5 maneiras de economizar tempo e dinheiro através da automação de processos

Save time and money through process automation

A maioria das pessoas assume imediatamente que automatizar fluxos de trabalho de diferentes processos ajudará a economizar tempo. Faz sentido se você considerar que a automação permite concluir trabalhos muito mais rapidamente. No entanto, a automação de processos tem mais do que isso a oferecer.

Podemos, nesse caso, usar o clichê e dizer que “tempo é dinheiro”. Se economizar tempo, sua empresa também vai economizar dinheiro. É por isso que a maioria dos gerentes aplica esse conceito para convencer sua empresa a investir em sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho.

Além de poupar tempo que seria gasto na execução de tarefas específicas, a automação de processos e de fluxo de trabalho também ajuda a reduzir erros e permite que seus profissionais altamente capacitados concentrem suas valiosas horas em tarefas de alta prioridade, a fim de manter sua empresa funcionando e crescendo.

Os sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho também são fontes de dados muito úteis, que permitirão à sua empresa tomar decisões melhores e mais bem informadas.

Por que devo automatizar?

A ineficiência é um dos aspectos mais prejudiciais de um ambiente de negócios. Alguns relatórios mostram que fluxos de trabalho ineficientes podem custar até 30% da receita da sua empresa. Isso certamente é muito mais do que você pagaria em um sistema de automação, certo? Esse sistema, por sua vez, ajudará a evitar essa ineficiência.

Mesmo considerando sistemas de fluxo de trabalho mais robustos, os custos geralmente se pagam em um curto período após a implementação.

É matemática simples: quanto você vai economizar por automatizar seus fluxos de trabalho? É mais ou menos do que você pagaria pelo sistema propriamente dito? Se você chegar à conclusão de que custaria (muito) menos, nem precisa pensar muito antes de decidir automatizar. Para ajudá-lo a tomar essa decisão, já reunimos alguns prós e contras do processo de automação.

Nesse sentido, lembre-se de que, se você quer se prevenir, automação é a palavra – e o Pipefy é uma das melhores ferramentas para ajudá-lo. Por quê? Vou ajudar você a decidir mostrando 5 maneiras de economizar tempo (e dinheiro) através da automação.

Como economizar tempo e dinheiro automatizando os fluxos de trabalho

1. Gastando menos com pessoas

Pessoas são caras. É caro contratar um funcionário. Existem muitos custos adicionais além do salário. É bastante lógico dizer que, quando você muda as tarefas rotineiras atualmente executadas por humanos para um sistema, economiza dinheiro.

Os sistemas automatizados de fluxo de trabalho conseguem lidar com uma série de tarefas repetitivas muito melhor do que os humanos. Esse tipo de software pode lidar com notificações, entrada de dados, fluxos de email e muito mais.

Nós não estamos dizendo que sua empresa deva substituir completamente os funcionários humanos por máquinas. Embora isso possa se tornar realidade em um futuro distante, pois é isso que a automação faz.

O que estamos dizendo é que você vai escolher essas tarefas repetitivas e trabalhar de acordo com padrões de execução específicos, deixando tais tarefas, que não exigem nenhum tipo de tomada de decisão ou pensamento estratégico, para o seu sistema de automação.

Ao fazer isso, você libera o tempo de seus funcionários para que eles possam se preocupar com aspectos estratégicos, diretamente relacionados ao negócio principal da sua empresa. O tempo dos funcionários não é barato. Por isso, você precisa tirar o melhor proveito da automação de TI.

2. Cometendo menos erros (e se comunicando melhor)

Como mencionado anteriormente, a falta de eficiência pode custar muito à sua empresa. Antes, quando os fluxos de trabalho automatizado não estavam disponíveis, a maioria dos processos manuais contava apenas com a inteligência humana para ser concluída.

Isso era verdade para todas as tarefas, desde as mais cotidianas e rotineiras até as tarefas de alta prioridade. No entanto, não apenas humanos são caros para contratar, eles são mais propensos a erros do que sistemas automatizados.

Lembra quando sua mãe dizia que “cometer erros é humano”?

