O que levar em conta ao escolher uma ferramenta de mapeamento de processos?

Team Pipefy
homem trabalhando em quadro branco e azul

O uso de boas ferramentas de mapeamento de processos é fundamental para que as empresas consigam compreender e gerir as atividades que fazem parte dos seus fluxos de trabalho.

Ao mapear cada etapa das operações e registrar seus dados, é possível ter um melhor entendimento sobre as demandas e oportunidades inerentes às rotinas da organização, tornando a tomada de decisões e a implementação de melhorias mais assertivas.

Mas, qual a real importância desse tipo de software e como escolher a opção mais adequada para atender às necessidades do meu negócio? Descubra a seguir. 

Por que investir em uma ferramenta de mapeamento de processos

Em geral, o mapeamento de processos tem como finalidade compreender os procedimentos adotados por uma empresa, viabilizar melhorias e adaptações, documentar suas operações e  padronizar as rotinas em prol de melhores resultados.

Para que isso seja possível, as ferramentas empregadas devem ser capazes de integrar os diferentes sistemas utilizados pela organização, bem como coletar dados, processá-los e fornecer insights que viabilizem um entendimento completo sobre o negócio.

As ferramentas certas atuam desde a coleta, até a organização, processamento e obtenção desses insights, o que ocorre por meio de gráficos e painéis intuitivos, com apontamentos valiosos para o entendimento e aprimoramento dos fluxos de trabalho.

Mais que uma tendência, essa já é uma realidade do mercado: cerca de 40% das empresas já empregam a análise de dados nas suas rotinas. Até o fim da década, esse índice deve chegar a 90%. 

Decisões mais assertivas dependem de uma boa análise de informações para reduzir a margem de erros. Por isso, para lidar com o enorme volume de dados que podem ser obtidos dentro de uma empresa, é imprescindível contar com bons softwares. A partir deles, os gestores podem analisar a realidade da empresa e guiar suas decisões, tornando o gerenciamento interno menos intuitivo e cada vez mais apoiado por evidências sólidas.

Vantagens e benefícios de uma ferramenta de mapeamento de processos

Ao aderir às melhores ferramentas de mapeamento de processos, você terá uma série de benefícios, como os que destacamos a seguir:

Otimização

Quando tratamos sobre uma gestão eficaz, o principal objetivo é aproveitar ao máximo os recursos disponíveis, evitar desperdícios e atingir os melhores níveis possíveis de eficiência.

Ao mapear os processos de maneira inteligente, bons softwares tornam esse tipo de análise mais prática e precisa. Assim, os esforços gerenciais demandam menos tempo e até esforços, ao mesmo tempo em que geram maiores lucros e aumento de performance.

Comunicação ágil entre setores

Com processos devidamente mapeados, todas as equipes entendem seu papel perante a organização como um todo e qual é a relação entre as diferentes demandas internas. 

Além de favorecer o engajamento dos times nesse sentido, um software integrado ainda melhora o fluxo de informações, tornando-o mais confiável, célere e fluído. 

Dessa maneira, os setores podem se comunicar com mais agilidade, evitar gargalos de informação e ainda explorar eventuais oportunidades com mais segurança. 

Gerenciamento de equipe

Com boas ferramentas de mapeamento de processos, as diferentes atividades e projetos de um negócio podem ser gerenciados dentro de um mesmo sistema, em um workflow integrado.

Além de favorecer a gestão das equipes, essa integração proporciona que os indicadores sejam padronizados, dados sejam consultados com mais facilidade, que a própria comunicação se torne mais ágil (como citamos acima) e que todas as demandas ou atividades internas sejam uniformizadas. 

Acompanhamento de resultados

Sistemas utilizados para mapear fluxos de trabalho coletam dados constantemente, os processam e os transformam em informações relevantes para a tomada de decisões. 

Por si só, isso representa um valioso insumo para que a empresa possa determinar seus resultados e promover as adaptações necessárias para melhorá-los. Além disso, os gestores ganham tempo para lidar com as demandas estratégicas, deixando os registros manuais e suas análises de lado, podendo agir e orientar suas medidas perante as informações já tratadas que o software proporciona.

O que levar em conta na hora de decidir por uma ferramenta de processos

Cada empresa possui suas próprias características e necessidades, o que significa que as ferramentas de mapeamento de processos adotadas precisam estar alinhadas às questões inerentes às suas rotinas internas. 

