Fluxo de processos: passos simples para começar um fluxograma do zero

Isabelle Wuilleumier Salemme

Criar um fluxo de processos bem definido é fundamental para ter uma visão mais completa e precisa sobre as atividades realizadas dentro de uma empresa.

Com ele, as operações se tornam mais fluídas e previsíveis, todos têm ciência sobre as tarefas que precisam cumprir, quais resultados devem ser obtidos em cada etapa, como elas se relacionam com o todo, quais são os pontos passíveis de melhorias e quais medidas adotar em possíveis situações críticas. 

Essa capacidade de organização e previsibilidade é imprescindível diante dos crescentes desafios impostos pelo mercado. Afinal, o universo corporativo não consiste em uma ciência exata e está sujeito a inúmeras mudanças e incertezas.

Você provavelmente já ouviu falar dessa ferramenta e sabe como ela é importante, mas como começar a criar um diagrama de fluxo de processo? A seguir, vamos abordar os passos fundamentais que você deve seguir para implementá-lo de maneira realmente eficaz.

O que é fluxo de processo?

Um fluxo de processo é a organização de todas as tarefas que precisam ser realizadas para que um processo que agrega valor na empresa seja concluído. Uma analogia útil é uma linha de montagem: o fluxo de processo é o conjunto de ações necessárias para que os insumos que entram nessa linha saiam, no final dela, na forma do produto final.

Para dar um exemplo muito simples, imagine o processo de fazer uma pizza. É necessário abrir a massa, colocar molho de tomate, conferir no pedido quais são as coberturas utilizadas, colocar as cobertura, levar ao forno, girar após um minuto, retirar e servir. Por meio dessas ações, os ingredientes se tornam uma pizza, que é servida aos clientes gerando valor para o restaurante.

Mas a maioria dos processos são bem mais complexos do que fazer uma pizza. Envolvem várias pessoas de áreas diferentes, cada uma com conhecimentos específicos. Nesses casos, é difícil ter visibilidade sobre tudo que precisa acontecer para o processo ser concluído. E se ele atrasa, não é nada simples identificar qual foi o gargalo que fez com que ele demorasse mais do que o esperado.

Qual é a importância do fluxo de processos?

Ter fluxos de processos formalizados e visíveis para todos os envolvidos traz uma série de vantagens. Primeiramente, permite que cada colaborador entenda a importância de sua tarefa no contexto maior de como a empresa gera valor para seus clientes.

A visibilidade que o fluxo de processo traz também ajuda a identificar problemas mais rapidamente quando eles acontecem. No longo prazo, ela torna mais fácil encontrar oportunidades para otimizar os processos ou reorganizá-los completamente de maneira a torná-los mais eficientes.

Fora isso, o tempo de onboarding e treinamento de novos colaboradores pode ser reduzido quando a empresa tem fluxos de processos organizados. Afinal, fica mais fácil explicar para um recém-contratado o que ele deve fazer quando a organização toda tem clareza sobre as tarefas envolvidas nos seus processos.

Outro ponto muito importante é que os fluxos de processo são um passo essencial no caminho para a automação de processos. Isso porque não é possível automatizar processos se você não tem um entendimento sólido de como eles funcionam. Além disso, ao formalizar os fluxos de processos, fica fácil identificar quais etapas deles são as melhores candidatas para automação.

Como montar um fluxo de processos organizados?

O fluxo de processos geralmente é representado por meio de uma espécie de diagrama, chamado de fluxograma de processos. Esse diagrama, que pode assumir diversas formas, funciona como uma representação visual dos procedimentos realizados dentro da organização.

O objetivo do fluxograma é tornar todas as etapas mais compreensíveis para os profissionais envolvidos. Ao longo da criação desse documento, os profissionais envolvidos também têm a oportunidade de estipular melhorias e correções nos processos que favoreçam sua produtividade. 

Em nossos artigos anteriores, já explicamos como essa ilustração dos fluxos de trabalho é elaborada e quais são os seus principais elementos. Contudo, algumas demandas importantes precisam ser organizadas durante sua criação para que ela ocorra de forma adequada. Sugerimos algumas dessas medidas a seguir:

Liste atividades, envolvidos e prazos

Antes de determinar seu novo modelo de organização, você deve primeiro listar como as atividades já ocorrem na empresa. Sendo assim, registre as sequências de tarefas, os fluxos de aprovação, os encarregados de cada etapa, os prazos de entrega, e assim por diante.

Pode ser que um mesmo processo tenha diversas formas de ser realizado, então é importante convocar os líderes de cada setor e formar um time multidisciplinar para confirmar os meios com que os trabalhos geralmente são feitos.

A ideia, nesse momento, é que o mapeamento atual seja o mais realista possível. Mesmo que oportunidades de otimização se tornem imediatamente evidentes nesse momento, é importante registrar como as tarefas são realizadas primeiro para, depois, mudar essa sequência. 

Organize os documentos das áreas

As diferentes áreas responsáveis pelo processo, ou os setores com processos interdependentes, possuem documentações próprias sobre esse processo. Esses documentos geralmente têm dados valiosos sobre os métodos adotados na organização, e devem ser organizados como parte da criação do fluxo de processo.

Levando em consideração que cada atribuição será prevista no fluxograma, e que cada etapa pode gerar um documento específico (como uma proposta comercial, um relatório de marketing, um contrato, um termo, etc.), procure delimitar bem o que é inerente a cada área. Procure também direcionar esses documentos corretamente aos interessados após a coleta das informações de sua organização. 

Identifique onde o processo começa e onde ele termina

Todo processo possui “fronteiras”, ou seja, um início e um fim bem definidos. É fundamental saber exatamente onde as etapas começam e quais são os resultados finais obtidos a partir delas, pois é isso o que define o ciclo processual em si.

Prever o ponto de partida e o término dá uma boa base para que as fases a serem seguidas sejam mais bem definidas. Também evita que os profissionais envolvidos se confundam na hora de reconhecer as tarefas que compõem o fluxo, inserindo atividades irrelevantes ou não relacionadas aos seus objetivos. Isso ainda ajuda os profissionais a entenderem quais de suas tarefas cotidianas são mais importantes para os objetivos gerais da empresa.

Proponha melhorias

Quando todas as atividades e demandas são listadas, seus documentos são organizados e as fronteiras são identificadas, é chegado o momento de definir as melhorias para o novo diagrama de fluxo de processo.

Lembre-se que você deve realizar todas as etapas mencionadas até aqui junto de uma equipe multidisciplinar. São esses diferentes profissionais que deverão lhe ajudar a identificar oportunidades, necessidades de ajustes e melhorias. Isso pode ser feito por meio de discussões, contanto que elas gerem consensos capazes de proporcionar um ciclo processual otimizado. Ou seja: todos devem concordar sobre o que é melhor para aumentar a produtividade.

Para começar a trabalhar nesse novo processo, há algumas metodologias consolidades que podem ser bem eficazes. Você pode recorrer a metodologias populares como o Scrum, o Agile ou o método Kanban. Elas ajudam a organizar tarefas dentro de processos maiores, garantindo visibilidade e confiabilidade ao trabalho.

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Escrito por
Isabelle Wuilleumier Salemme
Head of Customer Support @Pipefy. She uses her extensive Pipefy knowledge to help users make the best of Pipefy via support and writing informative content pieces. Besides being in charge of support, she's an avid reader, a coffee lover, and a professional photographer.

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