Ela estava certa. A automação de fluxos de trabalho permite evitar todo tipo de imprevistos.

Não se trata de seus funcionários serem descuidados. Até mesmo o mais cuidadoso e dedicado dos funcionários vai cometer erros de vez em quando, especialmente se suas atividades exigirem mais do que ele pode executar.

As máquinas têm padrões de execução claramente definidos. Elas lidam com os dados da maneira que você define, todas as vezes. Não ter que confiar na mente humana ou reforçar os padrões de execução repetidamente são algumas das razões pelas quais a automação ajuda a reduzir drasticamente o número de erros.

Um pequeno erro pode custar à sua empresa milhares de reais (ou muito mais). Além disso, vamos considerar a quantidade de dinheiro que você gasta encontrando e corrigindo o referido erro. Isso é muito mais do que você quer gastar, certo?

3. Tomando decisões mais bem informadas

Recentemente, um dos mentores do Pipefy disse: “Fé em Deus, todos os outros precisam trazer dados”. Você consegue pensar na última vez em que tomou uma decisão de negócios sem analisar e considerar os dados? Meu palpite é: não consegue.

Tomar decisões sem considerar todos os dados disponíveis é um caminho destinado ao fracasso (a menos que você tenha muita, muita sorte). As ferramentas de automação de fluxo de trabalho fornecem informações valiosas que você não conseguiria obter executando as tarefas manualmente.

A automação não apenas ajuda a economizar tempo, mas também a coletar e analisar dados muito mais rápido. Quanto mais dados de alta qualidade você tiver, maiores serão as chances de tomar melhores decisões, que vão ajudar a economizar muito dinheiro para sua empresa.

4. Reduzindo seus custos operacionais

Além do dinheiro que você economiza contratando menos funcionários, a automação pode ajudar você a economizar ainda mais. Automatizar seus fluxos de trabalho permite identificar processos redundantes e desnecessários, e eliminá-los.

Os sistemas de automação de fluxo de trabalho oferecem recursos de monitoramento que permitem aos gerentes identificar gargalos e desperdício de tempo e recursos. Se você associar isso a todas as possibilidades de relatórios e análises, poderá encontrar maneiras criativas de economizar tempo e dinheiro.

Quando você começa a automatizar seus processos, fica claro quanto tempo as pessoas gastam correndo em círculos. Isso acontece porque os dados não estão disponíveis quando elas precisam. Obviamente, isso custa tempo e dinheiro à sua empresa.

5. Fazendo mais com menos

Isso se tornou um aspecto cada vez mais importante para muitas empresas: como podemos ganhar mais dinheiro (aumentar a produção), ao passo que economizamos tempo e cortamos custos (sem reduzir a qualidade da produção)?

Se você pensar de forma lógica, parece um tanto impossível. Melhorar a eficiência e cortar custos sem comprometer a qualidade da produção era praticamente impossível antes da automação.

A automação do fluxo de trabalho permite que sua empresa faça muito mais com menos: menos tempo, menos dinheiro, menos pessoas etc. Temos que encarar os fatos: a automação do fluxo de trabalho cuida das tarefas muito mais rapidamente do que qualquer trabalhador humano poderia imaginar.

Isso não significa que você deve se livrar de todos os seus funcionários. Significa apenas que o tempo deles deve ser canalizado para áreas em que a tecnologia não pode substituí-los. Para saber mais sobre como a automação funciona no Pipefy, clique aqui.

O Pipefy foi projetado para ajudar qualquer pessoa a estabelecer um melhor fluxo de trabalho melhor e permitir a automação de processos em diferentes áreas da empresa, sem depender da equipe de TI. Portanto, não tenha medo de explorar todos os seus recursos.

A automação ajuda a economizar tempo e dinheiro, melhorando consequentemente os resultados da sua empresa. Descubra como você pode fazer mais com (muito) menos.

Written by
Isabelle Wuilleumier Salemme
Head of Customer Support @Pipefy. She uses her extensive Pipefy knowledge to help users make the best of Pipefy via support and writing informative content pieces. Besides being in charge of support, she's an avid reader, a coffee lover, and a professional photographer.
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