Você já teve que trabalhar usando a versão anterior de uma planilha porque ela travou e te deixou sem acesso? Passou horas buscando um erro porque as informações não batiam? Perdeu dados que estavam em uma planilha compartilhada na qual muitas pessoas faziam alterações ao mesmo tempo? Se sim, os workflows de processos de RH podem ser a solução para esses problemas.

 

Além da dificuldade de trabalhar em grupo, planilhas também não são a maneira mais segura para armazenar dados sensíveis. Como as informações podem ser alteradas sem controle, caso sua planilha seja acessada por alguém de fora da equipe, há o perigo de vazamentos e perda de informações. 

 

Por tudo isso, vale a pena dar uma chance a uma maneira diferente de gerenciar processos. É possível ser mais eficiente, trabalhar em equipe com facilidade e manter os dados dos seus funcionários e candidatos 100% seguros. 

 

Neste artigo, vamos abordar as vantagens de deixar as planilhas para RH para trás e implementar workflows no seu departamento de Recursos Humanos. Você também vai encontrar o passo a passo para fazer essa migração de forma rápida e efetiva.

O que é Workflow de RH?

Workflow é uma palavra em inglês que significa fluxo de trabalho. Nesse sentido, um workflow de RH é uma maneira de organizar uma sequência de tarefas recorrentes, que tem um início e um resultado final. Desta forma, é possível orquestrar processos realizados em conjunto por diversos profissionais e departamentos diferentes. 

 

Uma das principais vantagens de usar um workflow de RH é a possibilidade de automatizar tarefas repetitivas, evitando erros, retrabalho e deixando os processos do departamento mais eficientes.

Implementar workflows de processos de RH significa superar as limitações técnicas que as planilhas trazem para a gestão dos seus processos. Diferente delas, dos emails e das listas de tarefas, um workflow digital permite padronizar fases, criar regras de execução, acompanhar atividades em tempo real e centralizar a comunicação da equipe. 

 

Para que isso aconteça, você vai precisar de uma solução para gestão de workflows. Um software baseado na nuvem, que ofereça a estrutura necessária para que sua equipe crie, visualize e interaja com os workflows

Planilhas para RH x Workflows: as vantagens de transformar os processos do seu departamento

Transformação digital não é mais uma tendência para o futuro, ela é o presente. Empresas que não atualizam a gestão e não trabalham na otimização de seus processos estão ficando para trás, principalmente após as mudanças que a pandemia de COVID-19 implicou para a maioria dos negócios.

 

A primeira planilha para computadores pessoais foi criada em 1979, por um estudante de Harvard e seu antigo colega de classe no MIT -- a história completa foi contada pelo Business Insider. Mais de 40 anos depois, elas ainda são grandes aliadas de muitos profissionais de Recursos Humanos. No entanto, a forma como trabalhamos mudou muito desde então, o que fez com que antigas ferramentas começassem a ficar ultrapassadas.

 

É fato que planilhas ajudam na gestão de alguns processos. Com elas, é possível monitorar tarefas simples, criar bancos de dados e até dashboards para a visualização de métricas. Mas elas têm limitações. Ao usar workflows, você também pode construir e gerir fluxos simples, mas consegue ir além, estruturando e monitorando fluxos de trabalho muito mais complexos


Um workflow possibilita a organização de um processo utilizando regras, o que faz com que existam condições para que ele flua. Ao usar regras lógicas, como “se”, “então” e “senão”, você padroniza a execução e garante a qualidade do trabalho. Por exemplo, ao criar um workflow para o processo de contratação, é possível configurar uma regra para que, se o candidato vier de uma vaga para o departamento de Marketing, então o fluxo de aprovação da contratação automaticamente passe pelo gestor da área.

Planilhas x Workflows

Gestão de tarefas simplesGestão de processos complexos, que envolvem várias etapas e pessoas
Falta de controle de acessos e alteraçõesControle e permissões de acesso, e histórico de alterações
Tarefas totalmente manuais, o que leva a erros humanosAutomação de tarefas repetitivas, o que aumenta a produtividade
Falta de segurança de dadosDados seguros e armazenados na nuvem
Não é a ferramenta ideal para que muitos profissionais trabalhem ao mesmo tempo na mesma planilhaFacilidade de comunicação e colaboração entre a equipe, com perfis separados e interação na plataforma
Dificuldade para monitorar status das tarefas, prazos e SLAsVisibilidade para toda a equipe, inclusive de status, prazos e SLAs

O resultado de uma melhor gestão de processos complexos, como são a maioria dos processos de RH, é ter colaboradores e candidatos mais satisfeitos. O atendimento realizado pelo seu departamento e a sua interação com as outras áreas da empresa vão ser beneficiados. Além disso, sua equipe vai gastar menos tempo com tarefas operacionais e ficará liberada para se concentrar em diferentes projetos.

