Guia para automatizar processos da sua empresa em 5 passos

Renata Lapetina

Quando se fala em automatizar processos existem muitos significados possíveis. Essa automação pode envolver inteligência artificial e bots, pode acontecer entre dois softwares diferentes, ou pode ter a simplicidade de um email e de uma notificação automática.

O que existe em comum entre todas essas possibilidades de automação é a intervenção humana mínima ou nula para que essas tarefas sejam realizadas, produzindo os resultados esperados. Assim, automatizar processos significa usar a tecnologia para otimizar fluxos de trabalho, economizar tempo e energia da sua “equipe humana” e entregar uma boa experiência para todos os envolvidos.

Um estudo da consultoria McKinsey mostrou que 31% das empresas já automatizaram completamente pelo menos uma função de suas operações. O que demonstra que muitos negócios estão apostando na otimização de processos como forma de serem mais competitivos e bem-sucedidos. Aqueles que não atualizarem a gestão de seus processos podem ficar para trás, principalmente após as mudanças trazidas pela pandemia de COVID-19.

Mas falar em automatizar gestão de processos pode deixar muitos líderes apreensivos. Afinal, implementar uma automação parece ser complicado, difícil, caro e, por muitas vezes, totalmente fora de alcance. A boa notícia é que não precisa ser assim! Hoje, cada vez mais ferramentas permitem que profissionais sem conhecimentos avançados de programação tenham independência para automatizar tarefas e workflows de seus departamentos.

Automatizar processos significa que existem atividades no seu fluxo de trabalho que não necessitam de interação humana para serem realizadas. Essa automação permite liberar profissionais de tarefas repetitivas e que não exigem decisões complexas ou criatividade para serem executadas.

Automatizar processos pode ser fácil?

Existem sim automações que são mais difíceis de serem implementadas. Mas, apesar da complexidade da tecnologia que está por trás delas, as ferramentas no-code chegaram para trazer uma interface fácil de usar e possibilitar a configuração de automações de maneira simples e visual. 

É aqui que entra o Pipefy, uma plataforma para automatizar a gestão de processos, orquestrar e centralizar toda a operação de empresas. Com ele, é possível estruturar fluxos de trabalho e configurar automações com rapidez. Na maioria das vezes, você nem vai precisar de ajuda do departamento de TI, que, em geral, se ocupa de demandas mais complexas que a otimização dos processos de departamentos.

Assim, as pessoas que vivem os problemas e gargalos de um processo em seu dia a dia (os chamados citizen developers) ganham autonomia para pensar em soluções e efetivamente construí-las, com pouca ou nenhuma ajuda externa. 

O resultado? Os profissionais desses departamentos ficam livres de tarefas repetitivas e aumentam sua efetividade, podendo concentrar-se em demandas imprevisíveis e de maior complexidade. Além disso, ficam mais felizes e realizados por poderem direcionar seus talentos para atividades mais significativas e menos tediosas.

O céu é o limite: saiba como aproveitar automações na sua empresa

Como mencionamos, automações podem significar muitas situações diferentes. Por isso, separamos uma lista com possibilidades de automação que, em geral, facilitam e otimizam os processos de empresas, independente de seus mercados ou áreas de atuação. 

Essa lista não pretende esgotar tudo o que pode ser feito com a ajuda da automação de fluxos de trabalho, mas sim deixar palpável quais são as possibilidades na mesa quando falamos de automatizar a gestão de processos.

1 - Conexão de processos complementares

O Pipefy permite que você facilite a transferência de informações e o handoff entre processos que dependem uns dos outros. Por exemplo, você pode integrar os fluxos de recrutamento, contratação e onboarding de novos funcionários, facilitando a transferência de informações quando o processo exige a colaboração entre mais de um departamento.

Quando um candidato aceita a oferta de trabalho, é possível criar automaticamente uma tarefa no workflow de onboarding para que a equipe de RH possa acompanhar essa pessoa e iniciar a integração. Ao mesmo tempo, a aceitação da oferta pode ser configurada como gatilho para a criação da tarefa de comprar os equipamentos necessários para o início do trabalho no workflow do departamento Financeiro.

Essa lista não pretende esgotar tudo o que pode ser feito com a ajuda da automação de fluxos de trabalho, mas sim deixar palpável quais são as possibilidades na mesa quando falamos de automatizar a gestão de processos.

2 - Envio de mensagens automáticas de acordo com eventos específicos

Com o Pipefy, você pode definir uma cadência automática de emails que são disparados conforme eventos acontecem. Um exemplo possível é a criação de um template de email para quando um pedido de reembolso é aceito, e outro para quando é negado pelo gestor da área de quem solicitou.

