Na ausência de processos de negócio estruturados, seus colaboradores recorrem à experiência e rotina, o que gera inconsistências que prejudicam a produtividade e a competitividade da sua empresa. Quando uma empresa segue realizando as atividades da maneira que sempre foram feitas, está perdendo a oportunidade de otimizá-las para ter o máximo de eficiência. 

Para a maioria dos modelos de negócio, manter-se mudando é a melhor maneira de ser e permanecer competitivo no mercado. Mas com mudanças nas operações, as metas também mudam, o que pode causar desconforto na equipe e em outros stakeholders. Com a reengenharia de processos de negócios, você pode garantir que colaboradores e processos estejam direcionados para objetivos maiores, especialmente durante os períodos de mudança organizacional.

A reengenharia de processos de negócios não acontece da noite para o dia, mas sua empresa começa a implementar e se beneficiar dela em quatro etapas. Pronto para garantir processos de negócio eficazes, eficientes e adotados com entusiasmo por todos os membros da empresa? Então, vamos entender o que é design de processos de negócio, por que ele é importante e como desenhar novos processos para a sua empresa, com a ajuda da tecnologia e uma plataforma especializada. 

O que é design de processos de negócio?

O design de processos de negócio, ou business process design (BPD), equivale à criação de novos fluxos de trabalho do zero. Normalmente, ocorre no início da produção ou na entrega do produto/serviço. O principal objetivo do BPD é desenvolver processos e fluxos de trabalho eficazes, que sejam escaláveis e fáceis de replicar.

Todos os negócios têm processos; alguns estão implícitos, enquanto outros são formalizados. No entanto, definir e documentar todos os processos pode ajudar a aumentar o nível de desempenho de uma empresa.

Definindo um processo de negócio

Um processo de negócio consiste em uma série de etapas ou atividades realizadas para atingir um resultado específico. Alguns exemplos de processos:

  • Etapas realizadas pelo departamento Financeiro para o reembolso de despesas

  • Processos de RH, como o onboarding e o desligamento de colaboradores

  • Esses processos são básicos e essenciais para uma operação eficiente, podendo ser replicados com facilidade. Formalizar as tarefas que os membros da equipe já executam regularmente ajuda a estabelecer melhores práticas e garante que todas as partes relevantes para aquele resultado saibam exatamente o fluxo que precisam seguir para chegar nos resultados esperados.

    Qual a importância do design de processos de negócio?

    O design de processos de negócio tem um impacto direto nos resultados financeiros e no sucesso das empresas. Sem um sistema explícito, consistente e estruturado, sua empresa pode ter problemas para manter a produtividade ou gerenciar custos. Quanto mais eficiente forem seus processos, melhores serão seus resultados.

    Além de garantir que cada membro da equipe conheça as tarefas exatas e a ordem de suas atividades, o BPD ajuda a evitar etapas desnecessárias, simplificando o processo e economizando recursos. Outros benefícios incluem:

  • Boa compreensão da estratégia de negócio: Um processo eficaz ajuda na execução da estratégia do negócio. Porém, às vezes ocorrem confusões em torno da necessidade ou da implementação de novos processos. O design de processos de negócio garante que todos entendam as metas gerais e como suas tarefas diárias contribuem para o atingimento delas.
  • Visibilidade organizacional: Um bom design de processos facilita o acesso a informações pelos colaboradores e o acompanhamento do progresso em direção às metas. Com essas informações, esses profissionais podem tomar decisões mais bem embasadas com rapidez, além de implementar as mudanças necessárias para melhorar o desempenho.
  • Melhor comunicação: O design de processos de negócio cria uma linguagem e metodologia comuns para a aplicação de diretrizes e procedimentos. A documentação de cada tarefa transfere e preserva o conhecimento da empresa. Além disso, ao projetar novos processos, você pode começar a usar automação para as aprovações e notificações de atualizações, assim sua equipe não perde nem um prazo. 
  • Padronização de tarefas: O design de processos ajuda a eliminar as suposições. Processos padronizados são mais fáceis de seguir e memorizar, o que resulta em menos erros, maior produtividade, mais segurança e custos reduzidos. Processos de negócio bem projetados garantem que as regras serão aplicadas de maneira consistente.
  • Integração com outros sistemas: Para desenhar um processo de forma eficaz, é preciso garantir que o novo fluxo de trabalho "funcione bem" com os fluxos, processos e softwares que já estão sendo utilizados. No andamento do design de processos de negócio, você vai entender como diferentes processos afetam uns aos outros, evitando, assim, a duplicação de trabalho.
  • Projetar um processo de negócio totalmente novo é uma oportunidade de construir uma engrenagem que envolva stakeholders em todos os departamentos e unidades da sua empresa, promover mais compreensão acerca das metas e objetivos, ter a adesão de todos os envolvidos e criar um caminho para o sucesso, com fluxos de trabalho mais claros e eficientes.

