Modelagem de processos: descubra o que é, como fazer e quais são as dificuldades

Modelagem de processos

Toda empresa ou organização é composta por centenas de processos diários para que o fluxo de trabalho aconteça da melhor forma. Mas esses processos são realizados por pessoas diferentes, que podem ou não estar envolvidas na elaboração de suas etapas.

Por isso, é importante buscar uma forma de padronizar essas atividades, para que todos os colaboradores possam estar cientes do que precisa ser feito e qual a importância de cada etapa no processo. Se você quer saber mais sobre como fazer isso, este artigo vai te ajudar.

O que é modelagem de processos?

O caminho para padronizar os procedimentos da sua empresa é através da modelagem de processos. Ela é uma representação gráfica dos processos de uma organização. O objetivo aqui é documentar tudo que é feito na empresa e compreender e analisar os fluxos, tarefas e atividades. Essas ações promovem mais clareza para decisões estratégicas e permitem realizar mudanças e automatizações.

Com a modelagem dos processos é possível entender como funcionam as atividades e mostrar, de forma simples e prática, como o trabalho de uma empresa é realizado, ou deveria ser.

Os resultados obtidos, podem ser representados por um diagrama, mapa ou modelo, de acordo com o grau de detalhamento que a modelagem necessita. Pode ser um diagrama simples, como um fluxograma, ou um modelo mais completo, quando necessário. Os termos diagrama, mapa e modelo se misturam com frequência. Mas cada um deles representa estágios diferentes de desenvolvimento do processo, compreendendo quantidades diferentes de informações na diagramação.

A modelagem de processos permite conhecer mais de perto os testes e resultados, o que ajuda na otimização dos processos da sua empresa porque facilita a visualização dos gargalos e pontos ineficientes que precisam ser resolvidos.

5 benefícios da modelagem de processos para seu negócio

Fazer uma boa modelagem garante a melhoria contínua dos processos da empresa, aumentando a eficiência dos times e economizando recursos valiosos. 

Os benefícios são muitos. Vem ver como ela pode impulsionar o seu negócio: 

1. Visão compartilhada do processo

Utilizando a metodologia da modelagem, fica mais fácil documentar um processo e alinhar suas informações entre todos os colaboradores. Assim, todos têm acesso a tudo que precisam para realizar suas funções.

Para que a modelagem de processos funcione na prática, as equipes precisam visualizar uma representação gráfica, que detalha cada atividade e fase do fluxo de trabalho. Um software de gerenciamento de processos, como o Pipefy, é a ferramenta perfeita para permitir essa visualização, proporcionando uma visão detalhada de cada tarefa e etapa de forma fácil e intuitiva. 

2. Melhora na comunicação entre os colaboradores

Muitas vezes as pessoas não entendem como uma atividade funciona apenas porque ela não foi devidamente explicada. Seja por sua complexidade, falta de tempo ou simplesmente porque cada colaborador usa nomes diferentes para uma mesma tarefa.

A modelagem de processos ajuda muito com essas falhas de comunicação, que podem acontecer em qualquer empresa. Ao ter uma representação gráfica do que precisa ser feito, você cria um guia para os colaboradores (novos e antigos), um passo a passo detalhado sobre o que é esperado deles.

3. Identificação de gargalos e otimização de processos

A modelagem também é muito eficiente para a mudança e otimização de processos. Isso acontece porque ela permite analisar cada um de forma detalhada e clara. Assim, fica mais fácil enxergar os gargalos e problemas que podem estar acontecendo, mas que ainda não foram identificados.

Ao colocar os processos em foco, é possível tomar as medidas necessárias para corrigir os problemas e, em seguida, documentar as novas mudanças. Utilizando um software para documentar e gerenciar esses processos, todos terão acesso às novas estruturas, assim que forem implementadas. Otimizando o tempo de toda a equipe e proporcionando a melhoria contínua do seu negócio.

4. Simplificação do treinamento e desenvolvimento de colaboradores (novos e antigos)

Quando uma empresa contrata um novo colaborador ou precisa treinar alguém que já está na equipe, é importante ter um material de suporte para esse treinamento, seja ele inicial ou não.

Com um modelo de processos, isso fica mais fácil. Ele se torna um guia eficaz para que a pessoa possa ter uma visão geral do trabalho realizado na empresa. Dessa forma, um novo colaborador pode entender o processo da área em que está iniciando, de forma simples e prática. Já os antigos, ficam sempre atualizados sobre as tarefas e procedimentos. 

Isso libera o tempo dos times responsáveis por esses treinamentos, permitindo que se concentrem em tarefas mais complexas ou estratégicas.

5. Automatização de processos e tarefas repetitivas

Como mencionado, quando você faz uma boa modelagem de processos e usa uma ferramenta de gerenciamento, consegue usar a metodologia na sua empresa de forma prática e visual. Além de facilitar a visualização e otimizar os processos, a modelagem abre a possibilidade de automatizar tarefas repetitivas.

Esse tipo de automação, que no caso do Pipefy pode ser feita com facilidade, sem a necessidade de um profissional de TI, aumenta muito a eficiência. Além de facilitar o dia a dia dos colaboradores e também melhorar o controle sobre os fluxos de trabalho.

