Imagine começar em uma nova empresa sem saber o que fazer e sem ninguém para apresentar você aos novos colegas ou às instalações do escritório. É uma situação desconfortável para um novo funcionário e custosa para o empregador. 

 

O onboarding e a retenção de colaboradores recém-contratados são alguns dos maiores desafios de um departamento de Recursos Humanos. Uma pesquisa do portal Glassdoor mostra que “o empregador médio nos Estados Unidos gasta 4 mil dólares e 24 dias para contratar um novo profissional”. Todo esse dinheiro e tempo investidos se perdem caso o novo funcionário tenha uma experiência ruim com a empresa e decida buscar um ambiente de trabalho mais acolhedor. 

 

É por isso que a orientação de colaboradores e o seu onboarding são cruciais para qualquer empresa. Esses dois processos são diferentes, mas complementares, e garantem mais envolvimento dos novos empregados, menos desistências e uma equipe mais coesa. Vamos entender por que um departamento de RH precisa ser eficiente em promover os dois processos, e explorar as particularidades de cada um deles.  

O que é a orientação de colaboradores?

A orientação de colaboradores é o primeiro passo para dar boas-vindas aos novos membros da empresa. Ela geralmente ocorre no primeiro dia de trabalho, e inclui a transmissão de informações básicas sobre a empresa ao recém-contratado, além da burocracia necessária para a admissão. É uma boa prática, inclusive, enviar os formulários necessários de antemão - assim, o funcionário já chega no primeiro dia com quase tudo preenchido. 

 

Durante a orientação, a equipe de RH precisa checar se os recém-contratados forneceram as informações corretas de contato e para o pagamento de salário. Da mesma forma, é o momento ideal para explicar mais detalhes sobre o plano de saúde, medidas de segurança e outras políticas-chave da empresa. Procedimentos administrativos também são parte da orientação, como fornecer um computador e materiais de escritório para o novo funcionário, e dividir dados de login e acesso aos softwares utilizados. 

 

O objetivo da orientação deve ser mostrar ao novo funcionário como a empresa opera no dia a dia, comunicar seus direitos e responsabilidades, providenciar tudo o que ele precisa para começar os trabalhos e responder eventuais dúvidas.  

O que é onboarding de colaboradores?

O onboarding de colaboradores é a série de eventos de longo prazo que acontecem depois desse primeiro dia de orientação. É o processo estruturado de envolver e incorporar o funcionário na empresa, fornecendo todas as informações e suporte necessários para que logo ele se estabeleça e se torne um colaborador de alta performance. 

 

É responsabilidade da empresa engajar novos funcionários desde o primeiro dia e transformar um candidato de ponta em um membro do time com alto desempenho. Marina Agranionih, coordenadora de Cultura e Employer Branding na Pipefy, conta que um bom processo de onboarding “faz as pessoas entenderem a cultura da empresa, o que se espera dos novos funcionários e prepara todos os recém-chegados para que cresçam rápido dentro de suas equipes”. 

 

Além disso, “falar com líderes e pessoas de diferentes departamentos aproxima os novatos da empresa e os ajuda a criar laços”, acrescenta Agranionih. 

 

Mas afinal, quanto tempo esse processo deve durar? Mesmo que a maioria das empresas reserve apenas as primeiras semanas para o onboarding, é uma boa prática acompanhar os novos funcionários por 6 a 12 meses. 


Um processo de onboarding efetivo precisa focar no fornecimento das informações, do conhecimento e das ferramentas que os funcionários precisam para desempenhar suas funções no auge de suas capacidades. Isso deixa os novos colaboradores mais confiantes e faz com que se sintam acolhidos como partes fundamentais da equipe.

Onboarding versus orientação: diferentes, mas complementares

Orientação e onboarding não são sinônimos, e sim dois processos complementares. Ambos são essenciais para engajar novos colaboradores e ajudá-los a se destacar em suas funções. Uma pesquisa da Gallup mostra que “funcionários engajados têm 59% menos chances de procurar um novo emprego ou carreira nos próximos 12 meses”. É por isso que orientação e onboarding, quando combinados, ajudam a aumentar a retenção de funcionários e evitar desistências. 

