No cenário dinâmico do mercado de trabalho, a colaboração entre RH e TI torna-se um diferencial para o alcance de metas e a eficiência das organizações. Com a ascensão do RH 4.0 e a revolução tecnológica, a parceria entre essas duas áreas nunca foi tão necessária.
Neste artigo, exploraremos a importância dessa integração, os obstáculos comuns, estratégias para alinhar TI ao RH, tendências futuras e exemplos de empresas que tiveram sucesso em aumentar essa colaboração.
A importância da integração entre RH e TI
A integração eficaz entre RH e TI traz uma série de benefícios, que vão desde a melhoria da eficiência operacional até a retenção de talentos. A colaboração entre estes dois setores vai além de apenas conectar alguns processos internos.
Diante do crescente peso da tecnologia para todos os departamentos, inclusive o de RH, é impossível não pensar no papel fundamental que essa cooperação terá cada vez mais nos próximos anos.
De acordo com a consultoria Skyquest, 74% das empresas planejam aumentar os gastos com tecnologias para RH, mas o simples aumento de investimentos não é nenhuma garantia de sucesso – é preciso ter o apoio estratégico e operacional do setor de TI para que essas eventuais aquisições se mostrem úteis de fato.
Mas a importância da conexão entre esses dois departamentos vai muito além. É crucial para a execução da estratégia da empresa e para garantir a produtividade de todos os times.
O RH, como intermediário entre os colaboradores e a organização, é responsável por garantir a experiência do funcionário e, consequentemente, impactar o desempenho geral e a taxa de retenção da empresa, principalmente em áreas de escassez de profissionais.
Já o setor de TI desempenha um papel fundamental na viabilização de iniciativas dos negócios como a própria transformação digital – pois só empilhar várias ferramentas não é o bastante, é preciso utilizar todo o potencial delas para atingir os resultados esperados.
Explicamos, a seguir, outros pontos benéficos na integração entre RH e TI:
Melhoria da eficiência operacional e redução de custos
A colaboração entre RH e TI permite mais fluidez na automação de processos, tanto nos de RH em si quanto no de outras equipes. A automação de processos não só diminui custos operacionais como cria uma operação mais segura para a empresa, com menos riscos de perdas de dados importantes, de prazos e retrabalho por conta da falta de padronização.
No RH em si, tarefas repetitivas como pedidos a aprovadores, follow-ups de solicitações de colaboradores e o processamento da folha de pagamento podem ser otimizadas, liberando tempo e recursos.
Em outras equipes, a união entre RH e TI pode ajudar a empresa a alcançar mais satisfação com os sistemas utilizados, e assegurar treinamentos e reciclagens mais sistemáticos e eficientes nessas novas tecnologias.
Aumento da satisfação e engajamento dos funcionários
A automação de processos burocráticos libera tempo para que RH e TI se concentrem em interações mais humanas e significativas com os colaboradores, além de criação de estratégias que trarão resultados financeiros e emocionais para o negócio. Entre elas estão planos de carreira, benefícios e ferramentas que auxiliem na troca de feedbacks. Isso leva a um aumento na satisfação e no engajamento dos profissionais.
Identificação de talentos e retenção de profissionais qualificados
O TI pode ajudar o RH a escolher e implementar novas tecnologias para análise de dados que ajudem a identificar talentos internos e externos, melhorando a contratação e retenção de profissionais qualificados para suas funções. Por exemplo, o RH, com auxílio técnico da área de RI, pode identificar funcionários com soft e hard skills diferenciadas analisando dados de:
- Acompanhamento de Desempenho: utilizando sistemas de gerenciamento de desempenho e cruzando dados relacionados ao desempenho passado dos funcionários, é possível identificar aqueles que consistentemente superam metas e demonstram excelência em suas funções.
- Avaliações de Competências: por meio de avaliações de competências e testes, o departamento de RH pode aferir as habilidades e conhecimentos específicos de cada colaborador, identificando aqueles que possuem as habilidades para funções estratégicas, criando planos de transição de carreira, se necessário.
Obstáculos comuns na integração de RH e TI
Apesar dos benefícios claros, a integração entre RH e TI pode enfrentar alguns obstáculos. No entanto, esses desafios podem ser superados com estratégias que estão ao alcance de qualquer empresa:
| Desafios na Integração | Soluções tangíveis |
| Falta de comunicação entre departamentos | Criar canais de comunicação transparentes e oportunidades de comunicação entre RH e TI que ajudem nessa integração. Reuniões regulares, workshops conjuntos e grupos em plataformas de mensagens corporativas podem facilitar o diálogo e o alinhamento. |
| Dificuldades na troca de dados | O intercâmbio de dados é o caminho para compartilhar informações como desempenho da equipe, satisfação e tendências do mercado em relação à tecnologia. Ajuda tanto RH e TI a tomar decisões unificadas e a compreender as necessidades uns dos outros. |
| Falta de entendimento mútuo | Profissionais de RH precisam compreender os aspectos técnicos da TI, enquanto os especialistas em TI devem entender as prioridades e a rotina do RH. Assim cria-se entendimento mútuo das necessidades que facilita a elaboração de projetos conjuntos e uma rotina de colaboração mais estreita. |
| Ferramentas desatualizadas ou não integradas | A adoção de ferramentas integradas que atendam às necessidades de ambos os departamentos permite a integração de processos desses dois departamentos, e assim ações mais coordenadas. |
| Falta de planejamento conjunto | Planejar iniciativas trabalhando em equipe desde o início faz a diferença na hora de alinhar objetivos e definir metas claras. Por isso, o ideal é que sempre haja uma conversa inicial entre departamentos, para verificar pontos de colaboração possíveis em futuros projetos. |
Como alinhar TI ao RH?
