4 Passos para organizar um fluxo de processos do zero

Mérie Oliveira

Criar um fluxo de processos bem definido é fundamental para ter uma visão mais completa e precisa sobre as atividades realizadas dentro de uma empresa.

Com ele, as operações se tornam mais fluídas e previsíveis, todos têm ciência sobre as tarefas que precisam cumprir, quais resultados devem ser obtidos em cada etapa, como elas se relacionam com o todo, quais são os pontos passíveis de melhorias e quais medidas adotar em possíveis situações críticas. 

Essa capacidade de organização e previsibilidade é imprescindível diante dos crescentes desafios impostos pelo mercado, afinal, o universo corporativo não consiste em uma ciência exata e está sujeito a inúmeras mudanças e até incertezas.

Você provavelmente já ouviu falar dessa ferramenta e sabe como ela é importante, mas como começar a criar um diagrama de fluxo de processo? A seguir, vamos abordar os passos fundamentais que você deve seguir para implementá-lo de maneira realmente eficaz.

Você tem fluxos de processos organizados?

O fluxo de processos, ou fluxograma de processos, é uma espécie de diagrama que funciona como uma representação visual dos procedimentos realizados dentro da organização.

Seu objetivo é tornar todas as etapas mais compreensíveis para os profissionais envolvidos, que também se tornam aptos a estipular melhorias e correções que favoreçam sua produtividade. 

Em nossos artigos anteriores, já explicamos como essa ilustração dos fluxos de trabalho é elaborada e quais são os seus principais elementos. Contudo, algumas demandas importantes precisam ser organizadas durante sua criação para que ela ocorra de forma adequada, o que inclui:

Liste atividades, envolvidos e prazos

Antes de determinar seu novo modelo de organização, você deve primeiro listar como as atividades já ocorrem na empresa. Sendo assim, registre as sequências de tarefas, os fluxos de aprovação, os encarregados de cada etapa, os prazos de entrega, e assim por diante.

Pode ser que um mesmo processo tenha diversas formas de ser realizado, então é importante convocar os líderes de cada setor e formar um time multidisciplinar para confirmar os meios com que os trabalhos geralmente são feitos, para que o mapeamento atual seja o mais realista possível. 

Organize os documentos das áreas

As diferentes áreas responsáveis pelo processo, ou ainda os setores com processos interdependentes, possuem documentações próprias e que têm dados valiosos sobre os métodos adotados na organização.

Levando em consideração que cada atribuição será prevista no fluxograma, e que cada etapa pode gerar um documento específico (como uma proposta comercial, um relatório de marketing, um contrato, um termo, etc.), procure delimitar bem o que é inerente a cada área e direcioná-los corretamente aos interessados após a coleta das informações e sua organização. 

Identifique onde o processo começa e onde ele termina

Todo processo possui “fronteiras”, ou seja, um início e um fim bem definidos. É fundamental saber exatamente onde as etapas começam e quais são os resultados finais obtidos a partir delas, pois é isso o que define o ciclo processual em si.

Prever o ponto de partida e o término dá uma boa base para que as fases a serem seguidas sejam mais bem definidas, e também para que os profissionais envolvidos não se confundam na hora de reconhecer as tarefas que compõem o fluxo, inserindo atividades irrelevantes ou não relacionadas aos seus objetivos.  

Proponha melhorias

Quando todas as atividades e demandas são listadas, seus documentos são organizados e as fronteiras são identificadas, é chegado o momento de definir as melhorias para o novo diagrama de fluxo de processo.

Lembre-se que você deve realizar todas as etapas mencionadas até aqui junto de uma equipe multidisciplinar, e são esses diferentes profissionais que deverão lhe ajudar a identificar oportunidades, necessidades de ajustes e melhorias, por meio de discussões que gerem consensos capazes de proporcionar um ciclo processual otimizado. 

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Escrito por
Mérie Oliveira
Marketing Analyst - Corporate Marketing Team at @Pipefy. I'm an Institutional Communicologist and also a Portuguese and English major - Language and Literature. At Pipefy, I work with translation, editing, and web marketing.

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