5 dicas para otimizar seu processo de recrutamento e seleção

O processo de escolha de novos colaboradores é uma parte importante das tarefas desenvolvidas na área de Recursos Humanos. Por isso, conhecer formas eficientes e assertivas de desenvolver o recrutamento e seleção (R&S), garantindo que sejam selecionados candidatos que atendem ao perfil desejado, contribui em para a economia de tempo, dinheiro e a manutenção da cultura da empresa, além de facilitar seu crescimento.

Ao conduzir um processo otimizado de recrutamento e seleção de pessoas, você também fortalece a estratégia de negócios da empresa, porque são contratados indivíduos que se encaixam na proposta da vaga e que vão ter um bom desempenho em suas funções.

Mas como fazer a seleção de candidatos com mais eficiência? Nesse artigo, vamos mostrar aspectos importantes sobre esse tema, como:

• 5 vantagens de ter um bom processo de R&S;
• Quais os cargos envolvidos nessa atividade;
• Como otimizar esse processo;
• As 4 últimas tendências tecnológicas que são aliadas dos recrutamentos.

O que é recrutamento e seleção?

Recrutamento e Seleção é a área do RH responsável por preencher vagas abertas com pessoas qualificadas, que detenham conhecimentos e habilidades necessárias às equipes, além de terem compatibilidade com a cultura da empresa. Mas dentro desse processo, o que é recrutamento e o que é seleção?

Recrutamento

É o processo definido como a busca por talentos, ou seja, é a etapa destinada à atração de candidatos para a vaga em aberto. Essa divulgação geralmente é feita por meio de emails, sites de emprego, fóruns e redes sociais, além de programas de indicação internos de cada empresa.

Seleção

A etapa seguinte ao recrutamento procura selecionar os candidatos que se encaixam melhor na vaga. É durante esse processo que acontece:

• A triagem de currículos;
• Testes psicológicos;
• Entrevistas;
• Provas de conhecimentos específicos.

Qual é a diferença entre recrutamento e seleção?

Como vimos acima, o recrutamento diz respeito à atração de talentos para as vagas disponíveis. Enquanto isso, a seleção envolve escolher os melhores candidatos para o perfil da empresa e para as necessidades do cargo. Os dois se complementam e são igualmente importantes para o sucesso da área.

Por que o processo de recrutamento e seleção é tão importante?

O processo de recrutamento e seleção é importante porque está relacionado com o capital mais valioso de uma empresa: seus colaboradores. Sem as pessoas, nenhuma organização atingiria o sucesso.

Desse modo, desenvolver e comandar o processo de recrutamento e seleção de pessoas contribui para a inclusão de profissionais qualificados e alinhados com as necessidades do negócio.

Daí a expressão RH estratégico, pois as ações desse setor impactam de várias formas os resultados de uma empresa. Destacamos alguns pontos que reforçam a importância de processo bem conduzido:

• Atração e engajamento para que mais pessoas se candidatem às vagas da organização;
• Criação de um banco de talentos com os perfis mais qualificados para cada vaga;
• Aumento da taxa de eficiência e sucesso nas contratações;
• Diminuição da taxa de rotatividade dos colaboradores, principalmente entre os mais recentes;
• Planejamento das atividades dentro das equipes de negócio.

Tipos de recrutamento e seleção

Existem diversos tipos de recrutamento e seleção, e a equipe de RH deve escolher qual utilizar a depender do objetivo da vaga e da estratégia da empresa. Veja abaixo os 5 tipos principais:

Externo

O recrutamento externo é o mais tradicional e conhecido, além de muito usado para cargos médios ou de início de carreira. Nele o RH busca candidatos do lado de fora dos quadros da empresa, no mercado de trabalho, para preencher determinada vaga. 

Nesse modelo, os riscos e custos são mais elevados, já que a empresa não tem conhecimento prévio sobre a forma de trabalhar do candidato. Um processo de seleção bem feito é muito importante para que a empresa consiga escolher a pessoa certa para a vaga.
As técnicas mais utilizadas para o recrutamento externo são o headhunting, divulgação em redes sociais ou anúncios em plataformas de recrutamento e seleção.