Para uma integração bem-sucedida, é fundamental alinhar as estratégias de TI ao RH. Há formas simples para fortalecer essa colaboração. Através da implementação dessas estratégias, a empresa cria um ambiente propício para co-criação, facilitando os processos organizacionais e aproveitando a expertise de cada setor.
Entre os pontos mais importantes, destacamos os seguintes:
Criar canais de comunicação
É importante estabelecer um canal de comunicação formal e sistemático entre a gestão dos dois setores, para que ambos troquem informações sobre iniciativas conjuntas e projetos onde possam atuar de forma integrada.
Nesse sentido, ajuda bastante implementar sistemas de gestão de processos capazes conectar workflows das duas áreas, para aumentar a visibilidade sobre as ações de cada setor e permitir uma comunicação mais fluida no dia a dia.
Automatizar de processos de RH e TI
Também faz a diferença automatizar processos de RH e otimizar os seus fluxos de trabalho, com suporte constante do TI para a escolha e implementação das melhores ferramentas do mercado, conectáveis aos demais sistemas já utilizados na empresa.
Na prática, a automação de processos de RH garante resultados positivos para toda a empresa, principalmente no que diz respeito a treinamentos e contratações mais eficientes, além de mais engajamento dos colaboradores e turnover reduzido.
Processar dados de forma integrada
A análise de dados é crítica para a tomada de decisões tanto para o RH quanto para a TI.
Com dados obtidos a partir da execução dos seus próprios processos em plataformas de automação, por exemplo, esses dois departamentos podem melhorar gargalos e pontos de fragmentação de informações, e pensar juntos em soluções integradas para alguns desses problemas.
Lideranças com abordagem multidisciplinar
A maior parte das iniciativas citadas só será possível se a gestão desses dois setores tiver o mindset multidisciplinar e pró-colaboração. É preciso que as lideranças estejam abertas a projetos conjuntos, e saibam trabalhar dentro da lógica de squads que integram diversas equipes.
No RH do futuro, não há mais espaço para gestores que não querem estar a par das últimas novidades tecnológicas, ou que não pensem no impacto das novas tecnologias sobre a rotina do time.
Por outro lado, não pode mais haver gestores do lado do TI que coloquem empecilhos para essa colaboração, como não passar informações relevantes para a tomada de decisão ou explicar aspectos tecnológicos os quais as equipes de negócio possam desconhecer.
Tendências futuras para RH e TI
“Descreva a tecnologia de RH atual para profissionais de RH que trabalhavam em 1948 e eles provavelmente o acusariam de promover uma ficção científica”.
É assim que a Society for Human Resource Management abre um artigo especial que mostra a evolução tecnológica da rotina do RH desde os anos 50. O texto cita que a primeira mudança tecnológica real aconteceu no RH em 1987, quando a PeopleSoft criou o primeiro sistema cliente-servidor especificamente para RH. Hoje, uma parte considerável das empresas nem usa papel, e tem 100% dos seus processos gerenciados em um software de automação, na nuvem.
Se a empresa onde você trabalha ainda não chegou lá, saiba que a colaboração do TI é crucial para que esse patamar seja alcançado. E ainda mais diante das tendências visíveis no caminho da transformação digital para o setor de Recursos Humanos. Vamos falar em mais detalhes de algumas delas abaixo:
Atenção à Inteligência Artificial (IA)
A chamada IA está moldando significativamente todo o setor industrial e de serviços. Quanto ao departamento de RH, essa tecnologia pode ser usada para automatizar a triagem de currículos, identificar talentos mais rápido, prever tendências de rotatividade, analisar o perfil de candidaturas, responder às dúvidas dos colaboradores e muito mais.
Para a área de TI, a IA desempenha um papel fundamental na análise de dados, no suporte às solicitações de colaboradores e na automação de tarefas de suporte e manutenção, além da própria criação de códigos por parte da Inteligência Artificial. Isso melhora a eficiência operacional e ajuda a garantir a segurança dos sistemas de informação.
A tendência é que cada vez mais times de cada vez mais empresas adotem a IA em seu dia a dia. Para garantir as melhores práticas desse uso, RH e TI devem estar atentos não só às novidades quanto às dinâmicas da empresa, assegurando um uso seguro e consciente da Inteligência Artificial, sempre de forma integrada aos outros sistemas utilizados na rotina dos times.
Proteção de dados
Com a crescente regulamentação de proteção de dados, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), a colaboração entre RH e TI se torna ainda mais fundamental. Garantir a conformidade legal e a proteção das informações sensíveis dos funcionários deve ser considerada uma prioridade para os dois setores, que lidam com uma série de documentos e arquivos sensíveis.