    As 4 etapas para um bom design de processos

    Para um design de processos eficaz, é preciso ter uma abordagem sistemática, construindo e estruturando seu processo por etapas. Lembre-se que o objetivo é criar um fluxo otimizado, que atenda a objetivos específicos da sua empresa. Então, confira as quatro etapas para iniciar o seu design de processo.

    1. Identificação de necessidades

    Quais são suas motivações e razões para estruturar um novo processo? Antes de iniciar o projeto, é preciso entender o "porquê". Não faça suposições: examine a missão da sua empresa, o público-alvo, a base de clientes e todos os detalhes dos quais precisar para ter clareza sobre como esse novo processo vai agregar valor à sua empresa.

    2. Mapeamento de processos

    Enquanto o design e a nova estruturação acontecem, o mapeamento de processos vai te ajudar a representar visualmente um fluxo de trabalho. Os mapas de processos variam em complexidade, mas geralmente incluem colunas para ações, pontos de decisão, entradas e saídas, funções, pessoas envolvidas, unidades de medida e de tempo/prazos.

    Por exemplo, um diagrama SIPOC (Fornecedor, Entrada, Processo, Saída e Cliente) é uma excelente forma de mapear um processo, ajudando a identificar:

  • Fornecedor (Supplier): quem inicia o processo

  • Entrada (Input): informação ou informações necessárias para o processo acontecer

  • Processo (Process): plano para distribuição de informações

  • Saída (Output): os resultados

  • Cliente (Customer): o receptor

  • 3. Experimentação e testes

    Teste cada novo processo antes de incorporá-lo totalmente às suas operações. Você pode, por exemplo, implementar pequenas partes ou só alguns elementos do novo processo que criou. Ou atrapalhar de propósito um processo já existente para examinar como ou por que ele pode falhar. Lembre-se de que um processo novo e não testado pode comprometer uma empresa inteira. Por isso, use as informações obtidas por meio de testes para fazer alterações no novo processo até que o resultado esteja de acordo com o esperado.

    4. Automação de processos

    A melhor maneira de otimizar um processo é automatizá-lo o máximo possível. Os membros da sua equipe realizam diariamente muitas tarefas manuais e repetitivas. A automação pode cuidar dessas tarefas rotineiras, enquanto você e sua equipe passam mais tempo fazendo um trabalho recompensador e estratégico.

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    O design de processos de negócio é parte de uma prática mais ampla chamada gerenciamento de processos de negócio (business process management, ou BPM). O BPM é um exercício contínuo e holístico para melhorar a eficácia e eficiência de uma empresa. É uma estratégia de longo prazo para a construção e manutenção de processos que funcionem bem.

    O Pipefy é uma solução de BPM que possibilita que você e seu time automatizem processos por conta própria, com uma interface simples e fácil de usar. Ao usar a plataforma, você pode disparar uma ação, automaticamente, quando um evento acontece. A automação funciona de acordo com a lógica “evento - ação”: quando o evento X acontecer, a ação Y ocorrerá automaticamente. 

    Essa lógica permite que você mantenha os processos em movimento sem executar nada manualmente, entre muitas outras possibilidades. Além disso, as plataformas de BPM também facilitam o design de processos, pois fornecem templates para uma ampla variedade de processos comuns à maioria das empresas.

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    Todos os negócios têm processos; alguns estão implícitos, enquanto outros são formalizados. No entanto, definir e documentar todos os processos pode ajudar a aumentar o nível de desempenho de uma empresa."