Interno

No recrutamento interno, o objetivo do RH é preencher as vagas com colaboradores que já trabalham na empresa. Geralmente isto é feito pela abertura à concorrência interna (anunciando vagas para que os colaboradores se candidatem) ou de acordo com o plano de carreira do colaborador (se ele já tiver o objetivo de trocar de cargo, por exemplo).

O recrutamento interno tem diversas vantagens, como o conhecimento prévio sobre as habilidades do colaborador, retenção e valorização dos talentos da empresa, e um processo seletivo mais barato e menos burocrático.

Misto

O recrutamento misto envolve candidatos externos e internos no mesmo processo seletivo. É um método mais trabalhoso, mas muito efetivo na contratação de talentos. Uma vantagem é que ele aumenta o potencial competitivo do processo. Por outro lado, é preciso atentar para não acabar oferecendo vantagens aos candidatos internos.

Online

Quase tudo já pode ser feito de forma online atualmente e o processo de recrutamento e seleção não é diferente. O recrutamento online é, na verdade, apenas uma ferramenta para viabilizar os outros tipos de recrutamento. Esse recurso possibilita entrevistas online, agiliza testes de aptidão e reduz o volume de trabalho operacional do RH.

Veja um tutorial de como criar um processo de recrutamento impecável!

Às cegas

O recrutamento às cegas é um ótimo método para fomentar a diversidade e inclusão na empresa. Nesse modelo, somente requisitos essenciais à vaga são solicitados, ou seja, a avaliação só analisa as competências técnicas e comportamentais das pessoas que se candidatam.

Fatores como idade e gênero, ou qualquer outro que não seja relevante para o cargo em questão não são mostrados no recrutamento às cegas. Uma desvantagem desse processo é a limitação de informações sobre quem será contratado.

Benefícios do recrutamento e seleção para o RH

O setor de Recursos Humanos que consegue conduzir uma escolha eficiente de colaboradores está, automaticamente, contribuindo para:

Otimização de tempo

Um processo bem organizado garante ao RH a economia de tempo envolvida em esclarecer dúvidas sobre as vagas, além de diminuir os retrabalhos por erros. Portanto, deve-se manter todas as informações claras e objetivas para o RH poder se dedicar às demais etapas.

Aumento no desempenho dos colaboradores

Escolher candidatos que reúnam a expertise necessária para executar as tarefas proporciona resultados satisfatórios, mas tão importante quanto os hard skills são os aspectos comportamentais. Os impactos positivos de uma nova contratação não envolvem apenas questões técnicas, mas o relacionamento entre os colaboradores.

Quando todos os indivíduos estão alinhados e mantêm um convívio saudável, o desempenho pode aumentar. Em consequência, a produtividade também cresce, trazendo benefícios para a empresa. Cabe ao R&S fazer o possível para contratar pessoas que acrescentem nesse bom convívio.

Fortalecimento da estratégia do negócio

O recrutamento e seleção deve priorizar as diretrizes do planejamento estratégico da empresa. As contratações precisam envolver questões como habilidades e competências técnicas são importantes para a composição das equipes.

Redução de turnover e custos

Segundo a Forbes, contratações mal feitas podem custar centenas de milhares de dólares. Isso ocorre em razão da ausência de recursos e estratégias eficientes  durante os processos.

Ao não prosseguir com uma avaliação criteriosa e alinhada com a cultura organizacional, a taxa de turnover e a soma de despesas necessárias para cada contratação tende a aumentar. Logo, contar com um recrutamento estruturado e condizente com o perfil da empresa reduz os riscos. 

Fortalecimento da cultura organizacional

Contratar alguém também envolve analisar se a pessoa possui um perfil adequado ao comportamento organizacional. Ou seja, o profissional responsável pelo recrutamento e seleção precisa deixar claro quais são os valores da empresa durante as entrevistas.