 

Outros benefícios de usar workflows de processos de RH são:

 

Facilidade no monitoramento dos processos. Centralização e visibilidade são vantagens fundamentais do uso de um software de gestão de processos de RH. Ele possibilita que cada membro da equipe tenha um login e perfil próprios, para acessar a interface e visualizar as atividades em tempo real. Assim, todos têm acesso a uma única fonte de verdade, acompanham prazos e deixam suas atividades registradas em um histórico fácil de visualizar.

 

Colaboração e delegação de tarefas. Em planilhas, é muito difícil trabalhar em grupo. Quando várias pessoas acessam e modificam o mesmo documento, podem ocorrer problemas de versão, erros e perda de informações. Já em um workflow organizado, toda a equipe acompanha o que está acontecendo e o gestor pode delegar tarefas com facilidade. A comunicação pode ser concentrada diretamente na plataforma, facilitando o compartilhamento de informações e a resolução de dúvidas ou dificuldades.  

 

Economia de tempo e recursos. Workflows deixam os processos mais eficientes, abrindo também muitas possibilidades para a automação de tarefas repetitivas. Você pode configurar emails automáticos para candidatos, fluxos de aprovação com notificações para os responsáveis pelas vagas, criar alertas, e delegar tarefas automaticamente. Também é possível integrar o software de workflows a outros aplicativos, como ERPs e outras ferramentas de DP, para atualizar informações de funcionários, postar vagas de trabalho e coletar assinaturas digitais. 


Melhoria contínua. Uma das maiores vantagens de migrar de planilhas para workflows é a facilidade de registrar as tarefas, o tempo gasto para realizar cada uma delas, os problemas que ocorreram e quem precisou interagir para fazer um resultado acontecer. Por isso, eles são perfeitos para medir o desempenho da equipe, encontrar os gargalos no processo, buscar melhorias e alcançar melhores resultados. Com um workflow de RH, você vai extrair e analisar métricas, reportar o trabalho que foi feito e aperfeiçoar o processo constantemente.

4 passos para migrar seus processos de planilhas para workflows de RH

Passo 1: Mapeamento dos processos do departamento

Quais são as etapas para efetivar uma contratação? Como funciona o fluxo de recrutamento de novos funcionários? De que maneira a sua equipe analisa e responde às solicitações de férias? Para estruturar um workflow de RH, é preciso mapear os fluxos que já ocorrem na sua área, entender quais são os pontos de contato com outros departamentos, quem são os responsáveis por cada tarefa, e como funciona o fluxo de aprovação.

 

Para conseguir essas informações, você deve realizar um trabalho de mapeamento que envolva toda a equipe. Algumas ações que podem ajudar são: agendar reuniões e pedir relatórios, fazer gravações do trabalho sendo realizado e entrevistar os responsáveis por cada atividade. Assim, a partir dos dados coletados e de boas práticas do mercado, você pode começar a estruturar o processo otimizado em um workflow.

Passo 2: Escolha da plataforma ideal

Para criar e usufruir dos seus workflows de RH, você precisa de um software de gestão de processos. Na escolha da plataforma ideal, é importante considerar alguns pontos fundamentais para aproveitar ao máximo as vantagens dos workflows. Por isso, leve em consideração as características a seguir:

  • Interface intuitiva e fácil de usar;

  • Capacidade de automatizar processos;

  • Armazenamento de dados na nuvem;

  • Possibilidade de criar regras pré-definidas para o workflow;

  • Envio de emails automáticos e notificações;

  • Integrações fáceis com outros softwares;

  • Um painel de indicadores para mostrar o status de cada tarefa;

  • Relatórios baseados em KPIs;

  • Recursos de acesso com base em cargos, para evitar vazamentos de informações;

  • Diferentes maneiras de visualizar fluxos de trabalho.

