De acordo com uma estimativa, 30% das atividades de mais da metade dos trabalhos nos Estados Unidos poderiam ser automatizadas. Isso significa que a maioria dos trabalhadores poderia recuperar um dia e meio de horas de trabalho por semana se seus processos e tarefas não exigissem tanta atenção direta.
Claro, reconhecer o valor das automações para os negócios é uma coisa; fazê-las acontecer é outra. O trabalho de planejar e implementar automações não precisa ser complicado, nem deveria ser um mistério: é só questão de saber o que você quer fazer, reconhecer o que você pode fazer, e então descobrir de quais ferramentas você precisa para colocar seu plano em movimento.
É disso que esse post trata. Esse guia de oito passos vai te conduzir pelas etapas necessárias para automatizar qualquer processo ou fluxo de trabalho manual.
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Passo 1 – Defina sua(s) meta(s)
O primeiro passo para automatizar um processo manual é definir sua(s) meta(s) e entender seus objetivos. Isso vai ajudar a determinar prioridades e a criar uma estratégia de automação que faça sentido para o seu caso específico.
Uma ideia comum sobre a automação de processos é que o objetivo sempre é eficiência. Mas não é o caso em todas as situações. O motivador primário da automação também pode ser:
- acrescentar valor ao produto ou serviço;
- tornar processos mais previsíveis ou precisos;
- melhorar a experiência do cliente;
- proporcionar resultados melhores para clientes internos ou externos;
- deixar o trabalho menos repetitivo ou frustrante por meio da automação humanizada (link em inglês)
Independentemente do motivo, definir metas pode te ajudar a priorizar as automações de tarefas e fluxos de trabalho que precisam de atenção primeiro.
| Meta | Problema(s) comum(ns) |
| Oferecer experiências melhores aos clientes | O processo é suscetível a erros, lento ou inconsistente. Falta visibilidade aos clientes. |
| Melhorar a experiência dos colaboradores | O processo inclui tarefas repetitivas demais, ou exige tempo demais dos colaboradores. |
| Aumentar a eficiência | O processo é caro demais, demora demais e não consegue aumentar em escala. |
Passo 2 – Identifique o processo que quer automatizar
Processos de negócio podem ser complicados. Aquilo que chamamos de “um processo” pode ser na verdade uma família de processos e subprocessos que se relacionam.
Por exemplo, um processo comum de procurement pode incluir subprocessos como aprovar fornecedores, criar ordens de compra, receber as mercadorias e realizar pagamentos de invoices.
Veja a seguir um exemplo de um processo relativamente simples de vendas. Ele está organizado e mapeado com clareza, e cada ponto de decisão está marcado. O início (novo lead qualificado) e o resultado (negócio fechado) estão claramente definidos. Esse é um ponto de partida ideal para automatizar um processo.
Pipeline de vendas
Passo 3 – Estabeleça os limites do processo
Depois de identificar o processo que quer automatizar, você precisa demarcar limites para garantir que não vai perder o foco.
A maneira mais fácil de evitar que as coisas fujam de controle é identificar o “gatilho” ou ponto de início do processo ou fluxo de trabalho que você quer automatizar, e então identificar o resultado ou ponto final. Quaisquer tarefas manuais entre esses dois pontos são boas candidatas para a automação.
Equipes de negócios precisam de agilidade. O time de TI precisa de controle. Saiba como agradar a ambos.
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Passo 4 – Mapeie seu processo
Você já identificou o começo e o fim do processo. Agora, precisa fazer seu mapeamento, ou criar um fluxograma que ilustre os agentes, ações e informações envolvidos nele. Isso pode ser feito usando uma série de notações diferentes englobadas na categoria BPMN.
Dependendo da complexidade do processo, esse mapeamento pode exigir ajuda de outros membros da equipe. É preciso criar o mapa mais completo possível, o que significa incluir cada tarefa e cada agente no workflow. E algumas dessas informações podem estar disponíveis apenas com aqueles que colocam a mão na massa no processo.
| Elemento | Descrição |
| Agentes | Pessoas que realizam, aprovam ou se responsabilizam pelo trabalho em qualquer etapa do processo. |
| Tarefas | Passos específicos que devem ser realizados no processo. |
| Sistemas | Bases de dados ou aplicações que contenham ou impactem o trabalho. |
| Informação | Formulários, documentos, arquivos e dados de outros tipos. |
Passo 5 – Identifique as tarefas que podem ser automatizadas
O mapa do processo te fornecerá um inventário de todas as tarefas e fluxos de trabalho que o compõem. O passo seguinte é revisar cada um deles e decidir quais são os melhores candidatos para automação.
Tenha em mente que algumas tarefas não podem ser automatizadas: elas exigem supervisão e ação humana todas as vezes que são realizadas. Mas existem tarefas que não precisam desse toque humano e podem ser executadas satisfatoriamente por uma máquina ou programa. Para ajudar, confira alguns sinais comuns de tarefas que podem ser automatizadas:
| Qualidade | Descrição |
| Repetitiva | Envolve sempre os mesmos passos ou ações. |
| Frequente | Tarefa de alto volume, que precisa ser realizada várias vezes por hora, dia ou semana. |
| Recorrente | Tarefas que devem ser realizadas de maneira regular, seguindo um calendário. |
| Dependente | Iniciada por outro evento ou mudança em status no processo. |
| Simples | Não depende de dados, decisões ou resolução de problemas complexos. |
| Previsível | Elemento planejado de um processo ou fluxo de trabalho, acontece a cada instância do processo. |
| Colaborativa | Exige ação ou decisão de várias pessoas. |
Passo 6 – Crie sua lista de desejos de automação
Algumas das tarefas que são automatizadas com mais frequência incluem escrever e enviar emails, notificar membros da equipe, criar pedidos ou atualizar o status de tarefas. Dependendo do seu processo e das ferramentas que você usa, pode ser possível automatizar tudo isso e muito mais.
Passo 7 – Avalie sua capacidade de automatizar
Mas para transformar essas automações em realidade, você precisará das ferramentas certas. Alguns programas conseguem facilitar a implementação e gestão de automações, até para processos complexos.
Para a maioria das equipes, softwares de automação low-code são o caminho mais rápido para atingir esse objetivo. Essas ferramentas facilitam muito a criação de novas automações e a melhoria das já existentes. Sistemas no-code e low-code não exigem tanto tempo ou atenção de desenvolvedores ou times de TI, e são recursos que possibilitam e aceleram a chamada citizen automation.
Passo 8 – Configure sua automação
Agora que você já determinou os limites do seu processo, identificou as tarefas e processos manuais que pretende automatizar, e considerou os softwares que tem à disposição, é hora de dar vida às suas automações.
Para isso, é preciso um software de automação de workflows que facilite o planejamento e configuração de regras de automação. Normalmente, é necessário decidir o “gatilho” que fará com que a automação aconteça, e o que acontecerá quando esse “gatilho” for ativado.
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