Gerenciamento de pedidos de licença e folga

O que é um pedido de licença ou folga?

Seja por causa de uma doença, uma viagem planejada com meses de antecedência ou uma emergência, pedidos de licença são comuns no local de trabalho. Mesmo assim, manuseá-los pode ser um desafio para os gestores, que têm que cuidar de seus funcionários, ao mesmo tempo em que minimizam o impacto das faltas em suas equipes e em seus negócios.

A boa notícia é que existem algumas estratégias comprovadas para otimizar seu processo de gerenciamento de lead facilitando para a sua equipe (e para si). Neste artigo, exploramos os vários tipos de pedidos de licença e folga, e oferecemos algumas práticas recomendadas para ajudá-lo a gerenciar essas solicitações com o mínimo de interrupção ou frustração.

Tipos comuns de pedidos de licença no Brasil

• Repouso Semanal Remunerado (RSR). Tempo em que o empregado não está trabalhando, mas continua recebendo seu salário ou salário por hora. Além de descansar, a folga compõe o salário do empregado. A lei estabelece que essa folga deve ocorrer preferencialmente aos domingos, mas isso não é obrigatório – também valem outros dias da semana.
• Licença Não Remunerada (LNR). Quando aceita pelo empregador, permite ao profissional se ausentar de suas atividades por um período sem que seja desligado da empresa.
• Férias. Um número definido de dias reservado com antecedência e/ou acumulado durante o tempo de serviço do empregado na empresa. Esses dias podem ser usados a critério do funcionário por uma variedade de razões pessoais, incluindo, mas não se limitando a viagens pré-planejadas.
• Licença médica. Direito garantido aos trabalhadores que precisam se afastar do trabalho por problemas de saúde. Ela pode ser solicitada sempre que a doença impedir o exercício do cargo, mas é preciso apresentar um atestado médico válido para que a empresa abone as faltas. Esse afastamento pode ocorrer por até 15 dias.
• Licença Maternidade, Paternidade ou Adotante. Tempo afastado do trabalho que pode ser tomado diretamente após o nascimento ou a adoção de uma criança. O tempo concedido é de no mínimo 120 dias para as mulheres que deram a luz ou adotaram um bebê.
• Licença por motivo de doença em pessoa da família. Concedida ao funcionário por motivo de doença em pessoa da família, na condição de cônjuge, filho, pai, mãe ou irmão, desde que prove ser indispensável à assistência pessoal e incompatível com o exercício do cargo.
• Óbito (ou Licença Nojo). O funcionário pode solicitar licença por “até 2 (dois) dias consecutivos, em caso de falecimento do cônjuge, ascendente, descendente, irmão ou pessoa que, declarada em sua carteira de trabalho e previdência social, viva sob sua dependência econômica” (Inciso incluído pelo Decreto-lei nº 229, de 28.2.1967)
• Casamento: Remunera até três dias de falta para os colaboradores que acabam de casar.

Por que é tão importante gerenciar efetivamente os pedidos de licença?

Em geral, uma política transparente de solicitação de licença e um processo de aprovação organizado reduzem a complexidade do gerenciamento de solicitações e ajudam a minimizar o atrito dentro da sua empresa. Mas há outros benefícios que vêm a partir da melhoria do seu processo de gerenciamento de licenças.

Aumenta a visibilidade a respeito da capacidade das equipes

A licença, especialmente aquela inesperada, pode interromper os fluxos de trabalho e a capacidade de trabalho da equipe. Equipes menores ou empresas em um ciclo de crescimento podem ser desproporcionalmente afetadas por isso. Por exemplo, uma equipe enxuta com uma alta carga de trabalho estará muito mais tensa quando ocorrer uma licença inesperada, já que os membros restantes da equipe devem se adaptar ao aumento da demanda já limitada.

Um processo otimizado para gerenciar solicitações de licença pode fornecer aos gestores visibilidade adicional sobre o impacto dessa requisição na capacidade da equipe. Como resultado, os gestores podem antecipar, planejar e responder a esse impacto mais rapidamente.

Define expectativas e constrói confiança

Um processo padronizado de gerenciamento de licenças garantirá que os funcionários tenham expectativas razoáveis e não se surpreendam com sua resposta aos pedidos de licença. Isso pode aumentar o senso de justiça e a confiança entre seus funcionários e, assim, evitar mal-entendidos que podem surgir se um processo for visto como inconsistente.

Cria eficiência

Os pedidos de licença podem rapidamente se tornar complexos e requerem muito tempo e energia para gerenciar. Por exemplo, uma solicitação de folga pode exigir a contribuição de vários gerentes, do RH, do funcionário e de colegas da equipe e até do supervisor do colaborador. Isso pode ser especialmente complicado se a principal ferramenta de comunicação for o e-mail. Um processo padronizado ou automatizado pode tornar o processo mais eficiente e gerenciável.