 

Com a orientação, você vai oferecer recursos e informações para o profissional começar em sua nova função — o primeiro passo do complexo processo de incorporar alguém novo na empresa. Já com o onboarding, que pode levar um ano, você vai fazer com que esse funcionário se sinta confortável dentro de sua equipe, entenda os valores da empresa e o seu papel no cumprimento de metas coletivas. 


Para facilitar a integração, você pode começar a orientação e o onboarding ainda durante o recrutamento, dando aos candidatos informações sobre a empresa. Isso também vai ajudar o RH a selecionar as pessoas mais alinhadas com o perfil da vaga.

Como criar um processo de onboarding de colaboradores efetivo e proporcionar experiências de alto nível?

Como um departamento de RH pode estruturar bons processos de orientação e onboarding lidando com uma grande quantidade de solicitações e responsabilidades diversas ao mesmo tempo? 

 

Fazer o onboarding de um novo funcionário é um esforço conjunto, que integra vários departamentos e leva bastante tempo. Isso aumenta a complexidade do processo, especialmente quando ele precisa acontecer de forma correta para um número grande de novos contratados. Nestes casos, centralizar todas as tarefas e alinhar os envolvidos pode demandar muito da equipe de RH. Além disso, atualmente as empresas têm o desafio adicional de fazer onboardings remotos, ou em um esquema de trabalho semi-presencial.

 

Nesse sentido, a coordenadora de Cultura e Employee Branding da Pipefy afirma que “é essencial ter um processo estruturado para oferecer todas as ferramentas e informações necessárias aos novos funcionários”. Por isso, empresas usam softwares de gestão de RH para alcançar esse objetivo, centralizando, acompanhando e automatizando tarefas e responsabilidades. 


Muitos profissionais relatam que o onboarding deles foi informal e reativo. Portanto, se sua empresa oferece um onboarding de funcionários estruturado e consistente, já está em grande vantagem. Da mesma forma, se o seu RH puder focar mais nas pessoas e menos na burocracia, as chances de ver os novos funcionários felizes e produtivos aumentam bastante.

Não precisar correr atrás de candidatos e outros envolvidos facilita muito nosso trabalho. Esse foi o mundo ideal que sonhamos para recrutamento e o que nos motivou a implementar o Pipefy.”

Milene Almeida, Business Partner da Área Comercial do James

O sucesso da orientação e do onboarding de funcionários requer muitas etapas e envolve mais de um departamento. Por isso, é crucial que você adapte o processo conforme sua empresa cresce, e que a equipe de RH aprenda cada vez mais sobre seus funcionários.

 

Aqui estão algumas dicas que podem ajudar:

  • Não deixe ninguém para trás. Centralize todas as tarefas e responsabilidades em um único lugar, para poder acompanhar cada novo funcionário e coordenar o onboarding dele com outros departamentos.
  • Padronize para repetir. Crie listas de verificação fáceis de seguir para padronizar seus processos de onboarding e orientação.
  • Aproveite a tecnologia. Escolha uma ferramenta para automatizar tarefas repetitivas e SLAs, e para agendar notificações automáticas.
  • Busque melhorias contínuas. Registre e acompanhe todas as etapas para aprimorar esse processo de forma contínua.
  • Vá com calma. Não sobrecarregue o funcionário recém-contratado. Dilua as informações ao longo do tempo, e ofereça diferentes oportunidades de treinamento.

 

Saiba mais como desenvolver um fluxo de trabalho otimizado no nosso Guia completo para um novo onboarding de funcionários.

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Pipefy é uma plataforma no-code de gerenciamento de fluxos de trabalho que auxilia na padronização e automação dos workflows de vários processos de RH. O software permite que você escolha prazos para atividades, alertas de SLA e delegue tarefas para os responsáveis por acompanhar a jornada de novos funcionários. Assim, nenhum colaborador ficará esquecido. Automatize tarefas repetitivas definindo gatilhos para executar cada ação, e integre a plataforma com o software que seu time de RH já usa. 

 

Você também pode aproveitar essa ferramenta para conectar diferentes departamentos e melhorar a comunicação geral, garantindo mais consistência no tratamento dispensado a cada novo funcionário. Além disso, é possível extrair dados dos seus workflows, e usar painéis de controle para melhorar seus resultados de forma contínua.

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