Nesse caso, você pode trazer todas as informações sobre aquele pedido para o email, inclusive o motivo da recusa, se for o caso, e mostrá-las na mensagem que será recebida pelo solicitante. Desta forma, a comunicação fica automática e o time Financeiro não precisa entrar em contato com todos que pedirem reembolsos, nem explicar caso a caso quando o pedido for negado.

Essa mesma lógica pode ser aplicada em processos de RH, Marketing, Vendas e em diversas situações de colaboração entre vários departamentos da mesma empresa.

3 - Menos burocracia para o envio e assinatura de contratos

Contratos estão presentes em diferentes processos e podem ser o motivo de muita dor de cabeça e demora. Para resolver isso, é possível integrar o Pipefy a uma ferramenta que permite a criação automática de um documento em pdf com base em um template, e em informações específicas personalizadas dependendo do cliente, funcionário, fornecedor ou parceiro que vai assinar o documento.

Você pode enviar um formulário com as informações que precisa obter de um fornecedor, por exemplo, e, assim que ele responder, você terá um contrato pronto para ser assinado em poucos minutos. Essa ação também pode ser facilitada com um software para assinatura online de documentos, tudo centralizado pelo Pipefy. Outra automação possível nesse fluxo é o envio da tarefa para a próxima fase do processo assim que o contrato estiver assinado.

4 - Previsão de cenários para personalizar diferentes fluxos em um mesmo processo

Automações também permitem que você crie fluxos diferentes dentro de um mesmo processo, dependendo de diferentes variáveis. Por exemplo, em um processo de Vendas e CRM, o fluxo ideal pode ser o seguinte: o lead chega por algum dos canais de Marketing, é feito o primeiro contato, é marcada uma reunião, a reunião acontece e a venda é fechada.

Mas sabemos que existem muitos cenários diferentes que podem acontecer na jornada de um novo cliente. Em um workflow digital, é possível configurar condições e gatilhos como:

  • Envio automático de diferentes mensagens de email, dependendo de qual foi o canal de aquisição do lead;
  • Notificações automáticas para vendedores, caso o contato esteja parado há muito tempo;
  • Delegação do lead para equipes diferentes, de acordo com o tamanho da empresa.

Com o Pipefy, você define padrões, listas de verificação e configura fluxos uma vez para que, dali em diante, eles funcionem sem a necessidade de intervenção “humana”. Essas são apenas algumas possibilidades do que pode ser automatizado dentro do Pipefy. É possível combinar todas elas em um único processo, ou ir além. O céu é o limite quando pensamos em automatizar a gestão de processos.

Dica: Gestores e funcionários que conhecem as possibilidades de automação saem na frente quando precisam solucionar problemas dos processos de seus departamentos.

5 Passos para automatizar processos com Pipefy

1. Faça um mapeamento completo do processo que quer automatizar

Antes de começar a automatizar processos, é preciso saber exatamente como sua empresa ou departamento trabalha. Por isso, o primeiro passo para automatizar workflows é mapear todas as tarefas, interações e fases que são realizadas para atingir os resultados esperados, da forma como acontecem agora.

Não importa o processo que você esteja mapeando, é preciso identificar e registrar quais são os departamentos envolvidos, quem é responsável por cada tarefa e os pontos de contato e de comunicação necessários para que ele ocorra.

Para conseguir essas informações, é preciso realizar um trabalho de mapeamento que envolva toda a equipe. Afinal, só quem está trabalhando no dia a dia de um processo sabe os detalhes de como ele realmente funciona. Para isso, converse com seu time, peça relatórios, analise gravações do trabalho sendo feito, entreviste os responsáveis pelas tarefas e junte o máximo de informações possíveis para ter uma foto real do seu processo como é hoje.

2. Observe e pesquise para estruturar o processo ideal

Já que você vai estruturar seu processo em uma ferramenta de automação e reorganizar os fluxos de trabalho da sua empresa para automatizá-los, esse é um bom momento para repensar a forma como as tarefas são realizadas. 

Por isso, antes de começar a automatizar, pesquise boas práticas do mercado e busque formas de melhorar seu processo. Aproveite as entrevistas e conversas de mapeamento para pedir feedbacks e sugestões de melhoria para sua equipe. Desta forma, você vai ter insumos de boas práticas e também do seu time interno para estruturar um processo otimizado no Pipefy.

Caso não tenha tempo para reformular o seu processo do zero, você pode começar a usar templates gratuitos de workflows do Pipefy. Eles foram construídos seguindo as melhores práticas de gestão, para que você possa iniciar rapidamente e personalizar seu processo com o tempo, de acordo com as descobertas que fizer enquanto usa a plataforma.

A seguir, você encontra uma lista com alguns processos que pode automatizar e já estão prontos para implementação:

Quer saber quais outros processos da sua empresa você pode automatizar? 