Auxilia no compliance

As leis federais, estaduais e municipais terão um impacto na política de licenças da sua empresa. Por exemplo, esses regulamentos podem determinar a quantidade de tempo que um funcionário pode se ausentar e por quais razões. A não conformidade pode ser cara para os empregadores, e um processo bem definido pode ajudar os gestores a permanecer de acordo com as diretrizes legais e as políticas da empresa.

3 dicas para gerenciar pedidos de licença

Gerenciar pedidos de folga é uma das tarefas mais sensíveis e importantes que um gestor precisa lidar, e o número de fatores que afetam as solicitações de licença pode torná-los complexos e demorados. Aqui estão algumas estratégias comprovadas para facilitar o processo de solicitação de licença para sua equipe e seus funcionários.

1. Seja transparente

Criar uma política coerente e aberta é fundamental para oferecer transparência aos funcionários. Isso deve ajudar a reduzir as preocupações com a equidade e minimizar as rejeições de pedidos de licença. Para criar uma política transparente, considere o seguinte:

• Quanto tempo antes é necessário para solicitar uma folga?
• Datas de blackout são necessárias? Isso é útil para empresas que têm cargas de trabalho particularmente pesadas em certas épocas do ano. Por exemplo, um negócio de varejo dificilmente será capaz de dar folga perto ou na Black Friday. No entanto, as datas de blackout não devem ser determinadas em excesso, pois podem frustrar funcionários que podem ter obrigações pessoais.
• Há outras questões para os negócios que precisam ser consideradas?
• Defina o processo de aprovação.
• Tenha processos claros para lidar com as solicitações sobrepostas, se aplicável. As formas padrão de priorizar os pedidos são por importância, tempo de serviço ou por ordem de solicitação.

2. Automatize e padronize

Gerenciar o tempo de folga para sua equipe pode exigir muito tempo e esforço. Os gestores podem ter que solicitar, verificar e rastrear informações relevantes de várias fontes, incluindo o funcionário, o departamento de RH e outras partes interessadas. Por exemplo, essas informações podem incluir o número de horas de RSR que um funcionário acumulou, quanto tempo de folga o funcionário usou e quem é responsável pela cobertura durante a sua ausência.

A automação pode reduzir o tempo que um gestor gasta gerenciando solicitações de licença, padronizando o processo e resolvendo tarefas repetitivas (como responder e-mail). Isso permite que os gestores gastem mais tempo em planejamento e tomada de decisões, e menos tempo lidando com minúcias ou perseguindo comunicações. Um processo automatizado e padronizado também pode facilitar a consolidação da comunicação e o encontro de dados relevantes em uma única fonte, reduzindo o tempo necessário para localizar e organizar informações.

3. Crie um formulário de solicitação de licença

Um formulário de solicitação de licença padronizado pode ajudar os funcionários a entender a política de folga da empresa e ajudar os gestores a tomar decisões informadas, rapidamente. Quando os dados forem obrigatórios, todas as informações relevantes devem ser incluídas antes que a solicitação possa ser processada e passada para a frente. Um formulário de solicitação de licença estruturado também facilita a automatização e a organização de um grande volume de solicitações.

Exemplo de modelo de solicitação de tempo de folga

Alguns campos padrões em um formulário de solicitação de licença podem incluir:

• Nome
• E-mail ou Identificação do Funcionário
• Departamento
• Data da Licença
• Data de Retorno ao Trabalho
• Razão para a Solicitação (por exemplo, Férias, Licença Maternidade, etc.)
• Informação Adicional
• Anexos

As solicitações de licença podem ser personalizadas para necessidades únicas dos negócios e modificadas à medida que as políticas e os processos mudam.

Construa um processo de gerenciamento de licenças eficaz e escalável

Transparência, consistência e padronização são as chaves para gerenciar solicitações de licença com eficiência. A automação pode minimizar ainda mais o trabalho e as complexidades necessárias para ajudá-lo a cuidar tanto de seus funcionários quanto de sua empresa.

O Pipefy ajuda os gestores a assumir o controle de seu processo de gerenciamento de licenças, eliminando a redundância, melhorando as comunicações e organizando informações para dar maior visibilidade e oferecer melhor planejamento. Modelos e fluxos de trabalho personalizáveis ajudam a construir um processo que funciona para você e seus funcionários.

Veja como o Pipefy pode ajudá-lo a otimizar o processo de gerenciamento de licenças para manter sua equipe mais feliz, saudável e produtiva.