Uma empresa que preza pelo trabalho em equipe deve priorizar nos candidatos o senso de colaboração. Assim, o clima harmonioso entre os times não será comprometido com a entrada de alguém que prefere agir sozinho.

Quais cargos estão envolvidos nesse processo?

Existem muitas pessoas envolvidas na contratação de novos colaboradores. Mesmo se tratando de uma tarefa executada pelo RH, essa não é uma atividade  de uma pessoa só,  e são vários os profissionais envolvidos no recrutamento e na seleção.

Cada profissional exerce uma função específica durante o processo Veja quem é quem abaixo:

Analista de Recrutamento e Seleção

O analista atua na parte operacional do processo, de forma geral, dá suporte aos demais profissionais. Ele também contribui organizando currículos, divulgando as vagas, marcando as entrevistas e até fazendo contato preliminar para confirmar algumas informações.

Recrutador

Este profissional é responsável pela atração, ou seja, ele desenvolve métodos para promover a empresa e a vaga. Seu objetivo envolve despertar o interesse das pessoas para determinada função. O recrutador muitas vezes também é responsável pela seleção e análise dos currículos recebidos.

Psicólogo

O compromisso do psicólogo no recrutamento e seleção é acompanhar as entrevistas para avaliar o comportamento do candidato. Além de ajudar na busca por perfis ideais para a empresa, ele também identifica quando há indícios de desvios de conduta que possam ser prejudiciais.

Headhunter

Ainda que seu papel seja parecido com o do recrutador, um headhunter tem a missão de preencher vagas estratégicas. Por exemplo, posições de liderança precisam de uma atenção maior.

Muitas empresas utilizam os headhunters para otimizar tempo e ter mais facilidade em encontrar melhores talentos, uma vez que esses profissionais têm experiência em explorar círculos estratégicos e procurar perfis em escassez no mercado.

Business Partner

O Business Partner tem uma importante função na busca por novos talentos porque ele conhece muito bem o negócio, as estratégias e a cultura da empresa. Também conhecido como parceiro de negócios, ele tem um conhecimento aprofundado em alguns setores da empresa, o que auxilia na escolha das contratações.

Como criar um bom processo de recrutamento e seleção?

Recrutamento e seleção é um processo muito importante para o sucesso da empresa, já que ela é responsável pelos futuros colaboradores do negócio. Entretanto, muitos profissionais de RH encontram desafios nesse processo, como a falta de padrão nas contratações, excesso de tarefas repetitivas e comunicação falha.

Para criar um bom processo de recrutamento e seleção na sua empresa, siga os seguintes passos:  

Entenda as necessidades da empresa

Sempre tenha em mente os objetivos estratégicos do negócio ao abrir novas vagas. A compreensão das necessidades da empresa aumenta o grau de acerto das contratações, além de facilitar a visualização da jornada dos colaboradores como um todo.

Aqui vale considerar que as necessidades da empresa podem mudar ao longo do tempo. A equipe de RH deve ter uma relação próxima e transparente com as lideranças para entender e se adaptar a essas mudanças. 

Avalie o volume de processos seletivos por mês

Em qualquer processo, acompanhar números e resultados é imprescindível. O primeiro dado a analisar no processo de recrutamento e seleção é o volume de processos seletivos que sua empresa realiza por mês. Esse volume deve estar sempre de acordo com o plano de crescimento da empresa. E se esse número for muito alto, é importante verificar se a equipe não está sendo bem aproveitada. 

Fazer isso permite quantificar o desempenho da sua equipe, avaliar a taxa de rotatividade de colaboradores, identificar gargalos ou dificuldades, e aprimorar seus fluxos de contratações.

Padronize e automatize processos repetitivos

A falta de padrão no processo de contratação e o excesso de tarefas repetitivas são dois dos maiores desafios quando se trata de recrutamento e seleção. Padronizar o processo e automatizar as tarefas repetitivas são essenciais para otimizar o tempo da equipe e reduzir erros.

