otimizar o desempenho da sua equipe: 

  • Informe seus funcionários. O primeiro passo é garantir que todos na empresa entendam as vantagens e o motivo de usar uma caixa de email compartilhada. Mostre como essa ferramenta pode ajudar a empresa a alcançar objetivos e otimizar processos internos do RH. 
  • Prepare sua equipe. As mudanças nem sempre são fáceis, mas muitas vezes são necessárias. Ajude sua equipe a se adaptar e a entender por que a transição de um email individual para uma caixa de entrada compartilhada é vantajosa para todos. Garanta que eles saibam usar todas as ferramentas relacionadas à nova dinâmica de emails. 
  • Crie etiquetas claras. A maioria das soluções de caixa de email compartilhadas permite classificar mensagens usando etiquetas. Elas ajudam a identificar rapidamente os emails mais importantes para cada membro da sua equipe e possibilita que todos estejam focados em suas prioridades.  
  • Acompanhe a produtividade do time e acabe com gargalos. Algumas caixas de email compartilhadas incluem uma linha do tempo de atividades que permite ao gestor avaliar a produtividade de cada membro da sua equipe. Os líderes podem usar essas informações para identificar e resolver gargalos no fluxo de trabalho do time.
  • Crie templates para solicitações mais comuns. Solicitações recorrentes podem ser resolvidas de forma rápida e fácil com templates prontos. Basta criar um modelo padrão de resposta, deixar sua equipe personalizar alguns elementos (como saudações, por exemplo), clicar em “enviar” e seguir para a próxima tarefa. 
  • Mantenha um tom consistente. Com várias pessoas da equipe usando a mesma caixa de entrada, você provavelmente vai precisar assegurar que todos os emails tenham um tom consistente e sejam fiéis ao vocabulário e ao tipo de mensagem que a empresa quer passar. O jeito mais fácil de garantir isso é usar templates padronizados em uma caixa de email compartilhada.
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    A Caixa de Email Compartilhada do Pipefy ajuda sua equipe de RH a gerenciar emails de forma mais eficiente. A implementação rápida e a interface fácil de usar proporcionam bons resultados desde o primeiro dia.

  • Nenhum email fica para trás. Com a Caixa de Email Compartilhada do Pipefy, você tem uma visão completa de todas as mensagens recebidas pelo seu departamento de RH. Delegue responsabilidades e garanta respostas rápidas. 
  • Visão global do processo. Com um acesso compartilhado a todas as comunicações do time, você pode monitorar mensagens, respostas e follow-ups. 
  • Maior colaboração. Ninguém mais vai precisar transitar entre diferentes ferramentas ou contas de emails para interagir com colegas e encontrar informações. Todos da equipe têm acesso a mensagens antigas e podem adicionar comentários, montar bases de dados e consolidar a comunicação da melhor forma possível. 
  • Otimização pela automação. Configure automações com facilidade e aproveite todas elas para encontrar emails, encaminhar mensagens e mandar respostas-padrão com templates próprios.
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    Caixas de email compartilhadas são exatamente o que parecem ser: caixas de entrada que podem ser acessadas por várias pessoas de uma mesma equipe."