Acesse a galeria de templates do Pipefy

3. Crie a estrutura do seu fluxo de trabalho dentro do Pipefy

Input inicial: o gatilho que inicia seu processo

Um processo de reembolso começa a partir de um pedido do funcionário e envio da nota fiscal. Já um processo de onboarding de um cliente começa no fechamento de um novo contrato. Ou seja: existem inputs diferentes para iniciar um fluxo de trabalho. 

Ao usar o Pipefy para criar um workflow automatizável, existem dois caminhos iniciais:     

A - A criação de um formulário online que inclua todas as informações necessárias para iniciar o processo.

B - A conexão de processos diferentes, que possibilita a troca de informações entre fluxos de trabalho separados, permitindo uma transição de informações sem erros.

De qualquer forma, você vai precisar construir o que chamamos de formulário inicial para iniciar seu processo. Quando esse formulário é preenchido, um card é gerado para representar a tarefa que precisa ser concluída. Esse card é a representação visual do input e será processado por todas as etapas do fluxo de trabalho.

As etapas para concluir o processo

Todo processo tem suas etapas e interações específicas para ser concluído. Com o Pipefy, você vai construir essas fases visualmente e de maneira organizada — ou usar um template pronto. Cada coluna no fluxo de trabalho representa uma fase diferente do processo, que precisa existir para que o resultado final seja o desejado.

Por isso, antes de efetivamente automatizar seu workflow, é preciso estruturar o fluxo dentro da plataforma. Para isso, você vai criar, colocar em ordem e personalizar as fases do seu processo, criando um padrão de execução para cada uma delas e para o processo como um todo. 

Para começar, você precisa saber em qual ordem as fases precisam acontecer, se existe algum responsável único por uma etapa ou se ela é compartilhada por vários profissionais. Depois de criar as etapas, você vai configurar cada uma delas com informações específicas, como (mas não só):

  • Checklists
  • Bases de dados
  • Prazos e SLAs
  • Regras de automação

4. Configure regras de automação sem programar

Agora chegou o momento de efetivamente automatizar o workflow. Qualquer pessoa pode definir regras de automação dentro do Pipefy com facilidade. Não há necessidade de saber programar ou de ter algum conhecimento prévio sobre automações. 

Para criar uma regra de automação, existem dois caminhos:

  • Usar a lógica se/então. Você pode acionar uma atividade (como o envio de um email automático) quando um evento acontece (como mover o card de uma fase para outra do processo).
  • Criar condições. Você pode acionar uma atividade (como o envio de uma notificação automática) quando um evento atende a critérios específicos (como um valor numérico, uma data ou uma pessoa responsável).

Assim, as possibilidades são infinitas, e você pode facilitar uma grande variedade de tarefas repetitivas, melhorar a comunicação da sua equipe e manter um padrão de excelência no seu processo. 

5. Conecte o Pipefy com outros softwares que sua equipe usa

Uma outra forma de automatizar a gestão de processos é conectando o Pipefy a outros softwares. Essa integração abre a possibilidade para mais dois tipos de automação:

A - Criação de um fluxo automático de informações entre ferramentas, do Pipefy para o outro software e vice-versa. Alguns exemplos:

  • Quando o campo em um card do Pipefy é atualizado, uma linha é automaticamente adicionada em uma planilha no Google Sheets.
  • Quando uma transição interna é aprovada no Pipefy, as informações do funcionário são atualizadas no Zenefits.
  • Quando um documento é adicionado em um card no Pipefy, ele é enviado para uma pasta no Google Drive.

B - Configuração de um gatilho em um software para a conclusão de uma ação em outro. Como, por exemplo:

  • Quando um candidato preenche a data de entrevista em um formulário do Pipefy, a reunião é agendada automaticamente no Google Calendar.
  • Quando uma nova vaga é sinalizada como pronta para ser publicada dentro do Pipefy, o anúncio é publicado na página da empresa no LinkedIn.
  • Quando uma solicitação é recebida ou finalizada no Pipefy, o solicitante é notificado por Slack.

O Pipefy possui algumas integrações nativas. Para as demais, é preciso entrar em contato com nossos especialistas para configurar as regras de automação. Assim, você pode criar um fluxo de informações, comunicação e execução automática, conectando todos os softwares que sua equipe já usa a uma única plataforma. 

Saiba mais sobre integrações e descubra quais apps você pode conectar ao Pipefy

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Automatizar processos com o Pipefy é uma maneira de ser mais eficiente e otimizar recursos da sua empresa. Mas também é uma forma de proporcionar um ambiente favorável para que os profissionais do seu time possam ser criativos na resolução dos problemas operacionais e para que tenham mais tempo para projetos significativos e estratégicos.

Assim, funcionários, clientes, fornecedores e parceiros ficam mais satisfeitos, e sua empresa passa a ser reconhecida pela boa cultura de trabalho e entregas de excelência. 

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Escrito por
Renata Lapetina

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