Benefícios da automação de processos que vão além de eficiência e velocidade
À medida que empresas buscam cada vez mais iniciativas de transformação digital, elas precisam de novas oportunidades — e ferramentas — para automatizar tarefas e fluxos de trabalho. Isso é natural. Afinal, a automação de processos desempenha um papel fundamental na digitalização e é extremamente importante para negócios que estão prontos para adotar uma operação parcialmente ou totalmente digital.
Esse tipo de automação, também conhecido como BPA (business process automation, ou “automação de processos de negócios”) elimina tarefas repetitivas, acelera os fluxos de trabalho e aumenta a produtividade das equipes, ajudando na transição do trabalho manual para o ambiente digital.
Mas a automação é apenas uma parte da história. O fato é que ferramentas de automação de processos podem fazer muito mais do que apenas tornar fluxos de trabalho mais eficientes.
Neste artigo, vamos falar sobre razões importantes, e pouco abordadas, de implementar automações para beneficiar equipes e empresas.
| 65% | das empresas relatam buscar a automação como um catalisador para modernizar suas práticas de negócios. |
| 57% | das empresas descrevem que estruturar uma força de trabalho verdadeiramente digital (com automação de ponta a ponta) foi uma estratégia operacional em 2021. |
Fonte: “Estratégias Operacionais na Pandemia: Automatize Sistemas Legados, Digitalize o Trabalho, Modernize e Terceirize (em inglês).” Pesquisa HFS.
1. Mais agilidade
Softwares de gestão e automação de processos digitalizam fluxos de trabalho manuais, o que traz mais agilidade para as equipes. Os workflows digitais podem ser construídos e adaptados mais rapidamente do que os manuais. Assim, é possível responder com mais agilidade ao feedback de clientes, às atividades da concorrência e às mudanças no mercado.
Isso ocorre porque as soluções low-code para automação de processos permitem que usuários autorizados modelem, implementem ou modifiquem fluxos de trabalho com apenas alguns cliques.
Ferramentas de BPA também centralizam as informações dos processos, fornecendo dados em tempo real no formato de dashboards e relatórios. Esses recursos possibilitam que líderes e membros dos times possam avaliar com rapidez o impacto de qualquer alteração no fluxo, identificar gargalos ou outros problemas que possam surgir.
Além disso, assim que as equipes identificam um problema (ou uma oportunidade de melhoria), elas têm autonomia para desenhar e implementar uma solução, sem precisar de conhecimento em programação.
Em outras palavras, softwares low-code de automação de processos possibilitam que as áreas de negócios otimizem seus fluxos sem precisar esperar por uma equipe técnica. Contando com recursos de segurança e compliance, essas ferramentas evitam o aumento do backlog e da demanda de trabalho para os times de TI.
2. Redução de riscos
Outro dos benefícios da automação de processos para as empresas é a mitigação de riscos. Esses riscos muitas vezes são esquecidos e as ferramentas de BPA trazem controle, estrutura e previsibilidade para diminuí-los, detectá-los e resolvê-los com mais facilidade.
É uma vantagem importante, que pode ser considerada sob três perspectivas: cumprimento de regras, visibilidade e redução de erros.
A automação de processos facilita o cumprimento de requisitos de segurança e compliance.
Muitas empresas precisam lidar com diferentes departamentos e/ou localidades, que desenvolvem fluxos de trabalho próprios. Por isso, a liderança precisa determinar requisitos e regras. Se cinco equipes trabalham de cinco formas diferentes, temos cinco processos diferentes para serem monitorados.
A aplicação de uma ferramenta de gestão e automação de processos resolve esse problema padronizando e trazendo consistência aos fluxos de trabalho em toda a organização, não importa em que lugar eles ocorram. Dessa forma, criam-se processos consistentes e estruturados, que facilitam o estabelecimento de requisitos de segurança, compliance e governança.
A automação de processos traz visibilidade para os fluxos de trabalho.
As ferramentas de BPA permitem que toda a equipe tenha acesso às informações do fluxo de trabalho em tempo real. Isso facilita o acompanhamento do desempenho dos membros do time, o monitoramento de KPIs e a identificação de possíveis problemas no fluxo do processo.
Com isso, as empresas podem adotar uma postura proativa em relação à otimização de processos e ao gerenciamento de riscos.
Os usuários que têm permissão acessam dashboards e relatórios que podem revelar o impacto de uma série de fatores em um determinado processo. Por exemplo: é possível analisar se uma alteração recente está criando um gargalo ou aumentando o tempo necessário para processar uma aprovação. Quanto mais cedo um problema for reconhecido, mais rápido ele será resolvido.
A automação de processos aumenta a precisão.
Mais um dos benefícios da automação de processos é a eliminação de muitos dos erros que ocorrem quando o trabalho é feito manualmente.
Sabemos que a entrada manual de dados é propensa a erros humanos, e que todo ponto de contato em que informações são transferidas de um sistema, aplicativo ou ferramenta para outro está sujeito a problemas. Erros como esses podem custar caro tanto em termos dos danos que causam, quanto do tempo e esforço necessários para corrigi-los.
Por isso, para empresas com sistemas complexos e diversos softwares em uso, os recursos de integração de uma ferramenta de gestão e automação de processos minimizam as possibilidades de erro. Ao conectar fontes de informações, padronizar formulários e estruturar um fluxo contínuo para dados e atividades, o BPA ajuda a manter a integridade dos dados das empresas.