Contudo, além de contar com um serviço eficiente e personalizado às suas demandas, existem alguns pontos decisivos para que a implementação seja bem-sucedida, como:

Custo-benefício

Em primeiro lugar, procure não avaliar o sistema apenas pelas funcionalidades oferecidas e pelo seu preço, pois diversas outras questões podem impactar seu custo-benefício.

Desde o processo e o tempo de implementação, os meios oferecidos para o treinamento dos seus colaboradores, até a infraestrutura de suporte, manutenção e atualização. São muitos os elementos importantes no momento de considerar se uma ferramenta vale a pena. 

Integração de setores

Quando tratamos sobre ferramentas de mapeamento de processos, estamos abordando softwares com integração para abranger e otimizar todo o gerenciamento interno de uma empresa.

Assim, não adianta aderir a tecnologias pontuais e que não contemplem os diferentes setores em uma única lógica gerencial. Os principais departamentos precisam estar conectados, para que exista visibilidade e se possa intervir no negócio como um todo.

Usabilidade

Por mais avançados e eficientes que sejam os softwares adotados, eles têm pouca utilidade caso suas interações sejam muito complexas. Inclusive, quando a utilização de um sistema é difícil, a tendência é que não ocorra uma boa taxa de adoção pelos colaboradores.

Dessa forma, o ideal é dar preferência às ferramentas que realmente economizam o tempo e poupam os esforços dos profissionais, com funcionalidades intuitivas e opções capazes de simplificar as rotinas, como funcionalidades de pesquisa, geração automática dos mapas de processos, envio de notificações, e assim por diante.

Armazenamento 

Para finalizar, priorize os softwares dotados de armazenamento em nuvem. Não é por acaso que eles devem ocupar 14,2% dos investimentos em TI das empresas até 2024.

Afinal, essa tecnologia dispensa a necessidade de instalação local, confere mais flexibilidade para suportar as demandas escaláveis dos negócios, dá flexibilidade para lidar com os dados e processos (a qualquer hora e em qualquer lugar), garante total segurança por meio de sólidos protocolos de proteção e ainda oferece um melhor custo-benefício. 

A melhor maneira de contemplar todos os pontos mencionados até aqui e impulsionar a performance do seu negócio é por meio de soluções que se destacam no gerenciamento de processos e de fluxos de trabalho.

A Pipefy é referência absoluta nessa área e disponibiliza uma plataforma flexível, completa e fácil de usar, para que você construa seus workflows e disponha de excelentes ferramentas de mapeamento de processos com mais autonomia e total eficiência. Saiba mais sobre como criar workflows customizados com o Pipefy.

Tipos de ferramentas de mapeamento de processos

A melhor maneira de contemplar todos os pontos mencionados até aqui e impulsionar a performance do seu negócio é por meio de soluções que se destacam no gerenciamento de processos e de fluxos de trabalho.

Entre as ferramentas de mapeamento de processos mais comuns, estão:

  • Fluxograma: é uma representação gráfica e esquemática de um ou vários processos que envolve símbolos geométricos. Por meio dessa representação é possível mapear o ponto de partida e a conclusão do fluxo de trabalho e descobrir em qual etapa estão possíveis gargalos.
  • Diagrama sistemático UML: a sigla significa “Linguagem Unificada de Modelagem” e é uma linguagem padrão orientada a objetos, ou seja, o principal objetivo é ajudar a visualizar o desenho e a comunicação entre setores. É um dos principais métodos que os programadores usam para verificar o andamento da entrega de projetos e, também, para desenvolver novos sistemas de softwares.
  • BPMN: é a sigla de Business Process Model and Notation e o seu principal objetivo é criar um padrão comum de modelagem de processos de negócios usando um diagrama.

Esse são apenas alguns exemplos de ferramentas de mapeamento que você pode usar no seu negócio.

Mas, entre as plataformas online disponíveis, Pipefy é referência absoluta nessa área e disponibiliza uma plataforma flexível, completa e fácil de usar, para que você construa seus workflows e disponha de excelentes ferramentas de mapeamento de processos com mais autonomia e total eficiência. Saiba mais sobre como criar workflows customizados com Pipefy.

Qual é a melhor ferramenta para mapeamento de processos?

A resposta para essa pergunta é subjetiva, já que é necessário considerar diversos fatores que fazem parte da rotina de uma empresa. No começo, recomendamos que você teste várias ferramentas para entender qual se encaixa melhor às suas necessidades e rotina da sua equipe.

Mas, se você quer pular algumas etapas e, desde o início, automatizar os processos da sua empresa após o mapeamento, o software do Pipefy é uma das melhores opções.

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