  • Para entender mais sobre cada um desses pontos, confira nosso artigo com os 10 recursos essenciais em softwares de automação de workflows

    Passo 3: Criação do novo workflow na plataforma escolhida

    Depois do mapeamento do fluxo de trabalho e da escolha da plataforma, chega o momento de preparar a implementação. Criar os logins de acesso ao software, estruturar as etapas, tarefas recorrentes, formulários iniciais, regras de automação, e organizar tudo no sistema são os passos principais para que a equipe comece a usar a ferramenta. Este é um bom momento para determinar quais são as oportunidades de otimização do processo e já implementar as mudanças.


    Em um software como o Pipefy, você consegue construir as fases e todos os elementos dos seus workflows visualmente, sem a necessidade de programar.

    Passo 4: Treinamento da equipe e implementação do workflow

    Com seus processos mapeados, aperfeiçoados e estruturados em um software de automação e gestão de workflows de RH, chega a hora de entrar em ação. No entanto, como Renato Mendes, especialista em negócios digitais, destacou na Exame, “sem um bom storytelling, nada acontece”. Ele explica: 

    É por isso que o sucesso da sua Transformação Digital está diretamente ligado à sua capacidade de engajar as pessoas no processo. E não se iluda, a primeira pergunta que os colaboradores da sua empresa se farão aqui é algo como: o que eu ganho com isso? Ou ainda, o que tenho a perder com tudo isso? É por isso que parte fundamental do sucesso deste tipo de virada é a construção de uma agenda interna de convencimento.”

    Por isso, os responsáveis por substituir as planilhas para RH por workflows precisam saber comunicar e dar o suporte para essa mudança. Para a migração funcionar, é essencial que líderes e suas respectivas equipes entendam a importância dessa implementação. Além disso, treinamentos para que todos os profissionais conheçam a nova ferramenta e aprendam como aproveitá-la ao máximo são indispensáveis.


    Nas primeiras semanas, também é recomendável monitorar as atividades, oferecer suporte para quem está usando a ferramenta e manter um canal aberto para receber perguntas e sugestões de melhorias no processo.

    Quais processos de RH você deveria transformar em workflows?

    Agora você já sabe que abandonar as planilhas e migrar para os workflows vai aumentar o nível de entrega do seu departamento de Recursos Humanos. Neste sentido, existem alguns processos-chave que podem se beneficiar muito da estrutura e funcionalidades que um workflow oferece.


    A seguir, você encontra uma lista de workflows de processos de RH prontos para usar, construídos conforme as melhores práticas do mercado. Basta se inscrever e começar a utilizá-los gratuitamente. Eles são uma base para iniciar com mais rapidez e, com o tempo, personalizar os processos de acordo com as necessidades específicas da sua empresa.

  • Recrutamento e Seleção. Tenha visibilidade do status de cada candidato, desde a inscrição até a triagem, incluindo entrevistas e proposta final. Além disso, comunique-se com eles, sua equipe e outros departamentos sem sair da plataforma e aproveite as automações para enviar emails e notificações.
  • Onboarding de colaboradores. Garanta que os novos funcionários tenham uma experiência positiva ao ingressar na sua empresa. Potencialize o engajamento da equipe e garanta que todos se sintam bem desde o primeiro dia de trabalho.
  • Solicitações de RH. Facilite o recebimento de pedidos de férias, ajustes, benefícios, mudanças de área, entre outros. Crie formulários para receber as solicitações de forma padronizada e consistente, em um único lugar.
  • Avaliação de desempenho. Desenvolva  um processo padrão para esse tipo de avaliação e facilite o trabalho da sua equipe. Garanta que todos os profissionais serão avaliados com os mesmos critérios, criando planos de desenvolvimento para o alcance de novas metas.
  • Quer saber quais outros processos você pode transformar em workflows e automatizar?

    Diga adeus às planilhas e migre seus processos de RH para workflows com Pipefy

    O Pipefy é uma plataforma de gestão e automação de RH, com uma interface intuitiva e fácil de usar. Com ele, você cria uma experiência digital excelente, tanto para equipes remotas quanto presenciais. Por meio de uma implementação rápida, o Pipefy permite a construção de processos em minutos, sem precisar da ajuda do departamento de TI.


    Ao implementar os workflows de processos de RH com o Pipefy, além de se livrar de planilhas obsoletas, você vai abrir espaço para tudo o que a transformação digital pode oferecer de eficiência e inovação para a sua equipe. Mesmo com uma rotina atribulada, vale a pena investir nessa migração, pois ela é o caminho para facilitar seu trabalho e oferecer um ótimo atendimento para todos que necessitam do RH da sua empresa.

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    Implementar workflows de processos de RH significa superar as limitações técnicas que as planilhas trazem para a gestão dos seus processos."