A tecnologia é uma grande aliada nesse momento. Um software de gestão de recrutamento, por exemplo, é capaz de proporcionar autonomia e rapidez para sua equipe, solucionando os desafios citados, centralizando informações de candidatos e estruturando um processo com mais visibilidade para todas as partes envolvidas, etapa por etapa. 

Monte uma equipe com profissionais qualificados

É inclusive muito importante pensar nos talentos da equipe que ficará responsável pelo recrutamento e pela seleção de novas pessoas para trabalhar na empresa. Monte uma equipe qualificada, que seja capaz de identificar os melhores candidatos. Algumas características importantes desses profissionais são:

• Ter uma boa comunicação;
• Bom networking;
• Organização;
• Habilidade para identificar traços de personalidade nas pessoas.

Ofereça treinamentos

Além de ter uma equipe de recrutamento composta por bons profissionais, é preciso sempre incentivá-la a manter-se atualizada e ganhar novos conhecimentos. Treinamentos são ótimos para alcançar isso, e devem ser oferecidos regularmente. 

Invista em boas ferramentas

Como já falamos, a tecnologia é uma grande aliada nesse processo. Investir em boas ferramentas de recrutamento garante que seu processo será mais efetivo e sua equipe terá mais tempo para focar no que realmente importa: a conexão com os candidatos e análise em profundidade dos seus currículos e características.

Essas ferramentas permitem que todos os dados sejam reunidos em um só lugar, e com mais visibilidade para todos, além de melhorar a comunicação e permitir a medição de resultados de forma mais completa.

Funil de recrutamento: processo completo de recrutamento e seleção

O funil de recrutamento é uma representação gráfica das etapas de recrutamento e seleção. Essa representação facilita a análise de cada fase do processo, da atração até a contratação, de forma detalhada.

O principal objetivo do funil de recrutamento é ajudar o RH a compreender o processo de contratação de novos colaboradores como um todo, mensurando resultados de forma clara e identificando gargalos. 

O funil facilita a identificação de pontos de melhoria e, assim, facilita ajustes no processo. Ele é composto por 4 fases, que são:

Atrair

A primeira fase é a da atração, onde os candidatos descobrem a vaga e são atraídos para ela e/ou para a empresa. A missão nessa etapa é atrair os melhores talentos para garantir a qualidade das contratações. Algumas dicas para atingir esse objetivo são:

• Divulgar as vagas nos meios corretos;
• Ter uma boa página de carreiras no seu site;
• Elaborar uma excelente descrição da vaga, sem informações que sobram ou faltam;
• Incentivar os atuais colaboradores a indicar pessoas alinhadas à cultura da empresa. 

Converter

Nessa etapa, os candidatos passam a verdadeiramente considerar a vaga e a empresa. Eles podem pesquisar sobre sua empresa e decidir se aplicam ou não. Os currículos começam então a chegar. Aqui é feita a triagem destes currículos e podem ser feitos testes técnicos e de aderência cultural. 

Entrevistar

Entrevistas são uma etapa essencial dos processos de recrutamento. É por meio delas que os responsáveis pela vaga e a equipe que receberá o profissional conseguem conhecer melhor os candidatos. 

É o momento de descobrir se os conhecimentos, experiências, expectativas e valores de cada um estão alinhados com a vaga disponível. Uma dica é criar um bom roteiro de entrevistas e adaptá-lo ao longo do tempo às necessidades de cada vaga. 

O agendamento das entrevistas pode ser facilitado por ferramentas de gestão de processos. Algumas delas conseguem se integrar à sua agenda, facilitando que o candidato escolha um horário disponível para marcar a entrevista de forma independente. Elas também permitem o envio automático de mensagens de email de confirmação após o agendamento.

Contratar

Uma vez escolhido o candidato, chega a hora da última fase do funil de recrutamento: a contratação. Agora é a hora de comunicar ao candidato que ele foi selecionado e enviar uma proposta formal. Nela, devem constar as atribuições do cargo, lista de benefícios, salário, carga horária e tudo mais que o candidato precisar saber para tomar sua decisão.

