O que levar em conta ao escolher uma ferramenta de mapeamento de processos?

Team Pipefy
homem trabalhando em quadro branco e azul

O uso de boas ferramentas de mapeamento de processos é fundamental para que as empresas consigam compreender e gerir as atividades que fazem parte dos seus fluxos de trabalho.

Ao mapear cada etapa das operações e registrar seus dados, é possível ter um melhor entendimento sobre as demandas e oportunidades inerentes às rotinas da organização, tornando a tomada de decisões e a implementação de melhorias mais assertivas.

Mas, qual a real importância desse tipo de software e como escolher a opção mais adequada para atender às necessidades do meu negócio? Descubra a seguir. 

Por que investir em um software de mapeamento de processos 

Em geral, o mapeamento de processos tem como finalidade compreender os procedimentos adotados por uma empresa, viabilizar melhorias e adaptações, documentar suas operações e  padronizar as rotinas em prol de melhores resultados.

Para que isso seja possível, as ferramentas empregadas nesse mapeamento devem ser capazes de integrar os diferentes sistemas utilizados pela organização, bem como coletar seus dados, processá-los e fornecer insights que viabilizem um entendimento completo sobre o negócio.

Mais que uma tendência, essa já é uma realidade do mercado: cerca de 40% das empresas já empregam a análise de dados nas suas rotinas. Até o fim da década, esse índice deve chegar a 90%. 

Decisões mais assertivas dependem de uma boa análise de informações para reduzir a margem de erros, e para lidar com o enorme volume de dados que podem ser obtidos dentro de uma empresa, é imprescindível contar com bons softwares.

As ferramentas certas atuam desde a coleta, até a organização, processamento e obtenção de insights, que ocorre por meio de gráficos e dashboards intuitivos, com apontamentos valiosos para o entendimento e aprimoramento dos procedimentos.

A partir disso, os gestores podem analisar a realidade da empresa e guiar suas decisões, tornando o gerenciamento interno menos intuitivo e cada vez mais apoiado por evidências sólidas.  

Vantagens e benefícios 

Ao aderir às melhores ferramentas de mapeamento de processos, uma série de benefícios podem ser obtidos, como: 

Otimização

Quando tratamos sobre uma gestão eficiente, o principal objetivo é aproveitar ao máximo os recursos disponíveis, evitar desperdícios e atingir os melhores níveis possíveis de eficiência.

Ao mapear os processos de maneira inteligente, bons softwares tornam esse tipo de análise mais prática e também mais precisa. 

Assim, os esforços gerenciais demandam menos tempo e até esforços, ao mesmo tempo em que geram maiores lucros e aumento de performance. 

Comunicação ágil entre setores

Com processos devidamente mapeados, todas as equipes entendem seu papel perante a organização como um todo e qual é a relação entre as diferentes demandas internas. 

Além de favorecer o engajamento dos times nesse sentido, um software integrado ainda melhora o fluxo de informações, tornando-o mais confiável, célere e fluído. 

Dessa maneira, os setores podem se comunicar com mais agilidade, evitar gargalos de comunicação e ainda explorar eventuais oportunidades com mais segurança. 

Gerenciamento de equipe

Com boas ferramentas de mapeamento de processos, as diferentes atividades e projetos de um negócio podem ser gerenciados dentro de um mesmo sistema, em um workflow integrado.

Além de favorecer a gestão das equipes, isso ainda proporciona que os indicadores sejam padronizados, que os dados sejam consultados com mais facilidade, que a própria comunicação se torne mais ágil (como citamos acima) e que todas as demandas ou atividades internas se mantenham devidamente uniformizadas. 

Acompanhamento de resultados

Como citamos anteriormente, sistemas utilizados para mapear processos coletam dados constantemente, os processam e os transformam em informações relevantes para a tomada de decisões. 

Por si só, isso representa um valioso insumo para que a empresa possa determinar seus resultados e promover as adaptações necessárias sobre eles. Além disso, os gestores ganham mais tempo para lidar com as demandas estratégicas, deixando os registros manuais e suas análises de lado, podendo agir e orientar suas medidas perante as informações já tratadas que o software proporciona. 

O que levar em conta na hora da decisão 

Cada empresa possui suas próprias características e necessidades, e isso significa que as ferramentas de mapeamento de processos adotadas precisam estar alinhadas às questões inerentes às suas rotinas internas. 

Contudo, muito além de contar com um serviço eficiente e personalizado às suas demandas, outros pontos podem ser decisivos para que sua implementação seja bem-sucedida, como:

Custo benefício

Em primeiro lugar, procure não avaliar o sistema apenas pelas funcionalidades oferecidas e pelo seu preço, pois diversas outras questões podem impactar seu custo-benefício.

Isso vai desde o processo e o tempo de implementação, os meios oferecidos para o treinamento dos seus colaboradores, a infraestrutura de suporte, manutenção, atualização e assim por diante. 

Integração de setores

Quando tratamos sobre ferramentas de mapeamento de processos, estamos abordando softwares com integração para abranger e otimizar todo o gerenciamento interno de uma empresa.

Assim, não adianta aderir a tecnologias pontuais e que não contemplem os diferentes setores em uma única lógica gerencial. Os principais departamentos precisam estar integrados para que proporcionem uma visão e intervenções sobre o negócio como um todo. 

Usabilidade

Por mais avançados e eficientes que sejam os softwares adotados, eles têm pouca utilidade caso suas interações sejam muito complexas. Inclusive, quando a utilização de um sistema é difícil, a tendência é que os colaboradores não tenham uma boa adesão sobre ela. 

Dessa forma, o ideal é dar preferência às ferramentas que realmente economizam o tempo e poupam os esforços dos profissionais, com funcionalidades intuitivas e opções capazes de simplificar as rotinas, como funcionalidades de pesquisa, geração automática dos mapas de processos, envio de notificações, e assim por diante.

Armazenamento 

Para finalizar, priorize os benefícios dos softwares dotados de armazenamento em nuvem. Não é por acaso que eles devem ocupar 14,2% dos investimentos de TI das empresas até 2024. 

Afinal, essa tecnologia dispensa a necessidade de instalação local, confere mais flexibilidade para suportar as demandas escaláveis dos negócios, dá flexibilidade para lidar com os dados e processos (a qualquer hora e em qualquer lugar), garante total segurança por meio de sólidos protocolos de proteção e ainda oferece um melhor custo-benefício. 

A melhor maneira de contemplar todos os pontos mencionados até aqui e impulsionar a performance do seu negócio é por meio de soluções que se destacam no gerenciamento de processos e de fluxos de trabalho.

A Pipefy é referência absoluta nessa área e disponibiliza uma plataforma flexível, completa e fácil de usar, para que você construa seus workflows e disponha de excelentes ferramentas de mapeamento de processos com mais autonomia e total eficiência. Clique aqui e saiba mais.

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