3. Capacidade de escalar
Toda empresa em crescimento precisa encontrar uma maneira de escalar seus processos e operação. Em geral, é preciso fazê-lo com recursos limitados. Uma plataforma low-code de gestão e automação de processos fornece às equipes as ferramentas necessárias para aumentar sua capacidade de trabalho e desenvolver novos fluxos rapidamente. Assim, ajuda com a escalabilidade do negócio.
Já mencionamos que a automação ajuda empresas a escalar reduzindo o tempo necessário para concluir um processo. Muitas tarefas são automatizadas, surgem menos erros para serem corrigidos, e fluxos de trabalho são acelerados. Quanto menos tempo leva-se para concluir o trabalho, mais trabalho pode ser concluído.
Mas o suporte que o BPA traz para escalar os processos das empresas vai além do aumento da eficiência. A automação reduz a dependência de papelada e planilhas, que são notoriamente obstáculos aos esforços de escala. Também permite que profissionais não técnicos usem lógica e regras condicionais para classificar e direcionar tarefas dentro de um fluxo de trabalho. É um recurso que elimina gargalos e reduz atrasos, os quais limitam a escalabilidade porque diminuem a capacidade de trabalho da equipe.
Mais importante, uma plataforma low-code disponibiliza aos gerentes as ferramentas para criar e adaptar processos com rapidez. Quando um novo fluxo de trabalho torna-se necessário para acomodar um novo tipo de solicitação ou atividade, profissionais não-técnicos podem reestruturar o processo muito mais rápido do que se tivessem que fazer um pedido para a equipe de TI.
4. Melhora das experiências de consumidores
Em uma pesquisa global de 2021 realizada pela NTT, 93% dos CEOs descreveram a experiência do cliente (CX) como um fator de diferenciação primário (53%) ou secundário (40%) para as empresas.
Essas respostas confirmam o que a maioria dos líderes empresariais (e consumidores) sabe por experiência própria: experiência do cliente (também chamada de CX) é muito importante. E é importante porque uma boa experiência afeta a reputação da marca, o grau de fidelidade dos consumidores e o valor que estão dispostos a pagar por produtos e serviços.
Apesar do papel proeminente que CX desempenha no sucesso de um negócio, melhorar as experiências de clientes nem sempre é fácil. Uma análise mais profunda dos dados da pesquisa revelou alguns dos principais desafios enfrentados na otimização da jornada do cliente:
| Porcentagem | Desafio |
|---|---|
| 39,9% | Gestão de silos (falta de colaboração entre departamentos) |
| 37,4% | Políticas organizacionais (falta de caminhos claros para escalar a operação) |
| 35,5% | Falta de automação |
| 33,5% | Falta de dados (incapacidade de obter insights de dados confiáveis) |
| 29,6% | Integração de sistemas em vários canais |
Fonte: “Relatório Global de Benchmarking da Experiência do Cliente 2021 (em inglês)”. CX: Jornada do Cliente, Pergunta 21, Estados Unidos. NTT.
Uma plataforma de gestão e automação pode ser aproveitada para superar cada um desses obstáculos. E os benefícios da automação de processos ainda incluem:
- Integração de informações e melhora na colaboração entre equipes.
- Criação e visualização de fluxos de trabalho escaláveis e em conformidade com as políticas da empresa.
- Autonomia para que usuários que não conhecem programação possam criar automações usando uma interface drag-and-drop.
- Transformação de informações centralizadas em insights estratégicos por meio de dashboards e relatórios.
- Conexão com sistemas legados para a estruturação de experiências de alto nível para clientes.
5. Decisões mais assertivas
A adoção de uma ferramenta para gestão e automação de processos possibilita que gestores possam tomar decisões orientadas por dados. As informações recolhidas e geradas dentro da ferramenta dão clareza para que líderes possam monitorar a integridade do processo, acompanhar KPIs e garantir a qualidade dos seus resultados.
Recursos de relatórios e painéis são facilmente personalizados com listas e menus de arrastar e soltar, para que não seja preciso esperar pelos dados quando mais se precisa deles.
Enquanto isso, a integração da plataforma de BPA com aplicações já usadas anteriormente pela equipe aumenta o escopo desses recursos e consolida dados em um único painel, facilitando sua visualização.
É dessa forma que ferramentas de automação permitem a conversão de informações em insights estratégicos. Com isso, ajudam gestores a entender a complexidade de seus setores, responder rapidamente quando necessário e avaliar o impacto da concorrência, do comportamento de clientes e das modificações de fluxos de trabalho em tempo real.
Leia também: O que é hiperautomação?
Aproveite tudo que uma plataforma para automação de processos pode oferecer
Um software low-code para gestão de processos pode oferecer mais do que a automação de fluxos de trabalho.
Por ser uma plataforma low-code e necessitar de pouca ou nenhuma dedicação de tempo por parte das equipe de TI, pode integrar-se facilmente às aplicações já utilizadas pela sua equipe. Com isso, é possível quebrar os silos de dados, melhorar a comunicação entre os times, aperfeiçoar as experiências de clientes e simplificar fluxos de trabalho complexos.
Com Pipefy, você aproveita todos os benefícios da automação de processos com uma interface fácil de usar, dando autonomia para que os profissionais envolvidos nos processos possam modelar e modificar fluxos sem gerar mais trabalho para as equipe de TI.