Nessa etapa é importante mensurar quantas propostas foram aceitas em relação a quantas foram enviadas. Se as propostas estão sendo recusadas com frequência, é importante rever alguns fatores, como os benefícios ou o salário oferecido em relação ao praticado no mercado.

Como otimizar seu processo de recrutamento e seleção?

Para otimizar o processo de recrutamento e seleção é preciso definir alguns fatores, como a transparência no anúncio das vagas. Também é relevante organizar a análise de currículos e entrevistar apenas os que mais atendem aos requisitos. 

Veja como otimizar essa tarefa tão importante para a empresa:

Divulgue as vagas com os requisitos necessários

Antes de começar a anunciar que as vagas estão abertas, procure entender quais são as competências e habilidades necessárias para cada cargo. O gestor direto da vaga tem um papel importante nessa explicação. Deve haver clareza nos dados disponibilizados para que o candidato saiba exatamente para onde está aplicando.

De forma geral, a descrição da vaga precisa conter:

• Título e cargo;
• Regime de contratação;
• Descrição da vaga;
• Função que será ocupada;
• Requisitos obrigatórios;
• Escolaridade necessária;
• Diferenciais de destaque;
• Local de trabalho;
• Horário;
• Instruções sobre como submeter as candidaturas.

Gerencie e analise os currículos enviados

Quando uma vaga é anunciada corretamente, é provável que ela tenha grande retorno, por isso é preciso saber como gerenciar o número de currículos recebidos.

A partir dos dados de qualificação inseridos no sistema, com o uso de tecnologias, é possível filtrar os candidatos que melhor se encaixam no perfil pretendido.

Realize entrevistas com os melhores candidatos

Feita a seleção de currículos, você deve marcar as entrevistas e estudar cada candidato. Para que não se torne algo confuso e para assegurar que as mesmas perguntas sejam feitas para todos (e haja igualdade no processo), o ideal é montar um roteiro de entrevista.

Faça a análise dos resultados das avaliações e testes

Os testes aplicados em candidatos costumam ser avaliações comportamentais, de conhecimentos gerais e específicos da função que será exercida. Portanto, o resultado não considera apenas um fator. São diversas etapas que influenciam na decisão para a melhor contratação.

É importante também mensurar os resultados do processo de recrutamento e seleção. Nessa avaliação deve ser levado em conta quantos candidatos a vaga atraiu, como os gestores analisaram cada candidato e quanto tempo a posição levou para ser preenchida.

Ofereça uma faixa salarial condizente com o mercado

Para manter uma cultura que valoriza seus colaboradores é preciso oferecer salários compatíveis com seus cargos. O mercado está sempre mudando – ogo, você deve se adequar às novidades, e isso inclui a remuneração. Além disso, é interessante perguntar ao candidato qual sua pretensão salarial antes da primeira entrevista.

Invista em diversidade e inclusão nos processos

O estudo Why Diversity Matters (Porque a Diversidade Importa, em tradução livre), da McKinsey & Company, mostra que as empresas líderes em diversidade também são aquelas que financeiramente performam melhor que seus concorrentes.

Investir em políticas de recrutamento e seleção que contemplam a diversidade e inclusão são fundamentais para o desenvolvimento da cultura organizacional e de um sentimento geral de representatividade. Os primeiros passos em direção a um processo de recrutamento mais inclusivo e diverso são:

• Repensar os anúncios de vagas, principalmente para incluir alguma foto representativa;
• Só exigir nos anúncios habilidades realmente necessárias para a vaga;
• Criar vagas afirmativas para contemplar grupos de minorias;
• Aderir ao recrutamento às cegas com mais frequência;
• Oferecer um ambiente seguro e acolhedor durante o processo seletivo.

Lembre-se que a diversidade é um ativo social que demonstra os valores da empresa e deve estar sempre presente nas decisões estratégicas do negócio.