As implicações de não cumprir essas regulamentações incluem sanções legais e possíveis passivos trabalhistas, que afetam o employer branding da empresa e prejudicam a contratação de novos talentos.
Mudanças nos modelos de trabalho
A crescente adoção de modelos de trabalho híbridos e remotos exige uma colaboração estreita entre RH e TI. É necessário criar ambientes virtuais que garantam não só a produtividade como o engajamento dos colaboradores.
As duas áreas precisam estar cientes das regulamentações específicas que regem o trabalho remoto, como as estipuladas pela Lei de Teletrabalho no Brasil. Isso inclui preocupações com a estrutura de trabalho dos colaboradores, como equipamentos e ergonomia.
Além disso, a colaboração entre RH e TI desempenha um papel na experiência do colaborador: é preciso que, mesmo em um modelo remoto, ele se sinta conectado à cultura organizacional e seja produtivo.
Outro aspecto determinante para a produtividade e satisfação dos colaboradores é o modo como eles são ouvidos pela empresa – principalmente quando não estão no escritório. A gestão eficiente, rápida e transparente das solicitações ao RH, nesse sentido, pode fazer toda a diferença no grau de adesão dos colaboradores aos objetivos da empresa.
Exemplos de empresas que alcançaram sucesso na integração de RH e TI
Os casos da VTEX e da Alvaz servem como boas referências para a integração bem-sucedida entre os departamentos de RH e TI.
Com crescimento acelerado, de 140% em 2020, a multinacional VTEX, empresa líder no segmento de incentivo a marketplaces, triplicou de tamanho desde 2017. Com um número crescente de novos funcionários, gerenciar todo o processo de admissão de novos colaboradores tornou-se cada vez mais complexo para a equipe da VTEX.
A equipe de RH na VTEX compreendeu a importância de alinhar suas práticas com os objetivos de negócios e começou a procurar soluções tecnológicas, com suporte técnico do setor de TI. Passaram, então, a utilizar o Pipefy para coletar todas as informações e a documentação necessária para contratar e integrar novos funcionários.
Em vez de emails e outros canais, o time teria à disposição formulários com campos customizáveis, que podiam ser montados de maneira intuitiva e compartilhados por meio de um link.
Após padronizar o recebimento de informações com os formulários, a VTEX automatizou várias etapas dos seus processos de admissão e onboarding. Passaram a notificar outras equipes envolvidas no processo – como as de TI e facilities – de forma automática, para que tomassem as ações necessárias em menos tempo.
Já a Alvaz, uma agrotech em expansão, contava em 2019 com apenas 5 colaboradores, terminando o ano com 20. Seguindo a tendência de crescimento da empresa, em 2020, a Alvaz já tinha cerca de 30 colaboradores. Processos que antes eram conduzidos por mensagem e conversas no escritório começaram a ficar inviáveis: prazos eram perdidos, colaboradores não conseguiam acompanhar o status de suas solicitações e mais.
A solução foi buscar alguma plataforma no mercado para ajudar na gestão dos pedidos e melhorar a experiência dos colaboradores. Assim, o RH e TI da Alvaz uniram forças para identificar processos que poderiam ser otimizados através do Pipefy.
Desde a implementação da plataforma, o time da Alvaz já conseguiu padronizar todo o processo de gerenciamento de solicitações de RH, assegurando que o time no escritório recebesse todas as informações necessárias para rapidamente processar os pedidos dos colaboradores em campo.
Os resultados não demoraram: antes do Pipefy o time demorava de 2 a 3 dias para receber, processar a solicitação e enviar o material para os colaboradores em campo. Com a plataforma, esse processo passou a ser concluído em menos de 24 horas, com a certeza de que não haverá erros.
O futuro da colaboração entre RH e TI
À medida que a tecnologia continua a evoluir, a colaboração entre RH e TI se tornará ainda mais crítica para o sucesso das empresas. Softwares de automação de processos como o Pipefy vão ser definitivamente incorporados à rotina de profissionais de todas as equipes, incluindo as de Recursos Humanos.
Se você acha que seu departamento de RH pode melhorar a colaboração com o de TI, o primeiro passo pode ser padronizar e organizar os processos de gestão de solicitações de colaboradores de forma conjunta. Esses processos geralmente concentram as tarefas mais trabalhosas e manuais do departamento.
O TI pode ajudar a aferir a segurança da plataforma escolhida, por exemplo, e ajudar o setor a equacioná-la diante das ferramentas já utilizadas.
Pipefy proporciona a melhor experiência para os dois departamentos. Trata-se de uma plataforma com todos os critérios de segurança desejados pelos times de TI de empresas globais, mas com a facilidade de uso que permite ao próprio RH criar e modificar seus processos.
Gerenciar solicitações por planilhas e emails é o atalho para perder prazos e informações, e deixar colaboradores insatisfeitos. Com Pipefy, seu time de RH consegue criar formulários digitais específicos para cada solicitação em minutos, e organizá-los em portais que podem ser acessados pelos colaboradores de qualquer lugar.