Assim, a modelagem de processos permite analisar todos os fluxos e atividades, facilitando a implementação de novas formas de evitar gargalos, atrasos e desperdícios. Para um negócio, ela é essencial para identificar pontos de melhoria e otimizar as tarefas diárias, envolvidas em todos os processos de uma empresa.

Como e quando fazer a modelagem de processos?

Sempre que existirem processos e fluxos de trabalho, é possível realizar uma modelagem. Independente de qual seja a área ou atividade do seu negócio, o tamanho da empresa ou o departamento em questão. Sempre é possível encontrar maneiras de modelar os processos para ter uma visão mais ampla e clara da organização.

Para fazer essa modelagem, alguns passos devem ser seguidos. Confira quais são eles:

1. Escolha qual abordagem quer utilizar 

Escolher uma abordagem é o passo inicial para modelar seus processos. Existem três tipos e é preciso considerar qual deles é o mais adequado para seu negócio e objetivos.

  • De cima para baixo (top-down): aqui a modelagem começa com a construção de uma visão ampla do processo para, só depois, detalhar cada etapa do trabalho;
  • Do meio para fora (middle-out): concentra-se no centro do problema do processo para, em seguida, considerar os fluxos seguintes e anteriores;
  • De baixo para cima (bottom-up): nesse tipo de modelagem, o primeiro passo é compreender os detalhes das tarefas e atividades para, em uma segunda fase, construir uma visão mais ampla de todo o processo.

2. Levante informações sobre o processo

Para modelar um processo é preciso compreendê-lo como um todo. Mapear todos os detalhes das atividades que serão executadas, a ordem em que devem acontecer, quem será o responsável e como vai ser feito. 

É importante lembrar das regras e políticas que envolvem o processo, pois elas visam organizar e garantir a integridade de cada etapa. 

Para levantar as informações, são utilizadas diferentes técnicas, como entrevistas com colaboradores, dinâmicas em grupo, observação da rotina de trabalho na organização ou análise minuciosa de documentos.

3. Faça a diagramação do processo

Após a coleta das informações, é necessário definir o formato da diagramação em si. Ou seja, nesta fase, você precisa escolher a linguagem que vai representar cada etapa do seu processo. Essa linguagem tem a ver com o conjunto de símbolos e regras que representam as informações.

Existem diversas opções de linguagens para padronizar processos. Confira a seguir algumas delas:

  • BPMN (Business Process Model and Notation): boa para apresentar modelos para diferentes públicos-alvo;
  • Fluxograma: é mais simples e bastante conhecida; facilita o entendimento do fluxo de um processo;
  • EPC (Event-driven Process Chain): bastante útil para moldar conjuntos de processos mais complexos;
  • UML (Unified Modeling Language): indicado para descrever requisitos de sistemas de informação;
  • IDEF (Integrated Definition Language): sinaliza entradas, saídas, mecanismos, controles de processo e a relação dos níveis de detalhe dos processos;
  • Value Stream Mapping: ajuda a mostrar a eficácia de um processo através do mapeamento da utilização de recursos.

4. Elabore a documentação

Após definido o modelo, é necessário estruturar um documento que seja compartilhável e contenha a representação do processo modelado. Para isso, você pode usar softwares que facilitam o trabalho e permitem exportar os documentos para diferentes formatos, como editores de texto, arquivos PDF ou ferramentas online. 

5. Unifique a documentação

Depois de elaborar os documentos do processo modelado, é preciso fazer com que a modelagem seja comunicada para todos na empresa. Por isso, é importante usar ferramentas que permitam que o projeto seja salvo em diferentes formatos, para que atendam a todas as partes interessadas.

Quais as dificuldades que você pode encontrar?

Apesar de não parecer tão complexo fazer uma modelagem de processos, nem sempre as coisas saem como o esperado. Algumas dificuldades podem surgir no meio do caminho, e isso é normal.

Para evitar maiores problemas, é importante se atentar para alguns pontos, como: 

  • Ter um objetivo claro em mente: Antes de começar uma modelagem de processos, é preciso saber de forma clara qual seu objetivo com esse projeto. Seja documentar os processos da organização, facilitar a comunicação ou diagramar o processo para fazer melhorias ou automatizar tarefas, vale lembrar que a finalidade da modelagem interfere de forma direta na abordagem e nas ferramentas que você vai usar.
  • Evitar detalhar demais: É bem comum, em projetos de modelagem de processos, detalhar muito as tarefas. Isso pode levar a um microgerenciamento, que tira a autonomia dos colaboradores e acaba, por vezes, impedindo a execução do processo de forma fluida pela equipe. Tome cuidado! 
  • Não detalhar de menos: Detalhar demais é ruim, mas detalhar de menos também. É preciso equilíbrio para que tudo funcione. Por isso, se esforce para não deixar passar falhas nas informações. Lembre-se que o modelo definido precisa ser compreensível por todos os colaboradores, inclusive aqueles que não fizeram parte de todo o projeto desde o início.
  • Revisar o modelo: Após a conclusão do projeto, é indispensável revisar o material para identificar erros que possam ter passado despercebidos. Quanto mais olhares sobre o modelo do processo, mais assertivo ele tende a ficar.

Se você quer gerenciar, mapear, modelar e automatizar os processos da sua empresa e não sabe como, entre em contato com a gente. Nossos especialistas estão à disposição para te apresentar a melhor solução para otimizar seu negócio.

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