Modelagem de processos: descubra o que é, como fazer e quais são as dificuldades

Team Pipefy
Modelagem de processos

Qual a diferença entre modelagem e mapeamento?

Por mais que a modelagem de processos e o mapeamento sejam duas técnicas voltadas à segmentação, à análise e à otimização dos processos, ambas são diferentes e possuem finalidades específicas. 

Em geral, o mapeamento é voltado à elucidação de funções e de tarefas. Já a modelagem procura incorporar novas regras, sejam elas de negócios ou econômicas. 

Durante a modelagem de processos, são feitas reflexões sobre as possibilidades e oportunidades de cada processo, com um entendimento aprofundado de seus testes e respectivos resultados. Ou seja, é o ponto de partida para o aprimoramento, dando clareza às suas principais demandas e gargalos.

5 benefícios da modelagem de processos para seu negócio

Visão compartilhada do processo

Utilizando a metodologia da modelagem, fica mais fácil documentar um processo e alinhar suas informações entre todos os colaboradores. Assim, todos têm acesso a tudo que precisam para realizar suas funções.

A visualização é fundamental para o entendimento, e a modelagem de processos deve ser apoiada por flows ou diagramas que clarifiquem o processo, bem como seus pontos passíveis de aprimoramento, eventuais falhas e oportunidades. 

Para que a modelagem de processos funcione na prática, as equipes precisam visualizar uma representação gráfica, que detalha cada atividade e fase do fluxo de trabalho. Um software de gerenciamento de processos, como o Pipefy, é a ferramenta perfeita para permitir essa visualização, proporcionando uma visão detalhada de cada tarefa e etapa de forma fácil e intuitiva.

Técnicas úteis e que vão te ajudar

Conheça algumas técnicas que podem lhe auxiliar durante a modelagem de processos:

Matriz GUT

A Matriz GUT é utilizada para definir a prioridade com que cada problema identificado em um processo deve ser resolvido. 

A sigla GUT é composta pelas palavras Gravidade, Urgência e Tendência, que se referem respectivamente aos níveis de prejuízos gerados casa nenhuma atitude seja tomada sobre determinado problema, ao que acontecerá de imediato caso nada seja feito e à projeção de piora que a situação pode ter caso sua resolução seja adiada. 

Basicamente, basta atribuir uma nota de 1 a 5 para a Gravidade, Urgência e Tendência de cada problema identificado. Depois, é só somar esses valores e começar pela questão que recebeu a nota mais elevada. 

Matriz BASICO

A Matriz BASICO possui exatamente a mesma lógica da GUT, mas seus elementos são mais detalhados e permitem um senso de priorização muito mais completo. 

Seu foco é alinhar as demandas do processo ao melhor custo-benefício de suas resoluções, e para isso os pontos previstos (e que constituem sua sigla) são:

  • Benefícios para a organização (B);
  • Abrangência (A);
  • Satisfação do cliente interno (S);
  • Investimentos requeridos (I)
  • Cliente externo satisfeito (C)
  • Operacionalidade simples (O)

Assim como no caso anterior, basta atribuir uma nota de 1 a 5, somar os resultados e determinar quais são as prioridades do projeto.l 

Matriz SIPOC 

Por fim, a Matriz SIPOC serve para conferir uma visão integral e mais clara sobre as principais fases de um processo e das atividades relacionadas a ele. 

Como ela se baseia em uma planilha, a coleta e a inserção de dados é simplificada, e pode ser utilizada até por aqueles com pouca experiência na área de gestão e na modelagem de processos

Sua finalidade é identificar as entradas, saídas, clientes e fornecedores de todo o processo, a fim de simplificar e favorecer seu entendimento. 

Como e quando fazer

Elabore a documentação

Na modelagem de processos, é a documentação que funciona como base para os projetos de otimização, melhorias e de automação. 

Após definido o modelo, é necessário estruturar um documento que seja compartilhável e contenha a representação do processo modelado. Para isso, você pode usar softwares que facilitam o trabalho e permitem exportar os documentos para diferentes formatos, como editores de texto, arquivos PDF ou ferramentas online

Unifique a documentação

Depois de elaborar os documentos do processo modelado, é preciso fazer com que a modelagem seja comunicada para todos na empresa. Por isso, é importante usar ferramentas que permitam que o projeto seja salvo em diferentes formatos, para que atendam a todas as partes interessadas.

Com isso, também é recomendado que o encerramento da modelagem do processo tenha uma apresentação do modelo em questão para os interessados, que serve também para alinhamento entre as equipes e para tirar eventuais dúvidas.

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