As últimas tendências de recrutamento e seleção

A transformação digital já não é mais novidade, e por isso a tecnologia deve estar presente dentro das diversas áreas da empresa. Contar com ferramentas de automação favorece um recrutamento mais efetivo e estratégico.

De programas que auxiliam na triagem de currículos até inteligências artificiais que desenvolvem testes para os candidatos, conheça as principais tendências para o processo de recrutamento e seleção:

Inbound Recruiting

A proposta do Inbound Recruiting é atrair os candidatos mais qualificados para a empresa e convencê-los de que a sua empresa é o lugar ideal para trabalhar. Isso é feito a partir de quatro etapas simples: 

1. Atração;
2. Conversão;
3. Fechamento;
4. Encantamento.

Não podemos esquecer que o processo seletivo funciona para os dois lados. Enquanto o candidato é avaliado pela empresa, esta também é avaliada por ele. Quando uma pessoa possui qualificações boas e experiência de mercado, ela tende a ser mais seletiva.

Portanto, cabe aos profissionais do RH encontrar métodos para atrair e encantar esses profissionais, garantindo uma contração eficiente.

People Analytics

Essa prática utiliza como matéria-prima o Big Data, que envolve a coleta de milhares de dados disponíveis na internet. Desse jeito é possível acessar as informações dos candidatos e cruzar com a proposta da empresa.

O recrutamento e a seleção se tornam mais eficientes a partir dessa ação porque ela facilita  o encontro de profissionais cada vez mais qualificados para as necessidades da empresa .

O recrutamento inteligente com o auxílio do People Analytics influencia na criação de estratégias para a retenção de talentos, pois as informações coletadas no processo podem indicar quais as melhores formas de manter o ambiente de trabalho produtivo.

Inteligência Artificial

O uso da Inteligência Artificial (AI) vem revolucionando o mundo, e com as tarefas de recrutamento não é diferente, tornando-as mais otimizadas e assertivas. A AI está presente desde a pré-triagem até a filtragem dos perfis. 

Para que a AI consiga cruzar dados e ajudar de fato no recrutamento, é preciso o envolvimento de outra tecnologia: Machine Learning. Esse método faz com que todas as informações coletadas sirvam para que a máquina aprenda os comportamentos necessários e os transforme em padrões estratégicos.

Employer Branding

A estratégia de Employer Branding gira em torno de construir uma imagem positiva da empresa no mercado. Só assim será possível chamar a atenção de candidatos competentes e reter esses talentos.

Para conquistar o reconhecimento da marca, primeiro você deve começar de dentro. Ou seja, são os seus colaboradores os responsáveis por confirmar se é ou não um bom local para trabalhar. As ações de endomarketing devem ser pensadas pelo RH de forma estratégica, assim como a recepção de novos talentos. 

Mas como você vai fazer isso? Simples, a partir da cultura organizacional, com a distribuição de feedbacks em grupo e individuais, e valorização do capital humano.

Sabe aquele ditado antigo “a primeira impressão é que fica”? Então, você deve começar a mostrar como é a empresa desde o processo de recrutamento e seleção.

Teste nosso modelo gratuito de recrutamento e seleção! 

O processo de recrutamento e seleção é de extrema importância para que uma empresa tenha sucesso e cresça de forma saudável. A tecnologia pode ajudar muito nesse momento. 

O Pipefy é um software de gerenciamento de processos que responde muito bem às demandas de um fluxo de contratação. Com ele, é possível estruturar um processo de recrutamento e seleção e adaptá-lo às necessidades da sua empresa sem precisar escrever sequer uma linha de código. Apenas clicando e arrastando ícones em uma interface fácil. 

A ferramenta se integra a outros sistemas usados frequentemente em processos de recrutamento e contratação, como Google Sheets, DocuSign e LinkedIn. Muitas das tarefas rotineiras desses processos, como comunicações por email, triagem e encaminhamentos de informações a outros departamentos também podem ser automatizadas na própria plataforma.

Escrito por

Julia Diniz

Marketing analyst and content writer @ Pipefy. I write about the ways technology can make people's lives better and easier.